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Home Office Lösungen Schweiz

Aufgrund der derzeitigen Corona-Pandemie sind viele Unternehmen mit Büroarbeitsplätzen gezwungen, innert kürzester Zeit vielen Mitarbeitern das Arbeiten im Home Office zu ermöglichen. Collaboration Lösungen wie z.B. Microsoft Teams oder Google Hangout werden in diesem Zusammenhang gerne eingesetzt.

Aus über 240 geprüften Anbietern mit Expertise im Bereich Cloud Computing & Collaboration helfen wir Ihnen, den passenden für Ihre Home Office Umstellung zu finden.

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Home Office Einführung

Sollen MitarbeiterInnen in kurzer Zeit auf Home Office umgestellt werden? Hier ein paar Punkte und Tipps, wie dies möglichst unkompliziert und schnell gelingt! Anbieter mit Expertise im Bereich Collaboration und Cloud Computing können bei der technischen Umstellung unterstützen. Einfach unseren Online Fragebogen oben ausfüllen oder direkt anrufen unter 055 211 05 30. Ihre Anfrage wird schnellstmöglich bearbeitet.
 

Home Office Lösungen – Technologie

Diese Technologien kommen rund um Homeoffice zum Einsatz:

  • Collaboration Lösungen: Videokonferenzen und Tools wie Microsoft Teams, Zoom, Google Meet, etc.
  • Cloud-basierte Office Tools wie Office 365, Google Docs, etc.
  • Cloud Computing Dienste wie IaaS, DaaS, Online Speicher etc.
  • Cloud-basierte Anwendungen z.B. CRM Software, ERP, Zeiterfassung etc.

 

Home Office Organisation

Neben der technischen Infrastruktur geht es beim Wechsel ins Home Office vor allem auch um Organisatorisches. Dazu hier einige Tipps, wie die Umstellung gelingt

1. Wer soll zuerst ins Home Office?

Handelt es sich um Büroarbeitsplätze, ist die Einführung von Home Office für die Mitarbeiter in der Regel machbar. Wenn die Umstellung sehr schnell gehen soll, empfiehlt es sich, zu überlegen, welche Mitarbeiter zuerst ins Home Office sollen. Dazu sind z.B. diese Fragen zu bedenken:

  • Wer kann ohne grosse technischen Aufwände direkt ins Homeoffice wechseln? Z.B. MitarbeiterInnen mit Firmen-Notebooks und Handys und Cloud-basierten Tools
  • Wer arbeitet bereits teilweise im Home Office oder ist viel im Aussendienst unterwegs?
  • In der aktuellen Situation der Corona Epidemie sind diese Punkte zusätzlich wichtig:
    • Wer pendelt und nutzt ÖV intensiv? 
    • Wo sitzen MitarbeiterInnen im Büro eng zusammen?
    • Wer ist von Schulschliessungen seiner Kinder betroffen und benötigt mehr Präsenz zuhause?
    • Wer gehört aufgrund von Vorerkrankungen oder Alter zur besonders gefährdeten Zielgruppe?
       
2. Welche Tools & Zugriffe benötigen Mitarbeiter im Home Office?

Firmen, die bereits konsequent auf Cloud-basierte Software setzen, haben es einfacher, auf Home Office umzustellen. Zusätzlich hilft die Kommunikation via GSM-Erweiterung für private Handys und ein Online-Chat-Tool wie z.B. Slack. Zudem muss geklärt werden, ob die Mitarbeiter Notebooks vom Unternehmen erhalten, oder ob eine BYOD-Strategie (Bring-your-own-device) gefahren wird.

Sind folgende Zugriffe vorhanden oder müssen noch welche eingerichet werden?

  • Firmen-E-Mail-Account
  • Datenspeicher / Fileablage
  • Benötigte Office Tools (idealerweise Cloud-basiert wie Office 365 oder Google Docs), falls bisher mit lokalen Office Lizenzen gearbeitet wurde und kein Office 365 im Einsatz ist, wäre allenfalls vorübergehen ein Wechsel auf ein kostenloses OpenSource System wie LibreOffice (kann auch MS Office-Dokumente bearbeiten) möglich
  • Branchenspezifische Software wie CRM, ERP, CAD ....
  • Kommunikationstools wie Telefonie und OnlineChat
  • Security: Sind die privaten PCs sicher genug? Welche Virussoftware & Firewalls sollten unbedingt verwendet werden, um die Geschäftsdaten nicht zu gefährden, wenn von privaten PCs aus gearbeitet wird?
     
3. Wie wird im Home Office kommuniziert?

Wenn klar ist, wer im Home Office arbeiten soll, ist die Frage der Kommunikation und Erreichbarkeit sicherzustellen:

  • Ist die Telefonzentrale besetzt und sind die normalerweise genutzten Firmennummern erreichbar?
  • Haben Mitarbeiter kein Firmenhandy, so ist ggf. eine App des Telefonieanbieters vorhanden, die als GSM Erweiterung auf den Mitarbeiterhandys installiert wird. So können diese weiterhin unter den gewohnten Durchwahl & Firmennummern telefonieren und generieren keine privaten Gesprächskosten 
  • Zur vereinfachten Kommunikation mit Mitarbeitern und im Team untereinander hilft ein Online-Chat, in dem Mitarbeiter zu normalen Büroarbeitszeiten erreichbar sein müssen. Mögliche Tools, die kostenlos oder günstig für kleinere Teams zu haben sind, sind z.B. Slack, Google Hangout, Skype oder Microsoft Teams
  • Meetings, die nicht mehr vor Ort stattfinden, können via Videokonferenz durchgeführt werden. Dazu sind die oben genannten Tools ebenfalls sehr gut nutzbar, auch zum gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten. Bei Videokonferenzen ist darauf zu achten, dass störende Nebengeräusche wie Musik oder Gespräche von anderen Familienmitgliedern vermieden werden. 
     
4. Klare Ziele und Aufgaben festlegen

Wenn Home Office neu eingeführt wird und Mitarbeiter noch kaum oder wenig Erfahrung damit haben, gilt es sicherzustellen, dass beide Seiten mit der neuen Situation adäquat umgehen können und keine Konflikte daraus entstehen. Es hilft, wenn mit den Mitarbeitern ganz konkret besprochen wird, wie die Erreichbarkeit sein muss und welche Aufgaben zuhause zu bearbeiten sind. Alle Seiten sollten sicherstellen, dass die Aufgabenerledigung von zuhause aus genauso zuverlässig und schnell möglich ist wie im Büro. Dem Mitarbeiter hilft es, in den gleichen zeitlichen Strukturen möglichst unterbrechungsfrei zu arbeiten wie sonst auch. Wer bisher noch keine Hilfsmittel wie online To Do Listen oder Projekttools verwendet hat, kann diese jetzt evtl. einführen. Hilfreich kann z.B. das kostenlose Tool Trello sein.
 

5. Wo nötig IT-Unterstützung hinzuziehen – Wir können helfen

In KMU, die noch keine Cloud Server oder cloud-basierten Office Tools im Einsatz haben, müssen zuerst die technischen Grundlagen geschaffen werden, damit Home Office überhaupt möglich wird. Erfahrene IT Spezialisten im Bereich Collaboration und Cloud Computing können dabei unterstützen, dass die Umstellung auf Home Office möglichst störungsfrei für das operative Geschäft möglich ist.


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