Zeitsparend: mit 1 Anfrage mehrere Offerten erhalten und vergleichen
Unabhängig: Gryps steht Ihnen im gesamten Prozess als unabhängiger Berater zur Seite.
Preiswert: Top-Angebote durch Offertenvergleich
Eine Auswahl unserer Partner:
Was kostet Payroll-Outsourcing in der Schweiz?
Die Kosten für Payroll-Outsourcing liegen zwischen 20 und 50 Franken pro Mitarbeiter und Monat, je nach Leistungsumfang, Anzahl Mitarbeitenden und Abrechnungskomplexität. Um die genauen Kosten für Ihr Unternehmen zu ermitteln, nutzen Sie unseren Offertenvergleich: Gryps arbeitet mit über 130 Schweizer Payroll-Firmen zusammen – von bis zu drei davon erhalten Sie kostenlos und unverbindlich vergleichbare Angebote, von denen Sie frei das beste auswählen können. Füllen Sie dazu den Fragebogen aus.
Hier erfahren Sie zudem mehr über die Payroll-Outsourcing-Kosten in der Schweiz.
Das beeinflusst die Kosten für Payroll-Outsourcing
Die Kosten für die Auslagerung der Lohnadministration hängen von mehreren Faktoren ab. Entscheidend sind die Anzahl der Mitarbeitenden, der Anteil an Stundenlöhnen und quellensteuerpflichtigen Personen sowie der Umfang der ausgelagerten Leistungen. Im Detail beeinflussen diese Punkte die Kosten für Payroll-Outsourcing:
- Anzahl der Mitarbeitenden: Je mehr Lohnabrechnungen, desto günstiger der Stückpreis (viele Anbieter staffeln ihre Tarife).
- Stundenlohn-Anteile: Mitarbeitende im Stundenlohn verursachen mehr Aufwand als Monatslöhne.
- Quellensteuer: Quellensteuerpflichtige Personen erhöhen den Abrechnungsaufwand pro Kanton.
- Mutationen: Häufige Ein-/Austritte und Lohnänderungen erhöhen die laufenden Payroll-Kosten.
- Leistungsumfang: Reine Lohnabrechnung ist günstiger als ein umfassender Payroll-Service.
- Lohnsoftware-Lizenzen: Einige Anbieter verrechnen zusätzliche Lizenzgebühren für die eingesetzte Software.
Tarife für Payroll-Services
Payroll-Dienstleister verrechnen in der Regel Tarife pro Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterin und Monat, wobei der Tarif mit steigender Mitarbeiterzahl sinkt. Einige erheben zudem eine einmalige Pauschale für die Einrichtung des Mandats.
Hier eine Übersicht über die Preise für die externe Lohnabwicklung:
| Leistung | Preis |
|---|---|
| Ersterfassung der neuen Firma | Pauschal, ca. 100 Franken bei weniger als 10 Mitarbeitenden, sonst mehr |
| Ersterfassen der Mitarbeitenden inkl. Anmeldung bei Versicherungen und Ämtern | Ca. 50 Franken pro Mitarbeiter |
| Lohnabrechnung | Ca. 20 bis 30 Franken pro Mitarbeiterin/Monat |
| Digitale Lohnadministration mit HR-Software | Ca. 5 bis 10 Franken pro Mitarbeiter/Monat |
| Quellensteuerabrechnung | Ca. 300 Franken im Jahr für einen Kanton |
| Lohnausweis, Jahresabschluss für Sozialversicherungen und Pensionskasse | Ca. 50 Franken pro Mitarbeiterin |
| Weitere Dienstleistungen der Personaladministration | Ca. 120 bis 150 Franken pro Stunde |
Da jeder Anbieter über ein eigenes Gebührenmodell verfügt, sind direkte Vergleiche schwierig. Legen Sie im Vertrag schriftlich fest, wie hoch die Kosten für die einzelnen Leistungen sind, und vereinbaren Sie auch die Stundensätze für zusätzliche Aufgaben.
Kostenbeispiele für Payroll-Outsourcing
Damit Sie eine Vorstellung haben, mit welchen durchschnittlichen Kosten Sie für die Auslagerung der Personaladministration rechnen müssen, befragte Gryps Anbieter in der Deutschschweiz anhand von drei Beispielen nach ihren Preisen. Die Preisspannen verdeutlichen, dass sich ein Vergleich mehrerer Angebote lohnt.
Payroll-Outsourcing-Kosten für ein KMU mit 5 Mitarbeitenden
Bei einem kleinen Unternehmen mit 5 Mitarbeitenden im Monatslohn liegen die Kosten für Payroll-Outsourcing bei 1'200 bis 3'800 Franken pro Jahr, mit einem Durchschnitt von 2'100 Franken pro Jahr.
Die Kostenerwartungen basieren auf diesem Szenario:
- Auslagern des Payroll-Bereichs und des Kontakts zu den Ämtern inklusive An- und Abmeldung der Mitarbeitenden
- 5 Mitarbeitende im Monatslohn
- Keine quellensteuerpflichtigen Personen
- Kein Spesenreglement
- Insgesamt 2 Wechsel pro Jahr
- 12 Lohnläufe pro Jahr
Kosten für Payroll-Services für ein KMU mit 25 Mitarbeitenden
Die Kosten für Payroll-Services für ein KMU mit 25 Mitarbeitenden und jährlich 12 Lohnläufen liegen bei 3’500 bis 12’400 Franken pro Jahr, mit einem Durchschnitt von 6’700 Franken pro Jahr.
Die Kostenerwartungen basieren auf diesem Szenario:
- Auslagern des Payroll-Bereichs und des Kontakts zu den Ämtern inklusive An- und Abmeldung der Mitarbeitenden
- 24 Mitarbeitende im Monatslohn
- 1 Mitarbeiter im Stundenlohn
- Keine quellensteuerpflichtigen Personen
- Kein Spesenreglement
- Insgesamt 4 Wechsel pro Jahr
- 12 Lohnläufe pro Jahr
Payroll-Outsourcing-Kosten für ein KMU mit 70 Mitarbeitenden
Die Payroll-Outsourcing-Kosten für ein Unternehmen mit 70 Mitarbeitenden und jährlich 12 Lohnläufen liegen bei 7’500 bis 30’200 Franken pro Jahr, mit einem Durchschnitt von 19’900 Franken pro Jahr.
Die Kostenerwartungen basieren auf diesem Szenario:
- Auslagern des Payroll-Bereichs und des Kontakts zu den Ämtern inklusive An- und Abmeldung der Mitarbeitenden, jährliche Lohnmeldungen an die Sozialversicherungen, Abführen von Steuern
- 67 Mitarbeitende im Monatslohn
- 3 Mitarbeitende im Stundenlohn
- 5 quellensteuerpflichtige Personen
- Spesenreglement vorhanden
- Insgesamt 8 Wechsel pro Jahr
- 12 Lohnläufe pro Jahr
Kostentipps der Gryps-Einkaufsberatung
- Fragen Sie beim Payroll-Dienstleister nach, ob er neben den Personalaufgaben auch zum Beispiel Treuhanddienstleistungen , eine Steuerberatung oder Finance Outsourcing anbietet. Alles aus einer Hand zu beziehen, ist allenfalls günstiger.
- Verschiedene Start-up-Gründer und -Gründerinnen empfehlen, die Lohnbuchhaltung möglichst früh auszulagern (zum Beispiel an einen Treuhänder), da die nachträgliche Aufarbeitung durch eine externe Fachperson aufwendig und teuer ist.
- Für neu gegründete Unternehmen und Kleinbetriebe ist ein webbasierter Payroll-Service eine der kostengünstigsten Varianten der Lohnabrechnung.
Mehr Informationen zum Thema Payroll-Outsourcing erfahren Sie auf unserer Übersichtsseite.
Zuletzt aktualisiert am: 30.09.2026 von Cheyenne Spycher
Firmenverzeichnis
Hier gehts zum Anbieterverzeichnis mit mehr als 4'900 Einträgen.
Fakten und Zahlen zu Gryps
- 50'000 KMU-Kunden
- 4'900 geprüfte Anbieter aus der Schweiz
- 110 Produkte und Dienstleistungen
- 14 Jahre Markterfahrung
Häufig gestellte Fragen
Den grössten Einfluss auf den Payroll-Outsourcing-Preis haben der Anteil quellensteuerpflichtiger Personen und die Häufigkeit von Mutationen (Ein-/Austritte, Lohnänderungen). Ein Unternehmen mit 25 Mitarbeitenden im Monatslohn ohne Quellensteuer zahlt erfahrungsgemäss weniger als eines mit gleicher Grösse, aber 5 quellensteuerpflichtigen Personen in mehreren Kantonen und monatlichen Personalwechseln.
Der Preis für Payroll-Outsourcing umfasst in der Regel die monatliche Lohnabrechnung, die Abwicklung der Sozialversicherungen sowie die Jahresendverarbeitung mit Lohnausweisen und Jahresabrechnungen. Je nach Anbieter sind auch die Quellensteuerabrechnung, der Kontakt mit Behörden und ein Mitarbeiterportal (Self-Service) inbegriffen. Zusatzleistungen wie Spesenabrechnungen, Sozialbescheinigungen oder die Einrichtung eines neuen Mandats werden in der Regel separat verrechnet.
Für die meisten KMU ist Payroll-Outsourcing günstiger als eine interne Fachkraft. Neben den direkten Kosten vermeiden Unternehmen das Risiko teurer Fehler bei Sozialversicherungen oder Quellensteuer, die zu Nachzahlungen und Bussen führen können. Besonders KMU ohne eigene HR-Abteilung sparen durch die Auslagerung nicht nur Geld, sondern auch die Zeit, die Geschäftsführung oder Buchhaltung sonst für die Lohnabwicklung aufwenden.
Die häufigsten nicht offensichtlichen Kosten beim Payroll-Outsourcing sind Gebühren für die Ersteinrichtung, für Mutationen (Ein-/Austritte, Lohnänderungen) und für die Jahresendverarbeitung. Manche Anbieter verrechnen auch Lizenzgebühren für die Lohnsoftware oder Zuschläge für quellensteuerpflichtige Mitarbeitende. Lassen Sie sich alle Kostenpunkte in der Offerte einzeln ausweisen, damit Sie die Angebote realistisch vergleichen können.
Die meisten Payroll-Anbieter in der Schweiz verrechnen einen festen Tarif pro Mitarbeiter und Monat, unabhängig davon, ob ein oder mehrere Lohnläufe pro Monat stattfinden. Einige Anbieter berechnen zusätzlich pro Lohnlauf oder Mutation (z.B. Ein-/Austritt). Fragen Sie bei der Offertenanfrage gezielt nach dem Gebührenmodell – Unterschiede bei der Abrechnung machen den Kostenvergleich zwischen Anbietern komplexer als der reine Stückpreis vermuten lässt.
Der effektivste Weg, die Kosten für Payroll-Outsourcing zu senken, ist der Vergleich mehrerer Offerten – die Preisunterschiede zwischen Anbietern liegen erfahrungsgemäss bei 30 bis 50 Prozent für denselben Leistungsumfang. Achten Sie darauf, alle Leistungen (Quellensteuer, Jahresendverarbeitung, Mutationen) im Offertenvergleich einzuschliessen. Prüfen Sie auch, ob Ihr Payroll-Dienstleister Treuhanddienstleistungen oder Finance Outsourcing aus einer Hand anbietet. Eine solche Bündelung senkt oft die Gesamtkosten. Mit dem kostenlosen Offertenvergleich von Gryps vergleichen Sie unverbindlich Angebote von bis zu drei Payroll-Dienstleistern aus unserem Schweizer Partner-Netzwerk.
Brauchen Sie Hilfe bei Ihrer Beschaffung?
Unsere KMU-Einkaufsexperten freuen sich auf den Kontakt mit Ihnen und beantworten gerne Ihre Fragen.
Caroline Schupp
Leiterin Einkaufsberatung