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Alles, was Sie über die Payroll-Kosten wissen müssen
Sie planen, die gesamte Lohnadministration oder Teile davon an einen Payroll-Dienstleister auszulagern? Mit Gryps erhalten Sie kostenlos und unverbindlich Offerten. Füllen Sie dazu einfach unseren Fragebogen aus.
Hier erfahren Sie zudem mehr über die Payroll-Kosten in der Schweiz.
Das beeinflusst die Kosten für Payroll
Die Kosten für Payroll hängen ab von diesen Faktoren:
- Anzahl der Mitarbeitenden generell
- Anzahl Mitarbeitender im Stundenlohn
- Anzahl quellensteuerpflichtiger Mitarbeitender
- Anzahl Mutationen
- Umfang der ausgelagerten Bereiche
- Allfällige Lizenzen für eine Software
Tarife für Payroll-Services
Meist werden für Payroll-Services Tarife pro Mitarbeiter beziehungsweise Mitarbeiterin veranschlagt. Diese reduzieren sich in der Regel mit steigender Anzahl an Mitarbeitenden. Einige Anbieter verrechnen zudem eine einmalige Pauschale für das Einrichten eines neuen Mandats.
Hier eine Übersicht über die Kosten für die externe Lohnabrechnung und andere Payroll- und HR-Dienstleistungen:
| Payroll- und HR-Dienstleistung | Preise |
|---|---|
| Ersterfassung der neuen Firma | Pauschal, ca. 100 Franken bei weniger als 10 Mitarbeitenden, sonst mehr |
| Ersterfassen der Mitarbeitenden mit Anmeldung bei Versicherungen und Ämtern | Ca. 50 Franken pro Mitarbeiter |
| Lohnabrechnung | Ca. 20 bis 30 Franken pro Mitarbeiterin/Monat |
| Digitale Lohnadministration mit HR-Software | Ca. 5 bis 10 Franken pro Mitarbeiter/Monat |
| Quellensteuerabrechnung | Ca. 300 Franken im Jahr für einen Kanton |
| Lohnausweis, Jahresabschluss für Sozialversicherungen und Pensionskasse | Ca. 50 Franken pro Mitarbeiterin |
| Weitere Dienstleistungen der Personaladministration | 120 bis 150 Franken pro Stunde |
Da jeder Anbieter über ein eigenes Gebührenmodell verfügt, sind Vergleiche sehr schwierig. Legen Sie im Vertrag auf jeden Fall schriftlich fest, wie hoch die Payroll-Kosten für die einzelnen Tätigkeiten sind, die Sie auslagern, und vereinbaren Sie auch die Stundensätze für zusätzliche Aufgaben.
- Oft werden die Payroll-Dienstleistungen pro Jahr kalkuliert, da ein Payroll-Unternehmen Sie das ganze Jahr über unterstützt. Dafür können Sie sich an der oben stehenden Kostenübersicht für KMU orientieren.
- Für eine erste grobe Schätzung können Sie mit Payroll-Kosten von 30 bis 50 Franken pro Mitarbeiter und Monat rechnen. Allerdings fallen je nach Vereinbarung zusätzliche Beträge an, etwa pro Anzahl Mutationen, pro Anzahl Lohnläufe oder wenn Sie eine Jahresendverarbeitung respektive weitere Dienstleistungen wünschen.
- Fragen Sie auch, ob Ihre Payroll-Dienstleisterin neben den Personalaufgaben zum Beispiel Treuhanddienstleistungen oder eine Steuerberatung anbietet. Alles aus einer Hand zu beziehen, ist allenfalls günstiger.
KMU-Kostenplaner für Payroll-Dienstleistungen in der Schweiz
Damit Sie eine Vorstellung haben, mit welchen durchschnittlichen Payroll-Kosten Sie für die Auslagerung der Personaladministration rechnen müssen, befragte Gryps Anbieter in der Deutschschweiz anhand von drei Beispielen nach ihren Preisen.
Payroll-Kosten für ein KMU mit 5 Mitarbeitenden
Die Kostenerwartungen für Payroll-Services für ein KMU mit 5 Mitarbeitenden und jährlich 12 Lohnläufen liegen bei 1'200 bis 3'800 Franken pro Jahr, mit einem Durchschnitt von 2'100 Franken pro Jahr.
Die Kostenerwartungen basieren auf diesem Szenario:
- Auslagern des Payroll-Bereichs und des Kontakts zu den Ämtern inklusive An- und Abmeldung der Mitarbeitenden
- 5 Mitarbeitende im Monatslohn
- Keine quellensteuerpflichtigen Personen
- Kein Spesenreglement
- Insgesamt 2 Wechsel pro Jahr
- 12 Lohnläufe pro Jahr
Payroll-Kosten für ein KMU mit 25 Mitarbeitenden
Die Kostenerwartungen für Payroll-Services für ein KMU mit 25 Mitarbeitenden und jährlich 12 Lohnläufen liegen bei 3’500 bis 12’400 Franken pro Jahr, mit einem Durchschnitt von 6’700 Franken pro Jahr.
Die Kostenerwartungen basieren auf diesem Szenario:
- Auslagern des Payroll-Bereichs und des Kontakts zu den Ämtern inklusive An- und Abmeldung der Mitarbeitenden
- 24 Mitarbeitende im Monatslohn
- 1 Mitarbeiter im Stundenlohn
- Keine quellensteuerpflichtigen Personen
- Kein Spesenreglement
- Insgesamt 4 Wechsel pro Jahr
- 12 Lohnläufe pro Jahr
Payroll-Kosten für ein KMU mit 70 Mitarbeitenden
Die Kostenerwartungen für Payroll-Services für ein Unternehmen mit 70 Mitarbeitenden und jährlich 12 Lohnläufen liegen bei 7’500 bis 30’200 Franken pro Jahr, mit einem Durchschnitt von 19’900 Franken pro Jahr.
Die Kostenerwartungen basieren auf diesem Szenario:
- Auslagern des Payroll-Bereichs und des Kontakts zu den Ämtern inklusive An- und Abmeldung der Mitarbeitenden, jährliche Lohnmeldungen an die Sozialversicherungen, Abführen von Steuern
- 67 Mitarbeitende im Monatslohn
- 3 Mitarbeitende im Stundenlohn
- 5 quellensteuerpflichtige Personen
- Spesenreglement vorhanden
- Insgesamt 8 Wechsel pro Jahr
- 12 Lohnläufe pro Jahr
Firmenverzeichnis
Hier gehts zum Anbieterverzeichnis mit mehr als 4'900 Einträgen.
Fakten und Zahlen zu Gryps
- 50'000 KMU-Kunden
- 4'900 geprüfte Anbieter aus der Schweiz
- 110 Produkte und Dienstleistungen
- 14 Jahre Markterfahrung
Häufige Fragen zu den Payroll-Kosten
Ja, durch das Outsourcing der Payroll können Unternehmen häufig Kosten sparen, indem sie interne Ressourcen effizienter nutzen und Fehlerkosten oder Strafen für Compliance-Verstösse vermeiden.
Brauchen Sie Hilfe bei Ihrer Beschaffung?
Unsere KMU-Einkaufsexperten freuen sich auf den Kontakt mit Ihnen und beantworten gerne Ihre Fragen.
Sandro Weber
Leiter Kundenberatung