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Payroll-Kosten

Sie planen, die ganze Lohnadministration oder Teile davon an einen Payroll-Dienstleister auszulagern, und möchten wissen, welche Kosten auf Sie zukommen. Hier erfahren Sie alles Wichtige zu den Payroll-Kosten.

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Diese Faktoren bestimmen die Payroll-Kosten

Die Payroll-Kosten hängen ab von diesen Faktoren: 

  • Anzahl der Mitarbeitenden generell, 
  • Anzahl Mitarbeitender im Stundenlohn
  • Anzahl quellensteuerpflichtiger Mitarbeitender
  • Anzahl Mutationen, 
  • Umfang der ausgelagerten Bereiche 
  • Allfällige Lizenzen für eine Software


Tarife für Payroll-Services

Meist werden für Payroll-Services Tarife pro Mitarbeiter veranschlagt. Diese reduzieren sich in der Regel mit steigender Anzahl an Mitarbeitenden. Einige Anbieter verrechnen zudem eine einmalige Pauschale für das Einrichten eines neuen Mandats.

Payroll und HR DienstleistungPreise
Ersterfassung der neuen FirmaPauschal, ca. CHF 100 bei weniger als 10 Mitarbeitenden, sonst mehr
Ersterfassen der Mitarbeitenden mit Anmeldung bei Versicherungen und ÄmternCa. CHF 50 pro Mitarbeiter
LohnabrechnungCa. CHF 20 bis CHF 30 pro Mitarbeiter/Monat
Digitale Lohnadministration mit HR-SoftwareCa. CHF 5 bis CHF 10 pro Mitarbeiter/Monat
QuellensteuerabrechnungCa. CHF 300 im Jahr für einen Kanton
Lohnausweis, Jahresabschluss für Sozialversicherungen und PensionskasseCa. CHF 50 pro Mitarbeiter
Weitere Dienstleistungen der PersonaladministrationCHF 120 bis CHF 150 pro Stunde

Da jeder Anbieter über ein eigenes Gebührenmodell verfügt, sind Vergleiche sehr schwierig. Legen Sie im Vertrag auf jeden Fall schriftlich fest, wie hoch die Payroll-Kosten für die einzelnen Tätigkeiten sind, die Sie auslagern, und vereinbaren Sie auch die Stundensätze für zusätzliche Aufgaben. 

Kostentipps der KMU-Einkaufsexperten
  • Oft werden die Payroll-Dienstleistungen pro Jahr kalkuliert, da ein Payroll-Unternehmen Sie das ganze Jahr über unterstützt. Dafür können Sie sich an der oben stehenden Kostenübersicht für KMU orientieren.
  • Für eine erste grobe Schätzung können Sie mit Payroll-Kosten von CHF 30 bis CHF 50 pro Mitarbeiter und Monat rechnen. Allerdings fallen je nach Vereinbarung zusätzliche Beträge an, etwa pro Anzahl Mutationen, pro Anzahl Lohnläufe oder wenn Sie eine Jahresendverarbeitung respektive weitere Dienstleistungen wünschen.  
  • Fragen Sie auch, ob Ihr Payroll-Dienstleister neben den Personalaufgaben zum Beispiel Treuhanddienstleistungen oder Steuerberatung anbietet. Alles aus einer Hand zu beziehen, kommt Sie allenfalls günstiger zu stehen.


KMU-Kostenplaner für Payroll-Dienstleistungen in der Schweiz

Damit Sie eine Vorstellung haben, mit welchen durchschnittlichen Payroll-Kosten Sie für die Auslagerung der Personaladministration rechnen müssen, befragte Gryps Anbieter in der Deutschschweiz anhand von drei Beispielen nach ihren Preisen.


Payroll-Kosten für ein KMU mit 5 Mitarbeitenden

Die Kostenerwartungen für Payroll-Services für ein KMU mit 5 Mitarbeitenden und jährlich 12 Lohnläufen liegen bei CHF 1'200 bis CHF 3'800 pro Jahr, mit einem Durchschnitt von CHF 2'100 pro Jahr.

Die Kostenerwartungen basieren auf diesem Szenario:

  • Auslagern des Payroll-Bereichs und des Kontakts zu den Ämtern inklusive An- und Abmeldung der Mitarbeitenden
  • 5 Mitarbeitende im Monatslohn
  • Keine quellensteuerpflichtigen Personen
  • Kein Spesenreglement
  • Insgesamt 2 Wechsel pro Jahr
  • 12 Lohnläufe pro Jahr


Payroll-Kosten für ein KMU mit 25 Mitarbeitenden

Die Kostenerwartungen für Payroll-Services für ein KMU mit 25 Mitarbeitenden und jährlich 12 Lohnläufen liegen bei CHF 3’500 bis CHF 12’400 pro Jahr, mit einem Durchschnitt von CHF 6’700 pro Jahr.

Die Kostenerwartungen basieren auf diesem Szenario:

  • Auslagern des Payroll-Bereichs und des Kontakts zu den Ämtern inklusive An- und Abmeldung der Mitarbeitenden
  • 24 Mitarbeitende im Monatslohn
  • 1 Mitarbeiter im Stundenlohn
  • Keine quellensteuerpflichtigen Personen
  • Kein Spesenreglement
  • Insgesamt 4 Wechsel pro Jahr
  • 12 Lohnläufe pro Jahr


Payroll-Kosten für ein KMU mit 70 Mitarbeitenden

Die Kostenerwartungen für Payroll-Services für ein Unternehmen mit 70 Mitarbeitenden und jährlich 12 Lohnläufen liegen bei CHF 7’500 bis CHF 30’200 pro Jahr, mit einem Durchschnitt von CHF 19’900 pro Jahr.

Die Kostenerwartungen basieren auf diesem Szenario:

  • Auslagern des Payroll-Bereichs und des Kontakts zu den Ämtern inklusive An- und Abmeldung der Mitarbeitenden, jährliche Lohnmeldungen an die Sozialversicherungen, Abführen von Steuern
  • 67 Mitarbeitende im Monatslohn
  • 3 Mitarbeitende im Stundenlohn
  • 5 quellensteuerpflichtige Personen
  • Spesenreglement vorhanden
  • Insgesamt 8 Wechsel pro Jahr
  • 12 Lohnläufe pro Jahr

Kundenbewertung aus 14 Jahren Gryps

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Fakten und Zahlen zu Gryps

  • 50'000 KMU-Kunden
  • 4'900 geprüfte Anbieter aus der Schweiz
  • 110 Produkte und Dienstleistungen
  • 14 Jahre Markterfahrung

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Sandro Weber

Sandro Weber

Leiter Kundenberatung