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Digitale Archivierung 

Bei der digitalen Archivierung handelt es sich um das Erfassen und Digitalisieren Ihrer Unterlagen. Bei der Wahl des richtigen Archivierungsanbieters sind diese Kriterien wichtig:

Haben Sie Fragen zur digitalen Archivierung? Mehr dazu finden Sie in unseren FAQ >

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Papierloses Büro durch digitale Archivierung

Zu einer nachhaltigen Geschäfts- und Verwaltungsführung gehört auch die sichere Aufbewahrung von Dokumenten. Die digitale Archivierung ist der Schlüssel zu einer schnellen, rechtskonformen und revisionssicheren elektronischen Ablage für Ihr Unternehmen. Dieser Service ermöglicht Ihnen einen zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf Ihre Dokumente.

Digitale Archivierung

Unter der digitalen bzw. elektronischen Archivierung wird generell die revisionssichere Speicherung bzw. Archivierung der Buchhaltung und aller Unterlagen und Dokumente, die laut Gesetzgeber der Aufbewahrungspflicht gemäss Art. 957ff OR unterliegen, verstanden. Dabei erfolgt die Aufbewahrung der Informationen in elektronischer Form. Gryps arbeitet mit geprüften Anbietern aus der Schweiz zusammen, die Archivierung als Dienstleistung anbieten. 
 

Wie funktioniert die digitale Archivierung?

Ein Anbieter für Archivierung übernimmt für Sie die digitale Archivierung Ihrer Dokumente. Der Service der Anbieter beinhaltet sowohl individuelle massgeschneiderte Archivlösungen unter Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht als auch höchste Sicherheits- und Qualitätsstandards bei der Aufbewahrung Ihrer Dokumente (diskret und anonym). Ihnen wird ein Zugriff von 24 Stunden/365 Tage auf Ihre Dokumente ermöglicht. 

Es werden datenschutzgeprüfte Lösungen für spezifische Branchen mit speziellen Bedürfnissen ermittelt. Wir suchen für Sie Anbieter, die eine sichere und umfassende Lösung für die elektronische Langzeitarchivierung digitaler Daten garantieren. Ihre digitalen Informationen werden nicht nur gespeichert, sondern unter Einhaltung Ihrer Integrität und Authentizität revisionssicher archiviert.


Ablauf der digitalen Archivierung

Um das Ziel “Papierloses Büro” zu erreichen, wird ein gewisser Ablauf mit diesen Schritten durchlaufen:

  1. Beratung
    Es erfolgt eine detaillierte Evaluierung Ihrer individuellen Scan- und Digitalisierungsbedürfnisse. Erfahrene Experten kümmern sich um die Evaluierung sämtlicher archivwürdiger Dokumente und Daten. Sie erhalten Vorschläge für Ordnungssysteme und Verzeichnisse
  2. Dokumentenübermittlung
    Abholung oder Versand Ihrer Unterlagen sowie Akten.
  3. Digitalisieren Ihrer Dokumente
    Dokumente scannen und digitalisieren, auch spezifische Dokumentenbestände (z.B. Akten)
    Mithilfe eines Hochleistungsscanner werden Ihre Akten und Dokumente schnell eingescannt. Anschliessend werden Dokumente, die keiner physischen Aufbewahrungspflicht unterstehen, vernichtet. Dokumente die physisch aufbewahrt werden müssen, können von den Anbietern in einem externen Archiv archiviert werden. 
  4. Ihre digitalisierten Daten stehen für Sie zugriffsbereit parat
    Ihre Dokumente werden in archivfähige Dateiformate konvertiert und mit Metadaten versehen. Sie können nun durch hochwertige Datenträger oder auch Online sicher auf Ihre Daten zugreifen.


Digitale Archivierung – Anbieterzertifizierungen

Ihre online verfügbaren Daten werden in einem zertifizierten Datencenter aufbewahrt. Je nach Anbieter können einige dieser Zertifizierungen vorgewiesen werden:  

  • ISO-Zertifizierung
  • Zertifizierung VDSZ
  • GoodPriv@cy
  • Service Organization Control (SOC) 3
  • SysTrust® Certification 
  • FINMA Konformität
     

Dokumente archivieren lassen – Zusatzdienstleistungen

Archivdienstleister unterstützen Sie bei allen Fragen rund um die Archivierung und bieten über das Dokumente Scannen und Archivieren hinaus weitere Dienstleistungen an.

  • Implementation Scanning Abteilung: Falls Sie die Archivierung intern vornehmen möchten, hilft der Anbieter bei der Implementation einer internen Scanning-Abteilung.
  • Gerätewahl: Unterstützung bei der Gerätewahl für die interne Scanning-Abteilung.
  • Outsourcing Scanning Abteilung: Auslagerung Ihrer bestehenden Scanning-Abteilung an unsere Anbieter 
  • Benutzerunterstützung: Der Anbieter prüft, wie Ihre Mitarbeiter im Back Office optimal entlastet werden können.
  • Projektbegleitung durch Branchenexperten: Ihr Digitalisierungs-Projekt kann durch unsere Anbieter begleitet werden, um so jede Menge Zeit und Kosten zu sparen. Ausserdem können Sie über jahrelange Branchenerfahrung der Projektleitenden profitieren.
  • Schnittstellenbereinigung zu ERP, DMS, CRM
  • Daten-Migration: Sind Daten aus dem alten System noch zu integrieren? Unsere Anbieter migrieren diese für Sie. 
  • Schulung (für Software und scannen): Das Schulungsangebot verspricht ein gezieltes und erfolgreiches Erlernen der Funktionen für den produktiven Einsatz. 
  • Support Dienstleistungen: Vor, während und nach der Implementierung der Softwarelösung werden Sie durch ein erfahrenes Team mit Support-Dienstleistungen unterstützt.
     

Elektronische Archivierung – Vorteile

Dem papierlosen Büro gehört zweifelsohne die Zukunft, neben den damit einhergehenden effizienten Arbeitsprozessen bietet die digitale Archivierung viele weitere Vorteile:

  • Platzmangel im Archiv? → Durch das digitale Archiv sparen Sie Platz für Unterlagen 
  • Zeiteinsparungen → die Zeit, die Sie für die Ablage und das Suchen von Dokumenten benötigt haben, können sie anschliessend in Wichtigeres investieren.
  • Ortsunabhängiger, schneller und übersichtlicher Zugriff auf Ihre Dokumente
  • Schutz gegen Diebstahl, Brand oder Manipulationen
  • E-Mails können zentral und rechtskonform abgelegt werden
  • Interne Abläufe können digital gesteuert und durch Workflows beschleunigt werden
  • Deutliche Kostenreduzierung → Druck-, Papier- und Lagerkosten fallen weg
  • Natur- und Umweltschutz durch papierloses Büro
     

Möglichkeiten der elektronischen Archivierung

Es gibt drei verschiedene Möglichkeiten zur elektronischen Archivierung von Dokumenten. Die digitale Archivierung kann manuell, automatisch oder mit digitalen Stempeln erfolgen. Bei der manuellen Archivierung kann jedes Dokument individuell mit einem Archivzeitraum versehen und daraufhin archiviert werden. Mit der automatischen Archivierung werden alle importierten Dokumente für den vorher gruppenweiten Archivzeitraum automatisch archiviert. 
 

Revisionssichere Archivierung Schweiz

Gemäss Art. 3 GeBüV müssen die Geschäftsbücher so geführt und aufbewahrt werden, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt. Die Unveränderbarkeit der Daten muss gewährleistet sein. Bei der revisionssicheren Archivierung können die Dokumente mit einem digitalen Stempel archiviert werden. Der Archivierungszeitraum kann frei gewählt werden. Nach der Archivierung ist es nicht möglich, das Dokument während des Aufbewahrungszeitraums zu löschen oder zu verändern. So sind Ihre Dokumente vor gewollten oder ungewollten Manipulationen geschützt. Die archivierten Dokumente sind jedoch jederzeit verfügbar sowie manuell und maschinell auslesbar. 
 

Digitale Archivierung im Unternehmen vorantreiben

Zunächst sollten Sie sich fragen, welche Information Sie digitalisieren möchten und welche Geschäftsprozesse Sie automatisieren sollten. So ist es möglich, sich aufs Wesentliche zu konzentrieren. Weiterhin vermeiden Sie auf diesem Wege, dass Ihre Kosten für Administration, Ablage und Suche in die Höhe getrieben werden. Eine effiziente und erfolgreiche Verwaltung beginnt bereits bei deren Entstehung. Zu Beginn sollten Sie sich Gedanken über die organisatorischen und technischen Anforderungen an die Archivierung in Ihrem Unternehmen machen. Diese Fragen und Punkte helfen Ihnen dabei:

  • Welche Stakeholder haben Interesse an Ihren Archivdaten?
  • Welche Unterlagen müssen oder sollten Sie aufbewahren?
  • Art der Speichersysteme und -medien
  • bestehende Anforderungen an die Sicherheit
  • Auf welche Weise wird die Integrität der archivierten Daten gewährleistet?
  • Wie sehen die jeweiligen Prozesse der Archivierung aus und wie sollen diese in die operativen Geschäftsprozesse einbezogen werden?
  • Sind Kontrollen für einen sicheren und vertraulichen Archivierungsprozess vorhanden?
     

FAQ: Häufige Fragen zu Archivierung

Welche Dokumente können archiviert werden?
Grundsätzlich kann alles archiviert werden, was in Papierform vorliegt. Dabei spielen die Din-Formate keine Rolle, es können auch Pläne oder Zeichnungen eingescannt und anschliessend archiviert werden.

Wie finde ich die archivierten Daten wieder?
Mithilfe von DMS ist es unproblematisch, Ihre Daten wieder zu finden. Sie können in das System Suchbegriffe eingeben. Wahlweise werden auch “Auswahllisten” angeboten, aus welchen Sie Suchbegriffe auswählen können. Innerhalb von 1-2 Sekunden zeigt Ihnen das System ein Ergebnis zu Ihrer Anfrage sowie die zugehörigen digitalen Abbilder der Belege. Anschliessend ist es Ihnen überlassen, ob Sie die Daten direkt faxen, per Mail verschicken oder ausdrucken.

Dürfen Originaldokumente nach der Archivierung vernichtet werden?
Die Jahresrechnung (Bilanz, Erfolgsrechnung, Anhang) muss schriftlich sowie unterzeichnet in physischer Form aufbewahrt werden, übrige Bücher, Belege und wichtige Geschäftskorrespondenzen können in elektronischer Form archiviert werden. 
Wenn die digitale Archivierung auf Grundlage der gesetzlichen Vorgaben durchgeführt wurde, steht einer Vernichtung der Originale nichts im Wege. Dabei spielt die Revisionssicherheit des speichernden Systems eine wichtige Rolle.

Wie werden meine Dokumente abgeholt?
Die Abholung der Dokumente erfolgt in der Regel durch den Anbieter. Dabei wird für entsprechende Transportbehältnisse, das Verpacken sowie Sortieren Ihrer Dokumente gesorgt.

Wie schnell werden die Dokumente verarbeitet und archiviert?
Dies hängt von der Quantität der zu archivierenden Unterlagen ab.

Wo sind die Daten gespeichert?
Die Dokumente werden je nach Ihren Wünschen auf eigenen Servern oder auf der Cloud archiviert. Bei der Cloud befinden sich die Daten je nach Anbieter an folgenden Standorten:
  • Schweiz
  • Ausland

Die Anbieter sorgen dafür, dass diese Informationen einerseits gut geschützt und andererseits im Bedarfsfall schnell zugänglich sind. Je nach Vertraulichkeit ist der Standort des virtuellen Datencenters massgebend. Wir arbeiten mit Anbietern, die in der Schweiz und/oder im Ausland Datencenter betreiben. 


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