Archivierung
Möchten Sie Ordnung ins Papierchaos bringen, so finden Sie bei GRYPS Anbieter für die Digitalisierung alter Dokumentenbestände, für das Outsourcing des Scannings, aber auch für die physische Archivierung Ihrer Dokumente.
Durch Informationen zu den Auswahlkritierien für einen Archivierungsdienstleister sowie zu Abläufen und Kosten unterstützen wir Sie beim Beschaffungsentscheid.
Unsere KMU Einkaufsexperten für IT und Digitalisierung kennen den Markt und arbeiten mit 40 Anbietern für Archivierung zusammen. So finden wir schnell und einfach bis zu 3 Anbieter für Ihr Archivierungsprojekt.
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Elektronische Archivierung – das Wichtigste
Die Dokumentenarchivierung ist der Schlüssel zu einer schnellen, rechtskonformen und revisionssicheren elektronischen Ablage für Unternehmen. Die drei wichtigsten Punkte auf der Suche nach einer Archivierungsdienstleistung sind:
- Archivierung und Dokumentenmanagement sind nicht genau dasselbe, werden in der Praxis jedoch häufig synonym eingesetzt. Bei GRYPS finden Sie sowohl Anbieter für die Dienstleistung der Archivierung, als auch Anbieter für Dokumentenmanagementsysteme und alle damit zusammenhängende Services.
- Werden Dokumente digital archiviert, können diese in der Cloud gespeichert werden. Das ist insbesondere für Unternehmen, die Homeoffice betreiben, wertvoll.
- Digital archivierte Dokumente unterliegen teilweise strengen Datenschutzbestimmungen. Ihr Anbieter kann Sie dazu näher beraten.
Auswahlkriterien für die Archivierung
Bei der Wahl eines Anbieters für die Archivierung Ihrer Dokumentenbestände sind diese Kriterien wichtig:
- Einmalige oder wiederkehrende Dienstleistung?
- Zertifizierungen der Anbieter und Systeme
- Branchenspezifische Lösungen vorhanden?
- Umgang mit Datenschutz
- Revisionssichere Archivierung möglich?
Beschaffungstipps unserer KMU Experten für Archivierung
- Die archivierten Dokumente können nach Ihrer Digitalisierung in ein DMS System eingefügt werden. Mittels Suchfunktion werden bestimmte Dokumente so schnell wieder auffindbar und für die bessere Kontrolle können Zugriffsrechte vergeben werden.
- Achten Sie bei der Anbieterauswahl darauf, dass er sich mit den Richtlinien zum Datenschutz Ihrer Branche oder Institution auskennt und Sie dahingehend ausreichend beraten kann. Ähnliche Projekte des Anbieters als Referenzen schaffen Sicherheit.
- Um Datenschutzverstösse zu vermeiden, ist der erste Schritt i.d.R. eine Dokumentenaufbewahrung in einem Schweizer Rechenzentrum. Alternativ können die Dokumente auch auf eigenen Servern gespeichert werden.
Dienstleistungen bei der Archivierung
Archivierungsdienstleister unterstützen Sie bei allen Fragen rund um die digitale Archivierung und bietet über das Dokumente Scannen und Archivieren hinaus weitere Dienstleistungen an:
- Implementation Scanning Abteilung: Falls Sie die Archivierung intern vornehmen möchten, hilft der Anbieter bei der Implementation einer internen Scanning-Abteilung.
- Gerätewahl: Unterstützung bei der Gerätewahl für die interne Scanning-Abteilung.
- Outsourcing Scanning Abteilung: Auslagerung Ihrer bestehenden Scanning-Abteilung an einen Anbieter.
- Schnittstellenbereinigung zu ERP, DMS, CRM
- Datenmigration: Wird ein neues System eingeführt, müssen evtl. Daten aus anderen Softwarelösungen migriert werden.
- Schulung: Schulung der Mitarbeitenden, die Zugriff auf die digitalisierten Dokumente haben werden oder diese in Zukunft selber digitalisieren sollen.
- Support: Vor, während und nach der Implementierung der Softwarelösung unterstützt der Anbieter mit Support-Dienstleistungen.
- Projektbegleitung durch Branchenexperten: Je nach Umfang des Digitalisierungsprojekts, evtl. möchten Sie ein DMS-System implementieren oder ein übergreifendes ERP-System einführen, kann ein erfahrener Anbieter auch das Projektmanagement übernehmen.
Vorteile der elektronischen Archivierung
Neben effizienteren Arbeitsprozessen bietet die digitale Archivierung diese Vorteile:
- Platzmangel im Archiv beseitigen
- Zeiteinsparungen (kein aufwendiges Suchen mehr)
- Ortsunabhängiger, schneller und übersichtlicher Zugriff auf Ihre Dokumente
- Schutz gegen Diebstahl, Brand oder Manipulationen
- E-Mails können zentral und rechtskonform abgelegt werden
- Deutliche Kostenreduzierung → Druck-, Papier- und Lagerkosten fallen weg
- Natur- und Umweltschutz durch papierloses Büro
Zertifizierungen für Archivierungsdienstleister
Die korrekte, rechtskonforme Archivierung von Dokumenten ist in den meisten Unternehmen zentral, ob es sich nun um Geschäftsbücher, Kundendaten oder Baupläne handelt. Je nach Branche und Unternehmen sind deshalb verschiedene Zertifizierungen wichtig, die der Archivierungsdienstleister unbedingt aufweisen sollte. Darunter insbesondere:
- ISO-Zertifizierung
- Zertifizierung VDSZ
- GoodPriv@cy
- Service Organization Control (SOC) 3
- SysTrust® Certification
- FINMA Konformität
Archivierung in 4 Schritten
Um das Ziel “Papierloses Büro” mithilfe einer digitalen Dokumentenverwaltung zu erreichen, wird ein Projektablauf mit diesen Schritten durchlaufen:
1. Beratung durch Anbieter: Es erfolgt eine detaillierte Evaluierung Ihrer individuellen Scan- und Digitalisierungsbedürfnisse. Erfahrene Experten kümmern sich um die Evaluierung sämtlicher archivwürdiger Dokumente und Daten. Sie erhalten Vorschläge für Ordnungssysteme und Verzeichnisse für Ihre digitale Dokumentenverwaltung. Dabei werden unter anderem diese Fragen beantwortet:
- Welche Stakeholder haben Interesse an Ihren Archivdaten?
- Welche Unterlagen müssen oder sollten Sie aufbewahren?
- Gibt es bestehende Speichersysteme und -medien?
- Welche Anforderungen an die Sicherheit bestehen?
- Wie sehen die jeweiligen Prozesse der Archivierung aus und wie sollen diese in die operativen Geschäftsprozesse einbezogen werden?
2. Übermittlung der Dokumente zur Archivierung: Abholung oder Versand Ihrer Unterlagen sowie Akten.
3. Digitalisieren der Dokumente: Dokumente scannen und digitalisieren, auch spezifische Dokumentenbestände (z.B. Akten). Mithilfe eines Hochleistungsscanners werden Ihre Akten und Dokumente schnell eingescannt. Anschliessend werden Dokumente, die keiner physischen Aufbewahrungspflicht unterstehen und von Ihnen nicht mehr benötigt werden, vernichtet. Dokumente die physisch aufbewahrt werden müssen, können von den Anbietern in einem externen Archiv archiviert werden.
4. Zugriff auf die digitalisierten Dokumente: Ihre Dokumente werden in archivfähige Dateiformate konvertiert und mit Metadaten versehen. Sie können nun durch hochwertige Datenträger oder auch online sicher auf Ihre Daten zugreifen.
Revisionssichere Archivierung Schweiz
Unter der digitalen bzw. elektronischen Archivierung wird generell auch die revisionssichere Archivierung bzw. Speicherung der Buchhaltung und aller Unterlagen und Dokumente, die laut Gesetzgeber der Aufbewahrungspflicht gemäss Art. 957ff OR unterliegen, verstanden. Die Dokumentenverwaltung erfolgt dabei in elektronischer Form. Dies führt zu mehr Ordnung und Effizienz.
Archivierung nach Geschäftsbücherverordnung
Gemäss Art. 3 GeBüV müssen Geschäftsbücher so geführt und aufbewahrt werden, dass sie nicht verändert (d.h. bearbeitet) werden können, ohne dass sich dies feststellen und nachverfolgen lässt. Die Unveränderbarkeit der Daten muss gewährleistet sein. Bei der revisionssicheren Archivierung können die Dokumente mit einem digitalen Stempel archiviert werden. Der Archivierungszeitraum kann frei gewählt werden. Nach der Archivierung ist es nicht möglich, das Dokument während des Aufbewahrungszeitraums zu löschen oder zu verändern. Dadurch sind Ihre Dokumente vor gewollten oder ungewollten Manipulationen geschützt. Die archivierten Dokumente sind jedoch jederzeit verfügbar sowie manuell und maschinell auslesbar, es sei denn, Sie verteilen Zugriffsrechte.
Firmenverzeichnis
Hier gehts zum Anbieterverzeichnis mit mehr als 4'000 Einträgen.
Fakten und Zahlen zum Gryps-Offertenvergleich
- 50'000 KMU-Kunden
- 4'800 geprüfte Anbieter aus der Schweiz
- 110 Produkte und Dienstleistungen
- 13 Jahre Markterfahrung
Häufige Fragen zu Archivierung
Grundsätzlich kann alles archiviert werden, was in Papierform vorliegt. Dabei spielen die Din-Formate keine Rolle, es können auch Pläne oder Zeichnungen eingescannt und anschliessend archiviert werden.
Mithilfe eines DMS ist es unproblematisch, Ihre Daten wieder zu finden. Sie können durch eine Suchfunktion nach bestimmten Begriffen, Nummern etc. suchen. Wahlweise werden auch “Auswahllisten” angeboten, aus welchen Sie Suchbegriffe auswählen können. Innerhalb von 1-2 Sekunden zeigt Ihnen das System ein Ergebnis zu Ihrer Anfrage sowie die zugehörigen digitalen Abbilder der Belege.
Die Jahresrechnung (Bilanz, Erfolgsrechnung, Anhang) muss schriftlich sowie unterzeichnet in physischer Form aufbewahrt werden, übrige Bücher, Belege und wichtige Geschäftskorrespondenzen können in elektronischer Form archiviert werden. Wenn die digitale Archivierung auf Grundlage der gesetzlichen Vorgaben durchgeführt wurde, steht einer Vernichtung der Originale nichts im Wege. Dabei spielt die Revisionssicherheit des speichernden Systems eine wichtige Rolle.
Die Dokumente werden je nach Ihren Wünschen auf eigenen Servern oder auf der Cloud archiviert. Bei der Cloud befinden sich die Daten je nach Anbieter auf Servern in der Schweiz oder im Ausland. Je nach Vertraulichkeit ist der Standort des virtuellen Datencenters massgebend.
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Joshua Olmesdahl
Teamleiter KMU-Einkaufsexperten