Archivierung

Elektronische Archivierung – das Wichtigste

Die Dokumenten­archi­vierung ist der Schlüssel zu einer schnellen, rechts­konformen und revisionssicheren elektronischen Ablage für Unter­nehmen. Die drei wichtigsten Punkte auf der Suche nach einer Archivierungsdienstleistung sind:

• Archivierung und Dokumentenmanagement sind nicht genau dasselbe, werden in der Praxis jedoch häufig synonym eingesetzt. Bei GRYPS finden Sie sowohl Anbieter für die Dienstleistung der Archivierung, als auch Anbieter für Dokumentenmanagementsysteme und alle damit zusammenhängende Services.
• Werden Dokumente digital archiviert, können diese in der Cloud gespeichert werden. Das ist insbesondere für Unternehmen, die Homeoffice betreiben, wertvoll.
• Digital archivierte Dokumente unterliegen teilweise strengen Datenschutzbestimmungen. Ihr Anbieter kann Sie dazu näher beraten.

Auswahlkriterien für die Archivierung

Bei der Wahl eines Anbieters für die Archi­vierung Ihrer Dokumentenbestände sind diese Kriterien wichtig:

• Einmalige oder wiederkehrende Dienst­leistung?
• Zertifizierungen der Anbieter und Systeme
• Branchenspezifische Lösungen vorhanden?
• Umgang mit Datenschutz
• Revisions­sichere Archi­vierung möglich?

Beschaffungstipps unserer KMU Experten für Archivierung

• Die archivierten Dokumente können nach Ihrer Digitalisierung in ein DMS System eingefügt werden. Mittels Suchfunktion werden bestimmte Dokumente so schnell wieder auffindbar und für die bessere Kontrolle können Zugriffsrechte vergeben werden.
• Achten Sie bei der Anbieterauswahl darauf, dass er sich mit den Richtlinien zum Datenschutz Ihrer Branche oder Institution auskennt und Sie dahingehend ausreichend beraten kann. Ähnliche Projekte des Anbieters als Referenzen schaffen Sicherheit.
• Um Datenschutzverstösse zu vermeiden, ist der erste Schritt i.d.R. eine Dokumentenaufbewahrung in einem Schweizer Rechenzentrum. Alternativ können die Dokumente auch auf eigenen Servern gespeichert werden.

Dienstleistungen bei der Archivierung

Archivierungsdienstleister unterstützen Sie bei allen Fragen rund um die digitale Archi­vierung und bietet über das Dokumente Scannen und Archivieren hinaus weitere Dienst­leistungen an:

• Implementation Scanning Abteilung: Falls Sie die Archi­vierung intern vornehmen möchten, hilft der Anbieter bei der Imple­mentation einer internen Scanning-Abteilung.
• Gerätewahl: Unterstützung bei der Gerätewahl für die interne Scanning-Abteilung.
• Outsourcing Scanning Abteilung: Auslagerung Ihrer bestehenden Scanning-Abteilung an einen Anbieter.
• Schnittstellenbereinigung zu ERP, DMS, CRM
• Datenmigration: Wird ein neues System eingeführt, müssen evtl. Daten aus anderen Softwarelösungen migriert werden.
• Schulung: Schulung der Mitarbeitenden, die Zugriff auf die digitalisierten Dokumente haben werden oder diese in Zukunft selber digitalisieren sollen.
• Support: Vor, während und nach der Implementierung der Software­lösung unterstützt der Anbieter mit Support-Dienst­leistungen.
• Projektbegleitung durch Branchen­experten: Je nach Umfang des Digitalisierungsprojekts, evtl. möchten Sie ein DMS-System implementieren oder ein übergreifendes ERP-System einführen, kann ein erfahrener Anbieter auch das Projektmanagement übernehmen.

Vorteile der elektronischen Archi­vierung

Neben effizienteren Arbeits­prozessen bietet die digitale Archi­vierung diese Vorteile:

• Platzmangel im Archiv beseitigen
• Zeiteinsparungen (kein aufwendiges Suchen mehr)
• Ortsunabhängiger, schneller und übersichtlicher Zugriff auf Ihre Dokumente
• Schutz gegen Diebstahl, Brand oder Manipulationen
• E-Mails können zentral und rechtskonform abgelegt werden
• Deutliche Kostenreduzierung → Druck-, Papier- und Lager­kosten fallen weg
• Natur- und Umweltschutz durch papierloses Büro

Zerti­fizierungen für Archivierungsdienstleister

Die korrekte, rechtskonforme Archivierung von Dokumenten ist in den meisten Unternehmen zentral, ob es sich nun um Geschäftsbücher, Kundendaten oder Baupläne handelt. Je nach Branche und Unternehmen sind deshalb verschiedene Zertifizierungen wichtig, die der Archivierungsdienstleister unbedingt aufweisen sollte. Darunter insbesondere:

• ISO-Zertifizierung
• Zertifizierung VDSZ
• GoodPriv@cy
• Service Organization Control (SOC) 3
• SysTrust® Certification
• FINMA Konformität

Archivierung in 4 Schritten

Um das Ziel “Papierloses Büro” mithilfe einer digitalen Dokumenten­verwaltung zu erreichen, wird ein Projektablauf mit diesen Schritten durch­laufen:

1. Beratung durch Anbieter: Es erfolgt eine detaillierte Evaluierung Ihrer indi­viduellen Scan- und Digitalisierungs­bedürfnisse. Erfahrene Experten kümmern sich um die Evalu­ierung sämtlicher archivwürdiger Dokumente und Daten. Sie erhalten Vorschläge für Ordnungs­systeme und Verzeichnisse für Ihre digitale Doku­menten­verwaltung. Dabei werden unter anderem diese Fragen beantwortet:

• Welche Stakeholder haben Interesse an Ihren Archiv­daten?
• Welche Unterlagen müssen oder sollten Sie auf­bewahren?
• Gibt es bestehende Speichersysteme und -medien?
• Welche Anforderungen an die Sicherheit bestehen?
• Wie sehen die jeweiligen Prozesse der Archi­vierung aus und wie sollen diese in die operativen Geschäfts­prozesse einbezogen werden?

2. Übermittlung der Dokumente zur Archivierung: Abholung oder Versand Ihrer Unterlagen sowie Akten.

3. Digitalisieren der Dokumente: Dokumente scannen und digitalisieren, auch spezifische Dokumenten­bestände (z.B. Akten). Mithilfe eines Hoch­leistungs­scanners werden Ihre Akten und Dokumente schnell eingescannt. Anschliessend werden Dokumente, die keiner physischen Auf­bewahrungs­pflicht unterstehen und von Ihnen nicht mehr benötigt werden, vernichtet. Dokumente die physisch aufbewahrt werden müssen, können von den Anbietern in einem externen Archiv archiviert werden.

4. Zugriff auf die digitalisierten Dokumente: Ihre Dokumente werden in archiv­fähige Dateiformate konvertiert und mit Metadaten versehen. Sie können nun durch hoch­wertige Daten­träger oder auch online sicher auf Ihre Daten zugreifen.

Revisionssichere Archivierung Schweiz

Unter der digitalen bzw. elektronischen Archi­vierung wird generell auch die revisionssichere Archivierung bzw. Speicherung der Buchhaltung und aller Unterlagen und Dokumente, die laut Gesetzgeber der Aufbewahrungs­pflicht gemäss Art. 957ff OR unterliegen, verstanden. Die Dokumenten­verwaltung erfolgt dabei in elektro­nischer Form. Dies führt zu mehr Ordnung und Effizienz.

Archivierung nach Geschäftsbücherverordnung
Gemäss Art. 3 GeBüV müssen Geschäfts­bücher so geführt und aufbewahrt werden, dass sie nicht verändert (d.h. bearbeitet) werden können, ohne dass sich dies feststellen und nachverfolgen lässt. Die Unveränder­barkeit der Daten muss gewährleistet sein. Bei der revisionssicheren Archi­vierung können die Dokumente mit einem digitalen Stempel archiviert werden. Der Archi­vierungs­zeitraum kann frei gewählt werden. Nach der Archi­vierung ist es nicht möglich, das Dokument während des Auf­bewahrungs­zeitraums zu löschen oder zu verändern. Dadurch sind Ihre Dokumente vor gewollten oder ungewollten Manipulationen geschützt. Die archivierten Dokumente sind jedoch jederzeit verfügbar sowie manuell und maschinell auslesbar, es sei denn, Sie verteilen Zugriffsrechte.