Payroll – Anbieter finden und vergleichen

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Payroll

Benötigen Sie einen Payroll-Service, finden Sie über unseren Fragebogen passende Anbieter, die Ihre Lohnabrechnungen, Anmeldungen bei den Ämtern, Vergütungen von Sozialversicherungen etc. übernehmen.

Mit unseren hilfreichen Tipps und Kostenvergleichen für Payroll-Services erleichtern wir Ihnen den Evaluierungsprozess.

Unsere KMU-Einkaufsexperten kennen den Schweizer Markt und arbeiten mit über 180 geprüften Payroll-Anbietern zusammen und finden kostenlos und einfach bis zu drei passende für Sie.

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Payroll-Services – das Wichtigste

  • Mittels Payroll übernimmt ein Treuhänder oder eine Personaladministration die Lohn­abrech­nungen und alle weiteren Aufgaben des Personalwesens und der Lohnbuchhaltung.
  • Der Begriff Payroll unterscheidet sich vom Begriff Payrolling. Letztere meint eine Anstellung über eine externe Payroll-Firma.
  • Lagern Sie die Lohnabrechnung aus, bleibt Ihnen mehr Zeit für das Kernbusiness Ihres Unter­nehmens und meist können Sie auch noch Kosten einsparen.


Payroll auslagern – Vorteile & Auswahlkriterien

Die Lohnadministration in einem KMU ist oftmals kompliziert und zeitaufwendig. Die Lohn­abrechnungen müssen korrekt ausgeführt und Löhne pünktlich ausgezahlt werden. In kleineren Unternehmen ohne eigene Personal­abteilung sind diese Aufgaben oft in der Geschäfts­leitung angesiedelt.
Durch ein Payroll-Outsourcing brauchen Sie sich nicht mehr um regulatorische Änderungen zu kümmern.

Die Lohnadministration an eine Payroll-Spezialistin oder einen Payroll-Service-Dienstleister auszu­lagern bringt diese Vorteile:

  • Professionell und pünktlich erledigte Personal­administra­tion
  • Entlastung für die Geschäftsleitung und eigenen Mit­arbeitenden
  • Mehr Zeit für das Kern­business
  • Wissen zu aktuellen Regelungen und Anpassungen
  • Kosten sparen

Auf diese Punkte ist bei der Wahl eines Payroll-Anbieters zu achten:

  • Erfahrung und Qualifikationen
  • Besonderes Know-how – Grenzgänger, Expats etc.
  • Erfahrung mit Schnittstellen für die Übergabe der Daten
  • Verwendete Systeme – Online-Zugriff etc.


Payroll-Outsourcing Preise

Im Normalfall kann mit Payroll-Preisen von ca. CHF 40 bis 50 pro Mitarbeitender und Monat gerechnet werden. Der Preis pro Mitarbeitender wird tiefer mit zunehmender Mitarbeiter­zahl. In der Regel steigen die Kosten bei häufigem Personal­wechsel oder hohem administrativem Zusatzaufwand an. Unser KMU-Kostenvergleich zeigt die ungefähre Kostenerwartung für Payroll von 5 Mitarbeitenden mit 12 Lohnläufen:

Graph Kostenerwartung für Payroll von 5 Mitarbeitenden mit 12 Lohnläufen liegt bei durchschnittlich CHF 2'100

Die oben dargestellten Kostenerwartungen basieren auf diesem Szenario:

  • Auslagern von: Payroll-Bereich, Kontakt zu den Ämtern inklusive An- und Abmeldung der Mitarbeitenden
  • 5 Mitarbeitende im Monatslohn
  • Keine quellenbesteuerte Personen
  • Kein Spesenreglement
  • Insgesamt 2 Wechsel pro Jahr
  • 12 Lohnläufe pro Jahr

Weitere Vergleiche und Informationen zu den Preisen der einzelnen Payroll-Dienstleistungen finden Sie auf unserer Kostenseite.


Tipps der KMU-Experten für Payroll

  • Falls Sie bereits mit einem externen Treuhänder zusammenarbeiten, prüfen Sie, ob dieser auch Payroll Aufgaben übernimmt. Sie profitieren so von tieferen Kosten, da alles aus einer Hand angeboten wird.
  • Da es sich um vertrauliche Daten der Mitarbeitenden und der Firma handelt, muss die Chemie und Firmenphilosophie zwischen Ihnen und dem Payroll-Unternehmen stimmen.
  • Agiert Ihr Unternehmen global, prüfen Sie unbedingt, ob der Payroll Dienstleister über internationales Know-how und Branchen­erfahrung verfügt.
  • Möchten Sie die Lohnadministration auslagern, können Sie pro angestellte Person mit Kosten von ca. 40 CHF pro Monat rechnen.


Dienstleistungen eines Payroll-Spezialisten

Wie viel und welche Dienste an eine externe Payroll-Firma ausgelagert werden sollen, hängt von Ihren Bedürfnissen und den internen Kapazitäten ab. Durch das Payroll-Outsourcing brauchen Sie sich nicht um regulatorische Änderungen zu kümmern, denn der externe Anbieter erledigt alle Aufgaben rund um das Personalwesen in Ihrem Unternehmen professionell, pünktlich und korrekt.

Zu den Dienstleistungen von Payroll-Spezialisten gehören:

  • Erstellen monatlicher Lohnabrechnungen und jährlicher Lohnausweise
  • Arbeitsvertragsmanagement
  • Führung des Personaldossiers
  • An- und Abmeldungen bei Sozialversicherungen / Pensions- und Ausgleichskassen
  • Quellensteuer-Anmeldung und monatliche Abrechnung
  • Notwendige Meldungen bei Unfall, Krankheit und Kinderzulagen
  • Austrittsformalitäten
  • Jahresenddeklarationen (AHV, FAK, QST, UVG, UVGZ, KTG)
  • Bereitstellung aller Daten für AHV-, SUVA-, QST- oder ordentliche Revision
  • Shadow Payroll: Meint die Payroll in dem Staat, in dem bei der Lohnbuchhaltung lediglich die Sozialversicherungs- oder Steuerabgaben entrichtet werden, aber keine Lohnauszahlung erfolgt.

Im Rahmen einer umfassenderen Auslagerung des Personalwesens können Payroll-Spezialisten auch die Anstellung neuer Mitarbeitenden (inkl. Stellenangebote und Rekrutierung) sowie die Erstellung von Kündigungs­schreiben, Arbeits­zeugnissen und Arbeits­verträge oder die Führung von Mitarbeiter­gesprächen übernehmen.


Lohnadministration

Eine externe Lohnadministration verwaltet für Sie die Personaldaten in Bezug auf Löhne, erstellt Lohnabrechnungen und -ausweise und veranlasst die Lohnauszahlungen. Auch die Administration der Sozial­versicherungen, deren Jahresend­verarbeitung sowie das Erstellen von Lohn­auswertungen können Sie einem Payroll-Spezialisten überlassen. Das Outsourcing der Lohn­abrechnung spart dadurch viel Kosten und Zeit ein. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Seite für Lohnadministration.


Personaladministra­tion

Neben Aufgaben wie der Lohnbuchhaltung und dem Kontakt mit Ämtern deckt eine Personaladministration alle administrativen Aufgaben von der Einstellung bis zum Austritt ab. Dabei können nur Teilprozesse des Personalwesens oder das komplette HR ausgelagert werden, Letzteres ist jedoch seltener der Fall. HR-Outsourcing lohnt sich nicht nur für grosse Firmen, es kann auch für kleine Unternehmen interessant sein, einzelne Bereiche des Personalwesens auszulagern. Die Kosten dafür unterscheiden sich im Einzelfall stark.

Das Outsourcing der Personaladministration erfolgt häufig in mehreren Etappen. Im ersten Schritt wird die Lohnabrechnung und Jahresendverarbeitung extern vergeben. Weitere Dienstleistungen werden von externen Personal­dienstleistern häufig in aufbauenden Modulen angeboten.

Phasen der externen Personal­administra­tion

  • Als Erstes wird oft die Lohnabrechnung inkl. der Jahresend­verarbeitung an einen externen Payroll-Spezialisten abgegeben.
  • In einem zweiten Schritt kann zusätzlich die Kommunikation mit Versicherungen, der Pensionskasse und verschiedenen Ämter ausgelagert werden.
  • Die dritte Phase der Personal­administration beinhaltet die Rekrutierung des Personals oder das Erstellen der Arbeits­zeugnisse.
  • In der letzten Phase werden zusätzliche Dienstleistungen wie Outplacement, betriebliches Gesundheits­management oder Weiterbildungen durch den externen Personal­dienstleister übernommen.

Da viele Anbieter für Personaladministration auch über die Kompetenzen eines Treuhänders verfügen, können zudem Aufgaben wie Finanz­buchhaltung, Steuern, Revision oder Liegenschaftsverwaltung ausgelagert werden.


Payroll vs. Payrolling

​Möchte ein Unternehmen nicht nur die Lohnbuchhaltung auslagern (Payroll), sondern auch den Arbeitsvertrag und die restlichen Formalitäten, dann ist Payrolling die geeignete Lösung. Payrolling bedeutet, dass eine Person nicht in der eigenen Firma, sondern über eine Drittfirma eingestellt wird, die sich auf Payrolling spezialisiert hat.


Payroll Software & IT Schnitt­stellen

Als Alternative zum Payroll-Outsourcing können Payroll-Prozesse auch mittels einer geeigneten HR Softwarevereinfacht werden. Das Payroll wird damit nach wie vor selbst gemacht, es wird jedoch Zeit und damit Personalressourcen und Kosten eingespart. Mit IT-Schnittstellen kann die Übermittlung dieser Daten noch vereinfacht werden. Beispielsweise können Daten des Zeiterfassungssystems direkt in die HR-Software eingelesen oder die monatlichen Lohnabrechnungen direkt im Buchhaltungs­system eingetragen werden. Viele Systeme verfügen bereits über Standard-Schnitt­stellen. Klären Sie jedoch im Vorfeld die Möglichkeiten mit Ihrem HR-Outsourcing Anbieter ab.


Webbasiertes Payroll oder E-Payroll

Seit längerer Zeit ermöglichen viele Payroll-Service-Anbieter die webbasierte Lohnabrechnung, auch E-Payroll genannt. Die Vorteile der internetbasierten Lohnbuchhaltung sind die Datenaktualität und die Möglichkeit, jederzeit auf die Daten zuzugreifen, um so Aufgaben einfach aufzuteilen und die Kontrolle zu behalten. Für neugegründete Unternehmen und Kleinbetriebe ist das webbasierte Payroll-Outsourcing eine der kostengünstigsten Varianten der Lohn­abrechnung.


Payroll Service für Freelancer

Als Freelancer haben Sie die Möglichkeit Ihre Lohnabrechnung, das Vertrags­management sowie die Regelung der Sozial­versicherungen an einen Payroll-Anbieter abzugeben. Dies erlaubt den unein­geschränkten Wechsel zwischen Auftraggebern, ohne eine eigene Firma gründen zu müssen.


Gryps – Die unabhängigen KMU-Experten für Payroll

Seit über 10 Jahren setzen wir uns täglich und persönlich dafür ein, für KMU den Beschaffungs- und Evaluierungs­prozess zu vereinfachen und die passenden Payroll-Anbieter zu finden. Durch den permanenten Austausch mit Kauf­interessenten und Versicherern kennen wir den Markt für Payroll-Services und bauen dieses Markt-Know-how stetig aus. Unser Ziel ist es, den Vergleich von Payroll-Dienstleistenden für Sie so einfach wie möglich zu gestalten. Geben Sie uns Ihre Kriterien via Fragebogen an und wir finden für Sie bis zu drei passende Payroll-Spezialisten.

KMU-Support: +41 55 211 05 30 oder support[at]gryps.ch

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