Payroll

Welche Vorteile hat es, die Lohnadministration an einen Payroll-Spezialisten auszulagern? 

Die Lohnadministration in einem KMU ist oft kompliziert und frisst viel Zeit. Die Lohnabrechnungen müssen korrekt erstellt, die Löhne pünktlich gezahlt werden. In kleineren Unternehmen ohne eigene Personalabteilung sind diese Aufgaben häufig bei der Geschäftsleitung angesiedelt, die sich dadurch weniger auf die eigentliche unternehmerische Tätigkeit fokussieren kann.

Die Lohnadministration an einen Payroll-Spezialisten oder eine Payroll-Spezialistin auszulagern, bringt deshalb viele Vorteile:

• Professionell erledigte Lohnadministration
• Pünktliche, korrekte Lohnzahlungen und zufriedene Mitarbeitende
• Entlastung für die Geschäftsleitung und/oder Mitarbeitende, die die Aufgaben bisher erledigt haben 
• Aktuelles Wissen zu Regelungen und Vorschriften, die in der Schweiz für die Lohnbuchhaltung gelten – Sie brauchen sich nicht mehr um regulatorische Änderungen zu kümmern.

Mit welchen Kosten ist beim Payroll-Outsourcing zu rechnen?

Im Normalfall rechnet man mit Payroll-Preisen von ca. CHF 40 bis CHF 50 pro Mitarbeitender und Monat. Je mehr Mitarbeitende, desto tiefer wird der Preis pro Person. Kommt es zu häufigen Personalwechseln oder fällt hoher administrativer Zusatzaufwand an, steigen die Kosten. Unser Beispiel zeigt die ungefähren Kosten von Payroll-Services für ein KMU mit 5 Mitarbeitende im Monatslohn bei 12 Lohnläufen und durchschnittlich 2 Wechseln pro Jahr. Diese liegen bei CHF 1’200 bis CHF 3’800 pro Jahr.

Weitere Beispiele und Informationen zu den Preisen der einzelnen Payroll-Dienstleistungen finden Sie in unserem Kostenplaner.

Welche Dienstleistungen übernimmt ein Payroll-Unternehmen?

Meistens nimmt Ihnen ein Treuhänder oder ein Payroll-Dienstleister die Lohnabrechnungen sowie weitere Aufgaben im Zusammenhang mit der Lohnauszahlung Ihrer Mitarbeitenden ab. Überlegen Sie sich im Voraus, welche Arbeiten Sie auslagern möchten – hier die Dienstleistungen, die ein Payroll-Services-Provider für Sie übernehmen kann:

• Erstellen der monatlichen Lohnabrechnungen und der jährlichen Lohnausweise
• Führen des Personaldossiers
• An- und Abmeldungen bei den Sozialversicherungen (AHV-Ausgleichskasse, Pensionskasse)
• Quellensteuer-Anmeldung und monatliche Abrechnung
• Meldungen bei Unfall, Krankheit und Kinderzulagen
• Austrittsformalitäten
• Jahresenddeklarationen (AHV, FAK, Quellensteuer, UVG, UVGZ, KTG)

Im Rahmen einer noch umfassenderen Auslagerung des Personalwesens können Payroll-Unternehmen auch die Anstellung neuer Mitarbeitenden (inkl. Stellenanzeigen und Rekrutierung) sowie das Erstellen von Kündigungsschreiben, Arbeitszeugnissen und Arbeitsverträgen oder das Führen von Mitarbeitergesprächen übernehmen. Mehr dazu erfahren Sie im Einkaufsratgeber zu HR-Services.

Shadow-Payroll – was ist das?

Wenn Sie Mitarbeitende in andere Länder entsenden oder grenzüberschreitend tätig sind, unterstehen diese Angestellten möglicherweise für die Abgaben an Sozialversicherungen und für die Steuern anderen Rechtssystemen als demjenigen des Landes, in dem Sie diesen Mitarbeitenden die Löhne zahlen. Bei der Shadow-Payroll übernimmt Ihr Payroll-Anbieter die Entrichtung von Sozialversicherungs- oder Steuerabgaben in dem Staat, in dem diese abzurechnen sind. 

Worauf ist bei der Wahl des Payroll-Services-Providers zu achten?

Haben Sie entschieden, die Payroll auszulagern, geht es darum, das passende Unternehmen dafür zu finden. Klären Sie diese Punkte:

• Erfahrung und Qualifikationen
• Besonderes Know-how – zum Beispiel zu Grenzgängern, Expats etc., die quellensteuerpflichtig sind, oder zu internationalem Recht
• Erfahrung mit Schnittstellen für die Übergabe der Daten 
• Verwendete Systeme, Möglichkeit für Online-Zugriff 
• Ansprechperson – ist der Anbieter einfach erreichbar und die Stellvertretung während Urlauben gewährleistet? Und genauso wichtig: Ist Ihnen die zuständige Person sympathisch?

Im Personalwesen werden vermehrt Detailkenntnisse verlangt, weshalb eine Auslagerung der Lohnadministration an einen Treuhänder oder eine Payroll-Firma sehr viel Zeit und Kosten sparen kann. Geben Sie im Bedarfs-Check Ihre Anforderungen ein und wir vermitteln Ihnen rasch drei geeignete Payroll-Dienstleister.

Welche Aufgaben übernimmt ein Anbieter für Lohnadministration / Payroll?

Ein Anbieter für Lohnadministration in der Schweiz betreut nicht nur die Lohnbuchhaltung. Er übernimmt daneben auch weitere Bereiche des Personalwesens – je nachdem, was Ihre Bedürfnisse sind, erstellt er Arbeitsverträge, pflegt die Personalstammdaten, führt die Lohnkonten und erstellt die Meldungen an die Sozialversicherungen. Ausserdem müssen Buchungsbelege für die Finanzbuchhaltung ausgestellt werden – auch das wird er Ihnen abnehmen. 

Diese Aufgaben kann eine Treuhänderin oder ein Lohnadministrationsexperte übernehmen:

• Verwalten der für die Löhne relevanten Personaldaten
• Erstellen der Lohnabrechnung und der Lohnausweise
• Veranlassen der Lohnauszahlungen
• Versenden der Lohnabrechnung per Post oder via E-Mail
• Ausführen der Lohnzahlungen per E-Banking
• Administration mit den Sozialversicherungen
• Jahresendverarbeitung und -deklaration für die Sozialversicherungen
• Erstellen von Lohnauswertungen
• Transfer der Lohndaten in die Finanzbuchhaltung

Der Spezialist sorgt dafür, dass Ihre Lohnabrechnungen korrekt erstellt sind – und darin der Brutto- und der Nettolohn richtig ausgewiesen werden. Er kennt sich zudem mit den zulässigen Lohnabzügen aus (AHV, IV, EO, Arbeitslosenversicherung, Berufs- und Nichtberufsunfallversicherung, Pensionskassen- und allenfalls Krankentaggeld).

Lohnadministration und/oder Personaladministration – was braucht es alles?

Die Lohnadministration ist ein Teil der Personaladministration, bei der Sie die HR-Aufgaben umfassender auslagern. Die Entscheidung, was Sie alles auslagern, hängt von Ihren Bedürfnissen und vom intern vorhandenen Know-how ab. In der Tabelle sehen Sie, inwiefern sich die Lohnadministration von der Personaladministration unterscheidet:

Sind Payroll und Payrolling dasselbe?

​Nein, die beiden Begriffe unterscheiden sich. Payrolling meint eine Anstellung Ihres Personals über eine externe Payroll-Firma. Dabei wählen Sie die Mitarbeitenden selbst aus, verweisen Sie danach aber an das Payrolling-Unternehmen, das die Anstellung übernimmt.

Wie erleichtert E-Payroll die Zusammenarbeit mit dem externen Anbieter?

Viele Payroll-Services-Provider kennen heute die webbasierte Lohnabrechnung, auch E-Payroll genannt. So haben Sie die Möglichkeit, jederzeit auf Ihre Daten beim Payroll-Service zuzugreifen, und profitieren von immer aktuellen Informationen und behalten die Kontrolle.

Planen Sie, einen Teil der Payroll-Aufgaben selbst zu erledigen, sind die Schnittstellen zwischen Ihren Programmen und denjenigen des Payroll-Unternehmens ausschlaggebend. Funktioniert das Zusammenspiel, können beispielsweise Daten aus Ihrem Zeiterfassungssystem direkt in die HR-Software Ihres Payroll-Services-Providers eingelesen oder seine monatlichen Lohnabrechnungen in Ihr Buchhaltungssystem übernommen werden. Geeignete IT-Schnittstellen vereinfachen zudem die Übermittlung der Daten an die Behörden.

Statt die Payroll-Aufgaben auszulagern, können Sie auch einen Teil oder die ganze Lohnadministration selbst erledigen. Dazu benötigen Sie die richtige Software. Passende Anbieter finden Sie in unserem Einkaufsratgeber zu HR-Software. 

Autorin: Martina Plüss