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Payroll Services – Auswahlkriterien

Mittels Payroll übernimmt ein Treuhänder oder ein Personaladmin-Büro Ihre Lohnabrechnungen. Weiter erledigen Payroll Services Anbieter Anmeldungen und Vergütungen von Sozialversicherungen und stehen Ihnen für Beratungen zur Verfügung. Auf diese Punkte ist bei der Wahl eines Payroll Anbieters zu achten:

  • Erfahrung und Qualifikationen des Anbieters
  • Besonderes Know-how Grenzgänger, Expats etc.
  • Schnittstellen für die Übergabe der Daten
  • Verwendete Systeme – Online-Zugriff etc.

GRYPS Offertenportal AG arbeitet mit über 180 geprüften Payroll Anbietern zusammen.

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Weitere Infos zu unserem Service

Payroll Services & Payroll Outsourcing in der Schweiz

Die Lohnadministration in einem KMU ist oftmals kompliziert und zeitaufwändig. Die Lohnabrechnungen müssen korrekt ausgeführt und Löhne pünktlich ausgezahlt werden. In kleineren Unternehmen ohne eigene Personalabteilung sind diese Aufgaben oft in der Geschäftsleitung angesiedelt. Die Lohnadministration an eine Payroll Spezialistin oder einen Payroll Service Dienstleister auszulagern bringt diese Vorteile:

  • Professionell erledigte Personaladministration
  • Entlastung für die Geschäftsleitung
  • Wissen zu aktuellen Regelungen und Anpassungen
  • Erfahrung und Fachwissen


Payroll Specialist Dienstleistungen

Payroll Service Anbieter übernehmen alle möglichen Aufgaben des Personalwesen und der Lohnbuchhaltung. Wie viel und welche Dienste an einen externen Anbieter ausgelagert werden sollen, hängt von Ihren Bedürfnissen und den internen Kapazitäten ab. Durch das Payroll Outsourcing brauchen Sie sich nicht um regulatorische Änderungen zu kümmern und Ihr Personalwesen wird professionell und pünktlich erledigt.

Zu den Dienstleistungen von HR Outsourcing gehören:

  • Erstellen monatlicher Lohnabrechnungen und jährlicher Lohnausweise
  • Führung des Personaldossiers
  • An- und Abmeldungen bei Sozialversicherungen / Pensions- und Ausgleichskassen
  • Quellensteuer Anmeldung und monatliche Abrechnung
  • Notwendige Meldungen bei Unfall, Krankheit und Kinderzulagen
  • Austrittsformalitäten
  • Jahresenddeklarationen (AHV, FAK, QST, UVG, UVGZ, KTG)
  • Bereitstellung aller Daten für AHV-, SUVA-, QST- oder ordentliche Revision
  • Shadow Payroll

Zusätzlich können Payroll Service Anbieter auch die Anstellung neuer Mitarbeiter (Inkl. Stellenangebote und Rekrutierung) übernehmen. Im Rahmen einer umfassenderen Auslagerung des Personalbereichs kann ein externer HR Anbieter auch Aufgaben wie Kündigungsschreiben, Arbeitszeugnisse, Arbeitsverträge, oder Mitarbeitergespräche übernehmen.


Outsourcing Payroll Services – Preise und Gebühren

Die Preise für das Outsourcing der Lohnadministration hängen von der Anzahl der Mitarbeiter und dem Aufwand für den Payroll Anbieter ab. Im Normalfall kann mit Kosten von ca. 40 bis 50 CHF pro Mitarbeiter und Monat gerechnet werden. Der Preis pro Mitarbeiter wird tiefer, mit zunehmender Mitarbeiterzahl. Bei häufigen Personalwechseln oder viel administrativen Zusatzaufwand können die Kosten auch etwas höher ausfallen.
Weitere Informationen zu Preisen der einzelnen Payroll Dienstleistungen finden Sie auf unserer Kosten Seite.


Payroll Software

Als Alternative zum Payroll Outsourcing können Payroll Prozesse auch mittels einer geeigneten HR Software vereinfacht werden. Das Payroll wird damit nach wie vor selbst gemacht, es wird jedoch Zeit und damit Personal Ressourcen und Kosten eingespart. Lohnbuchhaltungsprogramme haben oftmals Schnittstellen zu anderen Systemen wie der Buchhaltungssoftware oder Schnittstellen die die Daten direkt den Behörden übertragen können.


Webbasiertes Payroll oder E-Payroll

Seit längerer Zeit ermöglichen viele Payroll Service Anbieter die webbasierte Lohnabrechnung, auch e-Payroll genannt. Die Vorteile der internetbasierten Lohnbuchhaltung ist die Datenaktualität und die Möglichkeit, jederzeit auf die Daten zuzugreifen, um so Aufgaben einfach aufzuteilen und die Kontrolle zu behalten. Für neugegründete Unternehmen und Kleinbetriebe ist das webbasierte Payroll Outsourcing eine der kostengünstigsten Varianten der Lohnabrechnung.


Payroll vs. Payrolling

​Möchte ein Unternehmen nicht nur die Lohnbuchhaltung auslagern (Payroll), sondern auch den Arbeitsvertrag und die restlichen Formalitäten, dann ist  Payrolling die geeignete Lösung. Payrolling bedeutet, dass eine Person nicht in der eigenen Firma, sondern über eine Drittfirma eingestellt wird, die sich auf Payrolling spezialisiert hat.


Payroll Service für Freelancer

Als Freelancer haben Sie die Möglichkeit Ihre Lohnabrechnung, das Vertragsmanagement sowie die Regelung der Sozialversicherungen an einen Payroll Anbieter abzugeben. Dies erlaubt den uneingeschränkten Wechsel zwischen Auftraggebern, ohne eine eigene Firma gründen zu müssen.


Personaladministration

Wenn Sie administrative Aufgaben von Einstellung bis zum Austritt Ihres Personals auslagern wollen, ist eine externe Personaladministration sehr hilfreich. Dabei können auch nur Teilprozesse des Personalwesens ausgelagert werden, die komplette HR Auslagerung ist eher selten. Auch Payroll kann ein Teil der Personaladministration sein. Erfahren Sie mehr zur externen Personaladministration und Ihre Möglichkeiten mit dieser Dienstleistung.


Lohnadministration

Eine externe Lohnadministration verwaltet für Sie die Personaldaten in Bezug auf Löhne, erstellt Lohnabrechnungen und -ausweise und veranlasst die Lohnauszahlungen. Auch die Administration der Sozialversicherungen, deren Jahresendverarbeitung sowie das Erstellen von Lohnauswertungen können Sie einem Payroll Experten/in überlassen. Das Outsourcing der Lohnadministration spart dadurch viel Kosten und Zeit ein.


Outsourcing Payroll – Beispiele von Offertenanfragen

Personaladministration für Kinderkrippe

Die Inhaberin einer Kinderkrippe möchte die Personaladministration auslagern, da man diese bisher selber erledigt hat und nun abgeben möchte. Der Aufwand beläuft sich auf 4-8 Std/Monat. Von den 10 Mitarbeitenden ist eine Person quellenbesteuert, jemand auf Stundenlohnbasis und 9 auf fixen Monatslohn angestellt.
Diese Bereiche sollen ausgelagert werden:

  • Lohnbuchhaltung/Payroll
  • Pensionskassenverwaltung
  • Unfall-und Krankenadministration
  • HR-Aufgaben
  • Personalmanagement/Payrolling

Lohnadministration für Industriebetrieb

Ein Industrieunternehmen mit 71 Mitarbeitern überlegt sich die Lohnadministration inkl. PK-Verwaltung und Unfall- Krankenadministration auszulagern. Bisher wird dies intern gehandhabt, man hat dafür in etwa 30 Stellenprozent im Einsatz. Stundenlohnmitarbeiter gibt es keine, aber ein paar wenige Teilzeitarbeitende mit festem Lohn.

Man möchte die Kosten und Vorteile evaluieren und dann über eine etwaige Auslagerung entscheiden.

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