Payroll – Anbieter für Lohnadministration finden

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Payroll

Benötigen Sie einen Payroll Service, finden Sie über unseren Fragebogen passende Anbieter, die Ihre Lohnabrechnungen, Anmeldungen bei den Ämtern, Vergütungen von Sozialversicherungen etc. übernehmen.

Mit unseren hilfreichen Tipps und Kostenvergleichen für Payroll Services erleichtern wir Ihnen den Evaluierungsprozess.

Unsere KMU Experten für Payroll Services kennen den Schweizer Markt und arbeiten mit über 180 geprüften Payroll Anbietern zusammen. So finden wir kostenlos, schnell und einfach bis zu drei passende Payroll Anbieter für Sie.

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Payroll-Services – das Wichtigste

  • Mittels Payroll übernimmt ein Treuhänder oder eine Personaladministration die Lohn­abrech­nungen und alle weiteren Aufgaben des Personalwesens und der Lohnbuchhaltung.
  • Der Begriff Payroll unterscheidet sich vom Begriff Payrolling. Letztere meint eine Anstellung über eine externe Payroll-Firma.
  • Lagern Sie die Lohnabrechnung aus, bleibt Ihnen mehr Zeit für das Kernbusiness Ihres Unternehmens und meist können Sie auch noch Kosten einsparen.


Payroll auslagern – Vorteile & Auswahlkriterien

Die Lohnadministration in einem KMU ist oftmals kompliziert und zeitaufwendig. Die Lohnabrechnungen müssen korrekt ausgeführt und Löhne pünktlich ausgezahlt werden. In kleineren Unternehmen ohne eigene Personalabteilung sind diese Aufgaben oft in der Geschäftsleitung angesiedelt.
Durch ein Payroll-Outsourcing brauchen Sie sich nicht mehr um regulatorische Änderungen zu kümmern.

Die Lohnadministration an eine Payroll-Spezialistin oder einen Payroll-Service-Dienstleister auszulagern bringt diese Vorteile:

  • Professionell und pünktlich erledigte Personaladministration
  • Entlastung für die Geschäftsleitung und eigenen Mitarbeitenden
  • Mehr Zeit für das Kernbusiness
  • Wissen zu aktuellen Regelungen und Anpassungen
  • Kosten sparen

Auf diese Punkte ist bei der Wahl eines Payroll-Anbieters zu achten:

  • Erfahrung und Qualifikationen
  • Besonderes Know-how – Grenzgänger, Expats etc.
  • Erfahrung mit Schnittstellen für die Übergabe der Daten
  • Verwendete Systeme – Online-Zugriff etc.


Payroll-Outsourcing Preise

Im Normalfall kann mit Payroll-Preisen von ca. 40 bis 50 CHF pro Mitarbeitender und Monat gerechnet werden. Der Preis pro Mitarbeitender wird tiefer mit zunehmender Mitarbeiterzahl. In der Regel steigen die Kosten bei häufigem Personalwechsel oder hohem administrativem Zusatzaufwand an. Unser KMU-Kostenvergleich zeigt die Preise für die Lohnadministration von 5 Mitarbeitenden mit 12 Lohnläufen:
Payroll Kosten für GmbH Schweiz mit 5 Mitarbeitern

Weitere Vergleiche und Informationen zu den Preisen der einzelnen Payroll-Dienstleistungen finden Sie auf unserer Kostenseite.


Tipps der KMU-Experten für Payroll

  • Falls Sie bereits mit einem externen Treuhänder zusammenarbeiten, prüfen Sie, ob dieser auch Payroll Aufgaben übernimmt. Sie profitieren so von tieferen Kosten, da alles aus einer Hand angeboten wird.
  • Da es sich um vertrauliche Daten der Mitarbeitenden und der Firma handelt, muss die Chemie und Firmenphilosophie zwischen Ihnen und dem Payroll-Unternehmen stimmen.
  • Agiert Ihr Unternehmen global, prüfen Sie unbedingt, ob der Payroll Dienstleister über internationales Know-how und Branchenerfahrung verfügt.
  • Möchten Sie die Lohnadministration auslagern, können Sie pro angestellte Person mit Kosten von ca. 40 CHF pro Monat rechnen.


Dienstleistungen eines Payroll-Spezialisten

Wie viel und welche Dienste an eine externe Payroll-Firma ausgelagert werden sollen, hängt von Ihren Bedürfnissen und den internen Kapazitäten ab. Durch das Payroll-Outsourcing brauchen Sie sich nicht um regulatorische Änderungen zu kümmern, denn der externe Anbieter erledigt alle Aufgaben rund um das Personalwesen in Ihrem Unternehmen professionell, pünktlich und korrekt.

Zu den Dienstleistungen von Payroll-Spezialisten gehören:

  • Erstellen monatlicher Lohnabrechnungen und jährlicher Lohnausweise
  • Arbeitsvertragsmanagement
  • Führung des Personaldossiers
  • An- und Abmeldungen bei Sozialversicherungen / Pensions- und Ausgleichskassen
  • Quellensteuer-Anmeldung und monatliche Abrechnung
  • Notwendige Meldungen bei Unfall, Krankheit und Kinderzulagen
  • Austrittsformalitäten
  • Jahresenddeklarationen (AHV, FAK, QST, UVG, UVGZ, KTG)
  • Bereitstellung aller Daten für AHV-, SUVA-, QST- oder ordentliche Revision
  • Shadow Payroll: Meint die Payroll in dem Staat, in dem bei der Lohnbuchhaltung lediglich die Sozialversicherungs- oder Steuerabgaben entrichtet werden, aber keine Lohnauszahlung erfolgt.

Im Rahmen einer umfassenderen Auslagerung des Personalwesens können Payroll-Spezialisten auch die Anstellung neuer Mitarbeitenden (inkl. Stellenangebote und Rekrutierung) sowie die Erstellung von Kündigungsschreiben, Arbeitszeugnissen und Arbeitsverträge oder die Führung von Mitarbeitergesprächen übernehmen.


Lohnadministration

Eine externe Lohnadministration verwaltet für Sie die Personaldaten in Bezug auf Löhne, erstellt Lohnabrechnungen und -ausweise und veranlasst die Lohnauszahlungen. Auch die Administration der Sozialversicherungen, deren Jahresendverarbeitung sowie das Erstellen von Lohnauswertungen können Sie einem Payroll-Spezialisten überlassen. Das Outsourcing der Lohnabrechnung spart dadurch viel Kosten und Zeit ein. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Seite für Lohnadministration.


Personaladministration

Neben Aufgaben wie der Lohnbuchhaltung und dem Kontakt mit Ämtern deckt eine Personaladministration alle administrativen Aufgaben von der Einstellung bis zum Austritt ab. Dabei können nur Teilprozesse des Personalwesens oder das komplette HR ausgelagert werden, Letzteres ist jedoch seltener der Fall. HR-Outsourcing lohnt sich nicht nur für grosse Firmen, es kann auch für kleine Unternehmen interessant sein, einzelne Bereiche des Personalwesens auszulagern. Die Kosten dafür unterscheiden sich im Einzelfall stark.

Das Outsourcing der Personaladministration erfolgt häufig in mehreren Etappen. Im ersten Schritt wird die Lohnabrechnung und Jahresendverarbeitung extern vergeben. Weitere Dienstleistungen werden von externen Personaldienstleistern häufig in aufbauenden Modulen angeboten.

Phasen der externen Personaladministration

  • Als Erstes wird oft die Lohnabrechnung inkl. der Jahresendverarbeitung an einen externen Payroll-Spezialisten abgegeben.
  • In einem zweiten Schritt kann zusätzlich die Kommunikation mit Versicherungen, der Pensionskasse und verschiedenen Ämter ausgelagert werden.
  • Die dritte Phase der Personaladministration beinhaltet die Rekrutierung des Personals oder das Erstellen der Arbeitszeugnisse.
  • In der letzten Phase werden zusätzliche Dienstleistungen wie Outplacement, betriebliches Gesundheitsmanagement oder Weiterbildungen durch den externen Personaldienstleister übernommen.

Da viele Anbieter für Personaladministration auch über die Kompetenzen eines Treuhänders verfügen, können zudem Aufgaben wie Finanzbuchhaltung, Steuern, Revision oder Liegenschaftsverwaltung ausgelagert werden.


Payroll vs. Payrolling

​Möchte ein Unternehmen nicht nur die Lohnbuchhaltung auslagern (Payroll), sondern auch den Arbeitsvertrag und die restlichen Formalitäten, dann ist Payrolling die geeignete Lösung. Payrolling bedeutet, dass eine Person nicht in der eigenen Firma, sondern über eine Drittfirma eingestellt wird, die sich auf Payrolling spezialisiert hat.


Payroll Software & IT Schnittstellen

Als Alternative zum Payroll-Outsourcing können Payroll-Prozesse auch mittels einer geeigneten HR Softwarevereinfacht werden. Das Payroll wird damit nach wie vor selbst gemacht, es wird jedoch Zeit und damit Personalressourcen und Kosten eingespart. Mit IT-Schnittstellen kann die Übermittlung dieser Daten noch vereinfacht werden. Beispielsweise können Daten des Zeiterfassungssystems direkt in die HR-Software eingelesen oder die monatlichen Lohnabrechnungen direkt im Buchhaltungssystem eingetragen werden. Viele Systeme verfügen bereits über Standard-Schnittstellen. Klären Sie jedoch im Vorfeld die Möglichkeiten mit Ihrem HR-Outsourcing Anbieter ab.


Webbasiertes Payroll oder E-Payroll

Seit längerer Zeit ermöglichen viele Payroll-Service-Anbieter die webbasierte Lohnabrechnung, auch E-Payroll genannt. Die Vorteile der internetbasierten Lohnbuchhaltung ist die Datenaktualität und die Möglichkeit, jederzeit auf die Daten zuzugreifen, um so Aufgaben einfach aufzuteilen und die Kontrolle zu behalten. Für neugegründete Unternehmen und Kleinbetriebe ist das webbasierte Payroll-Outsourcing eine der kostengünstigsten Varianten der Lohnabrechnung.


Payroll Service für Freelancer

Als Freelancer haben Sie die Möglichkeit Ihre Lohnabrechnung, das Vertragsmanagement sowie die Regelung der Sozialversicherungen an einen Payroll-Anbieter abzugeben. Dies erlaubt den uneingeschränkten Wechsel zwischen Auftraggebern, ohne eine eigene Firma gründen zu müssen.


Gryps – Die unabhängigen KMU-Experten für Payroll

Seit über 10 Jahren setzen wir uns täglich und persönlich dafür ein, für KMU den Beschaffungs- und Evaluierungsprozess zu vereinfachen und die passenden Payroll-Anbieter zu finden. Durch den permanenten Austausch mit Kaufinteressenten und Versicherern kennen wir den Markt für Payroll-Services und bauen dieses Markt-Know-how stetig aus. Unser Ziel ist es, den Vergleich von Payroll-Dienstleistenden für Sie so einfach wie möglich zu gestalten. Geben Sie uns Ihre Kriterien via Fragebogen an und wir finden für Sie bis zu drei passende Payroll-Spezialisten.

KMU-Support: +41 55 211 05 30 oder support[at]gryps.ch

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