Zeiterfassungssystem für Unternehmen

Zeiterfassungssysteme vergleichen

Ein Zeiterfassungssystem erfasst Arbeitszeit, Pausen, Überzeit und Absenzen der Mitarbeitenden am Terminal, per App oder im Browser und liefert Saldi direkt an die Lohnabrechnung. Weil sich Arbeitszeiterfassungssysteme bei Erfassungsart, Funktionsumfang, Schnittstellen und Preis stark unterscheiden, lohnt sich ein Vergleich. Über den kostenlosen Beschaffungsservice von Gryps erhalten Unternehmen mit einer einzigen Anfrage unverbindlich Angebote von bis zu drei passenden Anbietern in der Schweiz. Füllen Sie dazu den Fragebogen aus.

Hier erfahren Sie zudem mehr über die verschiedenen Arten der Zeiterfassung, deren Funktionen und Kosten.

Welche Arten von Zeiterfassungs­systemen gibt es?

Arbeitszeiterfassungssysteme (auch Zeiterfassungssoftware oder Zeiterfassungsprogramme) unterscheiden sich vor allem darin, wo die Mitarbeitenden ihre Zeit erfassen: am Terminal im Betrieb, per App unterwegs oder im Browser am Arbeitsplatz. Viele Unternehmen kombinieren mehrere Erfassungsarten, etwa ein Terminal für Werkstatt oder Praxis und eine App für Aussendienst und Homeoffice, die beide in dieselbe Software schreiben.

Online-Zeiterfassung für Büro und Homeoffice

Bei der Online-Zeiterfassung stempeln Mitarbeitende am PC oder Laptop im Browser ein und aus, im Büro ebenso wie im Homeoffice. Die meisten Online-Lösungen sind Cloud-Software im Abo und lassen sich mit der App desselben Anbieters kombinieren. Die Online-Zeiterfassung eignet sich für Büros, Treuhand- und Dienstleistungsbetriebe, in denen alle am Computer arbeiten.

Arbeitszeiterfassung für Teams vor Ort

Bei der Zeiterfassung am Terminal, der digitalen Form der klassischen Stempeluhr, stempeln Mitarbeitende beim Kommen und Gehen an einem Gerät im Eingangsbereich ein und aus. Das erspart das Einloggen am PC, und das Terminal lässt sich mit einer Zutrittskontrolle koppeln. Als Terminal dient ein Wandgerät oder ein vorhandenes Tablet. Die Zeiterfassung am Terminal kann via Badge, Schlüssel-Chip oder biometrisch erfolgen. Diese Erfassungsart eignet sich für Betriebe, in denen die meisten Mitarbeitenden vor Ort arbeiten, etwa in Produktion, Gastronomie, Werkstatt oder Arztpraxis.

Zeiterfassung für Teams unterwegs

Bei der mobilen Zeiterfassung  starten und stoppen Mitarbeitende ihre Arbeitszeit auf dem Smartphone, per App oder im Browser, und ordnen sie direkt einem Auftrag oder Einsatzort zu. Die Zeiten landen in derselben Software wie die Erfassung im Betrieb und stehen der Lohnabrechnung sofort zur Verfügung. Dieses Zeiterfassungssystem eignet sich für Teams auf Baustellen, beim Kunden, in der Spitex oder im Aussendienst, die ohne Stundenzettel auskommen wollen.

Funktionen von Zeiterfassungssoftware

Eine Zeiterfassung für Firmen deckt in der Grundversion in der Regel Arbeitszeit, Absenzen und Saldi ab. Dienstplanung, Projektzeiterfassung oder Spesenmanagement verrechnen viele Anbieter dagegen als Zusatzmodule.

Grundfunktionen

Diese Funktionen gehören bei den meisten Anbietern zum Grundpaket:

• Arbeitszeit und Pausen: Beginn, Ende und Pausen werden minutengenau erfasst. Feste Pausen zieht das System auf Wunsch automatisch ab.
• Ferien und Absenzen: Ferienanträge, Krankheit, Weiterbildung und Kompensation laufen digital über Antrag und Genehmigung, und Mitarbeitende sehen ihr Ferienguthaben jederzeit.
• Überzeit, Überstunden und Gleitzeitsaldo: Das Zeiterfassungssystem berechnet Saldi nach Pensum und Arbeitszeitmodell, auch für Teilzeit und Stundenlohn, und warnt, bevor Höchstarbeitszeiten überschritten werden.
• Freigabe und Kontrolle: Vorgesetzte prüfen und visieren die Monatszeiten, abgeschlossene Perioden lassen sich sperren.
• Auswertungen und Lohnexport: Monatsauswertungen zu Saldi und Absenzen gehen als Export an die Lohnbuchhaltung und bleiben die gesetzlich vorgeschriebenen fünf Jahre abrufbar.

Zusatzfunktionen

Diese Funktionen sind je nach Anbieter enthalten, als Zusatzmodul buchbar oder gar nicht erhältlich:

• Projekt- und Auftragszeiterfassung : Mitarbeitende buchen Stunden auf Projekte, Aufträge oder Kunden. Das ist die Grundlage für Rapporte, Leistungserfassung und Rechnungen, etwa in Agenturen, Treuhand- und Handwerksbetrieben.
• Zutrittskontrolle: Derselbe Badge öffnet Türen und erfasst die Arbeitszeit. Das setzt kompatible Terminals und Türleser voraus. Auf unserer Seite zum Thema erfahren Sie mehr über Zutrittskontrollsysteme .
• Schicht- und Dienstplanung: Dienstpläne entstehen im selben System wie die Zeiterfassung. Mitarbeitende sehen ihre Schichten in der App und tauschen sie dort. Für Gastronomie, Pflege und Detailhandel ist das oft wichtiger als die Zeiterfassung selbst.
• Spesenmanagement: Mitarbeitende fotografieren Belege per App, Vorgesetzte genehmigen sie, und die Spesen fliessen mit der Arbeitszeit in die Lohnabrechnung. Das lohnt sich bei Aussendienst und vielen Kundeneinsätzen.
• Schnittstellen: Eine direkte Anbindung an Lohnbuchhaltung, ERP-System oder Branchensoftware ersetzt den manuellen Export, kostet aber oft separat.

Umfassende Zeiterfassungssysteme verbinden diese Funktionen zusätzlich mit Personaleinsatzplanung und HR-Software . Geben Sie für den Offertenvergleich Ihre gewünschten Zusatzfunktionen im Fragebogen an, um passende Angebote zu erhalten.

 So wählen Sie die passende Zeiterfassungssoftware

Die passende Zeiterfassungssoftware ergibt sich aus drei Grundentscheiden: wo die Mitarbeitenden ihre Zeit erfassen, welche Zusatzfunktionen und Schnittstellen nötig sind und ob die Software in der Cloud oder auf dem eigenen Server laufen soll. Ist das geklärt, entscheiden meist diese Kriterien über das passende Angebot:

• Lizenzmodell: Die Anbieter rechnen unterschiedlich ab, etwa pro erfassender Person, mit einer Grundgebühr plus Betrag pro Person oder in Paketen nach Teamgrösse. Vergleichen Sie deshalb den Gesamtpreis für Ihre Mitarbeiterzahl und prüfen Sie, wie er sich bei Wachstum oder zusätzlichen Standorten entwickelt.
• Arbeitszeitmodelle und GAV: Teilzeit, Gleitzeit, Schichtbetrieb und Vorgaben aus dem Gesamtarbeitsvertrag, etwa dem L-GAV im Gastgewerbe, muss das System korrekt abbilden.
• Bedienung: Eine einfache, benutzerfreundliche App und klare Freigaben sorgen dafür, dass das Team das System nach der Einführung auch tatsächlich im Alltag nutzt.
• Datenschutz und Hosting: Serverstandort in der Schweiz oder der EU, Zugriffsrechte und der Umgang mit biometrischen Daten und Standortdaten.
• Einführung und Support: Datenübernahme aus Excel oder dem Altsystem, Schulung und ein Ansprechpartner in Ihrer Sprache.

Über den kostenlosen Beschaffungsservice von Gryps erhalten Unternehmen mit einer einzigen Anfrage unverbindlich bis zu drei Angebote von passenden Schweizer Anbietern für Zeiterfassungssysteme. Füllen Sie dazu den Fragebogen aus.

Cloud- oder Inhouse-Lösung?

Eine Cloud-Lösung für die Zeiterfassung läuft auf den Servern des Anbieters und wird im Abo pro Mitarbeitende abgerechnet, eine Inhouse-Lösung (on-premise) wird einmalig gekauft und auf dem eigenen Server betrieben. Inhouse-Lösungen bieten nur noch wenige Anbieter an.

Kosten

Die Kosten für ein Zeiterfassungssystem hängen von der Betriebsart und dem Lizenzmodell ab. So kostet eine Cloud-Zeiterfassungslösung für 40 Mitarbeitende zwischen 700 und 2'000 Franken pro Jahr. Für zwei Terminals fallen im Schnitt 2'200 Franken an. Hinzu kommen einmalige Setup-Kosten, die im Schnitt bei 2'100 Franken liegen. Die Kostenangaben basieren auf einer Umfrage unter den Anbietern aus dem Schweizer Partner-Netzwerk von Gryps. Mehr Informationen zu den Kosten von Zeiterfassungssystemen inklusive mehr Preisbeispielen finden Sie auf unserer Kostenseite.

Weil die Preise von Zeiterfassungssystemen je nach Anbieter stark variieren, lohnt sich ein Vergleich mehrerer Angebote. Nutzen Sie dazu den kostenlosen Offertenvergleich von Gryps.

Zeiterfassungssysteme für Ihre Branche

Weil das Arbeitsgesetz und dessen Verordnung (Art. 46 ArG i. V. m. Art. 73 ArGV 1) die Dokumentation der Arbeits- und Ruhezeiten verbindlich vorschreiben, brauchen Betriebe ein System, das Arbeits-, Pausen- und Überzeiten gesetzeskonform erfasst. Welche Lösung passt, hängt vom Arbeitsalltag ab.

In Gastronomie, Hotellerie und Detailhandel steht oft die Planung im Vordergrund. Ein Terminal oder Tablet beim Personaleingang erfasst die Zeit, und die Dienstplanung nach Bereichen wie Küche und Service oder nach Filialen läuft im selben System. Gastronomiebetriebe müssen zusätzlich darauf achten, dass Saldi gemäss L-GAV berechnet werden. Filialbetriebe brauchen eine zentrale Verwaltung mehrerer Standorte und Modelle für Teilzeit und Aushilfen. Für Schichtbetriebe lohnt sich ein Zeiterfassungssystem mit Personaleinsatzplanung, um Unter- und Überbesetzungen zu vermeiden.

In Industrie und Produktion stempeln die Mitarbeitenden mit Badge oder Fingerprint am Terminal, das oft mit Zutrittskontrolle und Betriebsdatenerfassung gekoppelt ist. Entscheidend sind hier Schichtmodelle und die korrekte Berechnung von Zuschlägen.

Bau, Handwerk, Reinigung und Facility-Services erfassen die Zeit dort, wo die Arbeit anfällt: pro Baustelle, Auftrag oder Liegenschaft, meist per App. Dieselben Zeiten dienen als Rapport für Lohn und Rechnung. Eine GPS-Ortung ist dabei nur zulässig, soweit sie für die Arbeit nötig ist und die Mitarbeitenden informiert sind.

Arztpraxen, Pflegeheime und Spitex kombinieren oft ein Zeiterfassungsterminal für das Team vor Ort und eine mobile Erfassung mit Fahr- und Wegzeiten für die ambulante Pflege, dazu Zuschläge für Nacht- und Wochenenddienste.

Büros und Dienstleistende wie Treuhand- oder Beratungsfirmen erfassen im Browser oder per App, im Büro oder im Homeoffice, und brauchen vor allem Gleitzeit und Projektzeiten für die Verrechnung an Kundinnen und Kunden.

Geben Sie uns Ihre Anforderungen an das Zeiterfassungsprogramm im Fragebogen an und wir vernetzen Sie mit bis zu drei passenden Anbietern, deren Angebote Sie kostenlos und unverbindlich vergleichen können.

Zuletzt aktualisiert am: 04.11.2026 von Cheyenne Spycher