Zeiterfassung

Zeiterfassungssysteme Schweiz – Auswahlhilfe

Zeiterfassungssysteme halten die Arbeitszeiten der Mitarbeiter elektronisch fest und schaffen so Überblick und Transparenz. Diese Grundfunktionen gehörten zu einer Zeiterfassung für KMU: 

• Exakte Erfassung der Soll- und Ist-Zeiten aller Mitarbeiter
• Übersicht über Absenzzeiten
• Automatische Berücksichtigung der Ferienzeit und Feiertage
• Erfassung durch Mitarbeiter mittels Badge und Terminal oder Online-Lösungen
• Personalstammdatenverwaltung

In der Schweiz besteht der Markt für Zeiterfassungssysteme aus vielen Swiss Made Produkten, die von kleinen und mittleren Systemhäusern entwickelt werden, aber auch aus Produkten aus dem Ausland, welche Schweizer Firmen vertreiben und supporten. Systeme zur Zeiterfassung können als Einzellösung bezogen werden und mit Systemen wie z.B. der Zutrittskontrolle gekoppelt sein, sie sind aber auch als Komponente einer Gesamtlösung, z.B. im ERP System, erhältlich. 
 

Zeiterfassung mit Zusatzoptionen

Neben der Zeiterfassung sind nach Bedarf auch zusätzliche Komponenten erhältlich. Sie können oft auch in ERP-Systeme wie Abacus oder SAP integriert werden:

• Auftrags- und Projektzeiterfassung
• Betriebs- und Maschinendatenerfassung BDE
• Personaleinsatz und Auftragsplanung
• Zutrittskontrolle und Hausleitsysteme (stationäre oder mobile Erfassung)
   

Beachten Sie auch die von GRYPS im Auftrag des Swiss IT Magazine erstellte Marktübersicht zu Zeiterfassungslösungen.
 

Arbeitszeiterfassung mit Projekterfassung

Mittels Projektzeiterfassung gelingt nicht nur die direkte Zuteilung der verschiedenen Projekte und Aufträge, sondern auch eine übersichtliche Arbeitszeiterfassung. Der Mitarbeitende kann so seine Arbeitsstunden dem jeweiligen Projekt zuordnen und direkt auf seinem mobilen Gerät oder Computer vermerken. Die Integration der Projekterfassung in die Arbeitszeiterfassung hat den Vorteil einer effizienteren Lohn- und Gehaltsabrechnung und vereinfacht automatisierte Prozesse der Abrechnung. 
 

Zeiterfassung Software – lokal, online oder mobil

Lokale Zeiterfassung

• Client-Server-Struktur: Wird lokal auf dem Server des Kunden installiert. Einmalige Lizenzgebühr, in der Regel mit zusätzlichem Wartungsvertrag.

Online Zeiterfassung

• Arbeitnehmer loggt sich persönlich via Kennwort in der Web-Applikation ein. Wird mit monatlichen Lizenzgebühren verrechnet.
• Software as a Service: Erfolgt über einen externen Server. Nutzer muss sich nicht mehr um Installation und Updates kümmern. Wird mit einer monatlichen Miete verrechnet.

Mobile Zeiterfassung

• Arbeitnehmer loggt sich via Smartphone App ein. Wird mit monatlichen Lizenzgebühren verrechnet. 
• NFC-Technologie: Das Mitarbeiter-Smartphone muss in die Nähe eines NFC-Tags gehalten werden und die Zeit wird mittels Scan erfasst.

Elektronische Zeiterfassung vs. Excel 

Exel Vorlagen bieten die Möglichkeit, die Zeiterfassung kostenlos zu lösen. Die Tendenz der Schweizer KMU, immer häufiger auf die flexible Einteilung der Arbeitszeit zu setzen, erschwert aber die kostenlose Arbeitszeiterfassung via Excel imens. Fehlstunden oder Überstunden können mit Excel nur begrenz überprüft werden. Die Excel Zeiterfassung bietet weder für Mitarbeiter noch für Arbeitgeber Vorteile, schon gar nicht preisliche. Im Gegenteil: Die Zeitersparnis duch eine Zeiterfassungssoftware reduziert die administrativen Kosten massiv. 

Eine elektronische Zeiterfassung eignet sich durch die kostengünstige und einfache Bedienung für Kleinbetriebe und für grössere KMU. Die Software überprüft die Eingaben und macht auf Verletzungen in Bezug auf die Arbeitszeit oder das Vergessen von Ein- und Ausbuchen aufmerksam. Mittels Schnittstellen können die Daten nahtlos an bestehende Systeme zur weiteren Bearbeitung übertragen oder exportiert werden. Im Vergleich zur Zeiterfassung via Excel Lösungen bietet die elektronische Zeiterfassung also vor allem diese Vorteile: 

• Genaue und automatische Überprüfung der gesetzlichen, betrieblichen und individuellen Vorgaben
• Direkte Datenübertragung in bestehende Systeme wie Abacus oder SAP möglich
• Reduziert administrativen Aufwand und Personalkosten
• Ermöglicht das Erfassen von Projektzeiten
• Einfaches Erfassen der Arbeitsstunden via Handy App, Terminal oder online
   

FAQ: Häufige Fragen zur Zeiterfassung und über Zeiterfassungssysteme
 

Wieso soll mein Unternehmen auf ein professionelles Zeiterfassungssystem umsteigen? Bis anhin haben wir die Arbeitszeit in einem Excel-File eingetragen.
Durch ein professionelles Zeiterfassungsystem wird die Handhabung vereinfacht: Das Eintragen funktioniert schneller, es gibt weniger Betrugsmöglichkeiten und die Projektzeiterfassung bietet Unterstützung beim Projektmanagement. Speziell Unternehmen mit Schichtarbeitern profitieren, da das Erfassen des Nacht- oder Wochenendzuschlags automatisiert abläuft.

Wie lässt sich eine Zeiterfassungslösung am effizientesten in den Arbeitsprozess eingliedern?
Zusatzmodule wie bspw. die Kostenstellenerfassung oder Personaleinsatzplanung tragen zur Optimierung der Arbeitsauslastung bei und ermöglichen eine Schnittstelle zum ERP-System. Kombinieren lässt sich das Zeiterfassungssystem z.B. auch mit einer Zutrittskontrolle, sodass auch die Sicherheit in Ihrem Unternehmen nicht zu kurz kommt.

Viele Mitarbeiter sind häufig an externen Kundenterminen oder auf Baustellen unterwegs. Welches System zur Zeiterfassung ist da am besten geeignet?
Die Arbeitszeit über das Handy zu erfassen, ist hierfür ideal. Zeiterfassungs-Hersteller bieten oft praktische Apps, sodass die Erfassung blitzschnell erledigt ist. Solche Systeme lassen sich meist mit Terminals oder online Zeiterfassung kombinieren, welche für Mitarbeiter mit festem Arbeitsplatz besser zu handhaben sind.

Die Personalabteilung möchte keinen Mehraufwand, wenn ein Mitarbeiter vergisst, den Badge mitzunehmen. Es wird viel Wert auf Sicherheit gelegt. Was ist die passende Zeiterfassungslösung?
Biometrische Zeiterfassungsterminals lösen dieses Problem. Solche Systeme funktionieren mit Fingerabdruck, Gesichtserkennung, Retina- oder Iris-Scan.

Wer darf in der Schweiz auf die Erfassung der Arbeitszeit verzichten?
Es gibt wenige Ausnahmen, welche Arbeitnehmer in der Schweiz von der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung befreien. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn das Bruttojahreseinkommen mehr als 120’000.- CHF beträgt. Mehr zu den gesetzlichen Bestimmungen >

Macht es trotzdem Sinn, die Arbeitszeit zu erfassen, wenn man von der Pflicht befreit ist?
Ja! Die Zeiterfassung schafft ein Bewusstsein, wie viel Arbeitszeit für das jeweilige Projekt investiert wurde. Hilfreich ist das, um beispielsweise Hinweise auf eine kritische Personalauslastung frühzeitig zu erkennen. Die Zeiterfassung kann auch Teil der Personalsoftware sein. 

Welche Entscheidungsfragen gehören ins Lastenheft?
Abklären des Beschaffungsbedarfs:

• Welche Daten müssen zwingend erfasst werden? Geht es ausschliesslich um die Arbeits- und Projektzeiterfassung oder auch um weitere Daten wie z.B. die Kostenstellenerfassung?
• Welche Erkenntnisse möchten Sie durch die Zeiterfassung erhalten? Benötigen Sie z.B. eine Schnittstelle zu einem ERP-System, um Rückschlüsse zu ziehen?
• Wie sieht Ihr Kostenrahmen für die Implementierung und Pflege der Zeiterfassung aus?

Ermittlung des passenden Zeiterfassungssystems:

• Welche Geräte sollen für die Zeiterfassung eingesetzt werden?
• Wie hoch darf der Aufwand für die Zeiterfassung maximal sein?
• Wie genau müssen die abgebildeten Zeitintervalle sein?
• Muss eine Ortung und Aufgabenerfassung in der Anwendung integriert sein?
• Werden Schnittstellen zu anderen Programmen benötigt?

Wie teuer ist ein Zeiterfassungssystem? Wie sehen die Kostenmodelle aus?
Die Preise für Zeiterfassungssysteme sind stark abhängig von den benötigten Funktionen und der Anzahl Mitarbeiter. Gängig sind zwei verschiedene Lizenzmodelle: Die einmalige Lizenzgebühr mit optionalem Wartungsvertrag und die gehostete Variante. Erstere kommt bei Client-/Server-basierter Zeiterfassungssoftware zum Einsatz. Bei der gehosteten Variante (SaaS) erfolgt die Nutzungslizenz jährlich und meist mit einer einmaligen Setup-Gebühr. Weiter Informationen finden Sie auf unserer Kostenseite.

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