Zeiterfassung

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Zeiterfassung Schweiz – Auswahlhilfe

In der Schweiz sind Unternehmen zur Zeiterfassung verpflichtet. Ein modernes Zeiterfassungssystem für KMU bietet dafür eine transparente und effiziente Lösung. Zeiterfassungssysteme sind in verschiedenen Kategorien erhältlich:

Unabhängig , einfach und kostenlos.

So funktioniert Gryps

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Zeiterfassungssysteme – Auswahlhilfe

Zeiterfassungssysteme halten die Arbeitszeiten der Mitarbeiter elektronisch fest und schaffen so Überblick und Transparenz. Folgende Grundfunktionen gehörten zu einer Zeiterfassung für KMU

  • Exakte Erfassung der Soll- und Ist-Zeiten aller Mitarbeiter
  • Übersicht über Absenzzeiten
  • Automatische Berücksichtigung der Ferienzeit und Feiertage
  • Erfassung durch Mitarbeiter mittels Badge und Terminal oder Online-Lösungen
  • Personalstammdatenverwaltung

In der Schweiz besteht der Markt für Zeiterfassungssysteme aus vielen Swiss Made Produkten, die von kleinen und mittleren Systemhäusern entwickelt werden, aber auch aus Produkten aus dem Ausland, welche Schweizer Firmen vertreiben und supporten. Systeme zur Zeiterfassung können als Einzellösung bezogen werden und mit Systemen wie z.B. der Zutrittskontrolle gekoppelt sein, sie sind aber auch als Komponente einer Gesamtlösung, z.B. im ERP System, erhältlich. 
 

Zeiterfassung mit Zusatzoptionen

Neben der Zeiterfassung sind bei Bedarf auch zusätzliche Komponenten erhältlich. Sie können oft auch in ERP-Systeme wie Abacus oder SAP integriert werden:

Beachten Sie die von GRYPS im Auftrag des Swiss IT Magazine erstellte Marktübersicht zu Zeiterfassungslösungen.

Arbeitszeiterfassung mit Projekterfassung

Mittels Projektzeiterfassung gelingt nicht nur die direkte Zuteilung der verschiedenen Projekte und Aufträge, sondern auch eine übersichtliche Arbeitszeiterfassung. Der Mitarbeitende kann so seine Arbeitsstunden dem jeweiligen Projekt zuordnen und direkt auf seinem mobilen Gerät oder Computer vermerken. Die Integration der Projekterfassung in die Arbeitszeiterfassung hat den Vorteil einer effizienteren Lohn- und Gehaltsabrechnung und vereinfacht automatisierte Prozesse der Abrechnung. 
 

Zeiterfassung Software – lokal, online oder mobil

Art der Zeiterfassung Beschreibung
Lokale Zeiterfassung Client-Server-Struktur: Wird lokal auf dem Server des Kunden installiert. Einmalige Lizenzgebühr, in der Regel mit zusätzlichem Wartungsvertrag.
Online Zeiterfassung
  • Arbeitnehmer loggt sich persönlich via Kennwort in der Web-Applikation ein. Wird mit monatlichen Lizenzgebühren verrechnet.
  • Software as a Service: Erfolgt über einen externen Server. Nutzer muss sich nicht mehr um Installation und Updates kümmern. Wird mit einer monatlichen Miete verrechnet.
Mobile Zeiterfassung
  • Arbeitnehmer loggt sich via Smartphone-Applikation ein. Wird mit monatlichen Lizenzgebühren verrechnet. 
  • NFC-Technologie: Das Mitarbeiter-Smartphone muss in die Nähe eines NFC-Tags gehalten werden und die Zeit wird mittels Scan erfasst.


Elektronische Zeiterfassung vs. Excel

Das Modell der flexiblen Einteilung von Arbeitszeiten ist in immer mehr Schweizer KMUs vorzufinden. Allerdings lässt sich die Vielzahl an individuellen Arbeitsmodellen nur schwer mit einer Arbeitszeiterfassung via Excel verwalten. Zudem können Fehlzeiten oder Überstunden nur begrenzt im Excel überprüft werden.

Eine elektronische Zeiterfassung eignet sich durch die kostengünstige und einfache Bedienung insbesondere für KMUs. Die Software überprüft die Eingaben und macht auf Verletzungen in Bezug auf die Arbeitszeit oder das Vergessen von Ein- und Ausbuchen aufmerksam. Mittels Schnittstellen können die Daten nahtlos an bestehende Systeme zur weiteren Bearbeitung übertragen oder exportiert werden. 

  Elektronische Zeiterfassung Arbeitszeiterfassung via Excel
Vorteile
  • Genaue und automatische Überprüfung der gesetzlichen, betrieblichen und individuellen Vorgaben
  • Direkte Datenübertragung in bestehende Systeme wie Abacus oder SAP möglich
  • Reduziert administrativen Aufwand und Personalkosten
  • Ermöglicht Projektzeiterfassung
  • Download von kostenlosen Vorlagen möglich
Nachteile
  • Kosten von Installation und Wartung
  • Ungenaue und fehleranfällige Zeiterfassung
  • Hohe Administrationsaufwände, die Mehrkosten mit sich ziehen können
  • Überprüfung und Kontrolle der korrekten Arbeitszeiterfassung durch Mitarbeiter nur bedingt möglich

 

Offertenbeispiele für Zeiterfassungssysteme

Branche Anforderungen
Immobilien, 20 Mitarbeiter

Eine AG im Immobilienbereich benötigt eine Zeiterfassung Software. Bis anhin hat man die Zeiten per Excel erfasst. Man wünscht nun:

  • eine Online Zeiterfassung kombiniert mit einer mobilen Zeiterfassung
  • Überstundenmanagement (dass MA z.B. eine Anfrage betreffend Überstunden machen können zur Genehmigung oder eine andere sinnvolle Lösung)

Man möchte zu den Vor- und Nachteilen einer Cloudlösung beraten werden.

Fluggesellschaft, 30 Mitarbeiter

Eine Fluggesellschaft benötigt ein Zeiterfassungssystem. Es handelt sich um eine Erstbeschaffung. Man wünscht:

  • eine Online-Zeiterfassung mit Badge kombiniert
  • An- und Abwesenheiten, Krankheitstage und Ferientage erfassen
  • spezielle Arbeitseinsätze erfassen (z.B: Schichtarbeit, Stewardessen welche für 6 Stunden im Monat zusätzlich zum Lufteinsatz ins Büro kommen)

Man plant in einem zweiten Schritt auch eine Zutrittskontrolle mit Badge einzuführen.

Medienberichte über Gryps:

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