Drucker-Systeme für Unternehmen

Alles, was Sie über Drucker wissen müssen

Suchen Sie leistungsstarke Drucker für Ihr KMU? Mit Gryps erhalten Sie kostenlos und unverbindlich Offerten. Füllen Sie dazu einfach unseren Fragebogen aus.

Hier erfahren Sie zudem alles über die verschiedenen Druckermodelle, das passende Zubehör und die Preise.

Expertentipps für die Beschaffung Ihres Druckers

Möchten Sie einen Drucker für Ihr Büro kaufen, einen Bürodrucker für Ihr Kleinunternehmen mieten oder leasen, helfen Ihnen diese Fragen bei der Suche nach dem passenden Gerät:

• Wie viele Seiten drucken Sie im Monat? Einige Drucker haben integrierte Zähler, an denen Sie das bisherige Druckvolumen einfach ablesen können.
• Welche Papierformate benötigen Sie?
• Wie hoch soll die Druckgeschwindigkeit sein?
• Wie viele A4- und A3-Schubladen benötigen Sie? Wünschen Sie für A3 einen Einzelblatteinzug? 
• Möchten Sie nur Rechnungen und PDF-Dateien oder auch Flyer und Broschüren ausdrucken? Fragen Sie bei Flyer und Broschüren nach einem Qualitätsdrucker, diese sind preislich viel teurer.
• Benötigen Sie nebst den Standardfunktionen (Drucken, Scannen, Kopieren) zusätzliche Funktionen wie Lochen, Heften, Sortieren oder Duplex-Scan?
• Wie ist das Verhältnis von Schwarz/Weiss-Kopien zu Farbkopien?
• Möchten Sie den Bürodrucker kaufen, mieten oder leasen?
• Wünschen Sie einen Servicevertrag?

Kosten eines Bürodruckers

Die Finanzierungs­möglichkeiten von Druckern für Büro und Betrieb sind vielfältig: Sie können den Bürodrucker kaufen, mieten oder leasen. Druckerpreise unterscheiden sich stark, weshalb sich ein Vergleich lohnt.

Die ungefähren Kosten für einen A3-Multifunktionsdrucker, der 20 Seiten pro Minute druckt, liegen bei einem Druckvolumen von 1’500 Kopien pro Monat bei 2'500 bis 3'300 Franken, mit einem Durchschnitt von etwa 3'000 Franken. Die Drucker-Miete liegt im Schnitt bei rund 75 Franken pro Monat.

Auf unserer Kostenseite finden Sie detaillierte Informationen zu den Druckerkosten – damit Sie die Kosten abschätzen können, noch bevor Sie einen Bürodrucker kaufen oder mieten.

Multifunktionsdrucker und mehr: Diese Drucker sind in Unternehmen beliebt

Wer kennt es nicht: Papierstaus, unleserliche Scans, schräg bedruckte Etiketten oder unschön eingescannte Verträge. Viele Drucker machen das Leben anspruchsvoller. Damit Sie von den zahlreichen Vorteilen der modernen Geräte profitieren können, empfiehlt es sich, einen Experten bei der Anschaffung ins Boot zu holen. Was es dabei zu beachten gibt und welche Gerätetypen Sie über unsere Anbieter beschaffen können, erfahren Sie in der grossen Drucker-Übersicht.

Zu den beliebtesten Geräten gehören Multifunktionsdrucker. Sie kombinieren Drucken, Kopieren, Scannen und Faxen und verfügen oft über mehrere Papierschubladen. Sie sind für grosse Büroumgebungen konzipiert und werden häufig als Abteilungsdrucker oder  bezeichnet.  Sie sind in der Regel für hohe Druckvolumen und unterschiedliche Papierformate ausgelegt und bieten erweiterte Funktionen, um komplexe Druckanforderungen zu bewältigen.

Die mittlerweile weitverbreitetste Funktion ist der Duplex-Scan. Der Drucker scannt beide Seiten eines Blattes, ohne das Papier manuell wenden zu müssen. 

Funktionen von Multifunktionsdruckern

• Multifunktionsdrucker verfügen üblicherweise über USB- oder Speicherkarten-Schnittstellen. Dadurch ist es möglich, Dateien direkt vom Speichermedium aus zu drucken.
• Sie verfügen über ein Dokumentenarchiv, was es Ihnen ermöglicht, eine Vielzahl an Dokumenten auf einer internen Festplatte abzulegen und zu durchsuchen.
• Multifunktionsdrucker sind mit unterschiedlichen Schubladen (A4-Schublade, A3-Schublade, A5-Schublade etc.) erhältlich. Zusatzschubladen, etwa speziell für den Druck von Briefumschlägen oder für Spezialpapiere (beispielsweise Fotopapier, Karton, Etiketten), sind ebenfalls möglich.
• Die Drucker können zusätzlich eine Kostenstelle-Verwaltung bieten. Damit können Kopierkosten verwaltet, analysiert und ausgewertet werden.
• Es gibt Drucker mit integriertem Bestandsmanagementsystem. Mit Funktionen wie automatischer Verbrauchsüberwachung, Bestellvorschlägen und Berichterstattung, erleichtert ein solches System die Verbrauchsmaterial-Kontrolle, reduziert Ausfallzeiten und den manuellen Aufwand.

Anzeige

Flottendrucker

Flottendrucker werden zentral verwaltet, oft über eine IT-Abteilung oder eine spezielle Verwaltungssoftware. Dies ermöglicht eine einfache Wartung und Updates.

Einsatzbereiche von Flottendruckern

• Grosse Unternehmen: Wo viele Mitarbeiter auf Drucker zugreifen müssen.
• Bürokomplexe: Mit gemeinsamen Druckressourcen für mehrere Abteilungen.
• Bildungsinstitutionen: Schulen oder Universitäten, die Druckdienste für Studierende und Lehrkräfte anbieten.

Laserdrucker

• Schwarz-Weiss-Laserdrucker sind aufgrund ihrer hohen Druckgeschwindigkeit und geringen Kosten pro Seite beliebt. Sie eignen sich für Textdokumente.
• Farb-Laserdrucker werden verwendet, wenn farbige Ausdrucke notwendig sind, beispielsweise für Präsentationen oder Marketingmaterialien.

Tintenstrahldrucker

• Multifunktions-Tintenstrahldrucker kombinieren Drucken, Scannen, Kopieren und Faxen. Sie sind nützlich in kleineren Büros mit vielfältigen Anforderungen.
• Farb-Tintenstrahldrucker sind ideal für den Druck von Fotos und Grafiken, aber in Büros weniger verbreitet als Laserdrucker.

A3-Drucker

• Ein  druckt Papier im A3- und A4-Format sowie in allen kleineren Formaten.
• Moderne A3-Drucker bieten eine schnelle Druckgeschwindigkeit, eine hohe Druckqualität, mehrere Papierschubladen und Toner oder Patronen mit hohem Fassvermögen.
• Die meisten A3-Drucker verfügen über eine Duplex-Funktion, hier erfolgt ein automatisches beidseitiges Drucken und Scannen im A4- und A3-Format.

Hochleistungsdrucker

• kommen in Werbeagenturen und im gestalterischen Bereich zum Einsatz. Diese Drucker bieten oft erweiterte Papierschächte und Möglichkeiten zur Automatisierung von Druckprozessen.
• Die Druckqualität dieser Geräte ist sehr hoch, wodurch das Drucken von Flyern oder Plänen möglich ist. 
• Hochleistungsdrucker gehören zum hochpreisigen Segment, der Nutzen ist allerdings so umfassend, dass sich die Ausgabe in kurzer Zeit wieder amortisiert.

Industriedrucker

• Diese halten dank ihrer Robustheit den hohen Anforderungen in industriellen Umgebungen stand.
• Sie eignen sich für Unternehmen, die auf ein Gerät mit hoher Druckkapazität angewiesen sind.
• Zu dieser Druckerart gehören unter anderem Etikettendrucker und Barcode-Drucker. Diese kommen beispielsweise im Detailhandel, in der Logistik und im Gesundheitswesen zum Einsatz.

Rollendrucker

• Rollendrucker arbeiten in der Regel mit Rollenpapier und eignen sich für KMU mit hohem Druckvolumen.
• Sie weisen eine hohe Druckgeschwindigkeit auf, die Präzision ist aber geringer als bei anderen Druckern.
• Unternehmen setzen Rollendrucker häufig für die Massenproduktion von Druckerzeugnissen ein, etwa für Verpackungsmaterialien oder Zeitschriften.

Plastikkartendrucker

• Plastikkartendrucker sind für das Bedrucken und Kodieren von Plastikkarten, Kundenkarten, Chipkarten und Ausweisen ausgelegt.
• Es ist möglich, die mit dem Gerät bedruckten Karten mit Zugangskontrollsystemen zu verknüpfen.
• Ihre kompakte Grösse macht sie ideal für kleinere Verkaufsstellen und Büros.
• In Bildungseinrichtungen kommen sie oft zum Einsatz, um Schüler- und Studierendenausweise zu bedrucken.
• Unternehmen aus dem Detailhandel und der Gastronomie setzen sie häufig für das Bedrucken von Kunden- und Geschenkkarten sowie Mitarbeitendenausweisen ein.

Secure Printing: So schützen Sie Ihre Druckdaten

Follow-Me-Drucker und Pull-Printing-Drucker gehören zu den sicheren Drucklösungen, die maximale Datensicherheit und Effizienz bieten. Diese Systeme speichern Druckaufträge zunächst auf einem sicheren Printserver, bevor sie nach einer Authentifizierung – beispielsweise per Badge oder Karte – an einem beliebigen Drucker im Büro gedruckt werden. So schützen Sie vertrauliche Dokumente und minimieren das Risiko, dass Ausdrucke unbeaufsichtigt bleiben. Pull Printing erhöht die Datensicherheit und minimiert das Risiko, dass gedruckte Dokumente vergessen gehen und von anderen Nutzenden entsorgt werden.

Diese sicheren Druckermodelle sind in KMU im Einsatz

Follow-Me-Drucker

Follow-Me-Drucker bieten eine flexible und effiziente Drucklösung für Unternehmen. Sie ermöglichen es den Nutzern, Druckaufträge an einen zentralen Server zu senden, ohne sich auf einen bestimmten Drucker festzulegen. Der Druckjob wird gespeichert und kann an jedem verfügbaren Drucker im Netzwerk abgerufen werden. Dies reduziert Wartezeiten und fördert die Sicherheit, da Dokumente nur gedruckt werden, wenn der Nutzer physisch beim Drucker anwesend ist. Diese Methode optimiert die Nutzung der Druckerressourcen und minimiert den Papierverbrauch durch das Verhindern ungewollter Ausdrucke.

Authentifizierungsdrucker

Authentifizierungsdrucker sind darauf ausgelegt, den Zugang zu Druckfunktionen zu kontrollieren und sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf sensible Dokumente zugreifen können. Diese Drucker erfordern eine Authentifizierung, bevor ein Druckauftrag ausgeführt wird. Die Authentifizierung kann durch verschiedene Methoden erfolgen, wie PIN-Codes, Benutzername-Passwort-Kombinationen oder biometrische Erkennung. Diese Sicherheitsmassnahmen sind besonders wichtig in Umgebungen, in denen der Schutz vertraulicher Informationen von höchster Priorität ist, wie z.B. in der Gesundheitsbranche oder im Finanzwesen.

Card-Release-Drucker

Card-Release-Drucker verwenden physische Karten, wie RFID-Chips oder Smartcards, um Druckaufträge freizugeben. Benutzer senden ihre Druckaufträge an einen Server und gehen dann zu einem beliebigen Drucker, wo sie ihre Karte scannen, um den Druckauftrag abzurufen und zu drucken. Diese Methode erhöht die Sicherheit, da sie sicherstellt, dass nur der Besitzer beziehungsweise die Besitzerin der Karte Zugang zu den Druckaufträgen hat. Ausserdem trägt sie dazu bei, die Vertraulichkeit von Dokumenten zu wahren und die Druckkosten zu kontrollieren, indem unautorisierte oder unnötige Drucke verhindert werden.

Typische Funktionen dieser Drucksysteme

• Zentrale Warteschlange: Druckaufträge werden zentral gesammelt und können an einem beliebigen angeschlossenen Drucker abgerufen werden.
• Sicherheitsauthentifizierung: Autorisierung erfolgt über Badge, PIN, Smartcard oder mobile Geräte.
• Vertraulichkeit: Sicherstellung, dass nur autorisierte Benutzer ihre Dokumente drucken können.
• Kostenkontrolle: Ermöglicht das Tracking und Reporting von Druckaktivitäten zur Kostenreduzierung.

Anschlussmöglichkeiten für Drucker

Für den Anschluss Ihres Druckers stehen verschiedene Optionen zur Verfügung: LAN, WLAN und USB.

LAN bietet die stabilste und schnellste Verbindung für mehrere Nutzende, erfordert jedoch eine fixe Verkabelung. WLAN ermöglicht den mobilen Zugriff aus verschiedenen Bürobereichen, ist aber anfälliger für Störungen. Der USB-Anschluss ist kostengünstig und einfach einzurichten. Da die Reichweite aber begrenzt ist, eignet sie sich vor allem für Einzelnutzende.

Fernzugriff und Fernwartung

Mit der richtigen Software können Sie von überall aus auf Ihren Bürodrucker zugreifen. Das Drucken und die Wartung des Geräts sind unabhängig vom Standort der Mitarbeitenden möglich. Voraussetzung ist eine spezielle Software sowie eine stabile Internetverbindung. Fragen Sie den Anbieter Ihrer Wahl, wenn Sie an dieser Option interessiert sind.

Der Fernzugriff und die Fernwartung sind zwar praktische Funktionen, bringen aber auch erhöhte Sicherheitsrisiken.

Drucker-Zubehör

Denken Sie bei der Drucker-Beschaffung daran, dass Sie je nach Anforderungen entsprechendes Zubehör benötigen:

• Toner oder Tintenpatronen sind zwingend erforderlich, um drucken zu können und müssen regelmässig ersetzt werden.
• Die Schubladen müssen regelmässig mit Papier im benötigten Format nachgefüllt werden. Je nach Anforderungen und Einsatzbereich kann das Spezialpapier wie Fotopapier oder beschichtetes Papier sein.
• Drucken Sie in verschiedenen Formaten oder in grossen Mengen, sind zusätzliche Papierkassetten notwendig.
• Standfüsse sorgen für eine bessere Ergonomie und bieten zudem oft Stauraum für Tintenpatronen, Papier und anderes Drucker-Zubehör.
• Für die Netzwerkanbindung ist entsprechendes Zubehör wie drahtlose Adapter oder Ethernet-Switches erforderlich.
• Besonders für Tintenstrahldrucker eignen sich Druckkopfreiniger, um verstopfte Drüsen zu vermeiden.
• Weiter fallen nach einer gewissen Zeit Kosten für Ersatzteile an. Bei Laserdruckern ist das etwa bei der Bildtrommel der Fall. Diese überträgt den Toner auf das Papier. Ist sie abgenutzt, kann dies zu Flecken oder blassen Drucken führen. Die meisten Drucker zeigen eine Warnung an, wenn Sie die Bildtrommel ersetzen müssen.