Drucker für KMU

Wie bereitet man sich vor dem Kauf eines Bürodruckers vor?

Möchten Sie einen Drucker für Ihr Büro kaufen, einen Bürodrucker für Ihr Kleinunternehmen mieten oder leasen, helfen Ihnen diese Fragen bei der Suche nach dem passenden Gerät:

• Wie viele Seiten drucken Sie im Monat? Einige Drucker haben integrierte Zähler, an denen Sie das bisherige Druckvolumen einfach ablesen können.
• Welche Papierformate benötigen Sie?
• Wie hoch soll die Druckgeschwindigkeit sein?
• Wie viele A4- und A3-Schubladen benötigen Sie? Wünschen Sie für A3 einen Einzelblatteinzug? 
• Möchten Sie nur Rechnungen und PDF-Dateien oder eher Flyer und Broschüren ausdrucken? Fragen Sie bei Flyer und Broschüren nach einem Qualitätsdrucker, diese sind preislich viel teurer. 
• Benötigen Sie nebst den Standardfunktionen (Drucken, Scannen, Kopieren) zusätzliche Funktionen wie Lochen, Heften, Sortieren, Duplex-Scan etc.?
• Wie ist das Verhältnis von Schwarz/Weiss-Kopien zu Farbkopien?
• Möchten Sie den Bürodrucker kaufen, mieten oder leasen?
• Wünschen Sie einen Servicevertrag?

Mit welchen Kosten muss man für einen Drucker rechnen?

Die Finanzierungs­möglichkeiten von Druckern für Büro und Betrieb sind vielfältig – Sie können den Bürodrucker kaufen, mieten oder leasen. Drucker-Preise unterscheiden sich stark, weshalb sich ein Vergleich lohnt:

Die ungefähren Kosten für einen A3-Multifunktionsdrucker, der 20 Seiten pro Minute druckt, liegen bei einem Druckvolumen von 1’500 Kopien pro Monat bei ca. CHF 2'500 bis CHF 3'300, mit einem Durchschnitt von ca. CHF 3'000. Die Drucker-Miete liegt im Schnitt bei ca. CHF 75 pro Monat.

Weitere Informationen zu den Drucker-Kosten erhalten Sie in unserem ausführlichen Kostenplaner.

Welche Druckerarten gibt es?

Die Palette der Drucker reicht vom einfachen Tischdrucker bis zum professionellen Multi­funktionsdrucker im Hochleistungsbereich mit vielen Funktionen und einer hohen Druck­geschwindigkeit. Hier die gängigsten Druckerarten für den Business-Bereich:

A3-Drucker

• Ein A3-Drucker druckt Papier im A3- und A4-Format sowie in allen kleineren Formaten.
• Moderne A3-Drucker bieten eine schnelle Druckgeschwindigkeit, eine hohe Druckqualität, mehrere Papierschubladen und Toner oder Patronen mit hohem Fassvermögen.
• Die meisten A3-Drucker verfügen über eine Duplex-Funktion, hier erfolgt ein automatisches beidseitiges Drucken und Scannen im A4- und A3-Format.

Multifunktionsdrucker (MFP)

• Ein Multifunktionsdrucker vereint verschiedenste Funktionen in einem einzigen Gerät und ist sowohl als Tintenstrahldrucker als auch mit Lasertechnologie erhältlich.
• Die mittlerweile weitverbreitete Funktion ist der Duplex-Scan. Der Drucker scannt beide Seiten eines Blattes, ohne das Papier manuell wenden zu müssen. 
• Drucken, scannen, kopieren und faxen können heute praktisch alle Drucker. Multifunktionsdrucker bieten zusätzlich auch Finishing-Funktionen und können die gedruckten Dokumente beispielsweise heften, lochen, stapeln oder falten.
• Multifunktionsdrucker verfügen üblicherweise über USB- oder Speicherkarten-Schnittstellen. Dadurch ist es möglich, Dateien direkt vom Speichermedium aus zu drucken.

Hochleistungsdrucker 

• Hochleistungsdruckerwerden vor allem in Werbeagenturen und im gestalterischen Bereich eingesetzt.
• Die Druckqualität dieser Geräte ist sehr hoch, wodurch das Drucken von Flyern oder Plänen möglich ist. 
• Hochleistungsdrucker gehören zum hochpreisigen Segment, der Nutzen ist allerdings so umfassend, dass sich die Ausgabe in kurzer Zeit wieder amortisiert.

Tischdrucker

• Vor allem kleine Firmen und neu gegründete Unternehmen sind meist mit einem einfachen Tisch­drucker zufrieden.
• Druckqualität, Druckgeschwindigkeit und Funktionen sind auf das Nötigste reduziert, dafür sind die Anschaffungskosten tief. 
• Die Lebensdauer dieser Geräte fällt oft etwas kürzer aus als die eines professionellen Druckers.

Welche Zusatzfunktionen gibt es für Multifunktionsdrucker für das Büro?

Multifunktionsdrucker für das Büro verfügen neben den Grundfunktionen – Drucken, Kopieren, Scannen, Faxen – über diese Zusatzfunktionen:

• Duplex-Scan: Automatisches, beidseitiges Scannen
• Integrierter Finisher: Heften, Falten, Lochen, Sortieren
• Dokumentenarchiv: Vielzahl an Dokumenten auf einer internen Festplatte ablegen und durchsuchen
• Kostenstelle: Verwaltung, Analyse und Auswertung von Kopierkosten
• Output-Management (MPS): Service- und Supportvertrag (bei sehr hohem Druckbedarf)

Laserdrucker, Tintenstrahldrucker oder Drucker mit Tintentanks – was eignet sich?

Es lassen sich drei Arten von Druckern unterscheiden: Tintenstrahl­drucker (auch bekannt als Inkjet-Drucker) mit Tintenpatronen, Laserdrucker mit grossen Tonerbehältern und Drucker mit Tintentanks. Die Unterschiede zeigen sich vor allem in der Druckqualität und den Kosten. Doch welcher Drucker eignet sich am besten für Ihr Büro?

Tintenstrahldrucker / Inkjet-Drucker 
+ Tintenstrahldrucker, auch bekannt als Inkjet-Drucker, sind in der Anschaffung günstig. Teuer sind die Patronen dafür.
+ Die Druckqualität liegt im durchschnittlichen bis normalen Bereich. 
+ Ausgezeichnete Qualität im Bereich Fotodruck (allerdings nur in Kombination mit dem geeigneten Papier)

- Die Tintenpatronen trocknen schneller aus.
- Die Verbrauchskosten und Folgekosten sind eher hoch.

Laserdrucker 
+ Laserdrucker mit Toner bringen Texte und 2D-Grafiken besser aufs Papier als Tintenstrahldrucker.
+ Die Anschaffungs­kosten sind meist etwas höher, dafür sind die langfristigen Verbrauchs­kosten sehr gering, da der Toner im Gegensatz zu Tintenpatronen nicht aus­­trocknet.
+ Druckköpfe trocknen nicht aus (geeignet für Personen, die selten drucken)

- Hohe Anschaffungskosten
- Nicht geeignet für Fotodruck (Flächen und fotorealistische Bilder werden nicht optimal dargestellt)

Drucker mit Tintentanks 
+ Drucker mit Tintentanks sind die neue Technologie. Die Tanks trocknen nicht aus und müssen dank ihrem grossen Volumen sehr selten aufgefüllt werden.
+ In einen Tank passen ca. 70 bis 140 ml Tinte, in normale Tintenpatronen nur 5 bis 15 ml Tinte. So kann man mit einem Drucker mit Tintentanks wesentlich mehr Seiten drucken als mit herkömmlichen Tintenstrahldruckern. 
+ Für jede Farbe gibt es einen Tintentank, der einzeln nachgefüllt werden kann. Zudem können die Tintentanks mehr Farbe speichern als Tonerkartuschen oder Tintenpatronen. 
+ Man spart mit Tintentanks viel Abfall, da die Entsorgung der Patronen und der Plastikverpackung wegfällt.

- Drucker mit Tintentanks sind in der Anschaffung etwas teurer als andere Drucker, jedoch lohnt sich die Investition, da die Tanks nur selten nachgefüllt werden müssen (Anschaffung lohnt sich für Vieldrucker).

Welche Formate decken die Drucker ab?

Standardmodelle decken normalerweise alle gängigen Druckformate ab, das heisst unter anderem die Papierformate von A6 bis A4 und die Briefkuverts B5 und C5. Nicht alle Geräte können A3-Formate drucken, achten Sie also beim Kauf oder bei der Miete eines Druckers speziell darauf.

Welcher Drucker eignet sich für welche Branche?

Architektur- und Grafikbüros, aber auch sämtliche KMU, die ihren Kunden qualitativ hochwertige Drucke anbieten möchten, legen besonders viel Wert auf die Druckqualität. Wenn Sie eine hohe Qualität für Texte und Farbausdrucke aus 2D-Grafiken benötigen, ist ein Laserdrucker optimal. Benötigen Sie eher hochwertige Ausdrucke von Bildern, Flyern, Broschüren, Plänen, Anleitungen, Dossiers etc. sollten Sie den Tintenstrahldrucker oder Hochleistungsdrucker in Erwägung ziehen. 

In Schulen und Universitäten spielt ganz besonders die Druckgeschwindigkeit eine Rolle, da es immer wieder Stosszeiten gibt, zu denen besonders häufig gedruckt und kopiert wird. Schulen interessieren sich zudem am häufigsten für einen A3-Farbdrucker samt Servicevertrag.

Wie lassen sich Emissionen beim Drucken reduzieren? 

Die Thematik der Ozon- und Fein­staub­emissionen wird bei Druckern, wie auch bei Kopierern, des Öfteren diskutiert. Besonders bei alten Laserstrahldruckern ist dies nach wie vor ein Thema. Bei modernen A3-Geräten besteht dagegen kein Grund zur Sorge. Diese werden umweltschonend produziert und verursachen weniger Emissionen.

Tipps zur Reduktion von Emissionen

• Räume, in denen gedruckt wird, gut durchlüften
• Verwendungs­richtlinien des Herstellers befolgen
• Geräte häufig warten lassen
• Druckgerät in grossen, offenen Räumen platzieren
• Papierstaus vorsichtig und schnell beheben
• Auf Prüfsiegel betreffend Umweltschutz achten (z. B. Blauer Engel oder Energy Star)

Vermeiden Sie den direkten Kontakt mit Drucker­tonern, diese sind schädlich für die Gesundheit. Wechseln und entsorgen Sie die Kartuschen sachgemäss und nach Anleitung.

Autorin: Zainab Rachide