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IT-Outsourcing

Die IT-Infrastruktur auslagern, einen Server mieten, die Website hosten lassen – alles, was Sie für die Wahl eines IT-Outsourcing-Providers wissen müssen, erfahren Sie hier.

Unsere KMU-Einkaufsexperten kennen den Schweizer Markt und arbeiten mit über 120 geprüften IT-Outsourcing-Firmen in der Schweiz zusammen. So finden wir für Ihr KMU schnell und kostenlos drei passende IT-Dienstleister.

Geben Sie Ihre Anforderungen direkt im Bedarfs-Check ein.

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IT-Outsourcing in der Schweiz – Fragen und Antworten

Möchten Sie Ihre gesamte IT-Infrastruktur oder einzelne IT-Aufgaben auslagern, erfahren Sie auf unserer Seite, worauf es dabei zu achten gilt. 

Worauf ist bei der Auswahl eines IT-Outsourcing-Providers zu achten?

Um die passende Lösung für die Zusammenarbeit mit Ihrem IT-Dienstleister zu finden, entwickeln Sie am besten eine Outsourcing-Strategie für Ihr KMU und listen alle Ihre Anforderungen auf. Oft lohnt es sich schon in dieser Phase, sich von einem IT-Consultant beraten zu lassen und gemeinsam Ihre Strategie sowie ein Lastenheft mit den Anforderungen zu entwickeln.

Geht es dann um die Auswahl einer Outsourcing-Firma, sollten Sie auch auf diese Aspekte achten:

  • Branchenspezifisches und applikationsspezifisches Know-how, zum Beispiel: Kennt der IT-Dienstleister die Softwares, mit denen Sie bereits arbeiten? Bietet er Ihnen eine Standardlösung oder ein auf Ihr Unternehmen zugeschnittenes IT-Paket?
  • Referenzen von Kollegen aus gleichen oder verwandten Branchen und von Firmen mit ähnlicher Firmengrösse
  • Persönlicher Ansprechpartner oder Ansprechpartnerin: Wird Ihnen Beratung angeboten und werden die Vorgehensweise sowie Implementierungswege aufgezeigt – und zwar klar und verständlich?
  • Standort des Rechenzentrums und Ort der Datenspeicherung: Dieser Punkt kann wichtig sein, weil für Ihre Daten das Recht des Landes gilt, in dem das Rechenzentrum steht. Das kann unter Umständen zu Konflikten mit dem Schweizer Datenschutzgesetz führen (mehr zum Datenschutz lesen Sie in unserem Praxisratgeber). 
  • Beim Abschluss eines IT-Outsourcing-Vertrags spielt das Service-Level-Agreement (SLA) eine zentrale Rolle: Es beschreibt die genauen Leistungen, die vom externen IT-Dienstleister übernommen werden (Verfügbarkeiten der Hardware, Software und Ressourcen, Reaktionszeiten bei Fehlern und Supportanfragen, Fehlerbehebungszeiten, Monitoring- und Wartungsintervalle) sowie die Kosten. 

Weitere Kriterien für die Auswahl Ihres IT-Dienstleisters finden Sie in unserem Einkaufsratgeber zu IT-Services. Haben Sie entschieden, welche Aufgaben Sie auslagern möchten, füllen Sie am besten den Bedarfs-Check aus und unsere KMU-Einkaufsexperten vermitteln Ihnen passende Anbieter. 

Tipps der KMU-Einkaufsexperten
  • Nehmen Sie sich bei der Auswahl des passenden IT-Outsourcing-Providers genügend Zeit.
  • Sprechen Sie mit Referenzkunden und Referenzkundinnen über deren Erfahrungen mit den Anbietern Ihrer Wahl.
  • Nicht alle IT-Bereiche eignen sich gleichermassen für das IT-Outsourcing:
    • Operative IT-Aufgaben wie die Installation, der Betrieb der Anlagen und die Wartung eignen sich sehr gut für Outsourcing.
    • Auch das Outsourcing des IT-Supports ist eine häufig gewählte Variante.
    • Strategische IT-Aufgaben sind unter Umständen weniger geeignet, da sie in den meisten Fällen von der Unternehmensleitung entschieden werden. Dabei kann Ihnen ein IT-Dienstleister aber mit Beratung zur Seite stehen.
  • Die Praxis zeigt, dass die meisten KMU eher auf das Auslagern einzelner IT-Aufgaben setzen als auf eine Vollauslagerung (hier erfahren Sie mehr zu den Outsourcing-Varianten).
  • Soll der IT-Dienstleister auch Ihre Hardware vor Ort betreuen, ist es sinnvoll, für das Outsourcing des IT-Supports einen Anbieter in Ihrer Nähe zu wählen, damit er schnell vor Ort sein kann, sollte es nötig werden.


Welche Kosten entstehen beim IT-Outsourcing in der Schweiz?

Eine Firma mit 20 Mitarbeitenden zahlt für einen Managed Virtual Server jährlich ungefähr CHF 4’200 bis CHF 14'200, der Durchschnitt liegt bei CHF 7'200. Zusätzlich fallen einmalige Kosten für das Setup und die Migration an. Weitere Leistungen werden nach Stundensatz verrechnet.

Detaillierte Informationen zu den Preisen für IT-Outsourcing und Kostentipps finden Sie in unserem Kostenplaner.

Gut zu wissenGrosse Outsourcing-Projekte kosten schnell einmal viel: Hier kann es sich lohnen, im Vorfeld einen IT-Berater zu engagieren, der Sie beim Erstellen des Pflichtenhefts und bei der Definition des SLA unterstützt.


Wann lohnt sich eine IT-Auslagerung?

Der Server steigt aus, das E-Mail-Programm funktioniert nicht, Sie vermuten einen Virus im System – in solchen Situationen ist eine rasche Reaktion nötig. Fehlt das interne Know-how, wird’s schnell hektisch. Im schlimmsten Fall steht das Geschäft ganz still. Mit dem Outsourcing des IT-Supports haben Sie Experten zur Hand, die in solchen Notfällen eingreifen. Und erst noch dafür sorgen, dass Ihre Serverstruktur immer auf dem aktuellsten Stand ist. Das sind weitere Vorteile:

  • IT-Routinetätigkeiten und Wartungsarbeiten fallen intern weg, sodass mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft bleibt.
  • Sie brauchen intern kein Know-how aufzubauen, da Sie über das Spezialwissen Ihres externen IT-Dienstleisters verfügen. Ein entscheidender Vorteil, denn heute sind geeignete IT-Fachleute sehr schwierig zu finden und auch teuer.
  • Sie verpassen keine IT-Innovationen und Ihre Software – je nach Vertrag auch Ihre Hardware – ist stets auf dem neusten Stand.
  • Sie sparen Kosten, etwa bei der Hardware oder beim Serverraum – insbesondere wenn Sie sich zum Beispiel den Server mit anderen Unternehmen teilen (Virtual Server).

Dies alles hilft Ihnen, die Servicequalität Ihren Kundinnen und Kunden gegenüber auf stets gleich hohem Niveau zu halten oder gar zu verbessern.


Vollständiges Auslagern, Outtasking, Server-Housing – welche Outsourcing-Variante ist die richtige?

Ob Sie die IT komplett auslagern oder nur Teile davon einem IT-Dienstleister anvertrauen, hängt von Ihren Bedürfnissen ab (siehe auch IT-Pflichten- und Lastenheft). Hier eine Übersicht der gängigsten Outsourcing-Varianten: 

Vollständiges Outsourcing
Die Outsourcing-Firma übernimmt Ihre IT vollumfänglich, das heisst den kompletten Betrieb sowie das Management von IT-Hardware und -Software inklusive aller IT-Ressourcen.

Outtasking
Einzelne Aufgaben (tasks) werden an einen IT-Dienstleister ausgelagert, die Kontrolle bleibt jedoch bei Ihnen.

Gut zu wissenTypische Bereiche für ein Outtasking sind Softwareentwicklung, Webdesign, Archivierung, Datenanalysen, Dateneingabe und 1st-Level-Support.

Cloud-Computing
Cloud-Computing ist ein Überbegriff für den Online-Bezug von Rechenleistung, Datenspeicher, Softwareapplikationen oder Webhosting.

Gut zu wissenTypische Softwareanwendungen aus der Cloud sind Office 365, CRM, ERP, Zeiterfassung oder DMS. Der Bezug von Rechenleistung wird auch unter den Begriffen Infrastructure-as-a-Service (IaaS), Desktop-as-a-Service (Daas), Server-Hosting oder Managed Services angeboten.

Server-Housing
Beim Server-Housing, auch Colocation genannt, bringen Sie Ihre eigenen (physischen) Server in einem externen Rechenzentrum unter. Der IT-Dienstleister übernimmt die Wartung, die Backups etc. Die Server bleiben dabei in Ihrem Eigentum. Das ist beim Server-Hosting nicht der Fall, dort beziehen Sie die Serverleistung direkt vom externen IT-Dienstleister.

BPO – Outsourcing von Geschäftsprozessen
BPO (Business Process Outsourcing) meint die Auslagerung einzelner Geschäftsprozesse wie Personalwesen, Rechnungswesen oder Logistik. BPO betrifft sowohl die dafür notwendige Hardware- und Software-Infrastruktur als auch die personellen Ressourcen.

1st-Level-Support
Externe 1st-Level-Supporter sind die erste Anlaufstelle für einfachere und generelle IT-Fragen und können diese schnell beantworten. An diese IT-Dienstleister lagern Sie etwa die Fehleranalyse und -behebung aus.

Tipp der KMU-EinkaufsexpertenViele Schweizer IT-Outsourcing-Firmen haben sich auf eine oder mehrere dieser Varianten spezialisiert. Fragen Sie beim Anbieter Ihrer Wahl nach, was seine Dienstleistungen alles umfassen, nachdem Sie entschieden haben, welche Aufgaben Sie auslagern möchten.


Was beinhaltet eine Outsourcing-Strategie?

In Ihrer Outsourcing-Strategie legen Sie fest, welche IT-Leistungen intern, welche extern erbracht werden sollen. So lässt sich Verbesserungspotenzial erkennen. Eine Outsourcing-Strategie kann aus folgenden Bestandteilen bestehen:

  1. Analyse der Kernkompetenzen: Welche Services sind ausschlaggebend für den Geschäftserfolg Ihres KMU? Soll die IT-Infrastruktur dafür ausgelagert werden, etwa weil sie dann professioneller betrieben wird? Oder wollen Sie diesen Teil der IT lieber im Unternehmen behalten, um nicht die Kontrolle darüber zu verlieren?
  2. Analyse des Outsourcing-Umfangs: Wenn klar ist, welche IT-Aufgaben ausgelagert werden sollen: Wie lässt sich die Qualität des IT-Services messen – zum Beispiel Rechenleistungen, Speicherplatz, Professionalität, aber auch Wert für das Unternehmen)? Und lassen sich diese Messgrössen in ein Service-Level-Agreement implementieren? Gibt es standardisierte IT-Schnittstellen, sodass ein Outsourcing sinnvoll erscheint, weil dadurch die Flexibilität erhöht wird?
  3. Analyse der Marktpotenziale: Wie viele Anbieter gibt es am Markt für die Bereiche, die ausgelagert werden sollen? Entspricht die Qualität des Angebots Ihren Anforderungen?
  4. Kosten-Nutzen-Analyse: Ist die IT-Auslagerung letztlich kostengünstiger und bietet der IT-Dienstleister gleichwertige oder bessere Qualität? Machen Sie sich Gedanken, wie Sie die Punkte «Qualität optimieren», «Kosten sparen», «Flexibilität maximieren» gewichten möchten.
  5. Risikoanalyse: Bestehen in den Bereichen, die ausgelagert werden sollen, Risiken – etwa bei der Datensicherheit, beim Erfüllen der Datenschutzvorgaben? Gibt es Software oder Programme, die jederzeit funktionieren müssen, damit Ihr Unternehmen seine Kernleistungen weiter erbringen kann? Lassen sich die Risiken durch das IT-Outsourcing minimieren?

Nach all diesen Überlegungen ist klarer, was Ihre Anforderungen an einen IT-Outsourcing-Provider sind, und Sie können anfangen, Offerten einzuholen. Am einfachsten geben Sie Ihre Anforderungen in unserem Bedarfs-Check ein und unsere KMU-Einkaufsexperten vermitteln Ihnen Anbieter, die dazu passen.


Kundenbewertung aus 14 Jahren Gryps

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In aller Kürze – FAQ zu IT-Outsourcing

Die Kosten hängen sehr davon ab, wie viele und welche Bereiche Ihrer IT Sie auslagern möchten. Lagern Sie beispielsweise den Server in die Cloud aus, bezahlen Sie meist einen Fixbetrag pro Monat oder Jahr. Übertragen Sie dagegen das Management Ihrer gesamten Hard- und Software an eine Outsourcing-Firma, kommen schnell zusätzliche Aufwände hinzu. In unserem KMU-Kostenplaner finden Sie Kostenerwartungen für unterschiedliche Szenarien.

Nicht zwingend, Sie können auch Teilbereiche auslagern. Dazu gibt es verschiedene Varianten wie Colocation (Server-Housing), bei der Ihr eigener Server in ein externes Rechenzentrum gestellt wird, oder Cloud-Computing, bei der Sie verschiedene IT-Leistungen aus der Cloud beziehen. Lassen Sie sich von einem IT-Outsourcing-Provider beraten, ob ein komplettes Outsourcing oder ein Teil-Outsourcing für Ihr KMU sinnvoller ist.

Infrastructure-as-a-Service, kurz IaaS, bedeutet, dass Teile der IT-Infrastruktur wie Rechenleistung, Netzkapazität oder Datenspeicherung online von externen IT-Dienstleistern bezogen werden. Der grosse Vorteil der IT-Infrastruktur, die aus der Cloud bezogen wird, ist die einfache Skalierbarkeit. Wird zusätzlicher Speicherplatz oder Rechenleistung benötigt, lassen sich diese dazukaufen.

Lassen Sie sich von der Outsourcing-Firma Referenzprojekte zeigen und nehmen Sie, wenn nötig mehrere Beratungsgespräche wahr. So merken Sie schnell, ob der Anbieter der passende für Ihr KMU ist. Ebenfalls wichtig ist die Grösse des IT-Dienstleisters. Ist dieser eher auf grössere Aufträge spezialisiert? Dann passt er in der Regel nicht zu einem kleinen KMU mit drei Mitarbeitenden.

Ein Service-Level-Agreement (SLA) dient dazu, beim Outsourcing von IT-Dienstleistungen die genauen Serviceleistungen verbindlich zu vereinbaren und messbar zu machen. Ein SLA ist immer von den Anforderungen Ihres KMU abhängig.

Brauchen Sie Hilfe bei Ihrer Beschaffung?

Unsere KMU-Einkaufsexperten freuen sich auf den Kontakt mit Ihnen und beantworten gerne Ihre Fragen.

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Sandro Weber

Sandro Weber

Leiter Kundenberatung