DMS Dokumentenmanagement

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DMS / Dokumenten­mana­gement­system

DMS, Systeme fürs Dokumentenmanagement, dienen der digitalen Erfassung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten. GRYPS arbeitet mit über 50 ge­prüf­ten An­bie­tern für Doku­menten­manage­ment­systeme zu­sam­men. Wir unterstützen Sie kostenlos bei der Suche nach der idealen Lösung. Jetzt Preise vergleichen.

Diese Informationen sind dazu wichtig:

  • Menge der zu verwaltenden Dokumente
  • Ursprung der Dokumente (Scans, PDFs, Mails)
  • Anforderungen an die Sicherheit oder Ver­trau­lichkeit
  • Branchenspezifische Anforderungen

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DMS Auswahlhilfe

Um ein Dokumentenmanagement kommen Sie kaum herum, wenn ein papierloses Büro das Ziel ist. Eine DMS Lösung bietet Vorteile in diesen Bereichen:

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Was ist DMS?

Ein DMS (Dokumentenmanagementsystem) ist eine strukturierte Ablage und ermöglicht die elektronische Verwaltung von Dokumenten in einem Unternehmen. Physische Dokumente werden mittels DMS digi­ta­lisiert und entweder zu Informationszwecken im System gespeichert, bearbeitbar gemacht oder auch archiviert. Ziele der Einführung eines DMS sind die Prozessautomatisierung, die Optimierung der un­ter­nehmensinternen Kommunikation, Kosten­ersparnisse oder schlichtweg die Beseitigung des physischen Archivs. Eine langfristige Struktur und Ordnung im Büro ist daher das Resultat eines Dokumen­ten­managements.


Dokumente digitalisieren

Im Büro wird man alltäglich mit einer Flut an Doku­menten und Informationen konfrontiert. Die Digi­talisierung soll hier Abhilfe schaffen und Struktur sowie Ordnung bringen. Diese Dokumente alle in ein System einzulesen, würde zu viel Zeit in Anspruch nehmen. Viele Dokumentenmanagementsysteme haben deshalb eine Schnittstelle zu Mailprogrammen. Muss eine grosse Menge an physischen Dokumenten erfasst werden, gibt es dafür leistungsfähige Scan­nerlösungen. Beim Digitalisieren werden die Doku­mente oft gleich analysiert. Die DMS Software ermöglicht, diese Dokumente automatisch in Kate­gorien einzuteilen und für eine Volltextsuche zugänglich zu machen.


Dokumentenverwaltung und Workflow

Die modernen DMS Systeme sind teils mit hoch­in­telligenten Features ausgestattet. Aber auch ein gängiges System vereinfacht die Prozesse der Doku­men­tenverwaltung enorm. Ein relativ grosser Auf­wand für ein Unternehmen kann hingegen bei den Integrationskosten entstehen:

Vorteile einer DMS Lösung:

+ DMS Systeme erkennen bereits bei der Er­fassung, um welche Art von Dokument es sich handelt
+ Dokumentenmanagement: Ein Dokument kann gleichzeitig von mehreren Personen bearbeitet werden
+ Virtuelle Ordnerstruktur ermöglicht um­fassende Recherchemöglichkeiten und Schnellzugriffe
+ Entlastung von Mailservern und Fileservern
+ Durch Zugriffsberechtigungen können Dokumente für gewisse Mitarbeiter freigegeben oder gesperrt werden

Nachteile einer DMS Lösung:

Ausfall des Gesamtsystems kann ge­schäft­lichen Prozess unterbrechen
Erfahrungsgemäss ca. halbes Jahr Umge­wöhnungsphase
Plötzliches, hohes Investitionsvolumen im Vergleich zum Papierarchiv, das langsam steigende Kosten enthält


Dokumentenarchivierung und -lagerung

Ein DMS vereinfacht die Dokumentenarchivierung und -lagerung ungemein, Sie profitieren von Struktur und Ordnung. Anhand des Inhalts eines Dokuments sowie der Art der Erfassung erkennt das DMS gewisse Dokumente und kann diese gleich entsprechend ablegen. Es lassen sich auch frühere Versionen eines Dokuments speichern. Dadurch können Dokumente auf frühere Versionen zurückgesetzt und Änderungen nachvollzogen werden. Die Sicherung der Dokumente kann automatisch an verschiedenen Orten stat­tfinden. Damit kann unter Umständen selbst nach einem Serverausfall ohne Datenverlust weiter­gear­beitet werden.

Automatische Löschfunktion durch DMS Software:
Mit einem DMS-System können Dokumente auto­matisch nach einer gewissen Aufbe­wah­rungs­dauer gelöscht werden. So können gesetzliche und fir­men­interne Vorgaben eingehalten werden, ohne dass mehr Speicherplatz als nötig verwendet wird oder jemand das Archiv konstant betreuen muss.


Informationssuchsystem

Ein besserer Überblick im papierlosen Büro ist nur gewährleistet, wenn das Dokumentenmanagement eine entsprechende Suchfunktion anbietet. Neben Dokumentennamen und Erstelldatum kann in DMS auch nach Tags und in manchen sogar nach dem Inhalt der Dokumente gesucht werden. Ein weiterer Vorteil ist, dass viele DMS Lösungen eine Vorschau der gefundenen Dokumente anzeigen. Dadurch ist es nicht nötig, die Dokumente zu öffnen, um das richtige zu finden.


Offertenanfragen für DMS Sys­teme

Unternehmen der Industriebranche sucht DMS Software für 2 User

Ein Unternehmen aus der Industrie benötigt ein DMS System. Es handelt sich um gewöhnliche A4 Dokumente, die digitalisiert werden und mit Volltextsuche wieder auffindbar sein sollen. Der Kunde hat das Europa 3000 im Einsatz. Man geht davon aus, das 2 Lizenzen mit geteilten Nutzerrechten ausreichen. Präferiert wird eine Cloud Lösung mit gutem Support.

Handelsunternehmen sucht DMS Software für 10 User

Ein Unternehmen in der Handelsbranche sucht ein DMS Dokumentenmanagementsystem als Ergänzung zu der bestehenden . Man möchte Buchhaltungsdokumente und selbst erstellte Dokumente im  verwatlen. 10 Mitarbeiter brauchen Zugriff auf die DMS Lösung. Das Dokumentenmanagement soll auf den Windows Servern des Unternehmens installiert werden und auf den Windows-PCs laufen.


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