DMS Dokumentenmanagement

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DMS Dokumentenmanagement

DMS / Dokumenten­mana­gement­system

DMS, Systeme fürs Dokumentenmanagement, dienen der digitalen Erfassung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten. Wichtig sind diese Punkte für eine Offertenstellung:

  • Menge der zu verwaltenden Dokumente
  • Fortmat der Dokumente (PDFs, Bilder, Mails)
  • Anforderungen an die Sicherheit oder Ver­trau­lichkeit
  • Branchenspezifische Anforderungen

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DMS Lösung Schweiz

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ermöglicht die elektronische Verwaltung von Dokumenten und macht das Ideal des papierlosen Büros möglich. Es umfasst den gesamten Prozess der Digitalisierung von Dokumenten inklusive Bearbeitung, Freigabe, Aufbewahrung etc. DMS dienen so zum einen der Prozessoptimierung, aber auch der Optimierung der unternehmensinternen Kommunikation, der Beseitigung des physischen Archivs und der Kostenoptimierung. Eine langfristige Struktur und Ordnung im Büro ist das Resultat eines Dokumen­ten­managements.

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Funktionen einer DMS Lösung

Die Hauptfunktionen einer DMS Lösung sind die Dokumentendigitalisierung, -bearbeitung und -aufbewahrung:


Dokumente digitalisieren

Im Büro wird man alltäglich mit einer Flut an Doku­menten und Informationen konfrontiert. Die Digi­talisierung soll diese Daten strukturiert sammeln und so Ordnung schaffen. Die Dokumente alle in ein System einzulesen, würde jedoch zu viel Zeit in Anspruch nehmen. Viele Dokumentenmanagementsysteme haben deshalb eine direkte Schnittstelle zu Mailprogrammen. Muss eine grosse Menge an physischen Dokumenten erfasst werden, gibt es dafür leistungsfähige Scan­nerlösungen. Während des Digitalisierens der Dokumente ist es möglich, diese gleichzeitig zu analysieren und automatisch in Kategorien einzuteilen. Das ermöglicht die spätere Auffindbarkeit bestimmter Dokumente oder Informationen durch eine Volltextsuche (siehe unten).


Dokumente verwalten und bearbeiten

Ein DMS vereinfacht einerseits die Bearbeitung von Dokumenten durch Editierfunktion und Volltextsuche, schafft andererseits aber auch Struktur durch Benutzerverwaltung und der Nachvollziehbarkeit von Bearbeitungsvorgängen. Indem jedes relevante Dokument an einem Ort zentral auffindbar ist, wird der Workflow effizienter. 

Für einen besseren Überblick im papierlosen Büro ist auch eine entsprechende Suchfunktion sehr zu empfehlen. Neben Dokumentennamen und Erstelldatum kann in DMS auch nach Tags und in manchen sogar nach dem Inhalt der Dokumente gesucht werden. Ein weiterer Vorteil ist, dass viele DMS Lösungen eine Vorschau der gefundenen Dokumente anzeigen. Dadurch ist es nicht nötig, die Dokumente zu öffnen, um das richtige zu finden.


Dokumente aufbewahren

Ein DMS vereinfacht die Dokumentenaufbewahrung und -lagerung ungemein, Sie profitieren von Struktur und Ordnung. Anhand des Inhalts eines Dokuments sowie der Art der Erfassung erkennt das DMS gewisse Dokumente und kann diese gleich entsprechend ablegen. Es lassen sich auch frühere Versionen eines Dokuments speichern. Dadurch können Dokumente auf frühere Versionen zurückgesetzt und Änderungen nachvollzogen werden. Die Sicherung der Dokumente kann automatisch an verschiedenen Orten stat­tfinden. Damit kann unter Umständen selbst nach einem Serverausfall ohne Datenverlust weiter­gear­beitet werden.

Automatische Löschfunktion der DMS Software:
Mit einem DMS-System können Dokumente auto­matisch nach einer gewissen Aufbe­wah­rungs­dauer gelöscht werden. So können gesetzliche und fir­men­interne Vorgaben eingehalten werden, ohne dass mehr Speicherplatz als nötig verwendet wird oder jemand das Archiv konstant betreuen muss.


Vorteile einer DMS Lösung

Die Vorteile einer DMS Lösung sind:

+ DMS Systeme erkennen bereits bei der Er­fassung, um welche Art von Dokument es sich handelt
+ Ein Dokument kann gleichzeitig von mehreren Personen bearbeitet werden
+ Virtuelle Ordnerstruktur ermöglicht um­fassende Recherchemöglichkeiten und Schnellzugriffe
+ Entlastung von Mailservern und Fileservern
+ Durch Zugriffsberechtigungen können Dokumente für gewisse Mitarbeiter freigegeben oder gesperrt werden


Evaluation einer DMS Lösung

Neben den benötigten Softwarefunktionen sind diese Fragen bei der Evaluation wichtig: 

  • DMS in der Cloud bzw. online oder lokal auf dem Server installiert?
  • Was passiert bei einem Serverausfall oder dergleichen? Gibt es ein automatisches Backup und ein offside Backup?
  • Bietet der Anbieter eine Schulung der Mitarbeitenden und Support bei Fragen an? Erfahrungsgemäss dauert die Umgewöhnungsphase ein halbes Jahr.
  • Welche Finanzierungsoptionen stehen zur Verfügung? Das ist insbesondere dann wichtig, wenn der Anbieter auch gleich das Scanning und die Digitalisierung eines bestehenden Archivs übernehmen soll. 


Was sind ECM und IMS?

Im Zusammenhang mit DMS stösst man auch häufig auf die Begriffe Enterprise Content Management (ECM) und Informationsmanagementsystem (IMS). Diese Konzepte bzw. Systeme sind eng mit dem Dokumentenmanagement verbunden, jedoch nicht genau dasselbe:

ECM – Enterprise Content Management
Vom Aufbau und der Benutzeroberfläche her wirken ECM und DMS sehr ähnlich. ECM ist ein Konzept, das in einem Unternehmen die umfassende Verwaltung, Archivierung und Bearbeitung sämtlicher Unternehmensinformationen gewährleistet. Zentrale Instrumente hierfür sind Archivierungs-, In- und Output-Management sowie Web-Content-Managementsysteme, aber auch ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist Teil davon. 

IMS – Informations­management­system
Ein IMS umfasst neben den DMS / ECM Kernkomponenten (z.B. Ablage, Verwaltung, Aufbewahrung, Workflow) auch Lösungen zur digitalen Datenauswertung und Datennutzung. Es ermöglicht Unternehmen, die Arbeits- und Geschäftsabläufe in einem System zu vereinen und das Arbeiten übersichtlich, benutzerfreundlich und strukturiert umzusetzen. Die IMS-Software ermöglicht zudem eine Kombination unterschiedlicher Aufgabenbereiche wie z.B. Arbeitsschutz, Qualitätsmanagement, Informationssicherheit und weitere. Dadurch verbessert das Informations­managementsystem die Effizienz und digitale Handlungs­fähigkeit eines Unternehmens. 

Medienberichte über GRYPS Offertenportal AG:

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