Kassensysteme – Ihr Einkaufsratgeber

Das passende Kassensystem in der Schweiz finden

Alles, was Sie über Kassensysteme in der Schweiz wissen müssen, erfahren Sie hier. Mit einem Klick auf die Fragen gelangen Sie direkt zur Antwort.

Worauf ist vor dem Kauf eines Kassensystems zu achten?

Bevor Sie sich mit den einzelnen Kassen­modellen auseinandersetzen, ist es hilfreich, diese Aspekte zu klären:

• In welcher Branche kommt das Kassen­system zum Einsatz (Gastronomie, Detailhandel, Coiffeur etc.)?
• Wie viele Warengruppen und Artikel werden verkauft?
• Wie viele Kunden / Transaktionen pro Tag erwarten Sie?
• Welches Zubehör benötigen Sie (z. B. Geld­schublade, Bondrucker, Mobile Bestell­terminals)?
• Benötigen Sie Schnittstellen zu anderen Programmen (Warenbewirtschaftung, Buchhaltungs­software etc.)?
• Soll eine Datenauswertung möglich sein?
• Muss die Kasse mit weiteren Geräten vernetzt werden (z. B. mit einem Kreditkartenterminal)?
• Welche Zahlungsmethoden (Kreditkarte, TWINT, Rechnung, Gutscheine) sollen ins Kassensystem integriert werden?
• Welches Preismodell ist interessant für Sie (Kauf, Miete)?

Mit welchen Kosten muss man für ein Kassensystem rechnen?

Die Kassensystem-Preise variieren je nach Leistungs­umfang, Kassenmodell und Branche. Mit unserer Kosten­übersicht für Kassensysteme können Sie die Preise abschätzen, noch bevor Sie ein Kassensystem kaufen:

Die ungefähren Kosten für eine cloudbasierte PC-Kasse für ein Ladenlokal mit drei Standorten liegen bei CHF 340 bis CHF 3'500 pro Jahr, mit einem Durchschnitt von CHF 1'500 pro Jahr. Dabei muss beachtet werden, dass bei Anbietern mit tiefen Preisen die Hardwarekosten meist nicht enthalten sind.

Die oben dargestellten Kostenerwartungen basieren auf diesem Szenario:

• 3 cloudbasierte PC-Kassen im Verbund für 3 verschiedene Standorte
• Die Warenwirtschaft soll synchronisiert werden können.
• In der Zentrale sollen 2 Mitarbeitende Zugriff auf die Reports, Konfiguration etc. haben.

Weitere Informationen und Kostenerwartungen für andere Kassensysteme finden Sie unter Preise.

Welche Arten von Kassensystemen gibt es?

Grundsätzlich gibt es drei unterschiedliche Arten von Kassensystemen:

iPad-Kasse / Tablet-Kasse
iPad- und Tablet-Kassen sind das typische Einstiegsmodell und ideal für kleine und grosse Restaurants, Bars, Coiffeursalons und den Detailhandel. Das Modell ist flexibel einsetzbar und benötigt nahezu keine Einarbeitungszeit. Hinzu kommen geringe Anschaffungskosten und günstige monatliche Gebühren, da die Software meist gemietet wird.

PC-Kassensystem
Das PC-Kassensystem ist für grössere Betriebe, etwa für den Detailhandel bzw. Einzelhandel und für die Gastronomie, perfekt geeignet. Zudem gibt es viele Zusatz­funktionen wie Schnitt­stellen zur Buchhaltungssoftware, branchenspezifische Lösungen, vielfältige Auswertungen etc.

Registrierkasse
Die klassische Registrierkasse eignet sich für Kleinunternehmen mit begrenztem Budget, da sie nur Platz für wenige Artikel bietet und keine Anbindung an ein Warenwirtschaftssystem möglich ist. Eine Ladenkasse ist ein ähnliches Modell, funktioniert jedoch ohne technische Unterstützung. Die Kassenführung ist nicht automatisch im System dokumentiert, sondern muss handschriftlich separat im Kassenbuch geführt werden. Das kann die Arbeit umständlicher und aufwendiger machen.

Welches Kassensystem eignet sich für welche Branche?

Die Anforderungen an ein Kassensystem sind von Branche zu Branche unterschiedlich. Der Coiffeursalon hat andere Anforderungen als das Modegeschäft. Einen Überblick über die Kassensysteme für verschiedene Branchen finden Sie auf den speziellen Seiten dazu:

• Kassensysteme für Gastronomiebetriebe
• Kassensysteme für den Detailhandel
• Kassensysteme für Coiffeurbetriebe

Welches Zubehör gibt es für Kassen?

Je nach Bedarf können Sie mit Ihrem Kassensystem verschiedene Zusatzgeräte verbinden:

• Geldschublade
• Externe Drucker, Bondrucker, Küchendrucker
• Zahlterminal, Kartenlesegerät
• Tragbare Bestellsysteme (z. B. Orderman)
• Barcodescanner
• POS-Software
• Pager

Cloud-Lösung oder Inhouse-Server für das Kassensystem – was ist besser?

Für jede Branche gibt es spezialisierte Kassensoftware, die Sie mit einer Software-Lizenz erwerben können. Die Software läuft entweder über einen Server vor Ort (inhouse) oder über einen Cloud-Server. Bei einem Inhouse-Server müssen Sie die Updates und Wartungen selbst durchführen, beim Cloud-Server werden diese Aufgaben automatisch vom jeweiligen Anbieter übernommen. Daher wählen heute die meisten Unternehmen eine Cloud-Lösung anstelle eines eigenen Servers. Die Software läuft beim Anbieter in der Cloud, die Daten sind gesichert, archiviert und Updates erfolgen automatisch. Üblich sind Mietmodelle, die Gebühren werden monatlich oder jährlich erhoben.

Welche Vorteile bieten moderne Kassensysteme?

Ein modernes Kassensystem bietet Ihnen diese Vorteile:

• Platzsparend, besonders für kleine Geschäfte
• Leichte Bedienung
• Beschleunigter Kassiervorgang und kaum Wartezeiten
• Sichere Erfassung der Zahlungsvorgänge
• Schnelle Einführung neuer Mitarbeitenden ins Kassensystem
• Bessere Übersicht für die Buchhaltung
• Verwaltung von Kundendaten, Verkaufsstatistiken und elektronischen Tagesabschlüssen / Monatsabschlüssen

Wer sind die Anbieter von Kassensystemen?

Gryps arbeitet mit diversen Kassen­system-Herstellern und Fachhändlern zusammen, um den passenden Anbieter für Sie zu finden. Darunter finden sich unter anderem Anbieter für diese Kassen­systeme: Klara, DynaNet, SYCOPA, dynaxio, Baldegger+Sortec, Swisscom, SAP Elecronic oder Zemp. Zu den wichtigen Herstellern gehören auch: Casio, Sharp, Olympia, Orderman, Uniwell, Vectron, Multidata, Toshiba, Olivetti.

Unsere KMU-Einkaufsexperten prüfen jede Anfrage und suchen anhand Ihrer Bedürfnisse aus über 40 Kassensystem-Herstellern bis zu 3 passende für Sie aus.

Welche Vorteile bieten Tablet-Kassen?
Tablet-Kassen eignen sich für grosse und kleine Betriebe. Ein wesentlicher Vorteil sind die geringen Anschaffungs­kosten im Vergleich zur teuren Kassen­hardware. Ausserdem arbeiten die meisten Systeme cloudbasiert und erlauben Ihnen von überall den Zugriff auf Rapports und wichtige Daten. Gängig sind iPad-Kassensysteme, Windows-Kassen und Android-Lösungen. Von der intuitiven Benutzeroberfläche einer Tablet-Kasse profitieren Detail- und Einzelhandelsunternehmen, Restaurants, Bars und Cafés, Hotels sowie Coiffeursalons und Kosmetikstudios.

Was ist eine POS-Kasse?
POS (Point of Sale) meint den Ort der Zahlungs­abwicklung, also den Ort, an dem das Kassen­system zum Einsatz kommt. Zu den wesentlichen Aufgaben eines POS-Systems gehören Verkaufsberichte, Kundenmanagement, Menü- und Kostenanpassungen und vieles mehr. Eingesetzt werden kann eine Tablet-Kasse, eine PC-Kasse und jeder sonstige Kassentyp.

Autorin: Zainab Rachide