Kassensysteme

Worauf ist vor dem Kauf eines Kassensystems zu achten?

Bevor Sie sich mit den einzelnen Kassen­modellen auseinandersetzen, ist es hilfreich, diese Aspekte zu klären:

• In welcher Branche kommt das Kassen­system zum Einsatz (Gastronomie, Detailhandel, Coiffeur etc.)?
• Wie viele Warengruppen und Artikel werden verkauft?
• Wie viele Kunden / Transaktionen pro Tag erwarten Sie?
• Welches Zubehör benötigen Sie für das Kassensystem (z. B. Barcode­scanner, Geld­schublade, Bondrucker, Mobile Bestell­terminals)?
• Benötigen Sie Schnittstellen zu anderen Programmen (Warenbewirtschaftung, Buchhaltungs­software etc.)?
• Soll eine Datenauswertung möglich sein?
• Muss die Kasse mit weiteren Geräten vernetzt werden (z. B. mit einem Kreditkartenterminal)?
• Welche Zahlungsmethoden (Kreditkarte, TWINT, Rechnung, Gutscheine) sollen ins Kassensystem integriert werden?
• Welches Preismodell ist interessant für Sie (Kauf, Miete)?

Mit welchen Kosten muss man für ein Kassensystem rechnen?

Die Kassensystem-Preise variieren je nach Leistungs­umfang, Kassenmodell und Branche. Mit unserer Kosten­übersicht für Kassensysteme können Sie die Preise abschätzen, noch bevor Sie ein Kassensystem kaufen:

Für eine cloudbasierte PC-Kasse für ein Ladenlokal mit drei Standorten müssen Sie mit CHF 340 bis CHF 3'500 pro Jahr rechnen, der Durchschnitt liegt CHF 1'500 pro Jahr. Dabei muss beachtet werden, dass bei Anbietern mit tiefen Preisen die Hardwarekosten meist nicht enthalten sind.

Für diesen Preis erhalten Sie 3 cloudbasierte PC-Kassen­systeme für 3 verschiedene Standorte im Verbund und mit synchronisierter Warenwirtschaft. In der Zentrale haben 2 Angestellte Zugriff auf Reports, Konfigurationen etc. 

Weitere Informationen und Kostenerwartungen für andere Kassensysteme finden Sie unter Preise.

Welche Arten von Kassensystemen gibt es?

Grundsätzlich gibt es drei unterschiedliche Arten von Kassensystemen:

iPad-Kasse / Tablet-Kasse
iPad- und Tablet-Kassen sind das typische Einstiegsmodell und das ideale Kassensystem für Bars, kleine und grosse Restaurants, Coiffeursalons und den Detailhandel. Das Modell ist flexibel einsetzbar und benötigt nahezu keine Einarbeitungszeit. Hinzu kommen geringe Anschaffungskosten und günstige monatliche Gebühren, da die Software meist gemietet wird.

PC-Kassensystem
Das PC-Kassensystem ist für grössere Betriebe, etwa für den Detailhandel bzw. Einzelhandel und für die Gastronomie, perfekt geeignet. Zudem gibt es für PC-Kassen­systeme viele Zusatz­funktionen wie Schnitt­stellen zur Buchhaltungssoftware, branchenspezifische Lösungen, vielfältige Auswertungen etc.

Registrierkasse
Die klassische Registrierkasse eignet sich für Kleinunternehmen mit begrenztem Budget, da sie nur Platz für wenige Artikel bietet und keine Anbindung an ein Warenwirtschaftssystem möglich ist. Eine Ladenkasse ist ein ähnliches Modell, funktioniert jedoch ohne technische Unterstützung. Die Kassenführung ist nicht automatisch im System dokumentiert, sondern muss handschriftlich separat im Kassenbuch geführt werden. Das kann die Arbeit umständlicher und aufwendiger machen.

Welches Kassensystem eignet sich für welche Branche?

Die Anforderungen an ein Kassensystem sind von Branche zu Branche unterschiedlich. Der Coiffeursalon hat andere Anforderungen als das Modegeschäft. Einen Überblick über die Kassensysteme für verschiedene Branchen finden Sie auf den speziellen Seiten dazu:

• Kassensysteme für Gastronomiebetriebe
• Kassensysteme für den Detailhandel
• Kassensysteme für Coiffeurbetriebe

Welches Zubehör gibt es für Kassen?

Je nach Bedarf können Sie mit Ihrem Kassensystem verschiedene Zusatzgeräte verbinden:

• Geldschublade
• Externe Drucker, Bondrucker, Küchendrucker
• Zahlterminal, Kartenlesegerät
• TWINT-Beacon
• Tragbare Bestellsysteme (z. B. Orderman)
• Barcodescanner
• POS-Software
• Pager

Cloud-Lösung oder Inhouse-Server für das Kassensystem – was ist besser?

Für jede Branche gibt es spezialisierte Kassensoftware, die Sie mit einer Software-Lizenz erwerben können. Die Software läuft entweder über einen Server vor Ort (inhouse) oder über einen Cloud-Server. Bei einem Inhouse-Server müssen Sie die Updates und Wartungen selbst durchführen, beim Cloud-Server werden diese Aufgaben automatisch vom jeweiligen Anbieter übernommen. Daher wählen heute die meisten Unternehmen eine Cloud-Lösung anstelle eines eigenen Servers. Die Software läuft beim Anbieter in der Cloud, die Daten sind gesichert, archiviert und Updates erfolgen automatisch. Üblich sind Mietmodelle, die Gebühren werden monatlich oder jährlich erhoben.

Wie funktioniert die Zahlung via TWINT?

Damit Ihre Kundinnen und Kunden via TWINT zahlen können, benötigen Sie entweder eine Kasse, die TWINT direkt integriert hat, oder einen TWINT-Beacon:

• Entscheiden Sie sich für eine Kasse, die TWINT unterstützt, müssen Sie die Funktion zuerst aktivieren, danach können Ihre Kundinnen und Kunden den QR-Code auf dem Display scannen und so bezahlen.
• Entscheiden Sie sich für einen Beacon, stellt dieser eine Verbindung zwischen der Kasse und dem Smartphone der Kundin her. Diese Variante funktioniert auch, wenn die Kundin keinen Mobilfunkempfang hat.

Welche Vorteile bieten moderne Kassensysteme?

Moderne Kassensysteme bieten Ihnen diese Vorteile:

• Platzsparend, besonders für kleine Geschäfte
• Leichte Bedienung
• Beschleunigter Kassiervorgang und kaum Wartezeiten (besonders nützlich im Kleingewerbe)
• Sichere Erfassung der Zahlungsvorgänge
• Schnelle Einführung neuer Mitarbeitenden ins Kassensystem
• Bessere Übersicht für die Buchhaltung
• Verwaltung von Kundendaten, Verkaufsstatistiken und elektronischen Tagesabschlüssen / Monatsabschlüssen

Wer sind die Anbieter von Kassensystemen?

Gryps arbeitet mit diversen Kassen­system-Herstellern und Fachhändlern zusammen, um den passenden Anbieter für Sie zu finden. Darunter finden sich unter anderem Anbieter für diese Kassen­systeme: Klara, DynaNet, SYCOPA, dynaxio, Baldegger+Sortec, Swisscom, SAP Elecronic oder getBUTIK. Zu den wichtigen Herstellern von Kassen gehören auch: Orderman, Casio, Sharp, Olympia, Uniwell, Vectron, Multidata, Toshiba, Olivetti.

Unsere KMU-Einkaufsexperten prüfen jede Anfrage und suchen anhand Ihrer Bedürfnisse aus über 40 Kassensystem-Herstellern bis zu 3 passende für Sie aus.

Autorin: Zainab Rachide