Büroservice – Ihr Einkaufsratgeber

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Büroservice

Sie suchen einen Büroservice, der Ihnen administrative Arbeiten abnimmt? Hier finden Sie passende Anbieter für das Auslagern der Telefonzentrale, für eine Domiziladresse, für die komplette Buchführung und vieles mehr.

Mit unseren Expertentipps und Informationen rund um den Büroservice erleichtern wir Ihnen die Evaluation und die Beschaffung.

Unsere KMU-Einkaufs­experten für Büroservices kennen den Markt und arbeiten mit über 70 geprüften Anbietern in der Schweiz zusammen. So finden wir für Sie schnell und einfach 3 passende Firmen, die Ihre Bürodienstleistungen in Zukunft übernehmen.

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Büroservice Schweiz – das Wichtigste auf einen Blick

  • Eine Domiziladresse können Sie über Büroservice-Anbieter oder Treuhandgesellschaften beziehen.
  • Für einen Büroservice gibt es unterschiedliche Abrechnungsmodelle, zum Beispiel Aufgabenpauschalen, Abrechnung der effektiven Telefongebühren oder der geleisteten Stunden.
  • Ein Büroservice kann vor Ort oder virtuell stattfinden. Oft wird aber der Einsatz von moderner Software stärker gewichtet als die Regionalität.

Auswahlkriterien für Bürodienstleistungen

Bevor Sie sich dazu entscheiden, mit einem Anbieter für Büroservices zusammenzuarbeiten, ist es sinnvoll, diese Aspekte zu klären:

  • Welche Bürodienstleistungen möchten Sie einem externen Partner übergeben (Domiziladresse, Schreibarbeiten, Reise-/ Eventorganisation, Telefonservice, Datenpflege etc.)?
  • Sollen die Arbeiten im eigenen Unternehmen oder beim Dienstleister erledigt werden?
  • Welche Abrechnung bevorzugen Sie: Tages- oder Monatspauschale, Abrechnung nach Zeitaufwand oder Preis nach Produkt?
  • Welche Systemkenntnisse muss der Anbieter mitbringen (Word, Powerpoint, Excel, Outlook etc.)?
  • Welche Tools werden eingesetzt?

Nur für Domiziladresse:

  • In welchem Kanton soll die Domiziladresse angesiedelt sein?
  • Wie oft erhalten Sie Post?
  • Wie oft soll die Post an Sie weitergeleitet werden?


Büroservice – Preise

Mit unserer Kosten­übersicht für Bürodienstleistungen können Sie die Preise abschätzen, noch bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden. Hierzu haben wir Ihnen ein konkretes Kostenbeispiel für eine AG mit 7 Mitarbeitenden zusammengestellt:

Die Preise für einen Büroservice (Office-Unterstützung im 20%-Pensum) beginnen bei ca. 1'100 CHF pro Monat und belaufen sich im Schnitt auf ca. 1'400 CHF pro Monat.

Eine Domiziladresse können Sie ab ca. 100 CHF pro Monat mieten.

Die Kostenkurve und weitere Informationen rund um die Preise für einen externen Büroservice finden Sie auf unserer Kostenseite.


Büroservice – Aufgaben

Das Büro-Outsourcing umfasst alle Aufgaben, die dem klassischen Leistungsprofil eines kaufmännischen Angestellten entsprechen. Die Leistungen der meisten Anbieter umfassen mehr als nur die üblichen Büroarbeiten. Diese Arbeiten können Sie auslagern:

  • Organisatorische Aufgaben und allgemeine Korrespondenz
  • Domiziladresse
  • Adress- und Datenpflege sowie Agendaführung
  • E-Mail-Bearbeitung
  • Büroorganisation
  • Buchhaltung
  • Personalwesen
  • Kundenkontakt
  • Offertenerstellung und Präsentationen
  • Organisation von Events und Reisen
  • Telefonservice
  • Rechnungsstellung
  • Terminvereinbarung


Online-Büroservice

Von der E-Mail-Bearbeitung bis zum vollständigen Personalwesen – Online-Bürodienstleister übernehmen sämtliche Aufgaben, die Büroservices vor Ort leisten. Ein Vorteil dabei: Sie können jeden Arbeitsschritt des Büroservices mitverfolgen und gegebenenfalls unmittelbar Feedback geben.

Der Einsatz von moderner Software eines Büroservice-Anbieters ist zudem das wichtigere Kriterium als die Regionalität. Professionelle Büroservice-Experten verfügen über unkomplizierte digitale Systeme, mit denen die Kommunikation trotz Distanz problemlos funktioniert. Eingetroffene Faxe und Briefe müssen zum Beispiel nicht abgeholt, sondern können problemlos online weitergeleitet werden.


Domiziladresse in der Schweiz

Verschiedene Bürodienstleister und Treuhänder bieten Unternehmen eine Domiziladresse in der Schweiz an. Damit profitieren Firmen von einer Postanschrift oder gar einem Firmensitz beim Standort des Schweizer Anbieters. Aufgrund der steuerlichen Vorteile sowie bei einer Firmengründung durch ausländische Kunden ist dieser Service vorteilhaft.


Sekretariatsservice für KMU

Gerade für kleinere Unternehmen lohnt sich ein Büroservice, da bei manchen KMU kaum genügend Sekretariatsarbeit anfällt, um eine Arbeitskraft fest anzustellen. Der grosse Vorteil eines Sekretariat-Outsourcings ist, dass Kosten nur für die Leistungen entstehen, die auch tatsächlich erbracht und benötigt werden. Fixkosten für fest angestelltes Personal kann das Unternehmen auf dieser Weise minimieren. Zu Zeiten, in denen mehr Arbeit anfällt, steht dank einem externen Sekretariatsservice trotzdem immer jemand zur Verfügung.


Büroservice je nach Branche

  • Medizinische Einrichtung: Büroservices übernehmen für Ärztinnen und Ärzte häufig die Terminkoordination. Der Terminkalender wird dem Bürodienstleister online zur Verfügung gestellt – so kann dieser die Termine mit Patienten vereinbaren. Die Ärztinnen und Ärzte können sich voll und ganz auf ihre Patienten konzentrieren und sparen noch dazu Kosten für Assistenzpersonal.
  • IT: Der First-Level-Support ist für die Kunden einer IT-Firma die erste Anlaufstelle bei Problemen. Die User kontaktieren den Support per Ticketsystem, Telefon oder E-Mail. Die Aufgabe des Büroservices besteht darin, die Anfragen zu kategorisieren und eine Einschätzung abzugeben, wie dringend das Problem ist.
  • Anlagenbau: In dieser Branche sind telefonische Anfragen sehr häufig – meist handelt es sich um Notfalldienste. Der Bürodienstleister sortiert die Anrufe und verbindet die Kunden mit der zuständigen Abteilung.
  • Anwaltskanzlei: Weil Anwälte häufig in Verhandlungen oder Beratungen mit Klientinnen und Klienten sind, ist ihre Erreichbarkeit nicht immer gewährleistet. Dann nehmen Bürodienstleister Anrufe entgegen und vereinbaren wenn nötig einen Rückruf.
  • Immobilien: Büroservices sind auch bei Immobilienmaklern und Immobilienverwaltungen sehr beliebt. Der Dienstleister nimmt Anrufe entgegen, verbindet mit der zuständigen Kontaktperson oder notiert alle wichtigen Informationen und leitet sie weiter.


Regionaler Büroservice und Online-Büroservice

Ein Büroservice in der Region ermöglicht Ihnen eine schnelle und unkomplizierte Kommunikation mit dem Dienstleister. In den Zentren Aarau, Basel, Bern, Chur, Luzern, Solothurn, St. Gallen, Zug und Zürich gibt es eine Vielzahl an Büroservice-Anbietern, was die Wahl erschwert. Allerdings wird heute der Einsatz von moderner Software oft stärker gewichtet als die Regionalität. Hier eine Beschreibung der beiden Varianten mit ihren Vorteilen.

Für einen möglichst lokalen Büroservice sprechen diese Punkte:

  • Starke Integration des externen Büroservices in Ihre Unternehmenskultur
  • Kenntnisse der örtlichen Besonderheiten, der lokalen Regelungen und Vorschriften

Diese Merkmale charakterisieren den Online-Büroservice:

  • Zugriff von jedem Ort auf die Büroservice-Aktivitäten
  • Sekundengenaue Datenaktualität
  • Entlastung durch die Datenaufbewahrung ausserhalb der eigenen Infrastruktur
  • Einholen von Feedbacks oder Anmerkungen jederzeit und ohne grossen Aufwand 

Gryps hat einen umfassenden Überblick über den Markt und sucht nach Ihren Vorgaben den für Sie passenden Büroservice.


Häufige Fragen zu Büroservices

Wie viel kostet ein Büroservice in der Schweiz?
Für eine Unterstützung vor Ort, die administrative Aufgaben wie das Schreiben von Briefen, Mails, Rechnungen etc. übernimmt und ein 20%-Pensum leistet, müssen Sie im Durchschnitt mit ca. 1’500 CHF pro Monat rechnen.
Ein Telefonservice für ein KMU kostet ca. 50 CHF pro Tag.
Weitere Preisangaben und Kostenkurven finden Sie auf unserer Kostenseite.

Arbeiten Mitarbeitende eines Büroservices vor Ort im Unternehmen des Kunden?
Das hängt ganz von Ihren Bedürfnissen ab. Mitarbeitende eines Büroservices können ihre Arbeit bei Ihnen im Unternehmen verrichten, wenn Sie Wert darauf legen. Je nach Aufgabenbereich ist es aber auch problemlos möglich, die Aufgaben mittels moderner Software online zu erledigen, ohne vor Ort sein zu müssen.

Übernimmt der Büroservice auch die Organisation einer Geschäftsreise?
Ein Büroservice kann für Sie auch Veranstaltungen oder Reisen organisieren. Von der Recherche, über die Buchung der Flüge und des Hotels bis hin zum Organisieren von Mietautos oder Seminarräumen – der Büroservice erledigt all diese Aufgaben für Sie.

Wie werden die Arbeiten eines Büroservices abgerechnet?
Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, wie ein Büroservice bezahlt wird. Entweder wird nach Zeitaufwand abgerechnet, womit Sie flexibel für die jeweils geleistete Arbeit bezahlen, oder Sie vereinbaren mit dem Anbieter eine Tages- respektive Monatspauschale. Beim Telefonservice kann auch die Anzahl bearbeiteter Anrufe ausschlaggebend sein.


GRYPS – die KMU-Einkaufs­experten für Büroservices

Seit über 10 Jahren sind wir in der in der Beschaffung für KMU tätig und setzen uns Tag für Tag engagiert und persönlich dafür ein, die passenden Anbieter für Sie zu finden. Durch die täglichen Erfahrungen mit den Suchanfragen kennen wir den Markt und die Bedürfnisse der KMU sehr gut. Unser Ziel ist es, die Beschaffung von Bürodienstleistungen für Sie so einfach wie möglich zu gestalten. Geben Sie uns Ihre Kriterien via Fragebogen an und wir finden aus über 70 von uns qualifizierten Büroservice-Anbietern die 3 passenden für Sie.

KMU Support: +41 55 211 05 30 oder support[at]gryps.ch

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