HR-Software – Anbieter finden und vergleichen

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HR Software

Suchen Sie eine HR-Software für Ihr Unternehmen, so finden Sie über unseren Bedarfs-Check bis zu drei passende An­bieter.

Mit unseren Auswahl­kriterien, Kosten­ver­gleichen und Ex­perten­tipps für HR-Software unter­stützen wir Sie bei Ihrem Kauf­entscheid und er­leichtern Ihnen den Beschaffungs­prozess.

Unsere KMU-Einkaufs­expertinnen und -experten für HR-Software kennen den Schweizer Markt und ar­beiten mit über 50 quali­fi­zierten Anbietern in der Schweiz zu­sammen.

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HR-Software – Das Wichtigste im Über­blick

  • Eine HR-Software vereinfacht die Prozesse im Personal­management sowie in der Personal­ent­wicklung und steigert deren Effizienz.
  • HR-Software ist sowohl als spezia­li­sierte Einzel­lösung als auch als Komplett­lösung für den gesamten HR-Prozess erhältlich.

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Passende HR-Software finden – Auswahl­kri­terien

Um die Suche nach der passenden HR-Software möglichst kurz und effizient zu halten, sollten als Erstes die An­for­de­rungen an die Soft­ware geklärt werden. Denn vom kleinen, günstigen Lohn­pro­gramm bis zur umfassenden HR-Soft­ware ist alles zu finden. Diese Fragen helfen bei der Auswahl:

  • Welche Module / Funktionen benötigt Ihr Unter­nehmen? Welche Schnitt­stellen zu bestehenden Anwendungen werden benötigt?
  • Sollen die Daten direkt in das Buchhaltungssystem eingelesen werden?
  • Sollen die Daten in der Schweiz bleiben?
  • Benötigen Sie eine Schnitt­stelle zu einem Zeiterfassungssystem?
  • Müssen die Daten in einem bestimmten Format an die Mutter­gesell­schaft weiter­geleitet werden?
  • Wie viel Wert legen Sie auf die Benutzer­freund­lich­keit? Welche Per­sonen arbeiten mit der HR-Software?
  • Bevorzugen Sie eine Cloud- oder server­basierte Lösung?
  • Gibt es Referenzkundinnen oder Referenz­kunden? Was ist deren Meinung?


Kosten einer HR-Software

Die Kosten einer HR-Software hängen unter ande­rem von der Betriebs­art, der allen­falls benö­tigten Unter­stützung bei der Imple­men­tierung und Installa­tion, etwaigen Anwender­schulungen und dem After-Sale-Service ab.

So liegt die ungefähre Kostenerwartung für eine HR-Software für 50 Mitarbei­tende jährlich bei CHF 2’800 bis CHF 3'600, mit einem Durchschnitt von CHF 3'200. Hinzu kommen Kosten für das Setup und die indivi­duelle Konfi­gu­ration, wobei diese teil­weise höher als die Lizenz­kosten aus­fallen können.

Graph Kostenerwartung für eine HR-Software für 50 Mitarbeitende liegt bei CHF 3'200 pro Jahr

Die oben dargestellten Kostenerwartungen basieren auf diesem Szenario:

  • HR-Software für die Lohnbuchhaltung und Verwaltung aller Dokumente der 50 MA wie Arbeitsverträge, Zwischenzeugnisse, Zeugnisse etc.
  • 2 HR-Mitarbeinden mit Administrationsrechten
  • Cloud-Version bei der die Daten in der Schweiz bleiben
  • Swissdec-zertifizierte Software

Weiterführende Informa­tionen zu den Preisen finden Sie auf unserer Kostenseite.


Tipps unserer Einkaufs­experten für HR-Soft­ware

  • HR-Softwares sind grössten­teils branchen­neutral auf­gebaut. Erkundigen Sie sich des­halb früh­zeitig beim Software-Anbieter, wenn Sie eine branchen­spezi­fische Lösung suchen.
  • Je nach Anforderungen eignet sich eine Kom­plett­lösung oder Einzel­lösung mehr. Beispiels­weise reicht für kleinere KMU meist ein Lohn­programm, während für grössere Unter­nehmen oft eine inte­grierte HR-Software, die alle Bereiche des Personal­wesens abdeckt, sinnvoll ist.
  • Mit einem Swissdec-zertifizierten Lohn­programm können die Lohn­daten den Behörden und Sozial­ver­si­che­rungen Ende Jahr direkt via Schnitt­stelle gemeldet werden.


Funktionen einer HR-Software

Eine HR-Software bietet funktio­nelle Unter­stützung in unter­schied­lichen Auf­gaben­bereichen des Per­so­nal­wesens. Dazu gehören:

  • Lohnbuchhaltung, Payroll
  • Spesenabrechung
  • Personalverwaltung, Personalakte etc.
  • Personalbeschaffung und Bewerber­management
  • Talentmanagement
  • Zeugniserstellung


HR-Tool für Payroll – für eine einfache Lohn­buch­haltung

Eine Payroll-Software erleichtert und beschleunigt die Prozesse in der Lohnbuchhaltung. Ihre Mitarbei­tenden profi­tieren von pünkt­lichen Lohn­zahlungen und einem zuver­lässigen Backup der Lohn­ab­rech­nungen. Letztere können autom­a­ti­siert per E-Mail an die Mit­arbei­tenden ver­sendet oder per Web­portal ein­gesehen werden. Die Per­sonal­prozesse können auch direkt via Soft­ware an einen Payroll-Anbieter aus­gelagert bzw. teil­aus­gelagert werden. Den Grad der Aus­lagerung bestimmen Sie selber. Ent­schei­dend ist, dass Sie mit dem An­bieter die Optionen der jewei­ligen Soft­ware­lösung besprechen.

Payroll aus­lagern – das sind die Vor­teile

Je nach Grösse des Unter­nehmens lohnt es sich, die Lohnadministration an einen Payroll-Spezia­listen oder eine Payroll-Spezia­listin aus­zu­lagern. Diese kennen sich bestens mit den unter­schied­lichen Soft­ware­lösungen aus und finden so die passende Lösung für Ihr KMU. Sie werden ent­lastet und müssen sich nicht mit Up­dates, Anpassungen oder neuen Rege­lungen aus­einander­setzen. Ein Payroll-Service kann Sie nebst der Lohn­abrechnung auch bei der An­meldung und Ver­gütung von Sozialversicherungen (BVG, KTG, UVG) unter­stützen oder die Anstellung neuer Mit­arbei­tender über­nehmen.

Weiterführende Informa­tionen finden Sie auf unserer Produkt­seite für Payroll.


HR-Software in der Cloud, Inhouse, web­basiert oder gehostet?

Eine HR-Soft­ware ist als Cloud-, Inhouse- oder web­basierte Lösung sowie auch als Hosting-Lösung erhältlich. Wird die HR-Software gekauft und die Daten auf dem eigenen Server gespeichert, muss ein Backup und evtl. eine Archi­vierung der Lohn­daten sicher­gestellt werden. Zudem müssen regel­mässig Updates einge­spielt werden. Bei der web­basierten Lösung und beim Hosting hin­gegen kümmert sich der Anbieter um die Up­dates und die Wartung. Weiter unter­scheidet sich bei den ver­schie­denen Betriebs­arten das Preis­modell. Weiter­führende Informa­tionen zu den Unter­schieden finden Sie auf unserer Seite zu den Betriebsarten.


HR-Software-An­bieter

Die Anbieter für HR-Software unter­scheiden sich in jene für speziali­sierte HR-Tools und jene für HR-Kompo­nenten als Teil einer grösseren ERP-Lösung. Zu den letzteren gehören grosse Her­steller wie SAP mit ihrer Per­sonal­management-Lösung, Abacus mit Human Resources Management, Microsoft Dynamix NAV & AX, SAGE HR Suite und viele mehr. Fast alle grösseren ERP-Anbieter führen eine Kompo­nente für den HR-Bereich als Add-On zur Kern­soft­ware. Zu den speziali­sierten HR-Anbietern in der Schweiz gehören unter anderem Jacando, Persal, P&I uvm.

Um heraus­zufinden, welcher Anbieter zu Ihren Anfor­de­rungen und Ihrem Budget passt füllen Sie ein­fach unseren Bedarfs-Check aus und wir suchen Ihnen an­schliessend kosten­los bis zu drei passende Anbieter von HR-Software.


Häufige Fragen zu HR-Software

Wie findet man die passende HR Software?
Diese Fragen helfen bei der Entscheidung für die geeignete HR-Software:
  • Welches Preismodell: Einmalige Lizenzgebühr oder monatliche Kosten?
  • Ist die Datensicherheit gewährleistet?
  • Gibt es Referenzkundinnen und Referenzkunden? Was ist deren Meinung?
  • Wo soll die Software installiert sein? Inhouse oder in der Cloud?
  • Wie ist das Serviceangebot? Welche Leistungen sind inklusive?

Wie viel kostet eine HR-Software?
Die Kosten für eine HR-Software hängen zum einen vom Support­umfang bei Installation, Konfiguration und Anwender­schulung, zum anderen vom Preismodell ab. Auch die Anzahl der User kann einen Einfluss auf den Preis haben. Zudem fallen Kosten für die Wartung oder zusätzliche Aufwände an. Auf unserer Kostenseite finden Sie dazu detaillierte Informationen sowie unsere Kosten­vergleiche, die Ihnen Anhalts­punkte liefern.

Ist es besser eine grosse HR-Software-Anbieter wie SAP oder einen kleineren Schweizer HR-Software-Anbieter zu wählen?
Legen Sie Wert auf einen grossen Funktions­umfang, flexible Erweiterung und eine ein­heitliche Lösung für diverse Geschäfts­prozesse, sind Sie mit einer grossen HR-Softwarelösung gut bedient. Suchen Sie hingegen eine HR-Software für einzelne HR-Teilbereiche, wie Payroll oder Personal­einsatzplanung, ist eine weniger umfang­reiche, dafür aber einfachere und oftmals kostengünstigere Soft­ware besser geeignet.

Was ist der Nutzen einer HR-Software?
Mithilfe der passenden HR-Software verbessert sich die Vernetzung innerhalb Ihrer Firma und die Zusammen­arbeit wird effizienter. Mit den vereinfachten Prozessen im Personalwesen sparen Sie Zeit und damit auch Geld.

Worin unterscheiden sich HR-Software und Payroll-Software?
Eine HR-Software ist meist umfassender als eine Payroll-Software bzw. ein Lohnprogramm. Payroll meint alle Aufgaben im Zusammenhang mit Salären. HR (Human Resources) umfasst das gesamte Personalmanagement eines Unternehmens, unter anderem auch das Lohnwesen. Daher kann eine HR-Software auch Funktionen für Payroll beinhalten.

Gibt es auch HR-Softwares für kleine Schweizer KMU?
Auch als kleines Unter­nehmen können Sie die Vor­teile der Digitalisierung im Personal­wesen für sich nutzen. Auf dem Schweizer Markt für HR-Software finden sich zahlreiche Angebote für kleine Unter­nehmen mit begrenztem Budget. Die unabhängigen Einkaufs­expertinnen und Einkaufsexperten von Gryps helfen Ihnen kostenlos und unverbindlich bei der Suche nach den passenden Anbietern.

Sind meine Daten sicher, wenn ich eine cloudbasierte HR-Software nutze?
Im Normalfall sind die in einer Cloud gespeicherten Daten gut verschlüsselt und nur für die­jenigen Personen zugänglich, denen der Zugriff erlaubt wurde. Oftmals wird auch eine sogenannte Zwei-Faktor-Authentifizierung genutzt, um die Daten besser zu schützen. Mit HR-Daten ist in jedem Fall Vor­sicht geboten, egal ob Cloud oder inhouse. Es handelt sich um sensible Personen­daten, die mit entsprechenden Mass­nahmen geschützt werden müssen. Lassen Sie sich bezüglich Daten­sicherheit von Ihrem Anbieter beraten.


Gryps – Die unab­hängigen Ex­perten für HR-Software

Seit über 10 Jahren setzen wir uns Tag für Tag engagiert und per­sönlich dafür ein, für Pri­vat­per­so­nen und KMU die passenden Anbieter zu finden. Unsere Ex­pertise und unser Markt-Know-how bauen wir durch den regen Fach­aus­tausch mit unseren An­bietern und den täg­lichen Er­fahrungen mit un­seren Kauf­in­te­res­sentinnen und -inte­res­senten ständig weiter aus. Unser Ziel ist es, die Suche nach einer HR-Soft­ware für Sie so ein­fach wie möglich zu ge­stal­ten. Geben Sie uns Ihre Kriterien via Frage­bogen an und wir finden für Sie kos­ten­los bis zu drei passende Anbieter für Ihre HR-Software.

KMU-Support: +41 55 211 05 30 oder support[at]gryps.ch

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