HR-Software für Unternehmen

Alles zum Thema HR-Software

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Hier erfahren Sie zudem Hilfreiches zu den Funktionen, Preisen und Betriebsarten von HR-Tools.

So wählen Sie die passende HR-Software

Um die passende HR-Software bzw. Personalsoftware für Ihr Unternehmen zu wählen, sollten Sie in einem ersten Schritt die Anforderungen an die Software klären:

• Welche Module oder Funktionen benötigt Ihr Unter­nehmen?
• Reicht eine Einzellösung aus oder soll die HR-Software alle Bereiche des Personalwesens abdecken (Komplettlösung)?
• Welche Schnitt­stellen zu bestehenden Anwendungen werden benötigt? Häufig benötigte Schnittstellen sind zum Beispiel zum Zeiterfassungssystem, zur ERP-, Finanz-, Lohnsoftware oder eine ELM-Schnittstelle.
• Sollen die Daten direkt in das Buchhaltungssystem eingelesen werden?
• Müssen die Daten in einem bestimmten Format an die Mutter­gesell­schaft weiter­geleitet werden?
• Wie viel Wert legen Sie auf die Benutzer­freund­lich­keit? Welche Per­sonen arbeiten mit dem HR-Tool?
• Wie viele Personen benötigen Zugriff auf das HR-Tool?
• Bevorzugen Sie eine cloudbasierte, gehostete oder Inhouse-Lösung?
• Sollen die Daten in der Schweiz bleiben?

Auch Referenzen von vergangenen Kundinnen und Kunden können helfen, die passende Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.

Module von HR-Systemen

HR-Systeme decken unterschiedliche Bereiche des Personalwesens ab und sind oftmals modular aufgebaut. Die Modularität erlaubt es Unternehmen, das HR-System individuell zusammenzustellen und Module nachträglich zu ergänzen oder zu entfernen. In der Regel enthalten HR-Systeme diese Module:

Personalverwaltung: HR-Systeme verwalten die Personalakten, Arbeitsverträge, Abwesenheiten sowie die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden und unterstützen bei der Zeugniserstellung.

Payroll: Ein HR-System mit einem Payroll-Modul erleichtert und beschleunigt Prozesse in der Lohnbuchhaltung. Es berechnet automatisch Brutto- und Nettolöhne unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben in der Schweiz, führt die Lohn- und Gehaltszahlungen an die Mitarbeitenden durch und erstellt Lohnausweise. Fokussiert sich das HR-System stark auf Payroll oder wird eine Payroll-Lösung als Einzellösung bezogen, spricht man auch von einer Payroll-Software oder einem Lohnprogramm .

Talentmanagement: Hierzu zählen unter anderem das Performance-Management, die Kurs- und Schulungsverwaltung sowie die Nachfolgeplanung für Schlüsselpositionen.

Bewerbermanagement: Eine HR-Software mit einem Modul fürs Bewerbermanagement – einige sprechen dann von einer Recruiting-Software – unterstützt bei der Verwaltung von eingehenden Bewerbungen und der Durchführung des Auswahlprozesses. Je nach Recruiting-Software trennt diese automatisch Bewerbungen basierend auf ihrer Eignung, ermöglicht automatisierte E-Mail-Antworten oder vereinfacht die Erstellung von Stellenanzeigen, indem sie Templates zur Verfügung stellt.

Self-Service für Mitarbeitende: Dieses Modul erlaubt es den Mitarbeitenden, bestimmte Personaldaten und Unterlagen selbst einzusehen (zum Beispiel Gehaltsabrechnungen) und zu ändern, Urlaubsanträge und Krankmeldungen einzureichen.

Vorteile

Wie bereits erwähnt, deckt ein HR-Tool verschiedene Prozesse im Personalwesen ab. Für Unternehmen bedeutet das verschiedene Vorteile:

• HR-Abteilungen werden entlastet und können sich mehr auf strategische Aufgaben konzentrieren, da sie wiederkehrende Aufgaben an das HR-Tool auslagern können.
• Die Automatisierung administrativer Aufgaben reduziert die Fehlerquote.
• Die Digitalisierung der HR-Prozesse reduziert Papierkosten.
• Da HR-Tools oft modular aufgebaut sind, können Unternehmen ihre Lösung individuell zusammenstellen. Sie zahlen nur für Module, die sie tatsächlich benötigen.
• Alle Daten der Mitarbeitenden wie Arbeitsverträge und -zeugnisse, Ergebnisse von Mitarbeitergesprächen oder die Planung von Trainingsmassnahmen werden zentral abgespeichert.
• Die zentrale Datenablage vereinfacht das Reporting.
• HR-Tools mit einem Self-Service für Mitarbeitende tragen zur Zufriedenheit der Mitarbeitenden bei und fördern die Transparenz.
• Die HR-Prozesse werden standardisiert. Unternehmen mit mehreren Standorten profitieren so von einer einheitlichen HR-Datengrundlage.

Kosten

Die Kosten einer HR-Software hängen unter ande­rem von der Anzahl Lizenzen, der gewählten Betriebsart und dem After-Sale-Service ab. Soll der Anbieter bei der Implementierung unterstützen oder Anwenderschulungen durchführen, fallen zusätzliche Kosten an.

Ein Beispiel: Eine HR-Software für 50 Mitarbei­tende kostet in der Schweiz durchschnittlich 3'200 Franken pro Jahr, exklusive Setup und Konfi­gu­ration.

Weiterführende Informa­tionen zu den Preisen finden Sie auf unserer Kostenseite .

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Betriebsarten

Möchten Sie eine HR-Soft­ware in Ihrem Unternehmen einführen, haben Sie die Wahl zwischen verschiedenen Betriebsarten. Eine Übersicht:

Cloudbasierte HR-Software

Eine cloudbasierte HR-Software läuft auf der Infrastruktur eines Cloud-Anbieters und wird über das Internet bereitgestellt. Sie ist also ortsunabhängig zugreifbar, solange Ihr Gerät Zugriff auf einen Webbrowser und auf das Internet hat. Ihr Unternehmen muss sich weder um die Installation noch um Wartung und Updates kümmern. Cloudbasierte Lösungen sind deshalb ideal für Firmen, die sich nicht mit den technischen Aspekten von Installation und Backups befassen möchten. Zu beachten ist, dass Unternehmensdaten bei dieser Betriebsart extern gespeichert werden und Ihr Unternehmen von der IT-Dienstleisterin abhängig ist.

Inhouse-Lösung

Bei einer Inhouse-Lösung bzw. On-Premise-Lösung wird die Software in Ihrer lokalen IT-Umgebung installiert. Bei indivi­duell angepassten oder erwei­terten Systemen ist dies manchmal die einzig umsetz­bare Variante. Da die Soft­ware lokal installiert wird, liegt eine hohe Eigen­verant­wortung vor: Sie sind verant­wortlich für den Viren­schutz, die War­tung und Daten­sicherung. Dementsprechend ist internes technisches Know-how unerlässlich. Dafür ist Ihr Unternehmen von keinem Anbieter abhängig und die Daten bleiben bei Ihnen im Unternehmen.

Gehostete HR-Software

Eine gehostete HR-Software ähnelt in vielen Punkten einer cloudbasierten HR-Software: Sie werden über das Internet bereitgestellt, Updates und Wartung übernimmt der HR-Softwareanbieter. Beim Hosting bestimmen jedoch Sie, wann Systeme aktualisiert oder gesichert werden. Ein weiterer Unterschied liegt darin, dass gehostete Lösungen mehr Kontrolle über die Infrastruktur und Daten bieten, während Cloud-Lösungen flexibler und skalierbarer sind.

Anbieter von HR-Tools

Die Anbieter von HR-Tools unter­scheiden sich in jene für speziali­sierte HR-Tools und jene für HR-Kompo­nenten als Teil einer grösseren ERP-Lösung . Zu den letzteren gehören grosse Her­steller wie SAP mit ihrer Per­sonal­management-Lösung, Abacus mit Human Resources Management, Microsoft Dynamix NAV & AX, SAGE HR Suite und viele mehr. Fast alle grösseren ERP-Anbieter führen eine Kompo­nente für den HR-Bereich als Add-On zur Kern­soft­ware. Zu den speziali­sierten Anbietern in der Schweiz gehören unter anderem Jacando, Persal, P&I und viele mehr.