Lohnprogramm
Software für die Lohnbuchhaltung gibt es sowohl als eigenständige als auch als Teil von umfangreichen Programmen. Unsere Übersicht und Tipps, welches Programm sich wann am besten eignet, erleichtern Ihnen den Evaluierungs- und Entscheidungsprozess.
Unsere KMU-Einkaufsexpertinnen und -experten arbeiten mit rund 60 qualifizierten HR-Software-Anbietern in der Schweiz zusammen und finden für Sie schnell und kostenlos die passende Softwarelösung für Ihre Lohnbuchhaltung.
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Lohnprogramm – das Wichtigste im Überblick
- Lohnprogramme bzw. Lohnsoftwares sind sowohl als eigenständige Software als auch als Teil einer HR-Software oder unternehmensweiten Gesamtlösung (ERP) erhältlich.
- Welche Variante sich für Ihr KMU am besten eignet, hängt vom Ist-Zustand Ihres Unternehmens sowie von Ihren individuellen Anforderungen ab.
Auswahlkriterien für Lohnprogramme
Der gewünschte Funktionsumfang ist bei der Wahl des passenden Lohnprogramms ausschlaggebend. Je höher die Anforderungen sind, umso umfangreicher muss das Lohnprogramm sein. Es ist daher wichtig, die Anforderungen genau zu definieren. Zudem sollte bei der Wahl der Ist-Zustand Ihres KMU mitberücksichtigt werden. Dazu gehören unter anderem diese Punkte:
- Haben Sie komplexe Ansprüche in Bezug auf die Löhne Ihrer Mitarbeitenden (Quellenbesteuerung, Kinderzulagen, Fremdwährungen, Mehrfachanstellungen, kürzere Zahlungsperioden, Vorschüsse, Standorte in verschiedenen Kantonen mit unterschiedlichen Berechnungsgrundlagen etc.)?
- Welche Anforderungen haben Sie an die Erstellung der Lohnabrechnung? (Der Umfang der Lohnabrechnung wird an die Ansprüche der Lohnbuchhaltung angepasst.)
- Wie wollen Sie die Lohnabrechnungen versenden (automatisiert via E-Mail, manuell per Post, gesicherter Versand mit IncaMail von der Schweizerischen Post etc.)?
In einer Beratung mit einem Experten oder einer Expertin geht nichts vergessen und Sie finden die Lösung, die Ihren Anforderungen am besten entspricht. Über unseren Bedarfs-Check helfen wir Ihnen gerne dabei, kostenlos und unverbindlich bis zu drei Anbieter für Lohnprogramme zu finden, die Sie beraten und Ihnen eine auf Ihre Anforderungen abgestimmte Lösung offerieren.
Kosten für ein Lohnprogramm
Die Kosten für ein Lohnprogramm sind unter anderem von der gewählten Betriebsart abhängig. Je nachdem, ob Sie sich für eine Cloud- oder Inhouse-Lösung entscheiden, zahlen Sie eine einmalige Lizenzgebühr oder monatliche Mietkosten. Es gibt aber auch Anbieter wie Klara, wo Sie keine fixen Lizenzkosten, dafür aber eine kleine Gebühr pro Lohnabrechnung zahlen. Weiter hängen die Preise davon ab, ob das Lohnprogramm als eigenständiges oder integriertes Lohnprogramm erworben wird.
Weiterführende Informationen zu den Preisen einer HR-Software inklusive Lohnbuchhaltung finden Sie auf unserer Kostenseite.
Funktionen eines Lohnprogramms
Ein Lohnprogramm vereinfacht und beschleunigt die Prozesse in der Lohnadministration mithilfe von Funktionen wie:
- Einfache Erstellung von Lohnabrechnungen
- Automatische Abrechnung von Sozialversicherungen
- Automatische Quellensteuerberechnung
- Automatische Erstellung von Lohnausweisen
- Flexibler Lohnartenstamm
- Elektronische Lohnmeldungen (ELM)
- Integriertes E-Banking für Lohnzahlungen
- Direkter Mailversand von Belegen
- Intelligente Schnittstellen (zum Beispiel zur Zeiterfassung)
Dabei ist zu beachten, dass nicht jeder Anbieter alle Funktionen im selben Umfang – oder überhaupt – anbietet oder dass einzelne Funktionen nur als Teil bestimmter Softwarepakete erworben werden können. Klären Sie deshalb frühzeitig ab, ob und in welchem Umfang der Anbieter Ihre gewünschten Funktionen anbietet.
Eigenständiges oder integriertes Lohnprogramm – Welche Lösung eignet sich?
Eine Bedarfsanalyse unter Berücksichtigung des Ist-Zustands in Ihrem Unternehmen hilft bei der Entscheidung für eine passende Softwarelösung. Diese Beispielfälle veranschaulichen, wann sich welche Lösung am meisten lohnt:
Eigenständiges Lohnprogramm
Das eigenständige Lohnprogramm lohnt sich für Unternehmen,
- die unabhängig von anderen Unternehmensbereichen die Lohnbuchhaltung komfortabel organisieren wollen.
- die bereits alle anderen wichtigen Unternehmensbereiche organisiert haben, wobei keine Verknüpfung der bereits eingesetzten Tools mit der Lohnbuchhaltung nötig ist (damit ist zum Beispiel auch keine unternehmensweite Budgetplanung möglich).
- die bereits den restlichen HR-Bereich oder auch alle anderen Unternehmensbereiche mit einem ERP-System organisiert haben, wobei das System kein Modul für Lohnbuchhaltung anbietet (in diesem Fall wird die separate Software ohne Verknüpfung zum ERP-System respektive zur HR-Software geführt oder das Lohnprogramm wird mithilfe von Spezialistinnen oder Spezialisten eigenhändig an die bestehende Lösung angebunden).
HR-Software mit integrierter Lohnbuchhaltung
Die HR-Software mit einem Modul für die Lohnbuchhaltung lohnt sich für Unternehmen,
- die gerne den gesamten HR-Bereich organisieren und miteinander verknüpfen wollen, zum Beispiel mit Salärplanung, Zeiterfassung, Absenzenmanagement, Rekrutierungsprozessen, HR-Dokumentenverwaltung etc., wobei keine Verknüpfung zu anderen Unternehmensbereichen nötig ist.
- die bereits über eine entsprechende HR-Software verfügen, aber kein Modul für die Lohnbuchhaltung haben. Entweder wird dann das Modul zur bestehenden Software dazu gebucht oder es muss ein neues HR-Tool angeschafft werden, falls das bisherige kein Modul für die Lohnbuchhaltung anbietet. Alternativ kann eine alleinstehende Lösung angeschafft werden, die mithilfe von Spezialistinnen und Spezialisten eigenhändig an die bestehende Lösung angebunden wird.
ERP-System mit integriertem Lohnprogramm
Das ERP-System mit einem Modul für die Lohnbuchhaltung lohnt sich für Unternehmen,
- die gerne alle Bereiche des Unternehmens organisieren und miteinander verknüpfen wollen, unter anderem Finanzbuchhaltung, Lagerbestand, Projektmanagement, Budgetplanung, Spesenabrechnung, Dokumentenverwaltung, Marketing etc. (So ist z.B. eine unternehmensweite Budgetplanung mit wenig Aufwand möglich, weil die Daten aus den verschiedenen Modulen einfach zusammengeführt werden können)
- die bereits über ein ERP-System verfügen und die Lohnbuchhaltung beziehungsweise die gesamte HR-Organisation in das System integrieren wollen. Entweder wird dann ein entsprechendes Modul zur bestehenden Lösung dazu gebucht oder es wird eine neue ERP-Lösung angeschafft, falls das bisherige System kein entsprechendes Modul anbietet. Alternativ kann eine alleinstehende Lösung angeschafft werden, die mithilfe von Spezialistinnen und Spezialisten eigenhändig an die bestehende Lösung angebunden wird.
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Joshua Olmesdahl
Teamleiter KMU-Einkaufsexperten