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Buchhaltung – die Zahlen im Griff

Jahresabschluss

Buchhaltung – wichtig ab der ersten Stunde

Buchhaltung ist für viele ein lästiges Übel und gerade in der Gründungsphase fehlt oft die Zeit dafür. Doch ohne die Zahlen aus dem Rechnungs­wesen lässt sich kein Unternehmen führen.

Als Gründer oder Gründerin eines Unter­nehmens haben Sie drei Möglich­keiten:

  • Sie verfügen über gute buchhalterische Kennt­nisse und führen die Buch­haltung komplett eigen­ständig.
  • Sie übergeben die gesamte Buch­haltung einem geeigneten Treuhänder oder einer Buch­haltungs­expertin.
  • Sie besitzen Buchungs­kenntnisse und können die Verbuchung der Geschäfts­fälle selbst vornehmen. Abschluss, Mehrwert­steuer­abrechnung und die Steuer­erklärung überlassen Sie aber den Profis.
TippAuch wenn Sie die Buch­haltung an Profis übergeben, sollten Sie sich mit den wichtigsten Grund­sätzen vertraut machen. Nur so können Sie den Jahres­abschluss inter­pretieren und daraus die richtigen Schlüsse für Ihr Unter­nehmen ziehen. Aus­führliche Infor­mationen finden Sie in den Themen­bereichen «Buchhaltung» und «Jahresabschluss und Kennzahlen» in unserem Ratgeber.

Eine weitere Frage, die Sie gleich zu Beginn klären sollten: Erledigen Sie die Buch­haltung mit einem Inhouse-Buch­haltungs­programm oder setzen Sie auf eine Buchhaltungs­software in der Cloud?

Was gehört alles zur Buchhaltung?

Zur Buchhaltung gehören hauptsächlich die Finanz­buchhaltung (Fibu), die Lohn­buchhaltung, die Mehrwert­steuer­abrechnung, der Jahres­abschluss und die Steuer­erklärung.

Für viele KMU in der Schweiz ist die doppelte Buch­haltung Pflicht. Kleinere Einzel­firmen können sich auch auf die einfache Buch­haltung beschränken. Der Unterschied:

  • Einfache Buchhaltung – oder auch Milch­büechli­rechnung: Jede Einnahme und Ausgabe wird nur einmal erfasst, und zwar an dem Datum, an dem der Betrag ein­genommen oder aus­gegeben wurde.
  • Doppelte Buchhaltung: Alle Einnahmen und Ausgaben werden nicht nur einmal, sondern zweimal erfasst. Erstens wird erfasst, auf welchem Konto ein Geldzu- oder -abfluss statt­fand (zum Beispiel auf dem Bankkonto oder in der Kasse). Zweitens wird erfasst, wozu das Geld verwendet wurde (etwa für Löhne, Material­einkauf) oder worauf sich der Eingang bezieht (wie Dienst­leistungs­erlöse, Produktions­erlöse).
Gut zu wissen
Führen Sie eine AG oder eine GmbH, ist die doppelte Buch­haltung Pflicht. Ab einem Jahres­umsatz von 500‘000 Franken muss auch eine Einzel­firma oder eine Kollektiv­gesellschaft (Personengesellschaft) eine doppelte Buchhaltung führen.

Buchhaltung auslagern oder selber führen?

Als Erstes müssen Sie entscheiden, ob Sie die Buch­haltung extern vergeben, an eine Treu­händerin oder einen Buch­haltungs­experten, ob Sie diese selbst führen oder ob eine Misch­form das Richtige ist für Sie.

Welche Variante hat welche Vor- und Nach­teile? Hier eine kurze Zusammen­fassung:

Variante 1 – selber machen

Sie erledigen die gesamte Buch­haltung (Finanz­buchhaltung, Steuern, Mehrwert­steuer, Abschluss, Lohn­administration etc.) eigen­ständig bei sich inhouse. Möglich ist dies mit einer Inhouse-Buch­haltungs­software oder einem Buch­haltungs­tool in der Cloud.

+ Grösster Vorteil: Keine externen Kosten
+ Sie haben Ihre Zahlen jederzeit im Über­blick und auto­matisch ein besseres Gefühl dafür, wie Ihr Unter­nehmen läuft.
Grösster Nach­teil: Hoher Zeit­aufwand
Da Sie die Buch­haltung allein führen, gibt es niemanden, der allfällige Verbuchungs­fehler bemerken könnte.
Falls Probleme und Unklar­heiten auf­tauchen, müssen Sie unter Umständen eine Beratung oder sonstige Hilfe in Anspruch nehmen, was viel Zeit­aufwand und Kosten mit sich bringt.

Variante 2 – extern geben

Die gesamte Buchhaltung wird an einen Treuhänder ausgelagert. Sie reichen die gesammelten Belege regel­mässig an ihn weiter.

+ Grösster Vorteil: Sie gewinnen Zeit, die Sie in Ihr Kern­geschäft investieren können.
+ Hohe Garantie, dass die Buch­haltung korrekt geführt wird
+ Sie haben einen Experten an Ihrer Seite, der Ihnen auch allgemeine Tipps zur Unter­nehmens­führung geben kann.
Grösster Nach­teil: Externe Kosten
Es besteht die Gefahr, dass Sie den Über­blick über die Zahlen verlieren und zu spät erfahren, wenn etwas nicht richtig läuft.

Variante 3 – Mischform

Sie verbuchen die Belege selbst, Abschluss, Mehr­wert­steuer­abrechnung (MWST) und Steuer­erklärung lagern Sie an eine Treu­händerin aus.

+ Sie sparen lang­fristig gesehen Kosten.
+ Die Buchhaltung wird von der Treu­händerin kontrolliert. So ist sicher­gestellt, dass sie korrekt ist. Der Abschluss, die Abrechnung mit der MWST und die Steuer­erklärung werden professionell erledigt.
+ Bei einer buchhalterischen Unklar­heit können Sie sich an Ihre Treu­händerin wenden, die ebenfalls einen guten Über­blick über Ihre Bücher hat.
Zeitlicher Aufwand unter dem Jahr, da Sie die Buch­haltung selbst führen.
Die eigene Verbuchung der Belege lohnt sich nur, wenn Sie buchungs­sicher sind. Muss die Treu­händerin vor dem Abschluss viele Korrekturen vornehmen, ist ihr Aufwand schliess­lich grösser, als wenn sie gleich alles selber erledigt hätte.

TippWenn Sie nicht wirklich buchungssicher sind, empfiehlt sich meist, die Buch­haltung ganz an Profis aus­zulagern. Das Schreiben der Rechnungen und das Mahn­wesen erledigen Sie selber, alles andere geht zum Treuhänder Ihrer Wahl. Vergleichen Sie aber auf jeden Fall mehrere Offerten. Unsere Kosten­umfrage bei Treuhändern hat gezeigt, dass die Preise für dieselbe Dienst­leistung teil­weise stark schwanken.

Treuhänder-Kosten

Unsere Experten für Buch­haltung und Treu­hand haben für Sie eine Umfrage bei 77 Treu­händern und Treu­händerinnen aus der Deutsch­schweiz durch­geführt und die Kosten für Treu­hand­angebote über­sichtlich zusammen­gefasst. Das Resultat finden Sie in unseren Kostenkurven zu konkreten KMU-Beispielen.

TippJe sorgfältiger Sie Ihre Belege sammeln, sortieren und vorbereiten, desto weniger Aufwand hat anschliessend Ihr Treu­händer und desto tiefer fallen die Kosten aus.

Buchhaltungssoftware inhouse oder online in der Cloud?

Die Zeiten des Kassen­büchleins sind definitiv vorbei – heute gibt es zahlreiche Finanz­buchhaltungs­programme, die Sie bei der Erstellung Ihrer Buch­haltung unter­stützen und die auch von den Treuhand­büros eingesetzt werden. Führen Sie die Buch­haltung selbst, haben Sie die komplett freie Wahl. Übernimmt ein Treuhänder die gesamte Buch­haltung, entscheidet dieser, welches Finanz­buchhaltungs­programm verwendet wird.

TippWenn Sie nur Teil­bereiche vom Treuhänder erledigen lassen, einigen Sie sich unbedingt auf eine passende Buch­haltungs­software. Sonst kommt es bei der Über­gabe unweiger­lich zu Problemen und es wird schwierig, einen korrekten Jahres­abschluss oder die Mehrwert­steuer­abrechnung zu erstellen.

Entscheiden müssen Sie sich, ob das Buch­haltungs­programm inhouse auf Ihrem Server installiert wird oder ob Sie auf eine Online-Buchhaltungs­software setzen. Hier die Vor- und Nachteile:

Buchhaltungssoftware inhouse

+ Mehr Kontrolle, da die Daten auf Ihrem eigenen Server gespeichert sind
+ Auch Offline-Zugriff möglich
Hohe Lizenz­kosten in der Gründungs­phase Ihres Unter­nehmens, wenn die Ressourcen meist eher knapp sind.
Sie müssen sich selbst um die Updates kümmern. Das ver­ursacht adminis­trativen Aufwand und zusätzliche Kosten.
Gefahr von Datenverlust bei Einbruch, Brand usw.

Beispiele für Inhouse-Buchhaltungsprogramme: Abacus, Banana, Profixx

Gut zu wissen
Einige Software-Anbieter offerieren Start-ups in den ersten ein bis zwei Geschäftsjahren Sonderkonditionen und Rabatte. Es lohnt sich, die Anbieter zu vergleichen und nach Firmengründerrabatten zu fragen. Oder Sie nutzen das Gründer-Special unseres Partners.

Online-Buchhaltungssoftware in der Cloud

+ Zugriff von überall: Mit einer Online-Buchhaltungssoftware können Sie von überallher auf Ihre Finanzdaten zugreifen.
+ Datenaktualität: Die Daten sind jederzeit und geräteunabhängig abruf- und einsehbar.
+ Mandantenfähigkeit: Die Software kann von mehreren Nutzern gleichzeitig verwendet werden. Das erleichtert insbesondere die Zusammenarbeit mit einer Treuhandfirma.
+ Verlangt kein IT-Know-how: Es ist keine Softwareinstallation notwendig und der Anbieter oder die Anbieterin kümmert sich um die Updates.
+ Tiefe Anfangskosten: Wenn Sie die Software gegen eine monatliche Gebühr mieten, sind die Ausgaben zu Beginn um ein Vielfaches kleiner als die Lizenzkosten bei der Inhouse-Lösung.
Datenhaltung ausserhalb Ihrer Infrastruktur: Das kann ein Datenschutz- und Datensicherheitsproblem bedeuten, wenn der Anbieter nicht ein professionelles Daten- und Rechenzentrum betreibt und entsprechende Sicherheitsmassnahmen ergreift. Die meisten Anbieter stellen heute dieselben Sicherheitsstandards zur Verfügung wie Banken.

Beispiele für Online-Buchhaltungsprogramme: Accounto, bexio, CashCtrl, Klara, Run my Accounts, 21.AbaNinja (Swiss21.org)

Gerade wenn Sie mit einem externen Buchhalter, einer Treuhänderin zusammenarbeiten, bieten Cloud-Lösungen einige Vorteile gegenüber den traditionellen Papierbelegen und einer lokal installierten Software:

  • Die Belege lassen sich einfach (meist per App) einscannen und an den Treuhänder übermitteln.
  • Die intuitive Nutzerführung der Programme erfordert wenig Buchhaltungs-Know-how.
  • Oft besteht eine Schnittstelle zur Hausbank, dadurch werden viele Zahlungseingänge und -ausgänge automatisch verbucht.
  • Insgesamt sparen Sie mit Online-Buchhaltung Zeit.

Online-Buchhaltungstool prüfen

Bei allen Vorteilen: Prüfen Sie die Software und den Anbieter sorgfältig. Diese Punkte sind wichtig:

IT-Security: Klären Sie sorgfältig ab, ob der Anbieter ein professionelles Daten- und Rechenzentrum mit den nötigen Sicherheitsvorkehrungen betreibt oder nutzt. Lassen Sie sich von ihm die IT-Security-Mechanismen beschreiben, besprechen Sie sich mit einer IT-Expertin Ihres Vertrauens und sichern Sie sich vertraglich ab.

Leistungsumfang: Der Preis der Buchhaltungslösung wird hauptsächlich durch den Leistungsumfang bestimmt. Dazu gehören:

  • Grund- und Zusatzfunktionen, die Sie benutzen
  • Datenvolumen
  • Anzahl Lizenzen, die benötigt werden

Achten Sie darauf, dass die Buchhaltungssoftware mit Ihrem Unternehmen wachsen kann. Das Programm soll fortlaufend weiterentwickelt und regelmässig upgedatet werden. Wichtig sind auch Erweiterungsmöglichkeiten.

Schnittstellen: Einige Programme erlauben, Aufträge direkt ins E-Banking zu übertragen oder verfügen über Schnittstellen zu anderen branchenbezogenen Softwares. Von Vorteil sind auch Apps, die es erlauben, Belege direkt zu scannen.

Benutzerfreundlichkeit: Wie gut findet man sich im Programm zurecht? Wie rasch ist bei Problemen der Support zur Stelle?

TippVerschiedene Anbieter stellen Testversionen zur Verfügung, die Sie gratis für eine begrenzte Zeit downloaden können. Das lohnt sich, denn Sie erfahren so ganz direkt, wie einfach und intuitiv die Software zu bedienen ist.