Telefonanlagen – Ihr Einkaufsratgeber

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Telefonanlage

Die Telefonanlage ist trotz virtueller Videokonferenzen, E-Mails und Chat-Tools ein wichtiger Bestandteil der Kommunikation in Ihrem KMU. Mit Beschaffungstipps und Kostenvergleichen unterstützen wir Sie bei Ihrem Kaufentscheid.

Unsere Einkaufsexperten arbeiten mit über 140 geprüften Schweizer Telefonanlagen-Anbietern zusammen und finden für Sie kostenlos 3 passende. So können Sie ganz einfach Offerten und Kosten vergleichen.

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Telefonanlagen für KMU in der Schweiz – das Wichtigste

Alles, was Sie für die Auswahl und Anschaffung Ihrer neuen Telefonanlage wissen müssen, finden Sie in dieser Checkliste. Mit einem Klick auf die Fragen kommen Sie direkt zu den Antworten.


Was zeichnet neue Business-Telefonanlagen aus?

Der Standard für neue Telefonanlagen ist heute VoIP (Voice over IP), also Telefonie über eine Breitband-Internetverbindung. Eine herkömmliche Telefonleitung ist nicht mehr notwendig. Professionelle VoIP-Telefonanlagen bestehen neben den Endgeräten aus einem IP-Telefonanlagen-Server und wenn nötig einem VoIP-Gateway, der Sprach- und Datensignale der klassischen Telekommunikation in VoIP-Datenpakete umwandelt.

Beim IP-Telefonanlagen-Server haben Sie die Wahl zwischen einer Inhouse-Lösung (Telefonserver bei Ihnen vor Ort) und einem Cloud-Server (externe virtuelle Lösung). Die Kosten eines Inhouse- oder eines Cloud-Telefonsystems sind hochgerechnet auf fünf Jahre fast identisch. Die Gesprächskosten sind tief, da die Verbindungen über die Internetleitung aufgebaut werden.

VoIP ist auch die Basis für Unified Communications, eine Plattform, die die Integration verschiedener Kommunikationstools wie Telefonie, Videokonferenzen, Instant Messaging, Content Sharing oder verschiedene Geschäftsanwendungen erlaubt. Lesen Sie mehr zur VoIP-Telefonie auf unserer Seite «VoIP-Telefonanlagen für KMU».


Welche Funktionen sollte eine Telefonanlage für KMU beinhalten?

Professionelle Telefonanlagen weisen eine hohe Benutzerfreundlichkeit auf, sind flexibel skalierbar und ermöglichen eine optimale Kommunikationsvernetzung der Mitarbeitenden. Insbesondere moderne VoIP-Telefonanlagen erleichtern den Arbeitsalltag in Ihrem KMU ungemein – mit Homeoffice-Integration, unbegrenzten Gesprächsleitungen, verbesserter Sprachqualität und vielem mehr.
Das sind die wichtigsten Funktionen, die moderne Telefonanlagen mitbringen:

  • Konferenzschaltung
  • Hinzufügen von zusätzlichen Gesprächsteilnehmern
  • Hin- und Herschalten zwischen verschiedenen Gesprächen
  • Gespräch halten (Hold) mit Warteansage und/oder Musik
  • Hin- und Herschalten zwischen verschiedenen Gesprächen
  • Rufumleitung
  • Anrufer-Identifikation
  • Freisprechmöglichkeit
  • Anruf-Umleitung
  • Automatische Rufverteilung
  • Gesprächsaufzeichnung
  • Telefonieren mit der Festnetz-Firmennummer vom Smartphone aus


Welche Fragen stellen sich beim Telefonanlagen-Vergleich?

Bevor Sie sich mit Anbietern unterhalten und konkrete Offerten studieren, sollten Sie sich über folgende Punkte klar werden:

  • Notwendige Ausstattung: Welche der oben genannten Funktionen und Optionen benötigen Sie?
  • Endgeräte: Sollen Ihre Mitarbeitenden mit Tischapparate oder schnurlosen Geräten telefonieren oder setzen Sie auf Computer Telephony Integration (CIT), mit der sich Telefongespräche direkt über den Desktop starten und beenden lassen (Softphone beim Einzelendgerät)?
  • Sollen auch Mobiltelefone in die Telefonzentrale integriert werden?
  • Wie viele Telefonnummern werden benötigt?
  • Wird viel ins Ausland telefoniert?
  • Skalierbarkeit: Wie entwickeln sich die Bedürfnisse in den nächsten Jahren?
  • Gibt es Mitarbeitende mit besonderen Anforderungen?
  • IT-Support: Ziehen Sie einen Telefonanlage-Server im Unternehmen vor oder wollen Sie den Server auslagern?
  • Sind Unified-Communications-Tools wünschenswert?


Was ist wichtig, wenn viele internationale Gespräche geführt werden?

Dank zahlreicher Messenger-Dienste und VoIP-Telefonie sind Auslandstelefonate deutlich günstiger, zum Teil auch kostenlos geworden. In der Regel fahren Sie mit Flatrates für Anrufe in der Schweiz und ins Ausland am besten.

Tipp der KMU-EinkaufsexpertenAchten Sie bei den Anbietern auf unterschiedliche Tarife, je nachdem ob die Gespräche in europäische Länder gehen oder auch darüber hinaus.


Was ist eine virtuelle Telefonanlage?

Möchten Sie auf maximale Flexibilität setzen, ist eine cloudbasierte Telefonanlage (VoIP), auch Virtual PBX genannt, die passende Lösung. Solche Anlagen sind populär und werden heute von den meisten grossen VoIP-Providern in der Schweiz angeboten. Gerade Nutzer, die ihre IT von einem externen Anbieter erledigen lassen, können davon profitieren. Mit Virtual PBX lassen sich neue Mitarbeitende und neue Standorte ohne grossen Aufwand in die Cloud-Telefonanlage einbinden. KMU können zudem auf teure Investitionen in Hardware verzichten, erzielen zahlreiche Effizienzvorteile und entlasten die eigene IT. Weitere Informationen zur virtuellen Telefonanlage finden Sie auf unserer Seite Virtual PBX.

Tipps der KMU-EinkaufsexpertenDie einmaligen Hardwarekosten schlagen beim Kauf einer Inhouse-Telefonanlage am meisten zu Buche. Vergleichen Sie verschiedene Herstellermarken. Die jährlich wiederkehrenden Kosten können je nach Anbieter stark variieren, denn auch wenn Sie die Anlage kaufen, muss diese oft jedes Jahr nachgerüstet und aktualisiert werden. Ein Offertenvergleich lohnt sich hier besonders.

Bei der Nutzung eines virtuellen Telefonsystems fallen pro Monat immer dieselben Kosten gemäss Mietvertrag an. Die Erweiterung einer solchen Telefonanlage kann je nach Anbieter mit unterschiedlich hohen Kosten verbunden sein. Lassen Sie sich solche möglichen Folgekosten im Voraus aufzeigen.


Was kostet eine Telefonanlage für KMU?

Grundsätzlich können Sie eine Firmentelefonanlage für drei bis fünf Teilnehmende ab ca. CHF 2'500 beschaffen. Für eine Telefonanlage (Cloud-Server) mit fünf verkabelten Tischapparaten, Standardfunktionen wie Anrufbeantworter, Weiterleiten, Konferenzschaltung sowie drei gleichzeitig führbaren Gesprächen betragen die Richtkosten – auf fünf Jahre hochgerechnet – zwischen CHF 2'900 und CHF 11'000. Der Durchschnitt liegt bei CHF 5'200. Entscheiden Sie sich für einen Inhouse-Telefonserver, müssen Sie mit durchschnittlich CHF 5'400 rechnen.

Graph Kostenerwartung für eine Telefonanlage mit Cloud-Server liegt durchschnittlich bei CHF 5'200 (Cloud)

Mehr Informationen und Kostenerwartungen finden Sie in unserem Kostenplaner für Telefonanlagen.


Welche Endgeräte können an eine Telefonanlage angeschlossen werden?

Ein wichtiges Kriterium bei der Auswahl Ihrer neuen Telefonanlage ist Ihr Bedarf an Endgeräten. Mögliche Endgeräte sind Tischtelefone oder schnurlose DECT-Geräte, die eine freie Bewegung im Betrieb ermöglichen. Auch Mobiltelefone können in Ihre Telefonanlage integriert werden. 

Setzen Sie auf Computer Telephony Integration (CTI) oder auf ein Softphone-System, haben traditionelle Telefonapparate ausgedient. Hier geschieht alles per Mausklick auf Ihrem PC. Gespräche werden über integrierte Mikrofone und Lautsprecher an PC-Monitoren respektive mit einem Headset oder über Smartphones geführt. 


Gibt es branchenspezifische Lösungen, zum Beispiel für Hotels oder Callcenter?

Ja, denn solche Callcenter und Hotelbetriebe sind auf eine besonders leistungsfähige Telefonie angewiesen. Sie benötigen eventuell zusätzlich zur Telefonanlage eine Telefonzentrale mit besonders vielen Rufnummern oder Servicefunktionen wie Echtzeit-Benachrichtigung des Housekeeping in Hotels, Alarmierungslösungen in Spitälern oder Warteschlangen (Queues) und Auto-Dialer für Callcenter.

Tipp der KMU-EinkaufsexpertenSprechen Sie mit Anbietern von branchenspezifischen Business-Telefonanlagen. Diese kennen die Abläufe in der Branche und stimmen die Anlage auf Ihre spezifischen Bedürfnisse ab. Je nach Anbieter wird Ihnen eine klassische Inhouse-Lösung und/oder eine virtuelle PBX-Telefonanlage (Cloud-Telefonie) offeriert. So unterstützt die Telefonanlage Sie optimal im Geschäftsalltag.

Können KMU Telefonservices auslagern?

Ja, das ist möglich. Um Kosten und Mitarbeiterressourcen zu sparen, kann es sich für ein KMU lohnen, einen externen Telefonservice zu beauftragen. Dort werden Anrufe entgegengenommen und nach Vereinbarung abgewickelt. Zu den Aufgaben eines solchen Telefonservices gehören:

  • Weiterleiten von Anrufen
  • Aufnehmen von Anrufdaten, Mitteilungen und Kundenfeedback
  • Erteilen von Auskünften nach Ihren Vorgaben
  • Terminvereinbarungen


Gibt es Telefonanlagen-Hersteller in der Schweiz?

Ja, seit ISDN eingestellt wurde und der Fokus auf der VoIP-Telefonie liegt, sind neue Anbieter auf den Markt gekommen. Es gibt zwei Kategorien:

  • Anbieter von modularen Telefonanlagen, bei denen der Telefonserver bei Ihnen im Unternehmen installiert ist
  • Anbieter von virtuellen Telefonanlagen, bei denen Ihr Telefonserver in der Cloud angesiedelt ist

Damit Sie das passende Telefonsystem für Ihr KMU finden, arbeitet Gryps mit allen grossen Herstellern wie Mitel (Aastra), Panasonic, Alcatel, Avaya, Agfeo oder Gigaset zusammen. 
Geben Sie Ihre Anforderungen im Bedarfs-Check ein und unsere KMU-Einkaufsexperten finden 3 passende Anbieter für Sie.



In aller Kürze – FAQ zu Telefonanlagen

Was ist eine VoIP-Telefonanlage?
VoIP steht für Voice over Internet Protocol, also für die Übermittlung von Sprachdaten über das Internet.

Was kostet eine VoIP-Telefonanlage?
Die Kostenvergleiche in unserem Kostenplaner zeigen, dass eine cloudbasierte wie auch eine physisch installierte Telefonanlage für fünf Teilnehmende über einen Zeitraum von fünf Jahren durchschnittlich gut CHF 5’000 kostet.

Welches sind die grössten Vorteile einer VoIP-Telefonanlage?
Die VoIP-Telefonie hat zahlreiche Vorteile, etwa die einfache Einrichtung, die Ortsunabhängigkeit der Gespräche, die hohe Sprachqualität sowie eine effektivere Kommunikation und Zusammenarbeit.

Lassen sich Smartphones von Mitarbeitenden in eine VoIP-Telefonanlage integrieren?
Ja, und die Mitarbeitenden können unabhängig von ihrem Aufenthaltsort via Smartphone die Firmennummer nutzen.

Was ist der Unterschied zwischen physischen und virtuellen Telefonanlagen?
Mit einer virtuellen Telefonanlage (Virtual PBX) beziehen Sie das Telefonsystem als cloudbasierten Service von einem externen Provider. Bei einer physischen Telefonanlage ist Ihr Telefonserver bei Ihnen vor Ort installiert.

Virtual PBX oder cloudbasierte Telefonanlage – lohnt sich das?
Virtuelle Telefonanlagen werden stark nachgefragt. Die Gründe: keine Investitionen in Hardware, flexible Ausbaumöglichkeiten – und Sie bezahlen immer nur so viel, wie Sie auch wirklich benötigen

Was ist mit den Endgeräten einer Telefonanlage gemeint?
Dabei kann es sich um Tischtelefone (Tischapparate), schnurlose DECT-Geräte, PC-Telefone (CTI / Softphones) oder auch um integrierte Mobiltelefone handeln.


Autor: Patrick Gunti

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