Telefonservice

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Telefonservice – Kundenservice jederzeit

Ein Telefonservice kümmert sich um eingehende Anrufe während Ihrer Abwesenheit. Dies ist eine entlastende Massnahme, welche sich gerade für KMU eignet. Besonders in diesen Situationen erweist sich ein Telefondienst als hilfreich:

  • bei mehreren Anrufen, welche zur gleichen Zeit eingehen
  • ausserhalb der Bürozeiten
  • während internen oder externen Meetings / Anlässen
  • Feiertage, Ferien oder Krankheit
  • wenn Sie einfach nicht gestört werden wollen
Unabhängig , einfach und kostenlos.

So funktioniert Gryps

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Telefonservice Schweiz

Ein Telefonservice, auch Telefondienst oder Telefonsekretariat, ist eine kaufmännische Dienstleistung, welche eingehende Anrufe freundlich und kompetent entgegennimmt und an Sie weiterleitet. Auch in Abwesenheit, bleiben Sie somit für Ihre Kunden rund um die Uhr erreichbar. Im englischen Sprachraum hat sich diese Büroservice Dienstleistung bereits als “virtual assistance”, zu Deutsch “virtuelles Sekretariat”, etabliert.
 

Telefonservice Angebote

Ein Telefonservice betreut und verwaltet eingehende Anrufe im Namen Ihres KMU und nach Ihren Vorgaben. Anders als eine Combox oder eine Chatbox hebt sich der Telefonservice dadurch ab, dass die persönliche Bindung zum Kunden nicht verloren geht. Dies fördert das Gefühl des Kunden, wertgeschätzt zu werden.  

Der Service beinhaltet: 

  • das Entgegennehmen der Anrufe
  • die kompetente Beratung der Kunden über Produkte und Dienstleistungen Ihres Unternehmens
  • Terminvereinbarungen
  • das Informieren über Anrufe und den aktuellen Stand via Telefon, E-Mail, SMS, Fax oder Pager. Wie häufig das geschieht, hängt von Ihren Anforderungen ab.
     

Wie funktioniert ein Telefonservice?

Die Anrufe werden von Ihrem persönlichen Team entgegengenommen. Die Telefonisten leiten die Anrufe auf Ihr Handy, eine weitere Büronummer oder Fax um. Das Kommunikationsmittel wird vorher mit Ihnen abgemacht.

Sollten Sie verhindert sein, werden die Kontaktdaten aufgenommen und allfällige Termine vereinbart oder verschoben. Auch Reservationen können getätigt werden oder Bestellungen aufgenommen werden. Der Umfang des Aufgabenbereich können sie beeinflussen. Möchten Sie, dass der externe Anbieter auch Anrufe selbstständig tätigt (z.B für Kundenakquise), so empfiehlt sich, auf ein Call-Center zurückzugreifen. 
 

Telefonservice auf Deutsch, Englisch oder Französisch?

Angestellte eines Telefonservices verfügen über kaufmännisches Know-how und wissen, wie man gekonnt mit Kunden umgeht. Je nach Anbieter umfasst der Service unterschiedliche Sprachen. Neben den Landessprachen Deutsch (Mundart und Schriftdeutsch), Französisch und Italienisch werden Dienstleistungen oft auch auf Englisch als Universalsprache angeboten. Je nach Anbieter kann der Telefonservice in weiteren Sprachen geleistet werden. 
 

Vorteile des Telefonservices für Ihr Unternehmen

Oftmals haben KMU keine Angestellten, welche sich ausschliesslich um den Telefondienst des Unternehmens kümmern. Ein Telefonservice kann daher enorm entlasten. Gerade kleinere KMU profitieren sehr, denn dieser externe Service ist kostengünstiger als eigene Mitarbeiter und lässt so mehr Zeit für operative Tätigkeiten offen.
 
Es kann auch vorkommen, dass Arbeitnehmer anderweitig verhindert sind, z.B durch Meetings, Urlaub oder private Anlässe. Während diesen Abwesenheitszeiten kann sich niemand um eingehende Anrufe kümmern. Ein externer Telefonservice sorgt dafür, dass diese Anrufe kompetent betreut werden.

Ein externer Telefondienst ist ein enormer Wettbewerbsvorteil. Durch den Service fällt eine zeitaufwändige und doch zugleich wichtige Arbeit weg. Ebenfalls fallen weniger Kosten an, als eigene Mitarbeiter damit zu beauftragen.
 

Kundenorientierter Telefonservice

Abhängig vom Anbieter kümmert sich entweder ein kleines Team oder eine Person um Ihre Anrufe. Vorteil dieses Modells ist, dass die Mitarbeiter sich mit Ihrem Unternehmen auskennen und so eine persönliche Kundenbindung gewährleistet werden kann. Wem ein direkter Ansprechpartner wichtig ist, achtet deshalb bei der Auswahl des Anbieters darauf, eine kleine Firma zu engagieren. 
 

Telefonservice finden

Referenzen sind stets ein guter Indikator für die Qualität des Unternehmens. Nehmen Sie sich genug Zeit, Ihren Partner auszuwählen. Mehrere Offerten einzuholen und diese zu vergleichen, lohnt sich. 

GRYPS arbeitet mit über 70 Anbietern für Büro- und Telefonservice zusammen und kann Ihnen dadurch Anbieter vermitteln, welche genau zu Ihren Anforderungen passen. Füllen Sie einfach den blauen Fragebogen aus und erhalten Sie so von bis zu drei Anbietern eine Offerte.

Medienberichte über Gryps:

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