Was sind die Vorteile von ERP-Systemen?

ERP-Systeme bieten viele Vorteile. Sie optimieren Prozesse, sorgen für eine unterbrechungsfreie Kommunikation, eine konsistente Datenspeicherung und eine durchgängige Information in der Firma (alle Informationen sind durchgängig miteinander verbunden).

Gibt es verschiedene ERP-Lösungen für Unternehmen?

Ja, ERP-Lösungen werden je nach Branche, Unternehmensgrösse und Ressourcen ausgewählt. Es gibt verschiedene Standardpakete für verschiedene Branchen.

Welche ERP-Systeme eignen sich für kleine Unternehmen?

Es gibt eine Vielzahl an ERP-Systemen wie Proffix, die speziell auf die Bedürfnisse von kleinen Unternehmen zugeschnitten sind. Diese Lösungen sind oft kostengünstiger und einfacher in der Bedienung als grössere ERP-Systeme. In der Schweiz gibt es zudem einige lokale Hersteller, die auf die Region spezialisierte ERP-Lösungen bieten.

ERP-Lösungen in der Cloud oder Inhouse hosten?

Cloud-Lösungen werden von kleineren Unternehmen oder Start-ups bevorzugt. Solche Lösungen werden auf Mietbasis angewendet, das heisst, bezahlt wird nach Anzahl der User pro Monat oder pro Jahr. Service und Wartung übernehmen die Anbieter. Inhouse-Lösungen werden vor Ort auf dem Server der Firma installiert. Das Lizenzmodell wird aus einer sogenannten One-Time-Charge und einem jährlichen Wartungs- und Supportvertrag berechnet. Inhouse-Lösungen eignen sich für Unternehmen, die auch ohne Internet auf das ERP-System zugreifen können möchten oder unternehmenskritische Daten lieber in der Firma speichern.

ERP-System für Ihr Unternehmen

ERP-System – das Wichtigste

Ein ERP-System (ERP = Enterprise Resource Planning) verwaltet Ihre alltäglichen Geschäftsaktivitäten und hilft dabei, die Ressourcen optimal einzuplanen.
ERP-Software bietet neben Basisfunktionen wie Buchhaltung und Ressourcenplanung Zusatzmodule wie CRM, Zeiterfassung und Dokumentenmanagement. Unternehmen können ihre Software so individuell nach ihren Bedürfnissen zusammenstellen.
Es empfiehlt sich, alle Anforderungen an die Software, die Implementierung und zukünftige Zusammenarbeit (Support, Programmierung) in einem Pflichtenheft festzuhalten. Ein unabhängiger IT-Berater, eine unabhängige IT-Beraterin kann Sie bei der Erstellung des Pflichtenhefts unterstützen.

So wählen Sie das passende ERP-System für Ihr KMU

Drei Tipps vom Profi: Was Sie bei einer neuen ERP-Lösung beachten sollten, erklärt Sabin Djoni von Forterro in diesem Video.

Um das passende ERP-System zu finden, hilft es ausserdem, diese Aspekte zu klären:

Welche Funktionen und Module benötigen Sie? Die Auswahl an ERP-Systemen in der Schweiz ist gross. Hilfreich ist es deshalb, die zwingend benötigten Funktionen und Module zu definieren – diese unterscheiden sich je nach Branche, Unternehmensgrösse und Ressourcen. Alle Lösungen, die diese Funktionalitäten nicht abdecken, können Sie direkt ausschliessen.
Benötigen Sie Schnittstellen zu anderen Systemen (etwa zu einem separaten CRM, separaten DMS, zum Webshop)? Welche?
Kommt für Ihr Unternehmen eher eine cloudbasierte, gehostete oder Inhouse-Lösung infrage? Zu beachten ist, dass die cloudbasierten Produkte nicht immer die gleichen Funktionalitäten anbieten wie die Version auf dem Inhouse-Server. Klären Sie dies mit dem Anbieter Ihrer Wahl ab.
Sind Sie an einer Open-Source-Lösung interessiert? Klären Sie mit dem Anbieter ab, welche Kosten für den Service, Implementierung, Betrieb, Konfiguration und Wartung anfallen.
Existiert auf dem Markt bereits eine Branchenlösung, die zu Ihrem Unternehmen passt? Eine Branchenlösung ist ein für eine bestimmte Branche ausgearbeitetes Standardpaket. Branchenlösungen werden insbesondere für die Bauwirtschaft, Produktion, Handel, Verpackungsbranche, Finanzdienstleister und Dienstleistungsbetriebe angeboten.
Soll das System onlinefähig sein, um die mobile Nutzung zu ermöglichen?
Soll das System eine Funktion für die Zugriffskontrolle nach Kompetenzbereich enthalten?
Soll das System mandantenfähig sein?
Benötigen Sie ein Dashboard zur besseren Übersicht?
Ist die Releasefähigkeit für Softwareupgrades gegeben?
Benötigen Sie Support- oder Serviceleistungen (zum Beispiel Mitarbeiterschulungen oder Unterstützung bei der Implementierung)? Klären Sie mit dem Anbieter ab, ob er diese Services anbietet. Suchen Sie einen Anbieter für die Implementierung, können Sie nach Branchen-Know-how und Referenzen realisierter ERP-System-Einführungen fragen.

Tipps der Einkaufsexperten

ERP-Lösungen sollten die Geschäftsprozesse möglichst gut abbilden, um einen integrierten, durchgehenden Ablauf zu ermöglichen. Es muss aber keine Individuallösung sein. Eine Branchenlösung deckt in der Regel alle wichtigen Prozesse ab und kann auf Ihre Bedürfnisse angepasst werden.
Viele kleine Anbieter sind von grösseren Unternehmen aufgekauft worden und Produkte sind vom Markt verschwunden. Für Firmen, die solche Software einsetzen, bedeutet das im Nachhinein grossen Anpassungsaufwand und zusätzliche Kosten. Wichtig ist deshalb, dass die Produktstrategie und Kontinuität bei der Beschaffung geklärt werden.

Funktionen und Module einer ERP-Software

Eine ERP-Software ist primär für das Backoffice gedacht. Sie fokussiert sich auf die Verwaltung und Optimierung interner Geschäftsprozesse und verfügt deshalb je nach Software bzw. Anbieter über diese Module und Funktionen:

ERP für Finanzmanagement

Rechnungswesen
Kreditoren- und Debitorenverwaltung
Erstellung von Finanzberichten
Ausgabenmanagement und Controlling

ERP für die Beschaffung

Bedarfsermittlung
Vorbereitung, Versand und Nachverfolgung von Bestellungen
Aktualisierung der Lagerbestände
Integration von Produktkatalogen der Lieferantinnen und Lieferanten

ERP für die Produktion (PPS )

Materialwirtschaft
Logistik
Stücklistenverwaltung

ERP für Personalmanagement

Datenverwaltung aller Mitarbeitenden
Lohn- und Gehaltsabrechnung
Personaleinsatzplanung
Prognosen, beispielsweise zur Kundenfrequenz
Vergütungsmanagement
Recruiting-Tools

Gut zu wissenBuchhaltungsprogramme und PPS-Systeme sind beide als eigenständige Lösung oder als integriertes Modul eines umfassenden ERP-Systems erhältlich.

Zusatzmodule

Einige Unternehmen erweitern ihr ERP-System um Frontoffice-Module oder weitere Backoffice-Module. Dazu gehören etwa:

Vertriebsmodul für Auftragsverwaltung und Offertwesen
CRM-Modul fürs Kundenbeziehungsmanagement
Modul fürs Projektmanagement
DMS-Modul fürs Dokumentenmanagement
Modul für Product Lifecycle Management (PLM)
Zeiterfassungsmodul
E-Commerce-Integration
Modul für Compliance Management

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Kosten

Die ungefähren Kostenerwartungen für eine Cloud ERP für 5 User liegen bei 1'500 bis 7'000 Franken pro Jahr und im Schnitt bei 4'000 Franken pro Jahr. Dazu kommen Kosten für das Setup und individuelle Konfigurationen. In diesem Kostenbeispiel werden diese zwischen 15'000 und 40'000 Franken geschätzt.

Die oben dargestellten Kostenerwartungen basieren auf diesem Szenario:

Cloudbasiertes ERP-System für total 5 User, davon 1 Admin-Lizenz
Zusätzliche Module: Auftragsverwaltung/Offertenwesen
Finanz- und Rechnungswesen

Mehr Informationen zu ERP-Kosten für Cloud oder Inhouse-Systeme finden Sie auf der ausführlichen Kostenseite für ERP .

Betriebsarten

Im Wesentlichen können Unternehmen bei der Beschaffung eines ERP-Systems zwischen diesen Betriebsarten wählen:

Online ERP / Cloud ERP

Bei Cloud ERP ist die Software im Rechenzentrum (Shared Server) des Herstellers bzw. des Anbieters installiert. Die Nutzerin bezieht die Software auf Mietbasis aus dem Internet, das heisst, ein webbasiertes ERP-System wird über eine jährliche oder monatliche Nutzungsgebühr abgerechnet. Die Nutzerin muss sich bei cloudbasierten Systemen nicht um die technischen Aspekte des Servers, die Wartung oder um das Einspielen von Updates kümmern. Dies übernimmt der Provider, der dem nutzenden Unternehmen nicht nur die Software, sondern auch die Rechenleistung sowie die Speicherkapazität zur Verfügung stellt. Dies ist insbesondere für KMU mit knapp bemessenen IT-Ressourcen von grossem Vorteil. Cloud ERP wird auch für Start-ups immer beliebter, da sie orts- und systemunabhängigen Zugriff zu jeder Zeit gibt.

Gut zu wissenUm Datenschutzbestimmungen bei Cloud ERP sicher einhalten zu können, wählen viele Unternehmen einen Anbieter, dessen Hauptsitz sich im Inland oder im deutschsprachigen Raum befindet, der Support und Serviceleistungen von einem regionalen, deutschsprachigen Softwarepartner gewährleistet und Verträge nach nationalem Recht erstellt.

ERP-Hosting

Beim ERP-Hosting ist die Software im Rechenzentrum des Hosting-Partners auf dedicated oder virtuellem Server installiert. Wie bei einer webbasierten ERP-Software wird auch beim Hosting keine Serverhardware benötigt. Ein ERP-Hosting wird durch jährliche oder monatliche Nutzungsgebühren abgerechnet oder individuell in einem SLA (Service-Level-Agreement) geregelt. Updates und Wartung übernimmt der Anbieter im Rahmen des Mietvertrags oder SLA.

Lokales ERP (Inhouse-Lösung)

Ein lokales ERP wird beim Anwender inhouse auf eigenen Servern und PCs installiert. Die Software wird einmalig in Form einer Lizenzgebühr pro User gekauft. Zusätzliche Kosten verursacht die Anschaffung zusätzlicher Hardware wie Server und geeigneter PCs. In der Regel werden jährliche Wartungs- und / oder Supportverträge mit einem Anbieter abgeschlossen, wenn kein IT-Team inhouse diese Aufgabe übernehmen kann.

Open-Source-ERP

Bei einem ERP, das als Open-Source-Lösung angeboten wird, ist der Quellcode öffentlich einsehbar, was Änderungen am Code erlaubt. Unternehmen können die ERP-Software so an ihre Bedürfnisse anpassen. Solche Open-Source-ERP können häufig kostenlos heruntergeladen werden, die Lizenzkosten entfallen in der Regel. Zusätzliche Funktionen, das Hosting sowie Support und Service sind jedoch kostenpflichtig. Open-Source-ERP-Lösungen stehen den kommerziellen Angeboten in Bezug auf die Technik kaum nach, jedoch übernimmt der Hersteller keine Garantien, wenn Änderungen am Code vorgenommen werden.

Tipp der EinkaufsexpertenInteressieren Sie sich für ein Open-Source-ERP sollten Sie prüfen, wie lange die Lösung bereits angeboten wird. Dies kann Ihnen helfen, einzuschätzen, ob die Weiterentwicklung der Software gegeben ist. Zudem empfiehlt es sich zu klären, wie viele Systemhäuser für das Open-Source-ERP einen professionellen Support anbieten und wie die Bestimmungen in Bezug auf Garantien, Codeänderungen und Updates lauten.

Person am Laptop mit einer Visualisierung eines ERP-Systems — Gryps unterstützt Sie kostenlos und unverbindlich beim Einholen von Offerten: Geben Sie dazu die Anforderungen an das ERP-System in den Fragebogen ein.

ERP-System-Anbieter in der Schweiz

In der Schweiz gibt es neben den grossen internationalen ERP-System-Anbietern wie SAP oder Microsoft viele kleinere Anbieter, die gerade für KMU interessante und günstige ERP-Systeme anbieten. Als Alternative zu den kommerziellen Lösungen gibt es etablierte Open-Source-ERP-Systeme wie Odoo, die über ein breites Netz von Implementationspartnern in der Schweiz verfügen. Auf unserer Herstellerseite finden Sie eine Übersicht über einige ERP-System-Anbieter.

Gryps arbeitet mit Anbietern und Spezialistinnen der gängigsten ERP-Systeme für kleine, mittlere und grosse Unternehmen zusammen. Zu den angebotenen ERP-Systemen gehören Abacus, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Odoo, Proffix, SAP und viele mehr. Geben Sie Ihre Anforderungen an das ERP-System im Fragebogen an, um Offerten von passenden Anbietern zu erhalten.

ERP-Beratung

Neben Anbietern von ERP-Systemen gibt es auch ERP-Berater und -Beraterinnen, die Unternehmen bei der ERP-Migration unterstützen oder dabei , das passende ERP-System für ihre Bedürfnisse zu finden. Im Rahmen einer ERP-Beratung übernimmt der Berater oder die Beraterin diese Aufgaben:

Unterstützung bei der Evaluation des geeigneten ERP-Systems (zum Beispiel Erstellung des Proof of Concept, Beratung zum Funktionsumfang oder zu individuellen Ergänzungen)
Unterstützung bei der Lastenhefterstellung
Unterstützung bei der Konzeption, Entwicklung und Implementierung der ERP-Software
Schulung der Benutzerinnen und Benutzer
Betreuung nach der Implementierung (etwa Prozessoptimierungen, Wartung, Hotline bei Problemen)