HR-Services

HR-Services-Dienst­leister in der Schweiz finden

Den passenden HR-Services-Anbieter in der Schweiz finden – das ist auch eine Frage des Ver­trauens und der gegen­seitigen Sympa­thie. Schliess­lich über­lassen Sie der externen Fach­person für Personal­fragen sen­sible Daten und ver­lassen sich auf ihre An­gaben und Abrechnungen, selbst wenn Sie «nur» einen Teil der HR-Funktionen aus­lagern. Worauf Sie dabei achten sollten, erfahren Sie hier.

Payroll, Zeugnisse, Recruiting – welche HR-Funk­tionen lassen sich aus­lagern?

Es gibt verschiedene HR-Auf­gaben, die Sie an ein externes Personal­büro aus­lagern können, etwa:

• Payroll respektive Lohnadministration
• Rekrutierung neuer Mitarbeitender (bei Führungs- oder Kaderpositionen auch mittels Assessment-Center)
• Zeugnisse und Mitarbeiterbeurteilungen
• Benefit-Management, betriebliches Gesundheitsmanagement
• Absenzenmanagement
• Coaching und Outplacement

Payroll und Lohnadmini­stra­tion extern erledigen lassen

Payroll respektive Lohnadministration – rund um die Lohn­zahlung gibt es einiges an Auf­gaben zu erledigen, die Sie aus­lagern können. Dazu gehören:

• Verbuchen der Löhne
• Alle Aufgaben rund um die Personalstammdaten
• Alle Aufgaben im Zusammenhang mit den Sozialversicherungen, zum Beispiel der oder der

Oft übernimmt ein Payroll-Service auch den Kon­takt mit den Ämtern und die Jahres­meldungen an AHV, Pensions­kasse etc. Besprechen Sie mit Ihrem HR-Services-Partner, was er alles übernimmt.

Lohnt es sich, das Recruiting neuer Mit­arbei­tender aus­zulagern?

Neue Mitarbeitende zu suchen, ist aufwendig: Stellen­anzeigen formu­lieren, Bewer­bungen sor­tieren, Inter­views führen, Zu- und Absagen schreiben … Ein externer Dienst­leister nimmt Ihnen Teile des Rekru­tie#productform-jsrungs­prozesses (oder auch den ganzen) ab, sodass Sie sich auf Ihr Kern­geschäft konzen­trieren können. Das spart Zeit und Geld.

Die Dienstleistungen beim Suchen und Finden von neuen Mit­arbei­tenden fallen je nach Recruiting-Service anders aus. Manche über­nehmen ledi­glich Job­aus­schrei­bungen und ver­walten Bewerbungs­schreiben. Andere bieten Unter­stützung im gesamten Bewerbungs- und Ein­stellungs­prozess an.

Schreibt ein HR-Services-Anbieter auch Zeug­nisse und Mit­arbeiter­be­urtei­lungen?

Zeugnisse und Mitarbeiterbeurteilungen gehören zum Arbeits­alltag dazu – und bieten einige Stolper­steine, vor allem hin­sichtlich der Formu­lie­rungen. Ver­lässt ein Mit­arbeiter, eine Mit­arbei­terin Ihren Betrieb, sorgen Sie mit einer pro­fessio­nellen externen HR-Services-Partnerin dafür, dass das Arbeits­zeugnis korrekt ver­fasst – und vor allem: nicht codiert – ist.

Mitarbeiterbeurteilungen ermöglichen eine gezielte Weiter­ent­wicklung Ihrer An­gestellten und sind wichtig für die Förderung von Fach- und Sozial­kompetenz sowie Schlüssel­quali­fi­kationen – von der Sie als Arbeit­geber oder Arbeit­geberin wiederum profi­tieren. Diese Auf­gabe ist zwar Teil des Führungs­prozesses (mehr dazu erfahren Sie in unserem Praxis­ratgeber), kann aber gut an eine externe HR-Dienst­leisterin aus­ge­lagert werden.

Benefit-Management für zufrie­dene Mit­arbei­tende

Damit Ihre Mitarbeitenden zufrieden sind und lang­fristig in Ihrem Unter­nehmen bleiben, lohnt es sich, die eigene Arbeit­geber­attrakti­vität im Auge zu behalten. Steigern Sie diese zum Bei­spiel durch Lohn­neben­leis­tungen – eben Benefits – wie:

• Zusätzliche Bildungsangebote
• Kinderbetreuung
• Restaurantgutscheine
• Fahrtkostenzuschuss
• Fitnessangebote
• Firmenwagen
• Angebote für Stressbewältigung

Das Management dieser Leis­tungen können Sie eben­falls an einen ex­ternen HR-Services-An­bieter aus­lagern.

Absenzenmanagement, betrieb­liches Gesund­heits­manage­ment

Ferien, Mutterschaftsurlaub, Krank­heiten oder Unfälle – Mit­arbei­tende fehlen immer mal wieder am Arbeits­platz. Ob geplant oder ungeplant: Die Koordi­nation dieser Absenzen wird schnell auf­wendig. Ein externer HR-Services-Anbieter kann Ihnen dabei unter die Arme greifen und über­nimmt zum Beispiel das Manage­ment der geplanten Ab­senzen, die Ver­si­che­rungs­meldungen im Krank­heits­fall und das Ein­holen von Arzt­zeugnissen.

Psychische und auch physische Probleme können Mit­arbei­tende mehrere Monate lang arbeits­unfähig machen. Das kostet Sie als Arbeit­geber oder Arbeit­geberin viel Geld. Mit einem betrieb­lichen Gesund­heits­management (BGM) können Sie solchen Aus­fällen vor­beugen. Personal­dienst­leister unter­stützen Sie bei der Ein­führung Ihres Gesund­heits­managements. Dazu gehören unter anderem:

• Betriebskultur: Beziehung zwischen den Mit­arbei­tenden, zwischen Mit­arbei­tenden und Vor­gesetzten, Mitspracherecht
• Ergonomie: Minimieren körperlicher Belastungen
• Aufgabengestaltung: Handlungs­spiel­raum, Auf­gaben indivi­duell angepasst
• Führung: Anerkennung, Motivation
• Angebote / Infrastruktur: Förderung von Sport und gesunder Ernährung, feste Pausen
• Work-Life-Balance: Flexible Gestaltung von Arbeits- und Urlaubszeiten
• Personalbetreuung: Mitarbeitergespräche, Möglich­keit der Weiter­bildung, Beförderung
• Analyse von Daten / Kennzahlen: Mitarbeiter­umfragen, Erfassen der Krankheitsdaten
• Nachhaltigkeit: Koordinator für Gesundheits­management fest­legen, Ressourcen sicherstellen

Coachings und Out­placement aus­lagern?

Auch Coachings, mit denen zum Beispiel die Kompe­tenzen eines Mit­arbeiters gefördert und gestärkt werden, und Out­placements können Sie an externe HR-Experten auslagern.

Müssen Sie Mitarbeitenden – etwa im Rahmen einer Um­struktu­rierung – kündigen, ist das für die Betroffenen und Sie selbst gleicher­massen heraus­fordernd. Dann kann ein Out­placement die Situation für beide Par­teien ver­einfachen. Solche – vom Arbeit­geber finan­zierten – Beratungen werden von externen Personal­dienst­leistern durch­geführt und unter­stützen die gekündigten Mit­arbei­tenden bei der beruf­lichen Neu­orientierung. Ein HR-Service-Experte

• macht mit dem oder der Mitarbei­tenden eine Standortbestimmung,
• hilft bei der beruflichen Neuorientierung,
• erarbeitet eine Bewerbungsstrategie und
• unterstützt bei der Stellensuche.

So lassen sich (auch arbeitsrechtliche) Auseinander­setzungen ver­meiden und das Image Ihres Betriebs nimmt keinen Schaden. Fühlen sich die Mit­arbei­tenden fair behandelt, steigt zudem die Loyalität im Unternehmen.

Was kosten HR-Services?

Welche Kosten bei der Auslagerung von HR-Services auf Sie zukommen, hängt ab von der Anzahl Mit­arbei­tenden und den Bereichen, die Sie aus­lagern möchten. Oft werden nur Teil­bereiche aus­gelagert. Ein Beispiel:

Eine Firma mit 15 Mitarbeitenden, die Personal­admini­stration und Payroll, gelegent­liche Recruitings, Mitarbeiter­be­urtei­lungen und Zeug­nisse sowie das Gesund­heits­management und das Handling der Sozial­ver­si­che­rungen an einen HR-Service aus­lagert, muss mit Kosten zwischen CHF 12'000 und CHF 35'000. Ein­malige Initiali­sierungs­kosten von CHF 1’000 bis CHF 2’000 können hinzukommen.

Weitere Informationen zu den Kosten von HR-Services und zum Kosten­vergleich des externen HR mit einer internen Personal­admini­stration finden Sie in unserem .

Einzelne HR-Funktionen aus­lagern oder alle – was ist besser?

Ob Sie nur einzelne HR-Funktionen aus­lagern oder die gesamte Personal­abteilung out­sourcen, hängt von ver­schie­denen Fak­toren ab. Diese Fragen helfen bei der Entscheidung:

• Fach- und Spezialwissen: Welches Know-how ist intern bereits vorhanden?
• Analysieren Sie die verschiedenen HR-Bereiche: Wie viele Res­sourcen haben HR-Aufgaben bisher im Unter­nehmen «verschlungen»?
• Holen Sie Offerten ein: Kostet ein externer HR-Services-Anbieter unter dem Strich weniger? Wie Sie die Kosten ver­gleichen, erfahren Sie in unserem .
• Wägen Sie die Risiken ab: Zwar gehen Sie mit einer Aus­lagerung das Risiko ein, dass auch dem externen Dienst­leister Fehler unter­laufen – dafür profi­tieren Sie von seinem Fach­wissen und gewinnen an Effizienz.

Welche Vorteile hat ein HR-Out­sourcing in der Schweiz für ein Unter­nehmen?

Aufgaben im Bereich Human Resources (HR) bzw. Personal­wesen benötigen viel Zeit, hohes Fach­wissen, Dis­kretion und eine zeit­nahe Ver­arbeitung sowie Dienst­leis­tungs­orientierung. Eine externe Fach­person, die sich auf HR-Services speziali­siert hat, stellt sicher, dass die Ar­beiten korrekt, mit einer hohen Quali­tät und zeit­nah aus­geführt werden.

Weitere Vorteile einer Aus­lagerung an eine HR-Dienst­leisterin sind:

• Effizienzsteigerung
• Personelle Entlastung
• Professionelle Beratung in HR-Themen
• Rechtliches Know-how (Arbeitsrecht, Sozial­ver­si­che­rungsrecht)
• Mehr Zeit für das Kerngeschäft
• Kosteneinsparungen, da keine HR-Software nötig ist, keine oder geringe Weiter­bildungs­kosten für ein internes HR-Team an­fallen und weniger perso­nelle Res­sourcen benötigt werden

Bei allen Vorteilen, die eine Aus­lagerung von HR-Funk­tionen mit sich bringt: Ihr Unter­nehmen bleibt der Arbeit­geber Ihrer Mit­arbei­tenden. Unter­laufen dem HR-Services-Partner Fehler, sind immer noch Sie als Arbeit­geber oder Arbeit­geberin die Ansprech­person – und müssen gegenüber Ihren Mit­arbei­tenden auch dafür gerade­stehen. Bei Streitig­keiten, etwa bei Kündi­gungen oder Beschwerden, die allen­falls vor Arbeits­gericht kommen, sind Sie die Gegen­partei. Auch darum ist es wichtig, gut zu prüfen, an wen Sie HR-Funk­tionen auslagern.

Lohnt sich eine HR-Aus­lagerung auch für ein KMU mit wenigen Mit­ar­bei­tenden?

HR-Prozesse sind aufwendig und haben oft nicht viel mit der Wert­schöpfung im Unter­nehmen zu tun. Gerade in kleinen Unter­nehmen kann es sich des­halb lohnen, die internen Res­sourcen ander­weitig zu nutzen – und das HR im Übrigen auszulagern.

Mit einem kleinen Unternehmen benötigen Sie zwar eher selten ganze Gruppen-Outplacements und auch nicht allzu oft ein Coaching. Für die zeit­fressenden Auf­gaben im Personal­wesen – zum Beispiel die und die Personal­admini­stration – einen externen HR-Services-Anbieter zu beauf­tragen, kann jedoch sinn­voll sein.

Worauf gilt es bei der Aus­wahl eines ex­ternen HR-Experten zu achten?

Bei der Wahl des passenden HR-Partners sollten Sie – neben der gegen­seitigen Sympathie – auf Folgendes achten:

• Welche Funktionen möchten Sie auslagern?
  In der Schweiz gibt es verschiedene kleinere HR-Services-Firmen. Für die meisten An­liegen eines KMU genügt deren Ange­bot völlig – gerade wenn Sie nur ein­zelne HR-Funktionen aus­lagern möchten oder mit einem geringen Personal­aufwand rechnen. Geht es um einen ein­maligen Ein­satz eines HR-Services-Anbieters, zum Bei­spiel für ein Out­placement oder ein Assess­ment, wählen Sie am besten einen Partner, der seinen Schwer­punkt in diesem Bereich hat. Dann kann sich ein grosser Personal­management-Konzern als die richtige Wahl erweisen.
• Branchenkenntnisse und benötigtes Spezialwissen
  Fragen Sie bei den Anbietern von HR-Services gezielt nach, ob sie die von Ihnen geforderten Stan­dards erfüllen (Zertifi­kate, Aus­zeich­nungen, Branchen­kennt­nisse etc.). Ver­schiedene An­bieter sind auch auf bestimmte Branchen speziali­siert, etwa auf die Bau- oder die Gastrobranche.

• Effiziente HR-Software, Schnitt­stellen zu Ihren Systemen
  HR-Firmen arbeiten oft mit ihren eigenen internen Softwares. Möchten Sie bei einer Aus­lagerung, dass die HR-Anbieterin die Soft­ware aus Ihrem Geschäft weiter benutzt? Dann sollten Sie eine HR-Anbieterin finden, die sich bereits mit dieser Soft­ware aus­kennt. Muss sie sich erst ein­arbeiten, wird es teuer.
• Datensicherheit
  Externe Personalmanagement-Dienstleister arbeiten mit Soft­ware, die ein hohes Mass an Daten­sicherheit mit­bringt. Bei einer Aus­lagerung sollten Sie immer auch die Daten­speicherung und die -übertragung mit dem HR-Anbieter besprechen.

Autorin: Martina Plüss