HR-Service – Anbieter finden und vergleichen

Die oben dargestellten Kostenerwartungen basieren auf diesem Szenario:

• Personaladmin / Payroll für 15 Mitarbeitenden, davon 4 in Teilzeit und 3 quellenbesteuert
• Recruiting für 1–2 Mitarbeitenden pro Jahr
• Zeugnisse / Beurteilungen
• Kontakt zu Ämtern
• Handling: Sozialversicherungen und Gesundheitsmanagement

Mehr zu den Kosten für das gesamte externe Personalmanagement finden Sie auf unserer Preisseite.

Tipps der KMU-Experten für HR-Services

• Der HR-Experte oder die HR-Expertin ist zugleich auch ein Vertrauenspartner bzw. Vertrauenspartnerin. Prüfen Sie daher im Voraus und sehr sorgfältig die Chemie. Auch bisherige Kunden und das Know-how in der jeweiligen Branche sind sehr aufschlussreiche Faktoren. Die Firmenphilosophie sollte zudem mit Ihrem Unternehmen übereinstimmen.
• Fragen Sie gezielt bei den Anbietern von HR-Services nach, ob Sie die von Ihnen geforderten Standards erfüllen (Zertifikate, Auszeichnungen, Branchenkenntnisse etc.)
• Geht es um einen einmaligen Einsatz eines HR-Anbieters, zum Beispiel für ein Outplacement oder ein Assessment-Center, wählen Sie am besten einen Partner, der seinen Schwerpunkt in diesem Bereich hat.
• HR-Firmen arbeiten sehr oft mit ihrer eigenen internen Software. Möchten Sie bei einer Auslagerung, dass der HR-Anbieter mit der Software aus Ihrem Geschäft weiterarbeitet, wird es oft teurer, da sich der HR-Anbieter in diese Software einarbeiten muss.
• Falls Sie bereits mit einem externen Treuhänder zusammenarbeiten, prüfen Sie, ob dieser auch HR-Aufgaben übernimmt. Da so alles aus einer Hand angeboten wird, profitieren Sie meist von tieferen Kosten.
• Ist Ihr Unternehmen international ausgelegt, klären Sie ab, ob die zukünftige HR-Firma auch an die Muttergesellschaft rapportieren müsste.

HR-Services auslagern – Vorteile für KMU

Die Vorteile einer Auslagerung an einen HR-Dienst­leister sind:

• Effizienzsteigerung
• Personelle Entlastung, Personalmanagement / Personalsuche für Arbeitgebende wird über­nommen
• Professionelle Beratung in HR-Themen
• Rechtliches Know-how (Arbeitsrecht, Sozial­versicherungs­recht)
• Kontinuität garantieren
• Fokussierung auf das Kerngeschäft

Kosteneinsparungen mit einer HR-Auslagerung werden erreicht, da:

• Keine HR-Software nötig
• Keine oder geringe Weiterbildungskosten für das HR-Team
• Weniger personelle Ressourcen nötig

HR-Auslagerung Schweiz – Auf­gaben

Es gibt mehrere Optionen, welche HR-Aufgaben Sie an einen externen Personalmanagement-Dienst­leister auslagern können. Zu den möglichen Aufgaben­bereichen, die Sie auslagern können, gehören unter anderem:

• Payroll und Lohnadministration
• Zeugnisse und Mitarbeiterbeurteilungen
• Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Benefit Management
• Outplacement
• Recruiting durch externe Personaldienst­leister

Payroll und Lohnadministration
Ein zentraler Teil des HR Out­sourcing beinhaltet im Rahmen der Lohnadministration nicht nur das Verbuchen der Löhne, sondern umfasst alle Aufgaben rund um Personal­stammdaten und Sozial­versicherungen wie die Pensionskasse. Diese Aufgaben können entweder an Treuhandbüros oder spezialisierte Payroll Anbieter ausgelagert werden. Eine Aus­glieder­ung des obligatorischen Kontakts mit den öffent­lichen Ämtern ist ebenfalls möglich. Meistens übernimmt der HR Dienst­leister dann auch den Kontakt mit den Ämtern und die Jahresmeldungen von AHV, BVG, etc.

Zeugnisse und Mitarbeiter­beurteilungen durch HR Anbieter
Mitarbeiterbeurteilungen ermöglichen gezielte Coachings der Arbeitnehmer und sind wichtig für die Förderung von Fach- und Sozialkompetenz sowie Schlüsselqualifikationen. Diese wichtige Aufgabe ist Teil des Führungsprozesses, kann aber gut an einen externen HR-Dienst­leister ausgelagert werden. Ein HR Services Anbieter vermeidet, dass Zeugnisse fehlerhaft oder kodiert geschrieben sind, da eine Zeugnis Co­dierung in der Schweiz aufgrund der Verletzung des Grundsatzes der Klarheit illegal ist.

Betriebliches Gesundheits­management Schweiz – BGM
Psychische und auch physische Probleme können Mitarbeitende mehrere Monate lang arbeitsunfähig machen. Ein solcher Fall wirkt sich auch negativ auf die anderen Mitarbeitenden aus und kostet Arbeitgebende viel Geld. HR-Service-Anbieter unter­stützen die Einführung des betrieblichen Gesundheitsmanagements – BGM.

Dazu gehören unter anderem:

• Betriebskultur: Beziehung zwischen Mitarbeitenden, Mitspracherecht
• Ergonomie: Minimieren körperlicher Belastungen
• Aufgabengestaltung: Handlungsspielraum, Aufgaben individuell angepasst
• Führung: Anerkennung, Motivation
• Angebote/Infrastruktur: Förderung von Sport und gesunder Ernährung, feste Pausen
• Work-Life-Balance: Flexible Gestaltung von Arbeits- und Urlaubszeiten
• Personalwesen: Mitarbeitergespräche, Möglichkeit der Weiterbildung und Beförderung
• Analyse Daten/Kennzahlen: Mitarbeiterumfragen, Krankheitsdaten
• Nachhaltigkeit: Koordinator festlegen, Ressourcen sicherstellen

Benefit Management durch HR Dienst­leister
Um Mitarbeiterzufriedenheit und eine langfristige Mitarbeiterbindung zu erreichen, setzen viele Unter­nehmen auf ein gezieltes Benefit Management. Interessante Benefits sind z.B.:

• Zusätzliche Bildungsangebote
• Kinderbetreuung
• Restaurantgutscheine
• Fahrtkostenzuschuss
• Fitnessangebote
• Firmenwagen
• Stressbewältigungs­angebote.

Outplacement
Outplacement Beratungen sind vom Arbeitgebenden freiwillig finanzierte Massnahmen, die eine berufliche Neuorientierung eines freigestellten Mitarbeitenden ermöglichen. Sie werden vermehrt von Firmen an­geboten, die ihre sozialen Ver­pflicht­ungen gegenüber Mitarbeitenden erkannt haben und wahr­nehmen wollen. Muss einem Mitarbeitenden gekündigt werden, so kann man mit einem Out­placement die Situation für diesen Mitarbeitenden stark vereinfachen. Ein HR-Service-Experte führt mit Mitarbeitenden eine Standort­bestimmung durch und hilft diesen bei der beruflichen Neuorientierung. Auch ein New­placement ist Teil der Aufgaben solcher Experten, welche die Aufgaben der Arbeits­platz­beschaffung, Mit­arbeiter­qualifizierung und gegebenen­falls Coachings für eine Neu­orientierung übernehmen.

Recruiting durch HR-Service-Anbieter
Der ganze Recruitment Bereich oder auch nur ein Teil davon können mittels RPO (Recruitment Process Outsourcing) ausgelagert werden. Ein Recruitment Dienst­leister verfügt über Kenntnisse des Arbeits­marktes, ein ausgebautes Netzwerk und fundiertes Fachwissen, was eine höhere Qualität der Bewerber und eine raschere Personal­rekrutierung ermöglicht. Die Personalsuche für Arbeitgebende kann so komplett ausgelagert werden. Handelt es sich bei der Personal­beschaffung um eine einmalige Führungs- oder Kaderposition kann ein Assessment-Center für die Personalrekrutierung und -auswahl detaillierte Kom­petenz­profile der Kandidaten erstellen. Mit dem HR-Service-Anbieter werden Prozesse definiert, in welchen Stufen das Recruiting aufgebaut wird.

Der Prozess der Rekrutierung umfasst dabei notwendige Schritte, um neue Mitarbeitende zu finden: Bedarfsermittlung, Personal finden, Auswahl, Einstellung und Einführung. Ein Bewerbungs­management über­nimmt bei der Per­sonal­beschaffung und Personal­selektion alle adminis­trativen Bewerbungs­aufgaben und unterstützt Ihre Firma, die besten Kandidaten zu finden. Mit dem profes­sionellen Bewerbungs­management gewinnt Ihr Unternehmen Zeit, um sich nur auf die wichtigsten und dringendsten Angelegen­heiten zu fokussieren. Weitere Information finden Sie auf unserer Seite zu Rekrutierung.

Die Dienst­leistungen beim Recruiting fallen je nach HR-Service-Dienst­leister anders aus. Manche übernehmen lediglich Job­ausschreibungen oder verwalten Bewerb­ungs­schreiben. Andere bieten Unter­stützung im gesamten Bewerbungs- und Einstellungs­prozess an. Die Kosten für ein Recruiting Service variieren demnach.

HR Software statt HR Services

Falls Sie sich entscheiden ihr Personal­management inhouse zu behalten, eignet sich meist auch die Anschaffung einer geeigneten HR Software. Diese sind in der Regel modular aufgebaut und können so optimal auf die Grösse und Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden.

Hohe Datensicherheit bei externen HR-Dienst­leistern
Externe Personalmanagement Dienst­leister arbeiten mit Software, die ein hohes Mass an Datensicherheit mitbringt. Damit wird sichergestellt, dass auch bei einem externen Anbieter die Mitarbeiterdaten geschützt sind. Bei einer Auslagerung sollte die Datenspeicherung und Übertragung immer mit dem extern HR-Anbieter besprochen werden.

HR-Service – Schweizer Markt

Auf dem Schweizer Markt sind eher kleinere HR-Service Firmen vorzufinden, die auf KMU spezialisiert sind, aber auch grosse Personalmanagement-Konzerne, die besonders für Grossaufträge zu empfehlen sind. Einige Anbieter sind auch auf bestimmte Branchen spezialisiert, so z.B. auf die Bau- oder Gastrobranche, bei der es meist mehr saisonale Mitarbeitende gibt als in anderen Branchen und das Personal mehr fluktuiert. Möchten Sie also eher geringere HR-Aufwände auslagern, ist eine kleinere HR-Service Firma meist passender als ein HR Konzern, der Sie wiederum bei einem grösseren Outplacement professionell beraten kann.

Gryps – Die unabhängigen KMU-Experten für HR Services

Seit über 10 Jahren setzen wir uns täglich und persönlich dafür ein, für KMU den Beschaffungs- und Evaluierungsprozess zu vereinfachen und die passenden Versicherungsanbieter zu finden. Durch den permanenten Austausch mit Kaufinteressenten und Versicherern kennen wir den Markt für HR Services und bauen dieses Markt-Know-how stetig aus. Unser Ziel ist es, den Vergleich von HR Firmen für Sie so einfach wie möglich zu gestalten. Geben Sie uns Ihre Kriterien via Fragebogen an und wir finden für Sie bis zu drei passende HR Experten.

KMU Support: +41 55 211 05 30 oder support[at]gryps.ch