HR-Service – Anbieter finden und vergleichen

Benötigen Sie einen HR-Service, so finden Sie bei uns passende Anbieter für Personaladministration / Payroll, Recruiting, betriebliches Gesundheits- und Benefitmanagement und Outplacement.
Mit unseren hilfreichen Tipps und Kostenvergleichen für HR-Services unterstützen wir Sie beim Evaluierungsprozess.
Unsere KMU-Experten für HR-Service kennen den Schweizer Markt und arbeiten mit über 100 qualifizierten HR-Service-Dienstleistern zusammen. So finden wir kostenlos, schnell und einfach bis zu drei passende Anbieter für Sie.
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Weitere Infos zu unserem Service
HR-Service Schweiz – das Wichtigste
Ein HR-Service ist für die Organisation und Verwaltung des Personals in einem Unternehmen zuständig. Das sind dabei die wichtigsten Punkte:
- Die zentralen Bereiche des HR-Services setzen sich aus Personaladministration (Payroll), Recruiting und Outplacement zusammen.
- Die Anforderungen an das Personalmanagement sind hoch, da sich die Gesetze laufend verändern. Deshalb lagern viele KMU diesen Bereich an HR-Profis aus, die stets den Überblick haben.
- Eine HR-Firma ist zugleich auch ein Vertrauenspartner. Gegenseitige Sympathie und Vertrauen sind deshalb Grundvoraussetzungen.
Auswahlkriterien für HR-Service
Aufgaben im Bereich Human Resources (HR) bzw. Personalwesen benötigen viel Zeit, hohes Fachwissen, Diskretion und eine zeitnahe Verarbeitung sowie Dienstleistungsorientierung. Als KMU empfiehlt es sich die HR-Aufgaben nur selbst zu tätigen, wenn ein hohes Wissen und die Zeit zur Verfügung steht. Die Anforderungen sind hoch und die Gesetze ändern sich laufend. Die Mitarbeiterzufriedenheit sinkt sofort, wenn dieser Bereich nicht mit einer hohen Qualität ausgeführt wird. Ein HR-Dienstleister, der sich auf die HR-Services spezialisiert hat, stellt sicher, dass die Arbeiten, korrekt mit einer hohen Qualität und zeitnah ausgeführt werden.
Bei der Wahl des passenden HR-Partners sind diese Kriterien zu beachten:
- Überzeugende Referenzen und Branchenkenntnisse
- Zertifizierung und benötigtes Spezialwissen wie z. B. internationale Kenntnisse
- Passt Ihre Firmengrösse mit der des HR-Service-Dienstleisters zusammen?
- Effizientes HR Software System sowie evtl. Schnittstellen zu Ihren Systemen
Was kostet eine HR Auslagerung?
Die Kosten, die bei der Auslagerung von HR-Services auf Sie zukommen, sind abhängig von der Anzahl Mitarbeitenden und den einzelnen Bereichen, die Sie auslagern möchten. Oft werden nur Teilbereiche ausgelagert. Unser KMU Kostenvergleich zeigt die Ausgliederung der gesamten HR-Bereiche:
Die ungefähre Kostenerwartung für ein HR-Service liegt bei CHF 12'000 bis CHF 35'000, mit einem Durchschnitt von CHF 22'900.
Die oben dargestellten Kostenerwartungen basieren auf diesem Szenario:
- Personaladmin / Payroll für 15 Mitarbeitenden, davon 4 in Teilzeit und 3 quellenbesteuert
- Recruiting für 1–2 Mitarbeitenden pro Jahr
- Zeugnisse / Beurteilungen
- Kontakt zu Ämtern
- Handling: Sozialversicherungen und Gesundheitsmanagement
Mehr zu den Kosten für das gesamte externe Personalmanagement finden Sie auf unserer Preisseite.
Tipps der KMU-Experten für HR-Services
- Der HR-Experte oder die HR-Expertin ist zugleich auch ein Vertrauenspartner bzw. Vertrauenspartnerin. Prüfen Sie daher im Voraus und sehr sorgfältig die Chemie. Auch bisherige Kunden und das Know-how in der jeweiligen Branche sind sehr aufschlussreiche Faktoren. Die Firmenphilosophie sollte zudem mit Ihrem Unternehmen übereinstimmen.
- Fragen Sie gezielt bei den Anbietern von HR-Services nach, ob Sie die von Ihnen geforderten Standards erfüllen (Zertifikate, Auszeichnungen, Branchenkenntnisse etc.)
- Geht es um einen einmaligen Einsatz eines HR-Anbieters, zum Beispiel für ein Outplacement oder ein Assessment-Center, wählen Sie am besten einen Partner, der seinen Schwerpunkt in diesem Bereich hat.
- HR-Firmen arbeiten sehr oft mit ihrer eigenen internen Software. Möchten Sie bei einer Auslagerung, dass der HR-Anbieter mit der Software aus Ihrem Geschäft weiterarbeitet, wird es oft teurer, da sich der HR-Anbieter in diese Software einarbeiten muss.
- Falls Sie bereits mit einem externen Treuhänder zusammenarbeiten, prüfen Sie, ob dieser auch HR-Aufgaben übernimmt. Da so alles aus einer Hand angeboten wird, profitieren Sie meist von tieferen Kosten.
- Ist Ihr Unternehmen international ausgelegt, klären Sie ab, ob die zukünftige HR-Firma auch an die Muttergesellschaft rapportieren müsste.
HR-Services auslagern – Vorteile für KMU
Die Vorteile einer Auslagerung an einen HR-Dienstleister sind:
- Effizienzsteigerung
- Personelle Entlastung, Personalmanagement / Personalsuche für Arbeitgebende wird übernommen
- Professionelle Beratung in HR-Themen
- Rechtliches Know-how (Arbeitsrecht, Sozialversicherungsrecht)
- Kontinuität garantieren
- Fokussierung auf das Kerngeschäft
Kosteneinsparungen mit einer HR-Auslagerung werden erreicht, da:
- Keine HR-Software nötig
- Keine oder geringe Weiterbildungskosten für das HR-Team
- Weniger personelle Ressourcen nötig
HR-Auslagerung Schweiz – Aufgaben
Es gibt mehrere Optionen, welche HR-Aufgaben Sie an einen externen Personalmanagement-Dienstleister auslagern können. Zu den möglichen Aufgabenbereichen, die Sie auslagern können, gehören unter anderem:
- Payroll und Lohnadministration
- Zeugnisse und Mitarbeiterbeurteilungen
- Betriebliches Gesundheitsmanagement
- Benefit Management
- Outplacement
- Recruiting durch externe Personaldienstleister
Payroll und Lohnadministration
Ein zentraler Teil des HR Outsourcing beinhaltet im Rahmen der Lohnadministration nicht nur das Verbuchen der Löhne, sondern umfasst alle Aufgaben rund um Personalstammdaten und Sozialversicherungen wie die Pensionskasse. Diese Aufgaben können entweder an Treuhandbüros oder spezialisierte Payroll Anbieter ausgelagert werden. Eine Ausgliederung des obligatorischen Kontakts mit den öffentlichen Ämtern ist ebenfalls möglich. Meistens übernimmt der HR Dienstleister dann auch den Kontakt mit den Ämtern und die Jahresmeldungen von AHV, BVG, etc.
Zeugnisse und Mitarbeiterbeurteilungen durch HR Anbieter
Mitarbeiterbeurteilungen ermöglichen gezielte Coachings der Arbeitnehmer und sind wichtig für die Förderung von Fach- und Sozialkompetenz sowie Schlüsselqualifikationen. Diese wichtige Aufgabe ist Teil des Führungsprozesses, kann aber gut an einen externen HR-Dienstleister ausgelagert werden. Ein HR Services Anbieter vermeidet, dass Zeugnisse fehlerhaft oder kodiert geschrieben sind, da eine Zeugnis Codierung in der Schweiz aufgrund der Verletzung des Grundsatzes der Klarheit illegal ist.
Betriebliches Gesundheitsmanagement Schweiz – BGM
Psychische und auch physische Probleme können Mitarbeitende mehrere Monate lang arbeitsunfähig machen. Ein solcher Fall wirkt sich auch negativ auf die anderen Mitarbeitenden aus und kostet Arbeitgebende viel Geld. HR-Service-Anbieter unterstützen die Einführung des betrieblichen Gesundheitsmanagements – BGM.
Dazu gehören unter anderem:
- Betriebskultur: Beziehung zwischen Mitarbeitenden, Mitspracherecht
- Ergonomie: Minimieren körperlicher Belastungen
- Aufgabengestaltung: Handlungsspielraum, Aufgaben individuell angepasst
- Führung: Anerkennung, Motivation
- Angebote/Infrastruktur: Förderung von Sport und gesunder Ernährung, feste Pausen
- Work-Life-Balance: Flexible Gestaltung von Arbeits- und Urlaubszeiten
- Personalwesen: Mitarbeitergespräche, Möglichkeit der Weiterbildung und Beförderung
- Analyse Daten/Kennzahlen: Mitarbeiterumfragen, Krankheitsdaten
- Nachhaltigkeit: Koordinator festlegen, Ressourcen sicherstellen
Benefit Management durch HR Dienstleister
Um Mitarbeiterzufriedenheit und eine langfristige Mitarbeiterbindung zu erreichen, setzen viele Unternehmen auf ein gezieltes Benefit Management. Interessante Benefits sind z.B.:
- Zusätzliche Bildungsangebote
- Kinderbetreuung
- Restaurantgutscheine
- Fahrtkostenzuschuss
- Fitnessangebote
- Firmenwagen
- Stressbewältigungsangebote.
Outplacement
Outplacement Beratungen sind vom Arbeitgebenden freiwillig finanzierte Massnahmen, die eine berufliche Neuorientierung eines freigestellten Mitarbeitenden ermöglichen. Sie werden vermehrt von Firmen angeboten, die ihre sozialen Verpflichtungen gegenüber Mitarbeitenden erkannt haben und wahrnehmen wollen. Muss einem Mitarbeitenden gekündigt werden, so kann man mit einem Outplacement die Situation für diesen Mitarbeitenden stark vereinfachen. Ein HR-Service-Experte führt mit Mitarbeitenden eine Standortbestimmung durch und hilft diesen bei der beruflichen Neuorientierung. Auch ein Newplacement ist Teil der Aufgaben solcher Experten, welche die Aufgaben der Arbeitsplatzbeschaffung, Mitarbeiterqualifizierung und gegebenenfalls Coachings für eine Neuorientierung übernehmen.
Recruiting durch HR-Service-Anbieter
Der ganze Recruitment Bereich oder auch nur ein Teil davon können mittels RPO (Recruitment Process Outsourcing) ausgelagert werden. Ein Recruitment Dienstleister verfügt über Kenntnisse des Arbeitsmarktes, ein ausgebautes Netzwerk und fundiertes Fachwissen, was eine höhere Qualität der Bewerber und eine raschere Personalrekrutierung ermöglicht. Die Personalsuche für Arbeitgebende kann so komplett ausgelagert werden. Handelt es sich bei der Personalbeschaffung um eine einmalige Führungs- oder Kaderposition kann ein Assessment-Center für die Personalrekrutierung und -auswahl detaillierte Kompetenzprofile der Kandidaten erstellen. Mit dem HR-Service-Anbieter werden Prozesse definiert, in welchen Stufen das Recruiting aufgebaut wird.
Der Prozess der Rekrutierung umfasst dabei notwendige Schritte, um neue Mitarbeitende zu finden: Bedarfsermittlung, Personal finden, Auswahl, Einstellung und Einführung. Ein Bewerbungsmanagement übernimmt bei der Personalbeschaffung und Personalselektion alle administrativen Bewerbungsaufgaben und unterstützt Ihre Firma, die besten Kandidaten zu finden. Mit dem professionellen Bewerbungsmanagement gewinnt Ihr Unternehmen Zeit, um sich nur auf die wichtigsten und dringendsten Angelegenheiten zu fokussieren. Weitere Information finden Sie auf unserer Seite zu Rekrutierung.
Die Dienstleistungen beim Recruiting fallen je nach HR-Service-Dienstleister anders aus. Manche übernehmen lediglich Jobausschreibungen oder verwalten Bewerbungsschreiben. Andere bieten Unterstützung im gesamten Bewerbungs- und Einstellungsprozess an. Die Kosten für ein Recruiting Service variieren demnach.
HR Software statt HR Services
Falls Sie sich entscheiden ihr Personalmanagement inhouse zu behalten, eignet sich meist auch die Anschaffung einer geeigneten HR Software. Diese sind in der Regel modular aufgebaut und können so optimal auf die Grösse und Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden.
Hohe Datensicherheit bei externen HR-Dienstleistern
Externe Personalmanagement Dienstleister arbeiten mit Software, die ein hohes Mass an Datensicherheit mitbringt. Damit wird sichergestellt, dass auch bei einem externen Anbieter die Mitarbeiterdaten geschützt sind. Bei einer Auslagerung sollte die Datenspeicherung und Übertragung immer mit dem extern HR-Anbieter besprochen werden.
HR-Service – Schweizer Markt
Auf dem Schweizer Markt sind eher kleinere HR-Service Firmen vorzufinden, die auf KMU spezialisiert sind, aber auch grosse Personalmanagement-Konzerne, die besonders für Grossaufträge zu empfehlen sind. Einige Anbieter sind auch auf bestimmte Branchen spezialisiert, so z.B. auf die Bau- oder Gastrobranche, bei der es meist mehr saisonale Mitarbeitende gibt als in anderen Branchen und das Personal mehr fluktuiert. Möchten Sie also eher geringere HR-Aufwände auslagern, ist eine kleinere HR-Service Firma meist passender als ein HR Konzern, der Sie wiederum bei einem grösseren Outplacement professionell beraten kann.
Gryps – Die unabhängigen KMU-Experten für HR Services
Seit über 10 Jahren setzen wir uns täglich und persönlich dafür ein, für KMU den Beschaffungs- und Evaluierungsprozess zu vereinfachen und die passenden Versicherungsanbieter zu finden. Durch den permanenten Austausch mit Kaufinteressenten und Versicherern kennen wir den Markt für HR Services und bauen dieses Markt-Know-how stetig aus. Unser Ziel ist es, den Vergleich von HR Firmen für Sie so einfach wie möglich zu gestalten. Geben Sie uns Ihre Kriterien via Fragebogen an und wir finden für Sie bis zu drei passende HR Experten.
KMU Support: +41 55 211 05 30 oder support[at]gryps.ch
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