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HR-Services

Sie möchten bestimmte HR-Funktionen – etwa die Rekrutierung oder die Lohnadministration – auslagern und suchen einen passenden Dienstleister dafür? Unsere KMU-Einkaufsexperten arbeiten mit über 100 qualifizierten HR-Services-Dienstleistern zusammen. So finden wir für Sie kostenlos und rasch bis zu 3 Anbieter, die zu Ihren Anforderungen passen.

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  2. Bis zu 3 individuelle Angebote – passend zu Ihren Bedürfnissen

  3. Von optimalem Preis-Leistungsverhältnis profitieren

HR-Services-Dienst­leister in der Schweiz finden

Den passenden HR-Services-Anbieter in der Schweiz finden – das ist auch eine Frage des Ver­trauens und der gegen­seitigen Sympa­thie. Schliess­lich über­lassen Sie der externen Fach­person für Personal­fragen sen­sible Daten und ver­lassen sich auf ihre An­gaben und Abrechnungen, selbst wenn Sie «nur» einen Teil der HR-Funktionen aus­lagern. Worauf Sie dabei achten sollten, erfahren Sie hier.


Payroll, Zeugnisse, Recruiting – welche HR-Funk­tionen lassen sich aus­lagern?

Es gibt verschiedene HR-Auf­gaben, die Sie an ein externes Personal­büro aus­lagern können, etwa:

Tipp der KMU-EinkaufsexpertenMachen Sie sich vor der Suche nach einem externen Dienst­leister Gedanken, welche Funk­tionen Sie aus­lagern möchten – so können Sie gezielt nach dem passenden An­bieter suchen. 

Nutzen Sie für Ihre Bedürfni­sklärung auch den Bedarfs-Check .


Payroll und Lohnadmini­stra­tion extern erledigen lassen

Payroll respektive Lohnadministration – rund um die Lohn­zahlung gibt es einiges an Auf­gaben zu erledigen, die Sie aus­lagern können. Dazu gehören:

  • Verbuchen der Löhne
  • Alle Aufgaben rund um die Personalstammdaten
  • Alle Aufgaben im Zusammenhang mit den Sozialversicherungen, zum Beispiel der oder der

Oft übernimmt ein Payroll-Service auch den Kon­takt mit den Ämtern und die Jahres­meldungen an AHV, Pensions­kasse etc. Besprechen Sie mit Ihrem HR-Services-Partner, was er alles übernimmt.


Lohnt es sich, das Recruiting neuer Mit­arbei­tender aus­zulagern?

Neue Mitarbeitende zu suchen, ist aufwendig: Stellen­anzeigen formu­lieren, Bewer­bungen sor­tieren, Inter­views führen, Zu- und Absagen schreiben … Ein externer Dienst­leister nimmt Ihnen Teile des Rekru­tie#productform-jsrungs­prozesses (oder auch den ganzen) ab, sodass Sie sich auf Ihr Kern­geschäft konzen­trieren können. Das spart Zeit und Geld.

Die Dienstleistungen beim Suchen und Finden von neuen Mit­arbei­tenden fallen je nach Recruiting-Service anders aus. Manche über­nehmen ledi­glich Job­aus­schrei­bungen und ver­walten Bewerbungs­schreiben. Andere bieten Unter­stützung im gesamten Bewerbungs- und Ein­stellungs­prozess an.

Tipp der KMU-EinkaufsexpertenWeitere Information zu Recruiting-Dienst­leistern finden Sie auf unserer Seite zur . Anlei­tungen und Vor­lagen für den Bewerbungs­prozess in unserem Praxis­ratgeber zum Thema Personalplanung und Rekrutierung.


Schreibt ein HR-Services-Anbieter auch Zeug­nisse und Mit­arbeiter­be­urtei­lungen?

Zeugnisse und Mitarbeiterbeurteilungen gehören zum Arbeits­alltag dazu – und bieten einige Stolper­steine, vor allem hin­sichtlich der Formu­lie­rungen. Ver­lässt ein Mit­arbeiter, eine Mit­arbei­terin Ihren Betrieb, sorgen Sie mit einer pro­fessio­nellen externen HR-Services-Partnerin dafür, dass das Arbeits­zeugnis korrekt ver­fasst – und vor allem: nicht codiert – ist.

Mitarbeiterbeurteilungen ermöglichen eine gezielte Weiter­ent­wicklung Ihrer An­gestellten und sind wichtig für die Förderung von Fach- und Sozial­kompetenz sowie Schlüssel­quali­fi­kationen – von der Sie als Arbeit­geber oder Arbeit­geberin wiederum profi­tieren. Diese Auf­gabe ist zwar Teil des Führungs­prozesses (mehr dazu erfahren Sie in unserem Praxis­ratgeber), kann aber gut an eine externe HR-Dienst­leisterin aus­ge­lagert werden.


Benefit-Management für zufrie­dene Mit­arbei­tende

Damit Ihre Mitarbeitenden zufrieden sind und lang­fristig in Ihrem Unter­nehmen bleiben, lohnt es sich, die eigene Arbeit­geber­attrakti­vität im Auge zu behalten. Steigern Sie diese zum Bei­spiel durch Lohn­neben­leis­tungen – eben Benefits – wie:

  • Zusätzliche Bildungsangebote
  • Kinderbetreuung
  • Restaurantgutscheine
  • Fahrtkostenzuschuss
  • Fitnessangebote
  • Firmenwagen
  • Angebote für Stressbewältigung

Das Management dieser Leis­tungen können Sie eben­falls an einen ex­ternen HR-Services-An­bieter aus­lagern.


Absenzenmanagement, betrieb­liches Gesund­heits­manage­ment

Ferien, Mutterschaftsurlaub, Krank­heiten oder Unfälle – Mit­arbei­tende fehlen immer mal wieder am Arbeits­platz. Ob geplant oder ungeplant: Die Koordi­nation dieser Absenzen wird schnell auf­wendig. Ein externer HR-Services-Anbieter kann Ihnen dabei unter die Arme greifen und über­nimmt zum Beispiel das Manage­ment der geplanten Ab­senzen, die Ver­si­che­rungs­meldungen im Krank­heits­fall und das Ein­holen von Arzt­zeugnissen.

Psychische und auch physische Probleme können Mit­arbei­tende mehrere Monate lang arbeits­unfähig machen. Das kostet Sie als Arbeit­geber oder Arbeit­geberin viel Geld. Mit einem betrieb­lichen Gesund­heits­management (BGM) können Sie solchen Aus­fällen vor­beugen. Personal­dienst­leister unter­stützen Sie bei der Ein­führung Ihres Gesund­heits­managements. Dazu gehören unter anderem:

  • Betriebskultur: Beziehung zwischen den Mit­arbei­tenden, zwischen Mit­arbei­tenden und Vor­gesetzten, Mitspracherecht
  • Ergonomie: Minimieren körperlicher Belastungen
  • Aufgabengestaltung: Handlungs­spiel­raum, Auf­gaben indivi­duell angepasst
  • Führung: Anerkennung, Motivation
  • Angebote / Infrastruktur: Förderung von Sport und gesunder Ernährung, feste Pausen
  • Work-Life-Balance: Flexible Gestaltung von Arbeits- und Urlaubszeiten
  • Personalbetreuung: Mitarbeitergespräche, Möglich­keit der Weiter­bildung, Beförderung
  • Analyse von Daten / Kennzahlen: Mitarbeiter­umfragen, Erfassen der Krankheitsdaten
  • Nachhaltigkeit: Koordinator für Gesundheits­management fest­legen, Ressourcen sicherstellen
Tipp der KMU-EinkaufsexpertenSelbst wenn Ihr KMU nur wenige Mit­arbei­tende hat und des­halb kein aus­geklü­geltes BGM-Konzept benötigt: Es kann für Sie interessant sein, sich zum betrieb­lichen Gesund­heits­management beraten zu lassen und sich ein­malig ein solches Konzept auf­setzen zu lassen. Ein gänzliches Aus­lagern des BGM ist in KMU jedoch eher selten.


Coachings und Out­placement aus­lagern?

Auch Coachings, mit denen zum Beispiel die Kompe­tenzen eines Mit­arbeiters gefördert und gestärkt werden, und Out­placements können Sie an externe HR-Experten auslagern.

Müssen Sie Mitarbeitenden – etwa im Rahmen einer Um­struktu­rierung – kündigen, ist das für die Betroffenen und Sie selbst gleicher­massen heraus­fordernd. Dann kann ein Out­placement die Situation für beide Par­teien ver­einfachen. Solche – vom Arbeit­geber finan­zierten – Beratungen werden von externen Personal­dienst­leistern durch­geführt und unter­stützen die gekündigten Mit­arbei­tenden bei der beruf­lichen Neu­orientierung. Ein HR-Service-Experte

  • macht mit dem oder der Mitarbei­tenden eine Standortbestimmung,
  • hilft bei der beruflichen Neuorientierung,
  • erarbeitet eine Bewerbungsstrategie und
  • unterstützt bei der Stellensuche.

So lassen sich (auch arbeitsrechtliche) Auseinander­setzungen ver­meiden und das Image Ihres Betriebs nimmt keinen Schaden. Fühlen sich die Mit­arbei­tenden fair behandelt, steigt zudem die Loyalität im Unternehmen.


Was kosten HR-Services?

Welche Kosten bei der Auslagerung von HR-Services auf Sie zukommen, hängt ab von der Anzahl Mit­arbei­tenden und den Bereichen, die Sie aus­lagern möchten. Oft werden nur Teil­bereiche aus­gelagert. Ein Beispiel:

Eine Firma mit 15 Mitarbeitenden, die Personal­admini­stration und Payroll, gelegent­liche Recruitings, Mitarbeiter­be­urtei­lungen und Zeug­nisse sowie das Gesund­heits­management und das Handling der Sozial­ver­si­che­rungen an einen HR-Service aus­lagert, muss mit Kosten zwischen CHF 12'000 und CHF 35'000. Ein­malige Initiali­sierungs­kosten von CHF 1’000 bis CHF 2’000 können hinzukommen.

Weitere Informationen zu den Kosten von HR-Services und zum Kosten­vergleich des externen HR mit einer internen Personal­admini­stration finden Sie in unserem .

Tipp der KMU-EinkaufsexpertenFalls Sie bereits mit einem zusammen­arbeiten, prüfen Sie, ob dieser auch HR-Aufgaben über­nimmt. Da so alles aus einer Hand angeboten wird, profi­tieren Sie meist von tieferen Kosten.


Einzelne HR-Funktionen aus­lagern oder alle – was ist besser?

Ob Sie nur einzelne HR-Funktionen aus­lagern oder die gesamte Personal­abteilung out­sourcen, hängt von ver­schie­denen Fak­toren ab. Diese Fragen helfen bei der Entscheidung:

  • Fach- und Spezialwissen: Welches Know-how ist intern bereits vorhanden?
  • Analysieren Sie die verschiedenen HR-Bereiche: Wie viele Res­sourcen haben HR-Aufgaben bisher im Unter­nehmen «verschlungen»?
  • Holen Sie Offerten ein: Kostet ein externer HR-Services-Anbieter unter dem Strich weniger? Wie Sie die Kosten ver­gleichen, erfahren Sie in unserem .
  • Wägen Sie die Risiken ab: Zwar gehen Sie mit einer Aus­lagerung das Risiko ein, dass auch dem externen Dienst­leister Fehler unter­laufen – dafür profi­tieren Sie von seinem Fach­wissen und gewinnen an Effizienz.
Tipp der KMU-EinkaufsexpertenBehalten Sie als Inhaber oder Inhaberin eines KMU die HR-Funktionen nur dann intern, wenn Sie unter Ihren Mit­arbei­tenden jemanden haben, der sich damit aus­kennt und Zeit dafür hat. Denn die An­for­derungen sind hoch und die Gesetze ändern sich laufend. Zudem sinkt die Zufrieden­heit Ihrer Ange­stellten sofort, wenn’s im Bereich Human Resources hapert.


Welche Vorteile hat ein HR-Out­sourcing in der Schweiz für ein Unter­nehmen?

Aufgaben im Bereich Human Resources (HR) bzw. Personal­wesen benötigen viel Zeit, hohes Fach­wissen, Dis­kretion und eine zeit­nahe Ver­arbeitung sowie Dienst­leis­tungs­orientierung. Eine externe Fach­person, die sich auf HR-Services speziali­siert hat, stellt sicher, dass die Ar­beiten korrekt, mit einer hohen Quali­tät und zeit­nah aus­geführt werden.

Weitere Vorteile einer Aus­lagerung an eine HR-Dienst­leisterin sind:

  • Effizienzsteigerung
  • Personelle Entlastung
  • Professionelle Beratung in HR-Themen
  • Rechtliches Know-how (Arbeitsrecht, Sozial­ver­si­che­rungsrecht)
  • Mehr Zeit für das Kerngeschäft
  • Kosteneinsparungen, da keine HR-Software nötig ist, keine oder geringe Weiter­bildungs­kosten für ein internes HR-Team an­fallen und weniger perso­nelle Res­sourcen benötigt werden

Bei allen Vorteilen, die eine Aus­lagerung von HR-Funk­tionen mit sich bringt: Ihr Unter­nehmen bleibt der Arbeit­geber Ihrer Mit­arbei­tenden. Unter­laufen dem HR-Services-Partner Fehler, sind immer noch Sie als Arbeit­geber oder Arbeit­geberin die Ansprech­person – und müssen gegenüber Ihren Mit­arbei­tenden auch dafür gerade­stehen. Bei Streitig­keiten, etwa bei Kündi­gungen oder Beschwerden, die allen­falls vor Arbeits­gericht kommen, sind Sie die Gegen­partei. Auch darum ist es wichtig, gut zu prüfen, an wen Sie HR-Funk­tionen auslagern.


Lohnt sich eine HR-Aus­lagerung auch für ein KMU mit wenigen Mit­ar­bei­tenden?

HR-Prozesse sind aufwendig und haben oft nicht viel mit der Wert­schöpfung im Unter­nehmen zu tun. Gerade in kleinen Unter­nehmen kann es sich des­halb lohnen, die internen Res­sourcen ander­weitig zu nutzen – und das HR im Übrigen auszulagern.

Mit einem kleinen Unternehmen benötigen Sie zwar eher selten ganze Gruppen-Outplacements und auch nicht allzu oft ein Coaching. Für die zeit­fressenden Auf­gaben im Personal­wesen – zum Beispiel die und die Personal­admini­stration – einen externen HR-Services-Anbieter zu beauf­tragen, kann jedoch sinn­voll sein.


Worauf gilt es bei der Aus­wahl eines ex­ternen HR-Experten zu achten?

Bei der Wahl des passenden HR-Partners sollten Sie – neben der gegen­seitigen Sympathie – auf Folgendes achten:

  • Welche Funktionen möchten Sie auslagern?
    In der Schweiz gibt es verschiedene kleinere HR-Services-Firmen. Für die meisten An­liegen eines KMU genügt deren Ange­bot völlig – gerade wenn Sie nur ein­zelne HR-Funktionen aus­lagern möchten oder mit einem geringen Personal­aufwand rechnen. Geht es um einen ein­maligen Ein­satz eines HR-Services-Anbieters, zum Bei­spiel für ein Out­placement oder ein Assess­ment, wählen Sie am besten einen Partner, der seinen Schwer­punkt in diesem Bereich hat. Dann kann sich ein grosser Personal­management-Konzern als die richtige Wahl erweisen.
  • Branchenkenntnisse und benötigtes Spezialwissen
    Fragen Sie bei den Anbietern von HR-Services gezielt nach, ob sie die von Ihnen geforderten Stan­dards erfüllen (Zertifi­kate, Aus­zeich­nungen, Branchen­kennt­nisse etc.). Ver­schiedene An­bieter sind auch auf bestimmte Branchen speziali­siert, etwa auf die Bau- oder die Gastrobranche.
Tipp der KMU-EinkaufsexpertenIst Ihr Unternehmen interna­tional aus­gelegt, benötigen Sie einen HR-Partner mit inter­natio­nalen Kennt­nissen. Klären Sie zudem ab, ob Ihre zukünftige HR-Firma auch an die Mutter­gesellschaft rappor­tieren müsste.
  • Effiziente HR-Software, Schnitt­stellen zu Ihren Systemen
    HR-Firmen arbeiten oft mit ihren eigenen internen Softwares. Möchten Sie bei einer Aus­lagerung, dass die HR-Anbieterin die Soft­ware aus Ihrem Geschäft weiter benutzt? Dann sollten Sie eine HR-Anbieterin finden, die sich bereits mit dieser Soft­ware aus­kennt. Muss sie sich erst ein­arbeiten, wird es teuer.
  • Datensicherheit
    Externe Personalmanagement-Dienstleister arbeiten mit Soft­ware, die ein hohes Mass an Daten­sicherheit mit­bringt. Bei einer Aus­lagerung sollten Sie immer auch die Daten­speicherung und die -übertragung mit dem HR-Anbieter besprechen.
Tipp der KMU-EinkaufsexpertenDer HR-Experte, die HR-Expertin ist zugleich auch eine Vertrauens­person. Prüfen Sie daher im Voraus und sehr sorg­fältig, ob die Chemie stimmt. Auch Refe­renzen von bis­herigen Kunden sowie das Know-how in Ihrer Branche sind wichtige Fak­toren. Die Firmen­philo­sophie sollte zudem mit Ihrer eigenen übereinstimmen.

Kundenbewertung aus 14 Jahren Gryps

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Firmenverzeichnis

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Fakten und Zahlen zu Gryps

  • 50'000 KMU-Kunden
  • 4'900 geprüfte Anbieter aus der Schweiz
  • 110 Produkte und Dienstleistungen
  • 14 Jahre Markterfahrung

In aller Kürze – FAQ zu HR-Services

Mit dem Auslagern einzelner (oder aller) HR-Funktionen gewinnen Sie Zeit, die Sie für Ihr Kerngeschäft einsetzen können, und sparen häufig auch Kosten. Sie und Ihre Mitarbeitenden können sich auf den normalen Arbeitsalltag fokussieren. Die administrativen Aufgaben im HR-Bereich sind zeitaufwendig und erfordern ein hohes Fachwissen – das bringt ein externer Personaldienstleister mit und stellt sicher, dass die gesetzlichen Anforderungen eingehalten sind.

Analysieren Sie zuerst, welche HR-Funktionen in der Vergangenheit am meisten interne Ressourcen absorbiert haben – in zeitlicher Hinsicht, aber auch im Hinblick auf die Kosten. Fehlt in Ihrem Unternehmen das interne Know-how und müssen Sie Mitarbeitende zuerst in die Materie einführen oder weiterbilden, rechnen Sie auch das mit ein. Holen Sie für die HR-Funktionen, die Sie auslagern möchten, Offerten von externen Anbietern ein und vergleichen Sie die Effizienzsteigerung und die Kosten (mehr dazu in unserem Kostenplaner).

Die ganze Personalrekrutierung kostet sehr viel Zeit. Die Spezialistin sucht einen passenden Kandidaten für Ihr Unternehmen, kümmert sich um die Bewerbungsadministration, um Zu- und Absagen und um die Bewerbungsgespräche. Oft verfügt sie auch über einen Bewerberpool. Ein strukturiertes Bewerbungsmanagement minimiert die administrative Organisation und den zeitlichen Aufwand. Mehr dazu lesen Sie auf unserer Seite zum Recruiting.

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Unsere KMU-Einkaufsexperten freuen sich auf den Kontakt mit Ihnen und beantworten gerne Ihre Fragen.

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Sandro Weber

Sandro Weber

Leiter Kundenberatung