HR Service

Auslagern der Personalabteilung – HR Services

Aufgaben im Bereich Human Resources (HR) bzw. Personalwesen benötigen viel Zeit, hohes Fach­wissen, Diskretion und eine zeitnahe Ver­arbeitung sowie Dienst­leistungs­orientierung. Als KMU empfiehlt es sich die HR-Aufgaben nur selber zu tätigen, wenn ein hohes Wissen und die Zeit zur Verfügung steht. Die An­for­derungen sind hoch und die Gesetze ändern sich laufend. Die Mit­arbeiter­zufrieden­heit sinkt sofort, wenn dieser Bereich nicht mit einer hohen Qualität aus­geführt wird. Ein HR Dienst­leister, der sich auf die HR-Services spezialisiert hat, stellt sicher, dass die Arbeiten, korrekt mit einer hohen Qualität und zeitnah ausgeführt werden.

HR Services auslagern – Vorteile für KMU

Die Vorteile einer Auslagerung an einen HR Dienst­leister sind:

• Effizienzsteigerung
• Personelle Entlastung, Personalmanagement / Personalsuche für Arbeitgeber wird über­nommen
• Professionelle Beratung in HR-Themen
• Rechtliches Know-how (Arbeitsrecht, Sozial­versicherungs­recht)
• Kontinuität garantieren
• Fokussierung auf das Kerngeschäft

Mit einer HR Auslagerung werden durch diese Punkte Kosten gesenkt:

• Keine HR-Software nötig
• Keine oder geringe Weiterbildungskosten für das HR-Team
• Weniger personelle Ressourcen nötig

HR Auslagerung Schweiz – Auf­gaben

Es gibt mehrere Optionen, welche HR-Aufgaben Sie an einen externen Personalmanagement Dienst­leister auslagern können. Zu den möglichen Aufgaben­bereichen, die Sie auslagern können, gehören unter anderem:

• Payroll und Lohnadministration
• Zeugnisse und Mitarbeiterbeurteilungen
• Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Benefit Management
• Outplacement
• Recruiting durch externe Personaldienst­leister

gryps.ch zeigt Ihnen die durchschnittlichen Kosten für HR Service Schweiz auf. Jetzt kostenlos Anbieter finden & vergleichen.

Payroll und Lohnadministration

Ein zentraler Teil des HR Out­sourcing beinhaltet im Rahmen der Lohnadministration nicht nur das Verbuchen der Löhne, sondern umfasst alle Aufgaben rund um Personal­stammdaten und Sozial­versicherungen wie die Pensionskasse. Diese Aufgaben können entweder an Treuhandbüros oder spezialisierte Payroll Anbieter ausgelagert werden. Eine Aus­glieder­ung des obligatorischen Kontakts mit den öffent­lichen Ämtern ist ebenfalls möglich. Meistens übernimmt der HR Dienst­leister dann auch den Kontakt mit den Ämtern und die Jahresmeldungen von AHV, BVG, etc.

Zeugnisse und Mitarbeiter­beurteilungen durch HR Anbieter

Mitarbeiterbeurteilungen ermöglichen gezielte Coachings der Arbeitnehmer und sind wichtig für die Förderung von Fach- und Sozialkompetenz sowie Schlüsselqualifikationen. Diese wichtige Aufgabe ist Teil des Führungsprozesses, kann aber gut an einen externen HR Dienst­leister ausgelagert werden. Ein HR Services Anbieter vermeidet, dass Zeugnisse fehlerhaft oder kodiert geschrieben sind, da eine Zeugnis Co­dierung in der Schweiz aufgrund der Verletzung des Grundsatzes der Klarheit illegal ist.

Betriebliches Gesundheits­management Schweiz – BGM

Psychische und auch physische Probleme können Mitarbeiter mehrere Monate lang arbeitsunfähig machen. Ein solcher Fall wirkt sich auch negativ auf die anderen Mitarbeitenden aus und kostet den Arbeit­geber viel Geld. HR Service Anbieter unter­stützen die Einführung des betrieblichen Gesund­heits­management – BGM.

Benefit Management durch HR Dienst­leister

Um Mitarbeiterzufriedenheit und eine langfristige Mitarbeiterbindung zu erreichen, setzen viele Unter­nehmen auf ein gezieltes Benefit Management. Interessante Benefits sind z.B.:

• Zusätzliche Bildungsangebote
• Kinderbetreuung
• Restaurantgutscheine
• Fahrtkostenzuschuss
• Fitnessangebote
• Firmenwagen
• Stressbewältigungs­angebote.

Outplacement

Outplacement Beratungen sind vom Arbeitgeber freiwillig finanzierte Massnahmen, die eine berufliche Neuorientierung eines freigestellten Mitarbeitenden ermöglichen. Sie werden vermehrt von Firmen an­geboten, die ihre sozialen Ver­pflicht­ungen gegenüber Mitarbeitern erkannt haben und wahr­nehmen wollen. Muss einem Mitarbeitenden gekündigt werden so kann man mit einem Out­placement die Situation für diesen Mitarbeitenden stark vereinfachen. Ein HR Service Experte führt mit dem Mitarbeiter eine Standort­bestimmung durch und hilft ihm bei der beruflichen Neuorientierung. Auch ein New­placement ist Teil der Aufgaben solcher Experten, welche die Aufgaben der Arbeits­platz­beschaffung, Mit­arbeiter­qualifizierung und gegebenen­falls Coachings für eine Neu­orientierung übernehmen.

Recruiting durch HR Service Anbieter

Der ganze Recruitment Bereich oder auch nur ein Teil davon können mittels RPO (Recruitment Process Outsourcing) ausgelagert werden. Ein Recruitment Dienst­leister verfügt über Kenntnisse des Arbeits­marktes, ein ausgebautes Netzwerk und fundiertes Fachwissen, was eine höhere Qualität der Bewerber und eine raschere Personal­rekrutierung ermöglicht. Die Personalsuche für Arbeitgeber kann so komplett ausgelagert werden. Handelt es sich bei der Personal­beschaffung um eine einmalige Führungs- oder Kaderposition kann ein Assessment Center für die Personalrekrutierung und -auswahl detaillierte Kom­petenz­profile der Kandidaten erstellen. Mit dem HR Service Anbieter werden Prozesse definiert, in welchen Stufen das Recruiting aufgebaut wird.

Der Prozess der Rekrutierung umfasst dabei notwendige Schritte, um neue Mitarbeiter/innen zu finden: Bedarfsermittlung, Personal finden, Auswahl, Einstellung und Einführung. Damit das Personal­management nach neuen Angestellten sucht, muss vorerst eine freie Stelle im Unter­nehmen zu besetzen sein. Ein Bewerbungs­management über­nimmt bei der Per­sonal­beschaffung und Personal­selektion alle adminis­trativen Bewerbungs­aufgaben und unterstützt Ihre Firma, die besten Kandidaten zu finden. Mit dem profes­sionellen Bewerbungs­management gewinnt Ihr Unternehmen Zeit, um sich nur auf die wichtigsten und dringendsten Angelegen­heiten zu fokussieren. Weitere Information finden Sie auf unserer Seite zu Rekrutierung.

Die Dienst­leistungen beim Recruiting fallen je nach HR Service Dienst­leister anders aus. Manche übernehmen lediglich Job­ausschreibungen oder verwalten Bewerb­ungs­schreiben. Andere bieten Unter­stützung im gesamten Bewerbungs- und Einstellungs­prozess an. Die Kosten für ein Recruiting Service variieren demnach.

HR Software statt HR Services

Falls Sie sich entscheiden ihr Personal­management inhouse zu behalten, eignet sich meist auch die Anschaffung einer geeigneten HR Software. Diese sind in der Regel modular aufgebaut und können so optimal auf die Grösse und Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden.

Hohe Datensicherheit bei externen HR Dienst­leistern

Externe Personalmanagement Dienst­leister arbeiten mit Software, die ein hohes Mass an Datensicherheit mitbringt. Damit wird sichergestellt, dass auch bei einem externen Anbieter die Mitarbeiterdaten geschützt sind. Bei einer Auslagerung sollte die Datenspeicherung und Übertragung immer mit dem extern HR Anbieter besprochen werden.

Was kostet eine HR Aus­lagerung?

Die Kosten, die bei der Auslagerung von HR Services auf Sie zukommen, sind abhängig von der Anzahl Mitarbeiter und den einzelnen Bereichen, die Sie auslagern möchten. Oft werden nur Teilbereiche ausgelagert. Die KMU Kosten Benchmark von gryps.ch für externe HR Services helfen Ihnen abzuschätzen, welche Kosten auf Sie zukommen könnten. Dieses Beispiel zeigt die Kosten für die Ausgliederung der gesamten HR Services:

Mehr zu den Kosten für das gesamte externe Personalmanagement finden Sie auf unserer Kostenseite.

Beispiele für HR Services Offerten­anfragen:

Detailhandel, 25 Mitarbeiter

Ein Detailhandelsgeschäft möchte den gesamten HR Bereich auslagern. Man möchte den Fokus mehr auf das Kerngeschäft legen und benötigt Unterstützung bei Payroll, Recruiting / Rekru­tierung und Erstellung von Arbeits­zeugnissen. Optional soll die Mitarbeiter- Zeit­erfassung neu online erfasst werden. Man beschäftigt 25 Mitarbeiter, davon sind 20 Fest­angestellt und 5 Stunden­löhner. Zwei der Mitarbeiter werden quellenbesteuert.

ICT, 13 Mitarbeiter

Eine ICT-Firma möchte das Recruiting und die Lohnadministration an einen Dienst­leister abgeben. Man hat 13 Mitarbeiter, die alle zu einem Teil­zeitpensum von 60 - 80% arbeiten. Zusätzlich werden je nach Auftragsgrösse auch Freelancer projektbasiert angestellt. Bisher wurde die Lohn­buchhaltung via Excel geführt, zukünftig möchte man ein Buch­haltungs­programm nutzen.

Baudienstleistung, 14 Mitarbeitende

Die Mitinhaberin einer GmbH aus der Baudienstleistungsbranche benötigt einen HR Service Anbieter, da man die Auslagerung des Payrolls prüft. Bisher hat eine Mitarbeitende das Payroll und weitere HR Bereiche mit einem 100% Pensum abgedeckt, diese hat jedoch gekündigt und bleibt voraussichtlich aber noch drei Monate in der Firma. Man prüft nun die Auslagerung des Bereiches Payroll. Das Pensum der bisherigen Mitarbeiterin nur für das Payroll ist schwer abzuschätzen.  

Die GmbH hat nun mehrere Optionen:

• Variante A: Auslagern Payroll 
• Vairante B: Neue MA einstellen für das Payroll 
• Variante C: bisherige MA bleibt der GmbH für gewisse finanzielle Tätigkeiten erhalten 

Daher möchte die GmbH nun eine Offerte für das Auslagern vom Payroll (Lohnadm. inkl. Kontakt zu Sozialen Ämtern). Es arbeiten 14 Mitarbeitende bei der GmbH, alle mit Monatslohn, davon 3 Lehrlinge und 2 Praktikanten. 0 - 1 Person ist quellenbesteuert. Austritte/Wechsel pro Jahr werden ca. 5 geschätzt.