Eventmanagement – Anbieter finden und vergleichen

Sind Sie auf der Suche nach einer Agentur für Eventmanagement, so finden Sie hier Anbieter für Ihr Firmenevent, Konferenz und weitere Veranstaltungen.
Mit unseren hilfreichen Auswahlkriterien und Expertentipps für Eventmanagement unterstützen wir Sie bei Ihrer Beschaffung.
GRYPS arbeitet mit einer Vielzahl an geprüften Anbietern für Eventmanagement in der Schweiz zusammen und findet für Sie kostenlos bis zu drei passende Eventmanagement Anbieter.
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Eventmanagement – Das Wichtigste
- Durch eine frühzeitige Planung ist es möglich, Ihr Event nach Ihren Wünschen und Bedürfnissen zu planen. Es gibt keinen zu frühen Zeitpunkt, um mit der Planung zu beginnen.
- Die Kosten hängen von Ihren Erwartungen an die Veranstaltung ab. Durch den von Ihnen vorgegeben Event-Rahmen können Sie das benötigte Budget beeinflussen.
- Durch die Erfahrung und das Beziehungsnetzwerk einer Eventagentur vereinfachen Sie sich die Planung und Durchführung eines Events. So kreieren Sie ein gut organisiertes, schön gestaltetes und unterhaltsames Event.
Eventmanagement Auswahlkriterien
Bevor Sie sich mit einer Agentur in Verbindung setzen, sollten Sie zuerst Ihren Bedarf ermitteln:
- Welches Budget steht zur Verfügung?
- Wo soll das Event stattfinden?
- Wie viele Gäste sind geplant?
- Wie viel Personal wird für das Event benötigt?
- Was für Unterhaltung wünschen Sie?
Eine Agentur für Eventmanagement hilft Ihnen bei der Organisation von Firmenanlässen aller Arten. Um eine geeignete Agentur für professionelles Eventmanagement zu finden, welche den eigenen Anforderungen genau entspricht, sind diese Kriterien wichtig:
- Portfolio und Referenzen
- Partner der Agentur (z.B. Lieferanten, Caterer etc.)
- Kenntnisse der Location
- Verfügbarkeit der Veranstaltungstechniker und des Personals
Kosten für Eventmanagement
Je nach Grösse des Events und Aufwand für die Organisation beginnen die Kosten für ein Eventmanagement bei ca 3’000 CHF.
Es lohnt sich, mehrere Eventmanagement Offerten einzuholen, um so die verschiedenen Preise zu vergleichen.
Mehr zu den Eventmanagement Kosten.
Tipps von unseren KMU-Experten für Eventmanagement
- Planen Sie Ihren Event frühzeitig. So gehen Sie sicher, dass die ideale Location, Unterhaltung etc. verfügbar ist.
- Beachten Sie je nach Location und Anlass unbedingt die Wetterkonditionen und überlegen Sie sich allenfalls ein Ausweichdatum.
- Ebenfalls sollten Sie auf die Umgebung rund um das Location-Gelände achten. Bei Wohnsiedlungen ist nach 22:00 Uhr Ruhezeit.
Aufgaben einer Eventagentur
Eine Eventagentur kann Sie von der Ideenfindung bis zur Umsetzung sowie dem Management begleiten. Die Wirkung eines Events ist nicht nur vom Programm und seiner technischen Perfektion abhängig, sondern umfasst viele weitere Komponenten. Professionelle Eventmanager können Sie bei Ihrem Vorhaben deshalb in diesen Punkten unterstützen:
- Unterstützung bei der Ideen- und Themenfindung
- Beziehung zu den passenden Adressen für Catering, Location usw.
- Konsequente Auswahl des Ortes
- Höhepunkte schaffen bei der optischen Gestaltung
- Zielgruppe wirkungsvoll ansprechen
Vor, während und nach der Veranstaltung wird der Auftraggeber von der Eventagentur begleitet.
Eventorganisation und -vorbereitung
Sorgfältige Eventplanung ist das A und O des Eventmanagements. Der wichtigste Punkt bei der Eventorganisation und -vorbereitung ist die passende Location. Davon hängt die weitere Organisation von Technik, Ausstattung, Personal und Gastronomie ab. Weitere wichtige Planungsaspekte sind:
- Gästeliste (Zielgruppe, Motto festlegen)
- Dekoration, Flyer/Plakate
- Catering, Personal (Parkplätze evtl. mit Anweiser), Techniker, Sicherheitskonzept
- Programm, Agenda, Redner, Künstler, evtl. Dolmetscher
- Fotograf, Videoproduktion, Gastgeschenke
Eventablauf
Der erste Eindruck ist bekanntlich entscheidend für die Bewertung einer Veranstaltung, darauf gilt es bei der Eventorganisation unbedingt zu achten. Diese Komponenten können dazu beitragen, ein unvergessliches Erlebnis für Ihre Gäste zu schaffen:
- Persönliche Begrüssung
- Ausreichender Parkraum, ggf. Anweiser, die für Fragen zur Verfügung stehen.
- Funktion der internen Kommunikation. Die Veranstaltungstechnik muss z.B. auf die Anforderungen der Künstler und eventuelles Einspielen von Videos eingestellt sein.
- Eventdokumentation z.B. durch einen Fotografen.
Eventtechnik
Bei der Veranstaltungstechnik sollten Sie auf Zweckmässigkeit achten. Überdimensionierte Anlagen mögen bei Grosskonzerten vielleicht imposant wirken, bei Indoor-Events sind sie jedoch fehl am Platz. Bei der Eventorganisation sollten Sie hinsichtlich der Technik diese Posten berücksichtigen:
- Ton: für Ensembles sind transportable Mikrofone sinnvoll, für den Moderator ein Standmikrofon.
- Licht: Lichtquellen können die Aufmerksamkeit führen und die Stimmung unterstützen. Das Hauptlicht sollte regulierbar sein, ausserdem wird ein Notlicht benötigt.
- Video: Firmenvideo, Multimedia (Präsentationen usw.).
- Sicherheit: Die technische Abnahme und die Brandsicherheit muss von der Feuerwehr bestätigt werden.
Künstleragentur für KMU-Event
Die besondere Würze erhalten Events durch prominente Persönlichkeiten oder Musik-Acts. Bei der künstlerischen Besetzung kann Ihnen eine Künstleragentur behilflich sein. Um Ihren Anlass entsprechend aufzuwerten, haben Sie diese Möglichkeiten:
- Engagement einer prominenten Persönlichkeit, z.B. als Starmoderator
- Engagement von Musik-Acts: Bands oder einzelne Musiker
- Engagement von Unterhaltungs-Acts (z.B. Magier, Jongleur)
Eventagenturen in der Schweiz
GRYPS arbeitet seit Jahren mit vielen Schweizer Eventagenturen zusammen. Mit einer Agentur sind Sie bestens vorbereitet, um ein erfolgreiches Event zu planen. Eine Eventagentur weiss genau, was Ihr Zielpublikum in der Schweiz erwartet – sei es ein Firmenevent für Ihre Mitarbeitenden oder eine Veranstaltung für Kunden.
Häufige Fragen zum Eventmanagement
Wie viel Zeit brauche ich zur Planung eines Firmenevents?
Die Planung eines Events sollte idealerweise +/- 6 Monate vor dem Event starten. Je früher Sie beginnen zu planen, desto besser. So sind die Chancen, dass Sie die gewünschte Location oder z.B. den gewünschten Musiker buchen können, um einiges höher.
Was beeinflusst den Preis eines Firmenevents?
Beim Preis eines Events haben diverse Faktoren einen Einfluss. Die Anzahl Gäste, das Personal, die Unterhaltung, die Verpflegung, die Location sowie das Engagement einer Eventmanagementagentur usw. Man ist somit ziemlich frei, ein Event zu planen, welches dem geplanten Budget entspricht.
GRYPS – Die unabhängigen Experten für Eventmanagement
Seit über 10 Jahren setzen wir uns Tag für Tag engagiert und persönlich ein, für KMU die passenden Anbieter zu finden. Unsere Expertise und unser Markt-Know-how bauen wir durch regen Fachaustausch mit Eventagenturen kontinuierlich aus. Dabei verfolgen wir das Ziel, für Sie die Suche so einfach und effizient wie möglich zu gestalten. Geben Sie uns Ihre Kriterien via Fragebogen an und wir finden für Sie bis zu 3 qualifizierte Eventagenturen.
KMU Support: +41 55 211 05 30 oder support[at]gryps.ch
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