Eventmanagement

Eventagentur – Event­manager in der Schweiz

Eine Eventagentur kann Sie von der Ideenfindung bis zur Umsetzung sowie dem Management begleiten. Die Wirkung eines Events ist nicht nur vom Programm und seiner technischen Perfektion abhängig, sondern umfasst viele weitere Komponenten. Professionelle Eventmanager können Sie bei Ihrem Vorhaben deshalb in diesen Punkten unterstützen:

• Unterstützung bei der Ideen- und Themenfindung
• Full-Service, alle Leistungen kommen aus einer fachkundigen Hand
• Beziehung zu den passenden Adressen für Catering, Location usw.
• Konsequente Auswahl des Ortes
• Höhepunkte schaffen bei der optischen Gestaltung
• Zielgruppe wirkungsvoll ansprechen

Vor, während und nach der Veranstaltung wird der Auftraggeber von der Eventagentur begleitet. Da die einzelnen Dienstleistungen des Eventmanagements häufig voneinander abhängig sind und entsprechend angepasst werden müssen, wird in diesem Zusammenhang die Eventagentur auch als Generalunternehmen bezeichnet.

Eventplanung

Bei der Eventplanung geht es in erster Linie um die Konzepterstellung und die Ablaufplanung. Dazu gehört unter anderem:

• die Buchung einer geeigneten Location
• die Akustik-, Video-, Lichtplanung (Eventtechnik)
• die Suche nach einer geeigneten Künstleragentur (Musik-Acts, Moderatoren)
• das Catering (Personalbeschaffung für Küchen- und Barbereich
• die Sicherheitsprüfung (Brandsicherheit, Sicherheitspersonal)

Zudem wird die Eventfinanzierung besprochen und falls notwendig passende Sponsoren für den Anlass gesucht.

Event planen – Durchführung und Nach­bearbeitung

Die Eventagentur kümmert sich während der ganzen Veranstaltung um einen reibungslosen Ablauf. Der Auftraggeber hat dadurch genügend Zeit für seine Gäste und kann den Anlass geniessen.

Neben der Koordination der Aufräumarbeiten wird auch eine entsprechende Auswertung vom Event (Kostengegenüberstellung, Rückmeldungen der Gäste etc.) durch das Eventmanagement erstellt.

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Jubiläum mit 10'000 Besuchern

Für das 10-Jahres-Jubiläum benötigt eine grosse Handelsfirma eine Eventagentur. Man möchte die gesamte Organisation inkl. dem Unterhaltungsprogramm dem Anbieter überlassen. Die Location im Kanton Bern und das Datum sind vorgegeben. Der Anlass dauert von 9:00 bis 15:30 Uhr. Man benötigt diverse Zelte und die Einrichtung, Catering (Grill), Karussell, Fotograf, Sicherheits- und Parkdienst, etc.

Seminar mit 50 Teilnehmern

Eine IT Firma sucht eine Eventagentur für ein Seminar im Raum Zürich oder St. Gallen von Mittwoch bis Freitag. Die Teilnehmer würden am Mittwoch anreisen. Am ersten Abend soll es ein Dinner geben. Am Donnerstag Morgen findet ein Workshop statt. Dafür braucht man einen Seminarraum mit entsprechender Infrastruktur und einer Videokonferenzanlage. Nach einem kleinen Essen möchte man am Donnerstag Nachtmittag eine Outdoor Aktivität zur Teambildung durchführen. Am Donnerstag Abend Dinner mit Party oder Erlebnisdinner. Am Freitag morgen ist ein weiterer Workshop geplant.