Event­management – Das Wichtigste

• Durch eine frühzeitige Planung ist es möglich, Ihr Event nach Ihren Wünschen und Bedürfnissen zu planen. Es gibt keinen zu frühen Zeitpunkt, um mit der Planung zu beginnen.
• Die Kosten hängen von Ihren Erwartungen an die Ver­anstaltung ab. Durch den von Ihnen vorgegeben Event-Rahmen können Sie das benötigte Budget beeinflussen.
• Durch die Erfahrung und das Beziehungs­netzwerk einer Event­agentur vereinfachen Sie sich die Planung und Durchführung eines Events. So kreieren Sie ein gut organisiertes, schön gestaltetes und unterhaltsames Event.

Event­management Auswahl­kriterien

Bevor Sie sich mit einer Agentur in Verbindung setzen, sollten Sie zuerst Ihren Bedarf ermitteln:

• Welches Budget steht zur Verfügung?
• Wo soll das Event stattfinden?
• Wie viele Gäste sind geplant?
• Wie viel Personal wird für das Event benötigt?
• Was für Unterhaltung wünschen Sie?

Eine Agentur für Event­management hilft Ihnen bei der Organisation von Firmen­anlässen aller Arten. Um eine geeignete Agentur für professionelles Event­management zu finden, welche den eigenen Anforderungen genau entspricht, sind diese Kriterien wichtig:

• Portfolio und Referenzen
• Partner der Agentur (z.B. Lieferanten, Caterer etc.)
• Kenntnisse der Location
• Verfügbarkeit der Veranstaltungs­techniker und des Personals
   

Kosten für Event­management

Je nach Grösse des Events und Aufwand für die Organisation beginnen die Kosten für ein Event­management bei ca 3’000 CHF.

Es lohnt sich, mehrere Event­management Offerten einzuholen, um so die verschiedenen Preise zu vergleichen.
Mehr zu den Eventmanagement Kosten.

Tipps von unseren KMU-Experten für Event­management

• Planen Sie Ihren Event frühzeitig. So gehen Sie sicher, dass die ideale Location, Unterhaltung etc. verfügbar ist.
• Beachten Sie je nach Location und Anlass unbedingt die Wetter­konditionen und überlegen Sie sich allenfalls ein Ausweich­datum.
• Ebenfalls sollten Sie auf die Umgebung rund um das Location-Gelände achten. Bei Wohn­siedlungen ist nach 22:00 Uhr Ruhezeit.
   

Aufgaben einer Event­agentur

Eine Event­agentur kann Sie von der Ideen­findung bis zur Umsetzung sowie dem Management begleiten. Die Wirkung eines Events ist nicht nur vom Programm und seiner technischen Perfektion ab­hängig, sondern umfasst viele weitere Komponenten. Professionelle Event­manager können Sie bei Ihrem Vorhaben deshalb in diesen Punkten unterstützen:

• Unterstützung bei der Ideen- und Themenfindung
• Beziehung zu den passenden Adressen für Catering, Location usw.
• Konsequente Auswahl des Ortes
• Höhepunkte schaffen bei der optischen Gestaltung
• Zielgruppe wirkungsvoll ansprechen

Vor, während und nach der Veranstaltung wird der Auftrag­geber von der Event­agentur begleitet.

Event­organisation und -vorbereitung

Sorgfältige Event­planung ist das A und O des Event­managements. Der wichtigste Punkt bei der Event­organisation und -vorbereitung ist die passende Location. Davon hängt die weitere Organisation von Technik, Ausstattung, Personal und Gastronomie ab. Weitere wichtige Planungs­aspekte sind:

• Gästeliste (Ziel­gruppe, Motto festlegen)
• Dekoration, Flyer/Plakate
• Catering, Personal (Parkplätze evtl. mit Anweiser), Techniker, Sicherheits­konzept
• Programm, Agenda, Redner, Künstler, evtl. Dolmetscher
• Fotograf, Video­produktion, Gast­geschenke

Event­ablauf
Der erste Eindruck ist bekanntlich entscheidend für die Bewertung einer Veranstaltung, darauf gilt es bei der Event­organisation unbedingt zu achten. Diese Komponenten können dazu beitragen, ein un­vergessliches Erlebnis für Ihre Gäste zu schaffen:

• Persönliche Begrüssung
• Ausreichender Parkraum, ggf. Anweiser, die für Fragen zur Verfügung stehen.
• Funktion der internen Kommunikation. Die Veranstaltungs­technik muss z.B. auf die Anforderungen der Künstler und eventuelles Einspielen von Videos eingestellt sein.
• Event­dokumentation z.B. durch einen Fotografen.
   

Event­technik
Bei der Veranstaltungs­technik sollten Sie auf Zweck­mässigkeit achten. Über­dimensionierte Anlagen mögen bei Gross­konzerten vielleicht imposant wirken, bei Indoor-Events sind sie jedoch fehl am Platz. Bei der Event­organisation sollten Sie hinsichtlich der Technik diese Posten berück­sichtigen:

• Ton: für Ensembles sind transportable Mikrofone sinnvoll, für den Moderator ein Stand­mikrofon.
• Licht: Licht­quellen können die Aufmerksamkeit führen und die Stimmung unterstützen. Das Hauptlicht sollte regulierbar sein, ausserdem wird ein Notlicht benötigt.
• Video: Firmen­video, Multimedia (Präsentationen usw.).
• Sicherheit: Die technische Abnahme und die Brand­sicherheit muss von der Feuerwehr bestätigt werden.
   

Künstler­agentur für KMU-Event

Die besondere Würze erhalten Events durch prominente Persönlichkeiten oder Musik-Acts. Bei der künstlerischen Besetzung kann Ihnen eine Künstler­agentur behilflich sein. Um Ihren Anlass entsprechend aufzuwerten, haben Sie diese Möglichkeiten:

• Engagement einer prominenten Persönlichkeit, z.B. als Starmoderator
• Engagement von Musik-Acts: Bands oder einzelne Musiker
• Engagement von Unterhaltungs-Acts (z.B. Magier, Jongleur)

Event­agenturen in der Schweiz

GRYPS arbeitet seit Jahren mit vielen Schweizer Event­agenturen zusammen. Mit einer Agentur sind Sie bestens vorbereitet, um ein erfolgreiches Event zu planen. Eine Event­agentur weiss genau, was Ihr Ziel­publikum in der Schweiz erwartet – sei es ein Firmen­event für Ihre Mitarbeitenden oder eine Veranstaltung für Kunden.
 

Häufige Fragen zum Event­management

Wie viel Zeit brauche ich zur Planung eines Firmen­events?
Die Planung eines Events sollte idealerweise +/- 6 Monate vor dem Event starten. Je früher Sie beginnen zu planen, desto besser. So sind die Chancen, dass Sie die gewünschte Location oder z.B. den gewünschten Musiker buchen können, um einiges höher.

Was beeinflusst den Preis eines Firmen­events?
Beim Preis eines Events haben diverse Faktoren einen Einfluss. Die Anzahl Gäste, das Personal, die Unterhaltung, die Verpflegung, die Location sowie das Engagement einer Event­managementagentur usw. Man ist somit ziemlich frei, ein Event zu planen, welches dem geplanten Budget entspricht.
 

GRYPS – Die unabhängigen Ex­perten für Event­management

Seit über 10 Jahren setzen wir uns Tag für Tag engagiert und persönlich ein, für KMU die passenden Anbieter zu finden. Unsere Expertise und unser Markt-Know-how bauen wir durch regen Fach­austausch mit Event­agenturen kontinuierlich aus. Dabei verfolgen wir das Ziel, für Sie die Suche so einfach und effizient wie möglich zu gestalten. Geben Sie uns Ihre Kriterien via Frage­bogen an und wir finden für Sie bis zu 3 qualifizierte Event­agenturen.

KMU Support: +41 55 211 05 30 oder support[at]gryps.ch