Eventmanagement

Eventmanagement

Ein Eventmanagement hilft Ihnen bei der Organisation von Firmenanlässen aller Arten. Mit einem professionellen Eventmanagement kauft man immer auch Know-how ein, das als Eigenleistung nur schwer und teuer zu erbringen wäre.

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Eventmanagement - Anbieterauswahl

Um eine Eventmanagement Agentur zu finden, welche exakt auf die eigenen Anforderungen zugeschnitten ist, sind folgende Kriterien zu beachten:

  • Portfolio und Referenzen
  • Partner der Agentur
  • Regional: Kenntnisse der Location und Verfügbarkeit des Personals
  • Dienstleistungen

 

 

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So funktioniert Gryps

Eventagentur - Eventmanager in der Schweiz

Eine Eventagentur kann Sie von der Ideenfindung bis zur Umsetzung begleiten. Die Wirkung eines Events ist nicht nur vom Programm und seiner technischen Perfektion abhängig, sondern umfasst viele weitere Komponenten. Professionelle Eventmanager können Sie bei Ihrem Vorhaben deshalb in folgenden Punkten unterstützen:

  • Unterstützung bei der Ideenfindung
  • Full-Service, alle Leistungen kommen aus einer fachkundigen Hand
  • Beziehung zu den richtigen Adressen für Catering, Location usw.
  • Wirkungsabsicht wird geführt und umgesetzt

Eine Eventagentur begleitet den Auftraggeber jeweils vor, während und nach dem Event. Da die einzelnen Dienstleistungen des Eventmanagements häufig voneinander abhängig sind und entsprechend angepasst werden müssen, wird in diesem Zusammenhang die Eventagentur auch als Generalunternehmen bezeichnet.

Eventplanung

Bei der Eventplanung geht es in erster Linie um die Konzepterstellung und die Ablaufplanung. Dazu gehört unter anderem:

  • die Buchung einer geeigneten Location
  • die Akustik-, Video-, Lichtplanung (Eventtechnik)
  • die Suche nach einer geeigneten Künstleragentur (Musik-Acts, Moderatoren)
  • das Catering (Personalbeschaffung für Küchen- und Barbereich
  • die Sicherheitsprüfung (Brandsicherheit, Sicherheitspersonal)

Zudem wird die Eventfinanzierung besprochen und falls notwendig passende Sponsoren für den Anlass gesucht.

Event - Durchführung und Nachbearbeitung

Die Eventagentur kümmert sich während der ganzen Veranstaltung um einen reibungslosen Ablauf. Der Auftraggeber hat dadurch genügend Zeit für seine Gäste und kann den Anlass geniessen.

Neben der Koordination der Aufräumarbeiten wird auch eine entsprechende Eventauswertung (Kostengegenüberstellung, Rückmeldungen der Gäste etc.) durch das Eventmanagement erstellt.

Offertenbeispiele Eventmanager Schweiz
Anlass Beschreibung
Jubiläum
10'000 Besucher

Für das 10-Jahres-Jubiläum benötigt eine grosse Handelsfirma eine Eventagentur. Man möchte die gesamte Organisation inkl. dem Unterhaltungsprogramm dem Anbieter überlassen. Die Location im Kanton Bern und das Datum sind vorgegeben. Der Anlass dauert von 9:00 bis 15:30 Uhr. Man benötigt diverse Zelte und die Einrichtung, Catering (Grill), Karussell,  Fotograf,  Sicherheits- und Parkdienst, etc.

Seminar
50
Teilnehmer

Eine IT Firma sucht eine Eventagentur für ein Seminar im Raum Zürich oder St. Gallen von Mittwoch bis Freitag. Die Teilnehmer würden am Mittwoch anreisen. Am ersten Abend soll es ein Dinner geben. Am Donnerstag Morgen findet ein Workshop statt. Dafür braucht man einen Seminarraum mit entsprechender Infrastruktur und einer Videokonferenzanlage. Nach einem kleinen Essen möchte man am Donnerstag Nachtmittag eine Outdoor Aktivität zur Teambildung durchführen. Am Donnerstag Abend Dinner mit Party oder Erlebnisdinner. Am Freitag morgen ist ein weiterer Workshop geplant.