CRM Checkliste
03.12.2019
06.11.2018
Die Auswahl der Anbieter hat unsere Erwartung nicht erfüllt. Ein wirklich ernst zu nehmender Anbieter, einer im Mittelfeld und ein Anbieter, der die Herausforderung nicht verstanden hat, bzw. nicht als Anbieter für ein CRM in Frage kommen kann. Der Entscheid ist noch nicht gefallen. Wir vergleichen noch mit Anbietern, welche ausserhalb von Gryps an uns gelangt sind. Freundliche Grüsse Tony Nüscheler
13.07.2018
13.07.2018
Hat bestens geklappt und habe bekommen was ich wollte.
06.10.2017
Kostenlos 3 Offerten für CRM Software erhalten
CRM Software – Evaluation mit Checkliste
Dass die Auswahl einer passenden CRM Software zeitintensiv und umfangreich ausfällt, ist bekannt. Mit unserer CRM Checkliste erhalten Sie eine Schritt-für-Schritt Anleitung mit den jeweils wichtigsten Kriterien. Noch einfacher geht es, wenn Sie den Fragebogen ausfüllen:
- Fragebogen rechts ausfüllen
- Wir rufen Sie an, um weitere relevante Informationen zu erhalten
- Wir suchen für Sie die passenden CRM Anbieter
- Sie werden von den Anbietern kontaktiert
Unabhängig , einfach und kostenlos.
So funktioniert Gryps

CRM System Auswahl – Die grosse Checkliste
Mit einem Pflichtenheft können Sie die wichtigsten Anforderungen an die CRM Software erfassen. Die übersichtliche Dokumentation erleichtert die Kommunikation inner- und ausserhalb des CRM-Projektteams.
Nachfolgend eine Übersicht der wichtigsten Kriterien im CRM Auswahlprozess:
CRM Software Kriterium | Beschreibung | Beispiel | Aufgepasst |
Ziele | Was sind die wichtigsten Ziele, die Sie mit der Einführung des CRM erreichen wollen? |
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Nutzer | Wer wird das CRM System nutzen? |
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Die Anforderungen sind pro Nutzergruppe unterschiedlich. Je besser diese Gruppen berücksichtigt werden, umso intensiver wird das System genutzt. |
Funktionen | Welche Funktionen sind für diese Mitarbeiter wichtig? |
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Definieren Sie zuerst eine Maximalversion und bestimmen Sie dann die Key-Funktionen zum Starten. Damit stellen Sie sicher, dass das System später ausgebaut werden kann. |
Systeme | Von welchen Systemen aus soll das CRM bedient werden können? |
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Testen Sie das System nicht nur auf dem PC, sondern auch auf dem Smartphone! |
Mobiler Zugriff | Soll der Zugriff auch von extern möglich sein? |
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Vertriebsmitarbeiter sind oft unterwegs und möchten die Daten sofort eingeben. |
Reports/Berichte | Erstellen von Reports/Berichte muss möglich sein. |
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Welche Daten sind für Sie wichtig? Testen Sie diese! Können diese einfach mit einem .csv exportiert werden? |
Arbeitsabläufe/Prozesse | Die Arbeitsabläufe sollten mit denjenigen Ihres Betriebes übereinstimmen. |
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Nur wenn die Bedienung schnell und logisch erfolgen kann, erleichtert das CRM den Mitarbeitern auch die Arbeit. Definieren Sie zusammen mit den Mitarbeitern die Abläufe. |
Zeitraum | Bis wann soll das CRM System erfolgreich eingeführt sein? |
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Nehmen Sie sich auch für die Evaluation genügend Zeit. Sie werden ein CRM System nicht so schnell wieder wechseln. |
Rückwärtskompatibiliät | Eine neue Version wird ausgerollt. Müssen dann alle bestehenden Änderungen angepasst werden? |
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Einige Hersteller garantieren, dass Anpassungen auch bei neuen Versionen funktionieren. |
Schnittstellen | Analysieren Sie, welche Schnittstellen in die CRM Software integriert werden müssen. |
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Testen Sie auch die Exportmöglichkeiten z.B. mit einem .csv Dokument. |
IT Ressourcen | Wie viel internes IT Know-how steht Ihnen zur Verfügung? |
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Je nachdem empfiehlt sich aus Kostengründen ein Outsourcing. |
Die IT Marktkompetenz von GRYPSTrotz des vielfältigen Produktangebots von GRYPS zeichnet sich das Offertenportal durch eine besondere Affinität zur IT Branche und zu IT-bezogenen Offertenanfragen aus. Das Gründerteam von GRYPS kombiniert langjährige IT Erfahrung mit einer guten Kenntnis des Marktes. Mit einem bestens ausgebauten Partnernetz stellen sie sicher, dass auch für komplexe IT Projekte passende Anbieter gefunden werden. |
CRM Software – Kosten
Die CRM Kosten sind in erster Linie abhängig von den unterschiedlichen Lizenzierungsarten der Hersteller. Weitere Kriterien, die die Kostenfaktoren beeinflussen:
CRM Software Kriterium | Beschreibung | Beispiel | Aufgepasst |
Lizenzkosten | Wie viel kostet die Lizenz und die Wartung pro Jahr? |
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Wartungskosten betragen im Durchschnitt 12% von den Lizenzkosten. Vergleichen Sie die Kosten auf einer 5 Jahres Basis. |
Cloud-Version | Wie hoch sind die monatlichen Kosten, wenn Sie die SW aus der Cloud beziehen? |
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Bei der Evaluation eines Cloud-Anbieters sollte nicht nur der Preis verglichen werden, sondern auch die Cloud-Infrastruktur, das Datacenter und nach welchen Prozessen der Anbieter arbeitet. |
Anzahl Nutzer/Lizenzen | Definieren Sie die Mitarbeiter, die einen Zugriff benötigen und wie oft. |
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Sie müssen nicht für alle 6 Mitarbeiter eine Lizenz lösen. Besprechen Sie diesen Punkt mit den Anbietern. |
Zusätzliche Nutzer | Kostensteigerung bei zusätzlichen Nutzern |
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Gewisse CRM bieten ein günstiges Einstiegspaket mit einem Kostensprung ab z.B. 10 Nutzern. |
Support | Zu welchen Zeiten und welchen Kosten wird der Support angeboten? |
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Kleinere Unternehmen bieten nur Support während Bürozeiten an, sie sind dafür kostengünstiger |
Anpassungen | Die meisten CRM Systeme müssen auf Ihre Firma angepasst werden, wie hoch sind die Kosten dazu? |
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Zusätzliche Funktionen | Falls Sie später noch weitere Funktionen benötigen, was für Kosten hat dies zur Folge? |
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Kostenfolgen bei zusätzlichen Modulen checken. |
CRM Systemwahl – Die Entscheidung
Eine kostengünstige Lösung ist attraktiv, jedoch führen niedrige Paktepreise meist nicht zum geeigneten CRM System. Hohe Upgrade- oder Update-Kosten sowie Kosten für zusätzliche Funktionen summieren sich schnell. Deshalb empfiehlt sich, Upgrade-, Funktionserweiterung- und Personalisierungsszenarien durchzuspielen. Viele professionelle IT Firmen können dabei einen Teil Ihrer Echtdaten in einem CRM-Testsystem laufen lassen. Die Softfaktoren wie z.B. Benutzerfreundlichkeit oder Design-Vorstellungen lassen sich bei einem solchen ausgiebigen Testlauf ebenfalls sehr gut überprüfen. Bei der finalen Entscheidung kann die abschliessende Meinung der Mitarbeiter nochmals wertvoll sein, die in Zukunft verstärkt mit der CRM Software arbeiten.
Entscheiden Sie sich für das System, das Ihre definierten Prozesse im Pflichtenheft am besten abdeckt. Eine professionelle IT Firma nimmt sich gerne die Zeit, Ihnen alle Unterschiede der Software im Detail zu erklären.