5 gute Gründe, mehr Ordnung ins KMU zu bringen – und wie.

Fachbeitrag von Suzanne Durrer, Geschäftsleitung der DU Treuhand AG

Bei Personal- und Büroorganisation schiesst jedem sofort das Bild der fleissigen Sekretärin in den Kopf, welche die Termine organisiert und ein perfekt aufgeräumtes Büro ihr eigen nennt. Möglicherweise werden sogar Eindrücke von Pedanterie und Ordnungsfimmel geweckt. Selbstverständlich wird die Person geschätzt, welche das Büro dermassen in Ordnung hält, doch nicht immer scheint klar zu sein, WESHALB es nicht nur für das Tagesgeschäft so wichtig ist. Gerade in der Zusammenarbeit mit einem Treuhandbüro gibt es 5 wesentliche Punkte, welche Kosten einsparen können – und auch Ärger.

Bueroorganisation

1) Tagesgeschäft am Laufen halten

Der Wichtigste von allen Punkten ist selbstverständlich das Tagesgeschäft am Laufen zu halten, Termine zu Organisieren, Angebote zu machen, Rechnungen zu schreiben und Ordnung zu halten. Idealerweise lässt man sich hierzu von einer Büro-Software unterstützen.

2) Stellvertretung ermöglichen – auch als KMU!

Gerade KMU neigen dazu, zahlreiche Betriebsvorgänge von einer Person abhängig zu machen. Meist lässt es die Betriebsstruktur auch gar nicht anders zu. Dennoch sollte für den Notfall zumindest eine solche Organisation vorhanden sein, dass selbst eine Drittperson sich mühelos darin zurechtfinden und die Vorgänge weiterbearbeiten oder abschliessen kann. Chaos ist in diesen Fällen das Letzte, was dazu dienlich ist.

3) Glaubwürdigkeit durch ordnungsgemässe Buchführung

Selbst wenn die Buchhaltung nicht «in-house» gemacht, sondern extern vergeben wird: Eine ordnungsgemäss geführte Buchhaltung setzt voraus, dass Belege vorhanden sind und jeder Buchungssatz so referenziert ist, dass man auf den Urbeleg zurückgreifen kann. Sind die Belege ordentlich abgelegt, kann dies zu erheblichen Kosteneinsparungen bei Treuhanddienstleistungen führen. Denn muss das Treuhandbüro x-mal nachfragen, steigen die Kosten automatisch.
Arbeitet man viel mit Bargeld, ist nach wie vor zwingend ein Kassabuch zu führen resp. die Registrierkasse so zu programmieren, dass dort jeder Vorgang abgebildet wird. Dies geht leider sehr häufig in Vergessenheit, was die Glaubwürdigkeit bei einer Steuerrevision stark schwächen kann. Das Motto «was wir fanden, war vorhanden» lässt sich heutzutage nicht mehr vertreten.
Die ordnungsgemäss geführte Buchhaltung ist nicht nur nach Obligationenrecht gefordert, sondern auch im Rahmen der Mehrwertsteuer, direkten Steuern und Sozialversicherungen. 

4) Revisionsbereitschaft in der Personaladministration

Das führt sogleich zum nächsten Punkt. Auch wenn keine Lohnbuchhaltung geführt wird, so wird dennoch im Falle einer AHV-/Suva-Revision verlangt, dass man auf Belege und Vorgänge der letzten 5 Jahre zurückgreifen kann. Ohne eine gute Büroorganisation sind Schweissausbrüche garantiert. Untersteht das Unternehmen einem L-GAV (Gesamtarbeitsvertrag), so sind die Anforderungen an die Abrechnungen noch einiges höher. Hier ist besondere Umsicht gefordert.

Übrigens können KMU bei einfachen Strukturen auch perfekt und ausreichend mit Excel-Tabellen oder günstiger, idealerweise Schweizer Software arbeiten. Eine Lohnbuchhaltungssoftware hat den Vorteil, dass die Arbeiten beim Jahresabschluss erheblich effizienter von der Hand gehen.

5) Aufbewahrungspflicht einhalten erspart Ärger

Bei einer Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren (bei der Mehrwertsteuer im Zusammenhang mit Liegenschaften 20 Jahre), lohnt es sich, die Aufzeichnungen gut strukturiert aufzubewahren und ein sorgfältiges Archiv anzulegen. Hinzu kommen Dauerakten, welche mehr als 10 Jahre aufbewahrt werden müssen. Nur mit einer guten Büroorganisation kann man diesen Vorgaben entsprechen.
 

KMU-Kunden sind meist alleine gelassen, was die Organisation des Büros anbelangt. Oft schleppt man sich gerade so durch den Büroalltag, da das Tagesgeschäft draussen natürlich Priorität hat und man das Büro dementsprechend vernachlässigt.

Das muss nicht sein, sondern kann gemeinsam mit dem Treuhandbüro optimiert werden. Wir können Sie bei der Auswahl der Bürosoftware, Buchhaltungs-/Lohnbuchhaltungssoftware sowie auch Archivierungssoftware unterstützen und Ihnen Tipps für eine effiziente Büroorganisation geben, welche den Standards von Steuerverwaltungen und Ausgleichskasse genügt. Erleichtern Sie sich den Umgang mit den Behörden!

Suzanne Durrer
Suzanne Durrer
dipl. Treuhandexpertin
MAS FH Treuhand und Unternehmensberatung
MAS MWST/VAT

 

DU Treuhand AG 
Tribschenstrasse 70
6005 Luzern
+41 (0) 41 361 67 23
suzanne.durrer@du-treuhand.ch
www.du-treuhand.ch

 

KMU-Betriebe finden mit der DU Treuhand AG eine zuverlässige Partnerin für eine zuverlässige und nachhaltige Zusammenarbeit. Wir begleiten Start-ups mit derselben Leidenschaft wie bereits arrivierte Unternehmen. Bei Fragen zur Mehrwertsteuer können Sie uns als ausgewiesene Spezialisten jederzeit zu vergleichsweise günstigen Konditionen zur Seite ziehen – ob als Kunde oder Berufskollegen.

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