Externe Lohnbuchhaltung und -administration

Alles zum Thema Auslagerung der Lohnadministration

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Hier erfahren Sie zudem, welche Aufgaben Sie in der Lohnadministration auslagern können sowie welche Vorteile das Outsourcing bringt.

Lohnadministration vs. Lohnbuchhaltung

Die Lohnadministration ist ein Teil des Personalwesens und der Personalverwaltung. Sie umfasst alle Aufgaben, die mit der Verwaltung und Berechnung der Löhne zusammenhängen. Dazu gehören neben der Lohnabrechnung die Berechnung und Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen und Steuern sowie die Verwaltung der Mitarbeiterdaten (zum Beispiel Adressen, Bankverbindungen).

Die Lohnbuchhaltung hängt nicht direkt mit dem Personalwesen zusammen, sondern ist ein spezifischer Teil der Buchhaltung, der sich mit den Löhnen befasst. Sie nutzt die Informationen aus der Lohnadministration, um sicherzustellen, dass alle finanziellen Transaktionen korrekt erfasst sind. Zum Beispiel erstellt die Lohnbuchhaltung am Ende des Jahres den Jahresabschluss und sorgt dafür, dass alle gezahlten Löhne korrekt in den Büchern stehen.

Unternehmen können sowohl einzelne Bereiche wie die Lohnabrechnung als auch die gesamte Lohnadministration und Lohnbuchhaltung auslagern. Viele KMU entscheiden sich für Letzteres.

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Auslagerung der Lohnadministration

Im Personalwesen werden vermehrt Detailkenntnisse verlangt. Deshalb lagern trotz technischer Neuerungen immer mehr Unternehmen in der Schweiz die Lohnadministration aus.

Zu den Aufgaben, die Sie in der Lohnadministration auslagern können, gehören:

• Verwalten von relevanten Personaldaten in Bezug auf die Löhne
• Führen der Jahreslohnkonten
• Erstellen der Lohnabrechnung und der Lohnausweise
• Veranlassen der Lohnauszahlungen
• Versenden der Lohnabrechnung per Post oder via E-Mail
• Ausführung der Lohnzahlungen per E-Banking
• Administration mit den Sozialversicherungen
• Jahresendverarbeitung und -Deklaration der Sozialversicherungen
• Erstellen von Lohnauswertungen und Reporting
• Transfer der Lohndaten in die Finanzbuchhaltung

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Vorteile des Outsourcings für KMU

Die interne Lohnadministration bringt immer wieder Stolpersteine mit sich. So entstehen etwa aufgrund von Zeitmangel oder fehlendem Know-how Fehler bei der Lohnbuchhaltung. Eine wichtige Anmeldung geht vergessen oder gesetzliche Vorgaben sind nicht bekannt und werden deshalb nicht eingehalten. Häufige Stolpersteine sind:

• Lohnfortzahlung bei Unfall oder Krankheit von Mitarbeitenden
• Abzug bei Quellensteuerpflichtigen
• Kinderzulagen
• Differenzen zwischen Finanz- und Lohnbuchhaltung
• Handhabung bei Teilzeitbeschäftigten

Durch Outsourcing der Lohnbuchhaltung und -administration umgehen Sie die Stolpersteine und profitieren von diesen Vorteilen:

• Sie reduzieren den internen Aufwand, wodurch Ihnen mehr Zeit fürs Kerngeschäft bleibt.
• Sie vermeiden Fehler bei der Lohnbuchhaltung.
• Sie stellen sicher, dass Sie die in der Schweiz geltenden Anforderungen und Vorschriften einhalten.
• Sie erhalten Zugang zu spezialisierter Expertise.
• Sie reduzieren die internen Kosten, da Sie keine interne Abteilung für die Lohnbuchhaltung und -administration aufbauen und pflegen müssen. Es fallen keine Kosten für Schulungen und Software an.
• Sie können den Umfang der ausgelagerten Dienstleistungen je nach Bedarf anpassen.

Lohnadministration bei Teilzeitbeschäftigten

Für KMU mit Teilzeitbeschäftigten kann die Lohnadministration und Lohnbuchhaltung schnell aufwendig werden. Die Löhne müssen proportional zur Arbeitszeit berechnet werden. Arbeiten die Mitarbeitenden zum Beispiel auf Stundenlohnbasis und fallen die Löhne von Monat zu Monat unterschiedlich aus, gestaltet sich die Lohnadministration komplexer. Die Lohnabrechnung und -administration nimmt deshalb häufig mehr Zeit in Anspruch als bei Vollzeitbeschäftigten. Ändern sich dann auch noch die Arbeitszeiten der Teilzeitbeschäftigten, verursacht dies zusätzlichen Aufwand.

Fehlt intern das Fachwissen, ist es deshalb durchaus lohnenswert, die Lohnadministration und -buchhaltung an eine Expertin auszulagern. So sparen Sie wertvolle Zeit und Ressourcen, die Sie und Ihre Mitarbeitenden stattdessen für das Kerngeschäft einsetzen können.

Mehr Informationen zu den Payroll-Services finden Sie auf unserer Übersichtsseite.