Kosten für IT-Outsourcing

KMU-Kostenplaner für IT-Outsourcing

Damit Sie eine Vorstellung haben, mit welchen durchschnittlichen Kosten Sie für ein IT-Outsourcing rechnen müssen, befragte Gryps IT-Anbieter in der Deutschschweiz anhand von zwei Beispielen nach ihren Preisen.

Preise für Server-Outsourcing in die Cloud für eine GmbH mit 20 Mitarbeitenden

Die Kostenerwartungen für den Managed Virtual Server einer GmbH mit 20 Mitarbeitenden liegen bei CHF 4'200 bis CHF 14'200 pro Jahr, mit einem Durchschnitt von CHF 7'200 pro Jahr. Hinzu kommen einmalige Setup- und Migrationskosten von ca. CHF 1'600. Zusatzleistungen werden mit durchschnittlich CHF 160 pro Stunde verrechnet.

Die Kostenerwartungen basieren auf diesem Szenario:

• Bisher: Inhouse-Server, Windows
• Neu: Managed Virtual Server mit 300 GB für Anwaltssoftware und Abacus-Buchhaltung
• Clients (Computer und Softwares) bleiben weiterhin lokal

Kosten für Desktop- und Server-Outsourcing in die Cloud für eine AG mit 50 Mitarbeitenden

Die Kostenerwartungen für Outsourcing und Migration von Desktop und Server in die Cloud liegen im ersten Jahr bei CHF 40'000 bis CHF 79'000, mit einem Durchschnitt von CHF 60'000. Für das Folgejahr betragen die durchschnittlichen Kosten CHF 50'000.

Die Kostenerwartungen basieren auf diesem Szenario:

• Bisher: IT inhouse
• Neu: Migration der 50 Desktops und des Servers in die Cloud und Auslagern des Servers, der Clients und des Supports an den IT-Dienstleister
• Inklusive 1st- und 2nd-Level-Support zu Bürozeiten

Was gehört in eine IT-Outsourcing-Offerte?

Achten Sie darauf, dass diese Punkte in einer Outsourcing-Offerte und auch im Outsourcing-Vertrag enthalten sind:

• Leistungsbeschreibung
• Service-Level-Agreement, das die Qualität und die Quantität der zu erbringenden Leistungen regelt
• Übernahme von Betriebsmitteln
• Massnahmen für Datensicherheit und Datenschutz
• Gewährleistung und Haftung
• Changemanagement, zum Beispiel Anpassung an neue Marktanforderungen
• Beendigung des Outsourcing-Vertrags

IT-Outsourcing-Vertrag – Modelle und Varianten

Die meisten IT-Outsourcing-Provider bieten Ihnen diese beiden Kostenmodelle an:

• Managed Services: Wählen Sie Managed Services, übernimmt die IT-Outsourcing-Firma den Betrieb der IT-Infrastruktur und der IT-Dienstleistungen. Die Betriebsmittel bleiben jedoch im Besitz Ihres KMU.
• Outsourcing (Voll-Outsourcing): Der Provider übernimmt die Verantwortung für den Betrieb der IT, zusätzlich übernimmt er auch die Server, PCs und Softwarelizenzen und macht die Personalmutationen, etwa das Onboarding neuer User. Outsourcing-Verträge für diese Variante laufen in der Regel über mindestens drei, oft sogar fünf Jahre.

Kalkulation der Outsourcing-Kosten

Die Gestaltung und die Kalkulation der Kosten in Outsourcing-Projekten ist in der Regel komplex und lässt sich oft nicht transparent auf die bei der IT-Outsourcing-Firma tatsächlich anfallenden Personal- und Betriebskosten herunterbrechen. Der Aufwand des IT-Dienstleisters verändert sich von Jahr zu Jahr: Im ersten Jahr eines mehrjährigen Outsourcing-Projekts legt der Provider meist drauf, weil er erst im Lauf des Projekts durch Standardisierungen und Konsolidierungen der Betriebsumgebungen Einsparungen erzielen kann. Da sich die tatsächlichen Aufwände im ersten Jahr den Kunden jedoch nur schwer 1:1 verkaufen lassen, machen IT-Outsourcing-Firmen oft eine Mischrechnung, die sich in der Regel erst ab dem zweiten Vertragsjahr für sie auszahlt.

Auch wenn das Vergleichen verschiedener Angebote beim IT-Outsourcing sehr aufwendig ist – die Erfahrung zeigt, dass IT-Outsourcing-Provider sehr unterschiedliche Preise für ein und dieselbe Leistung anbieten. Je nachdem, wie gut die IT-Infrastruktur eines Kunden in die bestehende Umgebung des Anbieters passt. Lassen Sie deshalb mehrere IT-Outsourcing-Firmen offerieren – es lohnt sich, diesen Mehraufwand in Kauf zu nehmen. Mit unserem Bedarfs-Check kommen Sie rasch und kostenlos zu drei passenden Anbietern, deren Offerten Sie dann vergleichen können.

Autorin: Martina Plüss