Personalsoftware

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HR Software

Personalsoftware – Auswahlhilfe

Eine Personalsoftware unterstützt KMU im Personalwesen und der Personalverwaltung. Je nach Anforderungen gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Personalsoftware im Unternehmen einzusetzen:

  • Personalsoftware als Cloud Lösung
  • Web-basiert (z.B. E-Payroll) auf eigenen Servern oder als SaaS
  • Hosting im Rechenzentrum
  • Lokale Installation (Inhouse Server)

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Personalsoftware Vergleich

Neben der Wahl der eigentlichen HR Software stellt sich die Frage nach der passenden Betriebsart. Beliebt bei KMU sind Cloud Personalsoftwares oder webbasierte Lösungen, da sie keinen Aufwand für Wartung generieren und die Kosten besser skalierbar sind. Je nach Unternehmensgrösse und Anforderungen sind aber auch lokal installierte oder gehostete Softwarelösungen die passende Entscheidung. 

Die vier Betriebsarten sind weiter unten näher beschrieben:

Mehr zur IT-Kompetenz von GRYPS


Personalsoftware in der Cloud

Eine Personalsoftware ist dafür gedacht, die Prozesse im Personalmanagement zu vereinfachen. Deshalb werden vermehrt HR Cloud Lösungen von KMU beansprucht. Software-Lösungen in der Cloud senken die administrativen Aufwände und entlasten so Ihre Personalabteilung. Ein weitere Vorteil der Personalsoftware in der Cloud ist, dass Sie von überall her auf Ihre Daten zugreifen und diese bearbeiten können. Dabei können Sie von mehrere Cloud-Services profitieren:

  • Public Cloud: Eine öffentliche Cloud, die vom Provider über ein offenes Netzwerk bereitgestellt wird.
  • Privat Cloud: Cloud ausschliesslich für die eigenen Mitarbeiter zugänglich, läuft über ein VPN (Virtual Privat Network).
  • Hybrid Cloud: Bei dieser Cloud-Lösung handelt es sich um eine Mischform.

Je nach Unternehmen kommt für Sie eine andere HR Cloud Lösung in Frage. Ein HR Software Anbieter kann Sie Ihrer Optionen beraten.


Webbasierte Personalverwaltung – SaaS

Beim Software as a Service-Betrieb stellt Ihnen der IT-Anbieter die Software-Lösung auf seinem Server als fertigen Service zur Verfügung. Bei diesem webbasierten Betrieb ist keine Software-Installation notwendig, da der Zugriff direkt über das Internet erfolgt (Cloud Computing ). Eine SaaS-Lösung besteht grösstenteils aus standardisierten Modulen. Mit der Wahl der Module passen Sie diese Software-Lösung den Bedürfnissen Ihres KMU an. Die Abrechnung erfolgt in der Regel über eine periodische Nutzungsgebühr.

Diese Vorteile bringt eine SaaS Personalsoftware:

  • kostenintensiver Erwerb von Servern entfällt
  • standortunabhängige Nutzung / räumliche Flexibilität durch internetbasierten Zugriff

Tipp: Insbesondere für Firmen, welche sich nicht mit den technischen Aspekten von Installationen und Backups befassen möchten, ist diese Nutzungsart ideal.


Inhouse Personalsoftwarelösung

Bei der dritten Betriebsart wird die HR Software in Ihre lokale IT-Umgebung installiert (On Premises). Bei individuell angepassten oder erweiterten Systemen ist dies manchmal die einzig umsetzbare Variante. Da die Personalsoftware lokal in Ihrem Unternehmen installiert wird, liegt eine hohe Eigenverantwortung vor: Sie sind verantwortlich für den Virenschutz, die Wartung und Datensicherung.

Diese Vorteile bringt die lokale Installation:

  • Unabhängigkeit vom IT-Anbieter
  • Daten bleiben im eigenen Unternehmen

Tipp: Technisches Know-how ist hier unerlässlich. Stellen Sie deshalb sicher, dass regelmässig Fixpacks und Updates eingespielt sowie Backups gefahren werden.


Personalsoftware Hosting / ASP – Application Service Providing

Beim Application Service Providing wird die Personalsoftware beim Anbieter auf dem Server betrieben. Dies sind oft virtuelle Server, da die Software bei dieser Lösung über das Internet bereitgestellt wird. Das Hosting unterscheidet sich zur lokalen Installation im Wesentlichen darin, dass die Personalsoftware nicht beim Kunden, sondern beim Anbieter installiert ist. Der Kunde bestimmt jedoch, wann Systeme geupdated oder gesichert werden.

Diese Vorteile bietet das ASP:

  • individuelle Software-Lösungen möglich
  • IT-Provider kümmert sich um anfallende Probleme, Updates etc.

Tipp: Klären Sie ab, ob ein Service Provider die entsprechende Software-Lösung als Standardprodukt anbietet und inwiefern er bei Installation und Upgrades Support bieten kann.


Personalsoftware – SaaS, ASP oder Lizenzerwerb?

Jede einzelne Betriebsart für HR Software bringt ihre Vor- und Nachteile mit. Cloud Lösungen sind kostengünstig, von überall her zugänglich und entlastend für die Personalabteilung. Software as a Service und Application Service Providing sind sich dabei sehr ähnlich. Für beide Betriebsarten ist der IT-Anbieter zuständig (Probleme, Upgrades, Wartung, usw.). Dies sorgt für die Entlastung Ihrer IT. Vorausgesetzt wird stets eine stabile Internetverbindung. Die zwei Software-Lösungen unterschieden sich vor allem darin, dass es sich beim SaaS um standardisierte Lösungen handelt, während ASP-Software-Lösungen stark individualisierbar sind. Der Nachteil der cloudbasierten Lösungen ist, dass Unternehmensdaten extern gespeichert werden und Ihr Unternehmen vom IT-Dienstleister abhängig ist.

Entscheiden Sie sich für den Kauf einer Personalsoftware -Lizenz, sind Sie unabhängig vom IT-Dienstleister. Jedoch muss die Betreuung und der Betrieb von Ihrer IT-Abteilung übernommen werden. Auch muss mit einer höheren finanziellen Erstinvestition gerechnet werden. Weitere Informationen zu den Finanzierungsmodellen finden Sie auf unserer Kostenseite .


GRYPS hilft Ihnen kostenlos und unverbindlich, einen für Ihr KMU passenden IT-Dienstleister für Personalsoftware zu finden.

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