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Absenzen der Mitarbeitenden – was gilt?

Absenzen der Mitarbeitenden

Arbeitsunfähigkeit – Unfall oder Krankheit?

Ihr Mitarbeiter ist krank geworden, Ihre Mitarbeiterin hatte einen Unfall. Vom Arztzeugnis bis zur Lohnfortzahlung – hier finden Sie alle Punkte, die es jetzt zu regeln gilt.

Die erste Frage bei einer Arbeitsunfähigkeit: Ist ein Unfall oder eine Erkrankung der Grund dafür? Bei einem Unfall übernimmt die obligatorische Unfallversicherung den Erwerbsausfall. Bei einer Erkrankung hingegen müssen Sie als Arbeitgeber für eine gewisse Zeit den Lohn weiterzahlen, es sei denn, Sie haben eine Krankentaggeldversicherung abgeschlossen.

Tipp Sie fragen sich, ob Ihre Mitarbeiterin tatsächlich erkrankt ist oder sich bloss verlängerte Ferien gönnt? Suchen Sie bei einem Missbrauchsverdacht das Gespräch mit der Mitarbeiterin und wenn nötig auch mit dem behandelnden Arzt.

Arztzeugnis einfordern

Kein Gesetz sagt, ab wann Sie ein Arztzeugnis verlangen können. Halten Sie deshalb im Personalreglement oder – wenn Sie kein Personalreglement haben – im Arbeitsvertrag klar fest, wann in Ihrem Betrieb das Arztzeugnis eingereicht werden muss. In vielen Firmen ist dies ab dem dritten Absenztag nötig.

Gut zu wissenWenn Ihnen eine Krankmeldung wenig glaubhaft erscheint – etwa bei häufigen Erkrankungen an Montagen –, können Sie das Arztzeugnis für zukünftige Absenzen auch schon ab dem ersten Tag verlangen. Halten Sie in diesem Fall die individuelle Weisung schriftlich fest, damit sich der kranke Mitarbeiter nicht auf die Bestimmungen im Personalreglement beruft.

Ein einfaches Arztzeugnis enthält folgende Angaben:

  • Arbeitsunfähigkeit in Prozent
  • Voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit
  • Datum des Behandlungsbeginns
  • Datum des nächsten Arztbesuchs
  • Art der Arbeitsunfähigkeit: Krankheit, Unfall, evtl. Schwangerschaft

Sie haben zwar kein Recht, die Diagnose zu erfahren, aber eine Prognose, wie lange die Arbeitsunfähigkeit voraussichtlich dauern wird, können Sie einfordern. Wenn in Ihrer Firma ein vertrauensvolles Klima besteht und Sie ein gutes Absenzenmanagement betreiben, wird Ihnen die Mitarbeiterin allenfalls freiwillig mehr erzählen.

TippReicht Ihnen ein Standard-Arbeitszeugnis nicht? Ist zum Beispiel unklar, ob der Mitarbeiter nicht doch einige Arbeiten ausführen kann, können Sie ein detailliertes Arztzeugnis verlangen.

Detailliertes Arztzeugnis

Ein detailliertes Arztzeugnis hilft Ihnen bei der Planung – etwa wenn eine Mitarbeiterin nur teilweise arbeitsunfähig geschrieben ist. Sinnvoll sind detaillierte Zeugnisse bei Abwesenheiten von mehr als fünf Tagen. Und so gehen Sie vor:

  • Füllen Sie die Vorlage «Arbeitsplatzbeschreibung» aus – am besten zusammen mit Ihrer Mitarbeiterin. Sie finden das Formular auch auf der Website Ihres Versicherers oder beispielsweise bei der Ärztegesellschaft Zürich.
  • Dieses Formular bringt die Mitarbeiterin ihrem Arzt, der aufgrund davon in einem detaillierten Arztzeugnis zum Beispiel festhält,
    – welche Arbeiten die Mitarbeiterin ausführen kann.
    – ob Schonauflagen bestehen.
  • In der Regel übergibt der Arzt dieses Zeugnis der Mitarbeiterin, die es an Sie weiterleitet.
  • Sie bezahlen die Rechnung, die sich auf maximal 100 Franken beläuft.

Lohnfortzahlung bei Krankheit

Ist Ihre Mitarbeiterin krank und deshalb nicht arbeitsfähig, hat sie gemäss Gesetz «während einer beschränkten Zeit» den vollen Lohn zugut – sofern das Arbeitsverhältnis mehr als drei Monate gedauert hat (Art. 324a OR). Dasselbe gilt auch, wenn ein befristetes Arbeitsverhältnis für mehr als drei Monate eingegangen wurde. Im ersten Dienstjahr sind dies drei Wochen, danach eine «angemessene längere» Zeit. Was das heisst, haben die Gerichte in den sogenannten Berner, Basler und Zürcher Skalen festgelegt. Diese Skalen gelten auch bei Absenzen wegen Schwangerschaft oder Militärdienst. Haben Sie als Arbeitgeber keine kollektive Krankentaggeldversicherung abgeschlossen, bedeutet dies, dass Sie folgende Lohnfortzahlungspflicht haben:

  • Die ersten drei Monate eines Arbeitsverhältnisses (Karenzfrist): keine Lohnfortzahlung (Ausnahme: befristete Verträge, die für mehr als drei Monate eingegangen wurden)
  • Im ersten Dienstjahr: drei Wochen
  • Im zweiten Dienstjahr: je nach Skala 1 bis 2 Monate
  • Im fünften Dienstjahr: je nach Skala 11 Wochen bis drei Monate
  • Ab dem zehnten Dienstjahr: 3 bis 4 Monate
Gut zu wissenAngestellte in einem befristeten Arbeitsverhältnis von nicht mehr als drei Monaten haben keinen Anspruch auf Lohnfortzahlung bei Krankheit. Dauert ein befristetes Arbeitsverhältnis aber länger als drei Monate, besteht der Anspruch ab dem ersten Tag.

Mehrere Krankheitsabsenzen in einem Dienstjahr werden zusammengezählt. Ist die Lohnfortzahlungsdauer ausgeschöpft, hat die Mitarbeiterin keinen Anspruch mehr. Fängt aber während einer längeren Absenz ein neues Dienstjahr an, hat sie wieder Lohn zugut. Und bei teilweiser Arbeitsunfähigkeit verlängert sich die Lohnfortzahlung, bis der volle Anspruch abgegolten ist.

Beispiel
  • Ihr Betrieb befindet sich im Kanton Bern.
  • Der Vertrag mit der Mitarbeiterin wurde per 1. Februar 2020 abgeschlossen.
  • Am 10. November 2021 – also im zweiten Dienstjahr – erkrankt die Angestellte.
  • Gemäss Berner Skala müssen Sie den Lohn einen Monat lang bezahlen, also bis 10. Dezember 2021.
  • Ist die Angestellte weiter krank und verfügt Ihr Betrieb nicht über eine kollektive Krankentaggeldversicherung, erhält sie ab dem 11. Dezember 2021 keinen Lohn mehr.
  • Am 1. Februar 2022 beginnt das dritte Dienstjahr. Dann hat die Angestellte wieder Anspruch auf Lohn – maximal für drei Monate.

Illustrationsbeispiel Lohnfortzahlung bei Krankheit

    Die Lohnfortzahlung und die Kündigungssperrfrist haben nichts miteinander zu tun. Bei länger dauernden Krankheiten kann es also durchaus sein, dass das Arbeitsverhältnis wegen einer Sperrfrist noch andauert, die Angestellte aber keinen Anspruch auf Lohn mehr hat.

    Gut zu wissen Bei medizinisch nicht notwendigen Behandlungen, zum Beispiel bei einer Schönheitsoperation, gilt keine Lohnfortzahlungspflicht. In einem solchen Fall muss der Mitarbeiter Ferien oder Überstunden beziehen, die Absenz vorgängig mit der Vorgesetzten planen und dabei auf die betrieblichen Bedürfnisse Rücksicht nehmen.

    Lohnfortzahlung für Teilzeitangestellte

    Teilzeitangestellte haben bei Krankheit Anspruch auf den Lohn, den sie gehabt hätten, wenn sie gesund gewesen wären. Achten Sie darauf, dass Ihr Zeiterfassungssystem dies korrekt abrechnet. In verschiedenen Unternehmen sind Programme im Einsatz, die das Arbeitspensum von Teilzeitangestellten auf eine Fünftagewoche umrechnen. Dies führt zu falschen Ergebnissen.

    BeispielIhre Angestellte arbeitet normalerweise Montag, Dienstag und Mittwoch – jeweils 8 Stunden. Das Zeiterfassungsprogramm rechnet ihr Pensum auf eine Fünftagewoche um – das sind 4,8 Stunden pro Tag. Ist die Angestellte an einem ihrer Arbeitstage krank, zählt das Programm nur die 4,8 Stunden als Krankheitsabsenz, weist also ein Minus von 3,2 Stunden aus. Dasselbe passiert an Feiertagen, zum Beispiel am Ostermontag.

    Gegen eine solche Abrechnung können sich Mitarbeitende zur Wehr setzen. Denn sie haben laut Gesetz für Krankheits- oder Feiertage «den darauf entfallenden Lohn» zugut (Art. 324a OR). Achten Sie also auf eine korrekte Zeiterfassung.

    Meldung bei der Krankentaggeldversicherung

    Immer mehr Firmen decken das Risiko der Lohnfortzahlung mit einer Kollektiv-Krankentaggeldversicherung. Die meisten Krankentaggeldversicherungen übernehmen 80 Prozent des Lohnausfalls während maximal 720 oder 730 Tagen. Der Abschluss ist für jedes Unternehmen freiwillig, die Bestimmungen werden individuell verhandelt. Die Versicherung hat aber Vorteile – Sie als Arbeitgeber sind von der Lohnfortzahlungspflicht befreit, und Ihre Angestellten sind besser abgesichert, vor allem bei länger dauernden Erkrankungen.

    Die Zahlung des Versicherers hat grundsätzlich der oder die erkrankte Mitarbeitende zugut (direktes Forderungsrecht). In der Praxis wird das Geld aber oft an den Arbeitgeber ausgezahlt, der es dann weiterleitet. 

    Tipp In den Allgemeinen Versicherungsbedingungen (AVB) steht, bis wann Sie erkrankte Mitarbeitende dem Versicherer melden müssen. Halten Sie sich an diese Frist. Sonst kann es passieren, dass der Versicherer die Leistungen wegen Verletzung der Meldepflicht kürzen will.

    Wartefristen

    Im Versicherungsvertrag können Sie eine Wartefrist von zum Beispiel 30 Tagen vereinbaren. Dann setzt die Leistung des Versicherers erst am 31. Tag ein. Das reduziert die Prämien deutlich. Auf der anderen Seite müssen Sie als Arbeitgeber während der Wartefrist die Lohnfortzahlung übernehmen – in der Regel ebenfalls 80 Prozent des Lohnausfalls.

    Gut zu wissen Im Taggeld der Krankentaggeldversicherung ist ein Anteil für den 13. Monatslohn enthalten. Ende Jahr müssen Sie Ihrem Angestellten also nicht den vollen Dreizehnten auszahlen.

    Unfallmeldung bei der Versicherung

    Bei einem Unfall – und auch wenn eine Berufskrankheit vorliegt – übernimmt die obligatorische Unfallversicherung den Erwerbsausfall. Meldet Ihnen ein Mitarbeiter, dass er verunfallt ist, müssen Sie sofort Ihren Unfallversicherer informieren. Am besten gehen Sie so vor:

    • Verlangen Sie von Ihrem Mitarbeiter oder von dessen Angehörigen einen Unfallschein, in dem der Grad und die voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit angegeben ist. Bei einem Todesfall müssen Ihnen die Angehörigen den Todesschein zukommen lassen.
    • Bei schweren Unfällen – vor allem solchen mit Todesfolge – müssen Sie den Versicherer sofort telefonisch benachrichtigen.
    • Dauert die Arbeitsunfähigkeit höchstens drei Tage (Unfalltag + 2), füllen Sie eine Bagatellunfall-Meldung aus, um den Unfall bei der Versicherung anzumelden. Auf der Website Ihres Versicherers finden Sie das Formular dazu (siehe auch unten stehendes Beispiel) – oder Sie machen die Meldung direkt online.
    • Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger, füllen Sie eine ordentliche Unfallmeldung aus (siehe unten stehendes Beispiel). Auch bei einer Zahnverletzung oder einer Berufskrankheit müssen Sie dieses Formular verwenden. Alle nötigen Informationen finden Sie auf der Website Ihres Versicherers. Verlangen Sie vom Mitarbeiter auch ein Arztzeugnis, das die Arbeitsunfähigkeit bescheinigt und das Sie ebenfalls der Versicherung einreichen.
    • Besteht eine Teilarbeitsunfähigkeit von zum Beispiel 50 Prozent und steht nichts Weiteres im Arztzeugnis, ist nicht klar, ob der verunfallte Mitarbeiter nur halbtags arbeiten kann oder auch ganze Tage. Bitten Sie ihn, dies mit der Ärztin zu klären und ein neues Arztzeugnis anzufordern, auf dem vermerkt ist, wie die Teilarbeitsunfähigkeit geplant werden soll. Vor allem bei Teilzeitangestellten kommt es da immer wieder zu Unsicherheiten.
    • Nach Eingang der Meldung nimmt der Versicherer Stellung. Anerkennt er seine Leistungspflicht, erhalten Sie und der Angestellte eine Übernahmebestätigung.
    • Nach drei Monaten müssen Sie die Arbeitsunfähigkeit auch Ihrer Pensionskasse melden. Dann kommt Ihr Angestellter in den Genuss der Prämienbefreiung bei der Pensionskasse (abhängig vom Reglement).
    Was ist ein Unfall, was eine Berufskrankheit?Von einem Unfall spricht man, wenn:
    eine plötzliche, nicht beabsichtigte schädigende Einwirkung eines ungewöhnlichen äussern Faktors auf den menschlichen Körper eine Beeinträchtigung der körperlichen, geistigen oder psychischen Gesundheit oder den Tod zur Folge hat (Art. 4 ATSG).
    Beispiel: Beinbruch wegen eines Sturzes auf der Treppe

    Von einer Berufskrankheit spricht man, wenn: 
    eine Krankheit nachweislich überwiegend aufgrund der beruflichen Tätigkeit verursacht worden ist (Art. 9 Abs. 2 UVG).
    Beispiel Hautkrankheit aufgrund chemischer Einwirkung am Arbeitsplatz 

    Mehr zur Unfallversicherung erfahren Sie im Modul «Risiken und Versicherungen».

    Was zahlt die Unfallversicherung wann?

    Das Taggeld der Unfallversicherung beträgt 80 Prozent des versicherten Lohnes und wird ab dem dritten Tag gezahlt. Sie als Arbeitgeber müssen Ihrem Angestellten das Geld vorschiessen; der Versicherer rechnet danach mit Ihnen ab. Sie können die Lohnfortzahlung auch auf 100 Prozent erhöhen – eine Lohnnebenleistung, die sehr geschätzt wird. Wie bei der Krankentaggeldversicherung ist auch bei der Unfallversicherung im Taggeld ein Anteil für den 13. Monatslohn enthalten. Sie können also Ende Jahr den Dreizehnten anteilsmässig reduzieren.

    Neben dem Taggeld übernimmt die Unfallversicherung alle Heilungskosten wie Pflegeleistungen und Medikamente, ebenso notwendige Transport- und Reisekosten. Mehr dazu finden Sie im Merkblatt UVG-Leistungen.

    Wenn Spätfolgen auftauchen

    Ist Ihr Mitarbeiter wieder arbeitsfähig und befindet er sich nicht mehr in medizinischer Behandlung, schliesst die Versicherung den Fall ab. Informieren Sie Ihren Mitarbeiter, dass er Sie benachrichtigen soll, wenn später erneut Beschwerden auftauchen oder sich Spätfolgen zeigen. Dann müssen Sie den Fall wieder bei der Versicherung melden.

    Krankheit oder Unfall und Ferien

    Beim Thema Arbeitsunfähigkeit und Ferien geben drei Fragen immer wieder Anlass zu Diskussionen:

    • Dürfen krankgeschriebene Mitarbeitende dennoch in die Ferien fahren?
    • Dürfen Mitarbeitende Ferientage, an denen sie krank waren oder verunfallt sind, nachholen?
    • Darf die Arbeitgeberin bei langer Arbeitsunfähigkeit die Ferien kürzen?

    Wenn krankgeschriebene Mitarbeitende in die Ferien fahren

    Ihr Mitarbeiter ist krankgeschrieben und fährt trotzdem in die Ferien. Ist das okay? Ja, sofern der Arzt es erlaubt. Denn arbeitsunfähig ist nicht auch «ferienunfähig». Wenn der Mitarbeiter sich erholen kann und seine Genesung nicht gefährdet, darf er die geplanten Ferien machen. Der Mitarbeiter muss Sie über den Ferienbezug informieren.

    Gut zu wissenSolche Ferientage werden voll vom Ferienguthaben abgezogen. Der Mitarbeiter erhält während dieser Zeit den vollen Lohn. Zahlt die Krankentaggeldversicherung während dieser Zeit ein Taggeld, können Sie es behalten.

    Ferientage nachholen?

    Ihre Mitarbeiterin ist in den Ferien verunfallt oder wird krank. Sie bringt ein Arztzeugnis und will die «verlorenen» Ferientage nachholen. Ist das korrekt?

    Das kommt drauf an, denn Arbeitsunfähigkeit und Ferienunfähigkeit ist nicht dasselbe. Wenn sich die Mitarbeiterin trotz Krankheit oder Unfall in den Ferien erholen konnte – beispielsweise mit einem kleinen Hautausschlag oder einer verstauchten Hand –, gelten die Ferientage als bezogen. Nur wenn der Zweck der Ferien, die Erholung, nicht mehr gegeben ist, können diese Tage nachbezogen werden.

    Besteht eine Ferienunfähigkeit, können Sie die Mitarbeiterin bitten, dass dies im Arztzeugnis explizit vermerkt wird. Zudem muss Ihnen die Mitarbeiterin die Ferienunfähigkeit noch während ihrer Ferien melden.

    Ferien kürzen?

    Ab wann dürfen Sie als Arbeitgeber einem erkrankten oder verunfallten Mitarbeiter die Ferien kürzen? Der erste Monat der Arbeitsunfähigkeit gilt als Schonfrist. Für jeden weiteren ganzen Monat der Abwesenheit können Sie die Ferien um einen Zwölftel kürzen. Dabei müssen die Monate nich «am Stück» sein; die Absenzen werden pro Dienstjahr zusammengezählt.

    BeispielIhr Mitarbeiter fällt mit einer Lungenentzündung vom 12. März bis zum 24. April aus. Ihm dürfen Sie die Ferien gar nicht kürzen (1 Monat Schonfrist, der zweite Monat ist nur zum Teil betroffen). Seine Kollegin dagegen verunfallt und ist vom 12. März bis Ende Mai arbeitsunfähig. Für den vollen zweiten Monat (12. April bis 12. Mai) dürfen Sie ihre Ferien um einen Zwölftel kürzen. Bei einem vollen Pensum und vier Wochen Ferienanspruch sind das 1,67 Tage.
    Gut zu wissen Ist eine Mitarbeiterin wegen Schwangerschaftsbeschwerden arbeitsunfähig, gelten die ersten zwei Monate als Schonfrist. Erst wenn die Frau drei volle Monate gefehlt hat, können Sie ihre Ferien um einen Zwölftel kürzen.

    Hat sich eine Angestellte, ein Mitarbeiter aus den folgenden Gründen von der Arbeit abgemeldet, dürfen Sie während dieser Zeit keine Ferienkürzung vornehmen:

    Schutz vor Missbrauch

    Sie zweifeln an der Richtigkeit des Arztzeugnisses? Typische Anzeichen, dass etwas nicht stimmt, sind:

    • Das Arztzeugnis gilt für die zwei Wochen Ferien, die Sie dem Mitarbeiter nicht gewährt haben.
    • Die Mitarbeiterin ist immer wieder vor oder nach den Ferien krank.
    • Der Mitarbeiter fehlt seit Längerem immer wieder, ohne dass klar ist weshalb. Zudem stammen die Zeugnisse von wechselnden Ärzten. 
    • Kurz nachdem Sie die Kündigung ausgesprochen haben, ist die Mitarbeiterin krankgeschrieben.
    • Das Arztzeugnis ist rückdatiert.
    • Die Unterschrift oder der Stempel der Ärztin fehlt.
    Gut zu wissen Dass jemand arbeitsunfähig ist, heisst nicht, dass er oder sie das Haus nicht verlassen darf. Bei einem Burn-out zum Beispiel sind Spaziergänge und Treffen mit anderen Menschen heilsam. Es kommt also immer auf die Situation an.

    Missbrauchsverdacht – so gehen Sie vor

    Wenn Sie misstrauisch sind, suchen Sie das Gespräch mit der Mitarbeiterin. Halten Sie sich dabei an die ersten zwei «W» aus den WWW-Feedbackregeln – äussern Sie Ihre Wahrnehmung und beschreiben Sie die Wirkung auf Sie – und geben Sie darauf der Mitarbeiterin die Möglichkeit, Stellung zu beziehen. Vielleicht erzählt sie Ihnen mehr. Kommen Sie so nicht weiter, rufen Sie den Arzt an. Dieser hat zwar eine Schweigepflicht, muss aber wenigstens sagen, ob er das Zeugnis erstellt hat oder nicht.

    Sind Sie immer noch unsicher, dürfen Sie die Mitarbeiterin auffordern, unverzüglich einen Vertrauensarzt aufzusuchen. Die Kosten dafür muss die Firma übernehmen. Auch der Vertrauensarzt ist ans Arztgeheimnis gebunden, er darf Ihnen also keine Diagnose weitergeben. Er bestätigt nur die Arbeitsunfähigkeit – oder eben nicht.

    Tipp Bestimmen Sie schon im Voraus mindestens zwei Allgemeinmediziner als ihre Vertrauensärzte – am besten eine Ärztin und einen Arzt, um Einwände der Mitarbeitenden von vornherein zu entkräften.

    Weigert sich die Mitarbeiterin, die Vertrauensärztin aufzusuchen, können Sie sich auf den Standpunkt stellen, dass sie ihre Arbeitsunfähigkeit nicht bewiesen hat und der Arbeit unentschuldigt fernbleibt. Sie können einen Lohnabzug prüfen, allenfalls auch weitere Sanktionen bis hin zur Kündigung. Lassen Sie sich aber vorher rechtlich beraten.

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