Sie führen ein Detailhandelsgeschäft und benötigen dafür das passende Kassensystem? Wir unterstützen Sie bei der Suche nach den passenden Anbietern.
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Die wichtigsten Kassensysteme im Detailhandel
Im Schweizer Detailhandel sind folgende Kassensysteme im Einsatz:
POS-Systeme: POS (Point of Sale)-Systeme sind vollintegrierte Kassensysteme, die neben der reinen Zahlungsabwicklung auch Funktionen wie Lagerverwaltung, Kundenmanagement und Berichterstattung bieten. Diese Systeme sind mit Scannern, Druckern und Kartenlesern verbunden und eignen sich besonders für grössere Detailhandelsbetriebe.
PC-Kasse: Die PC-Kasse besteht aus einem handelsüblichen Computer oder Tablet, auf dem eine spezielle Kassensoftware installiert ist. Diese Lösung ist flexibel und kostengünstiger als herkömmliche POS-Systeme, da sie auf einer Standard-Hardware basiert. Es ist eine Kasse für kleine Läden und eignet sich besonders für Kunden mit einfachen Ansprüchen.
Elektronische Registrierkassen (Kassenterminal): Elektronische Registrierkassen sind klassische Kassenterminals, die für die Abwicklung von Bar- und Kartenzahlungen genutzt werden. Sie sind nur noch selten im Einsatz.
iPad-Kassensysteme: Dies sind mobile Kassensysteme, die auf einem iPad oder einem anderen Tablet basieren. Die Systeme sind benutzerfreundlich und ideal für kleinere Läden, Pop-up-Stores oder mobile Verkaufsstellen. Sie bieten meist cloudbasierte Softwarelösungen, die von überall aus zugänglich sind.
Tipps zur Auswahl des passenden Kassensystems
Beachten Sie bei der Wahl des Kassensystems
folgende Punkte:
Kompatibilität: Überprüfen Sie, ob das Kassensystem zur bestehenden Hard- und Software wie PC-Kassensysteme und Warenwirtschaftssysteme passt. Um Ihre Arbeitsprozesse zu verbessern.
Benutzerfreundlichkeit: Ein benutzerfreundliches POS-Kassensystem reduziert den Schulungsaufwand und minimiert die Fehlerquote. Speziell in kleinen und mittelständischen Unternehmen, wo oft verschiedene Mitarbeitende mit der Kasse arbeiten, ist eine einfache und intuitive Bedienung wichtig.
Skalierbarkeit: Wählen Sie ein Kassensystem, das mit Ihrem Unternehmen wachsen kann. Die Anforderungen könnten sich mit der Grösse des Unternehmens ändern.
Kosten: Behalten Sie die Gesamtkosten im Auge. Dazu gehören auch Lizenzgebühren, Wartung und Zusatzkosten für Updates und Support. Beachten Sie auch versteckte Kosten für zusätzliche Module oder Support-Leistungen.
Sicherheit: Ein sicheres Kassensystem schützt Ihre Geschäftsdaten und Kundendaten vor unbefugtem Zugriff. Dazu gehört auch die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften, insbesondere in Bezug auf den Datenschutz und die Datenaufbewahrung.
Rechtliche Anforderungen: Das Kassensystem muss den gesetzlichen Vorgaben in der Schweiz entsprechen. Dies umfasst die Aufbewahrungspflichten für elektronische Kassendaten und die Einhaltung steuerrechtlicher Vorschriften.
Gut zu wissenSie möchten wissen, wie viel eine POS-Kasse kostet? Auf unserer Seite «Kassensystem-Kosten
» finden Sie eine Kostenübersicht zu Kassensystemen für den Handel.
Funktionen
Die Kassensysteme bieten eine Vielzahl von Grund- und Zusatzfunktionen. Diese gehen weit über die einfache Verkaufserfassung hinaus und unterstützen Sie dabei, die Abläufe effizienter zu gestalten. Die Hauptfunktionen sind wie folgt:
Verkaufserfassung und Bestandsmanagement: Das Kassensystem erlaubt Ihnen eine schnelle Erfassung der Verkäufe, während es den Lagerbestand in Echtzeit aktualisiert. So vermeiden Sie Überverkäufe und behalten jederzeit den Überblick über die verfügbaren Waren.
Kundenverwaltung: Mit dem POS-System speichern und verwalten Sie alle Kundendaten an einem Ort. Die Daten liefern wertvolle Informationen für gezielte Marketingmassnahmen, Treueprogramme und andere verkaufsfördernde Massnahmen.
Warenwirtschaft: Das Warenwirtschaftssystem führt automatisierte Bestellungen aus, sobald ein bestimmter Bestand unterschritten wird.
Schnittstellen zu anderen Systemen: Die Software lässt sich in Regel mit anderen Systemen wie ERP, CRM und Buchhaltungssoftware verbinden. Dies vereinfacht die Bedienung und steigert die Effizienz Ihrer Geschäftsprozesse.
Datenabsicherung: Durch die Datenspeicherung in der Cloud schützen Sie die Geschäftsdaten vor Verlust. Zudem können Sie jederzeit und überall auf die Daten zugreifen.
Passende Hardware: Neben den praktischen Funktionen braucht es auch die dazugehörigen Geräte:
Die Kassenschublade dient der sicheren Aufbewahrung von Bargeld.
Der Belegdrucker ist für das Ausdrucken von Rechnungen und Lieferscheinen zuständig.
Der Bondrucker erstellt Kassabons für Kunden.
Die Zahlterminals ermöglichen die Verarbeitung von Kartenzahlungen.
Branchenlösungen für Kassensysteme im Detailhandel
Im Einzelhandel benötigt jede Branche spezifische Kassensysteme, die auf die individuellen Bedürfnisse zugeschnitten sind. Hier sind einige Beispiele:
Bekleidungsgeschäfte und Boutiquen: In Modegeschäften bieten spezialisierte Kassensysteme Funktionen zur Verwaltung von Grössen, Farben und Kollektionen. Sie unterstützen auch die Abwicklung von Retouren und bieten Tools zur Verkaufsanalyse, um Trends frühzeitig zu erkennen.
Getränke- und Weinhandel: Kassensysteme für den Getränkehandel optimieren die Verwaltung von Lagerbeständen, insbesondere bei pfandpflichtigen Artikeln. Sie ermöglichen eine schnelle Abwicklung von Bestellungen, die Integration von Lieferdiensten und die Verwaltung von Grossbestellungen.
Fachgeschäfte: Sportgeschäfte sowie Kleinbetriebe wie Käsefachgeschäfte, Floristen und Heimtierläden profitieren von Kassensystemen, die spezielle Bestellprozesse unterstützen und sich auf die individuellen Bedürfnisse anpassen lassen.
Bäckereien und Konditoreien: In Bäckereien und anderen Geschäften mit dem direkten Verkauf über die Theke ist die Geschwindigkeit das wichtigste Kriterium. Gefragt sind auch Kassenlösungen mit Waagen.
Apotheken und Drogerien: Kassensysteme für Apotheken und Drogerien unterstützen die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und verwalten rezeptpflichtige Medikamente. Hier ist speziell die Sicherheit wichtig, weil es um sensible Patientendaten geht.
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Können Webshop und Ladenlokal über das Kassensystem miteinander verbunden werden?
Mit einem modernen Kassensystem können Sie problemlos Ihr Ladenlokal und Ihren Webshop miteinander verbinden, alles an einem Ort managen und Produkte über mehrere Kanäle (online und offline) verkaufen. Dies ist bei digitalen Kassensystemen möglich, die Ihnen eine Schnittstelle zu diversen Webshop-Anbietern zur Verfügung stellen.
Ihr Warenbestand wird zentral verwaltet und ist immer auf dem aktuellen Stand, egal ob Sie vor Ort oder online verkaufen. Alle Daten werden in der Cloud gesichert. Ihre Bestände werden so automatisch verwaltet, Produkte und Preise müssen nicht separat in die Kasse eingepflegt werden und auch das kontaktlose Bezahlen mit Karte oder Handy ist möglich. Somit schaffen Sie eine Schnittstelle zwischen Online- und Offline-Handel.
Ein Kassensystem im Detailhandel muss Verkäufe schnell erfassen, Bestände in Echtzeit verwalten und verschiedene Zahlungsmethoden effizient abwickeln können.
Mögliche Schnittstelle zur POS-Software
Grundsätzlich lassen sich Schnittstellen zu vielen Systemen, etwa zum Warenwirtschaftssystem oder zur Buchhaltung, in die Kassensoftware integrieren. So werden Warenein- und -ausgänge, Buchungen, Rückerstattungen etc. direkt in den jeweiligen Systemen dokumentiert. Die häufigsten Schnittstellen sind folgende:
ERP (Enterprise Resource Planning): Die Schnittstelle zwischen Kassensystem und ERP lässt die Verkaufsdaten in Echtzeit in die Geschäftsprozesse einfliessen. Die Implementierung ist anspruchsvoll, steigert aber die Effizienz.
CRM (Customer Relationship Management): Die Anbindung an ein CRM-System verbindet Kundeninformationen mit der Kaufhistorie. Dies ermöglicht personalisierte Angebote und stärkt die Kundenbindung. Die Integration erfordert eine hohe Datensicherheit und hängt stark von der Datenqualität ab.
Buchhaltungssoftware: Eine direkte Verbindung zur Buchhaltungssoftware automatisiert die Finanzdatenerfassung, was die Buchführung präziser und schneller macht.
Webshop: Die Integration mit einem Webshop gleicht die Online-Verkäufe mit Lagerbeständen in Echtzeit ab. Dies erhöht die Effizienz, bringt aber technische Herausforderungen und Sicherheitsanforderungen mit sich.
Lagerbuchhaltung: Durch die Anbindung an ein Warenwirtschaftssystem sind die Lagerbestände immer auf dem aktuellen Stand. Der Erfolg hängt stark von der Genauigkeit der Verkaufsdaten ab.
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Häufig gestellte Fragen
Für kleine Läden eignen sich besonders iPad-Kassensysteme oder Tablet-Kassensysteme, da sie mobil, flexibel und einfach zu bedienen sind. Sie bieten alle notwendigen Funktionen, ohne dass umfangreiche Hardware oder kostspielige Installationen erforderlich sind.
Die Kosten für ein Kassensystem variieren je nach Funktionsumfang und Anbieter. Einfache elektronische Registrierkassen beginnen bei ein paar Hundert Franken, während umfangreichere POS Systeme mehrere Tausend Franken kosten können. Dazu kommen eventuell laufende Kosten für POS-Software, Wartung und Support.
Ein Kassensystem sollte mindestens die folgenden Funktionen bieten: Verkaufserfassung, Bestandsmanagement, Kassenabschlüsse und die Möglichkeit, verschiedene Zahlungsmethoden zu akzeptieren. Zusatzfunktionen wie Kundenmanagement, Mitarbeiterschulungen und detaillierte Berichte können den Nutzen eines Kassensystems erheblich steigern.
Branchen wie Bäckereien, Bekleidungsgeschäfte, Apotheken und Fachgeschäfte profitieren besonders von spezialisierten Kassensystemen, da diese auf die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen der jeweiligen Branche zugeschnitten sind.
Die Integration eines Kassensystems mit einem Webshop erfolgt in der Regel über spezielle Schnittstellen oder durch die Nutzung einer Omnichannel-POS-Lösung. Dadurch können Bestände synchronisiert, Verkaufsdaten zentral verwaltet und ein einheitliches Kundenerlebnis über alle Verkaufskanäle hinweg gewährleistet werden.
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