Finanzen und Steuern

Mahnwesen – so gehen Sie effizient vor

Ablauf Mahnwesen

Mahnwesen – so gehen Sie effizient vor

Verrechnen Sie Ihre Leistungen regelmässig und zeitnah und stellen Sie sicher, dass Sie merken, wenn Ihre Kunden nicht fristgerecht bezahlen. Nur so haben Sie jederzeit genügend Liquidität, um den Betrieb aufrechtzuerhalten.

Ein gutes Debitorenmanagement beginnt nicht erst mit der Rechnungstellung, sondern schon dann, wenn Sie einen grösseren Auftrag entgegennehmen und die Bonität des Kunden prüfen. Das alles frisst zwar Zeit, die Sie lieber produktiv einsetzen würden. Aber es ist wichtig – was Sie geleistet haben, soll schliesslich bezahlt werden.

Zahlungsausfällen frühzeitig vorbeugen

Probleme mit Kunden, die nicht zahlen können oder wollen, lassen sich nicht vollständig verhindern. Es lohnt sich jedoch, bereits vor Vertragsabschluss Informationen über einen potenziellen Kunden einzuholen. Finden Sie keine oder nur negative Informationen, verzichten Sie besser auf den Vertragsabschluss oder verlangen Vorauszahlung. Mit dieser Checkliste verringern Sie das Risiko von Zahlungsausfällen:

  • Suchen Sie im Internet nach Informationen über den potenziellen Kunden.
  • Werfen Sie einen Blick ins Handelsregister. Häufige Wechsel in der Geschäftsführung und im Verwaltungsrat sind kein gutes Zeichen.
  • Bestellen Sie beim zuständigen Betreibungsamt den Betreibungsregisterauszug Ihres potenziellen Kunden. Seien Sie vorsichtig, wenn der Auszug viele Betreibungen aufweist.
    • Über den Online-Betreibungsschalter können Sie das Gesuch auch am Computer ausfüllen.
    • Zuständig ist das Betreibungsamt am Wohnsitz einer Privatperson respektive am Sitz eines Unternehmens. Nicht jede Gemeinde hat aber ihr eigenes Betreibungsamt. Erkundigen Sie sich nach dem örtlich zuständigen Betreibungsamt

Über Personen, mit denen Sie keine vertragliche Beziehung eingehen wollen, können Sie grundsätzlich keine Betreibungsauskunft einholen. Denn Sie müssen Ihr Gesuch begründen, indem Sie ein besonderes Interesse glaubhaft machen. Das Interesse ist dann glaubhaft, wenn die Bestellung des Betreibungsregisterauszugs in unmittelbarem Zusammenhang mit einem Vertragsabschluss oder einer Vertragsabwicklung steht. Als Nachweis eignet sich beispielsweise die Bestellung eines potenziellen Kunden oder eine Offerte, die Sie abgegeben haben.

Der Betreibungsregisterauszug kostet in der Regel 17 Franken plus Porto. Ist Ihr Kunde kürzlich umgezogen? Dann bestellen Sie auch am alten Sitz einen Auszug.

Tipp Verlangen Sie vom Kunden, dass er Ihnen den Rechnungsbetrag – oder einen grösseren Teil davon – im Voraus überweist, wenn Sie an seiner Bonität zweifeln. Liefern Sie erst nach Zahlungseingang.

Rapportieren Sie Ihre Leistungen

Rechnungen zu stellen ist mühsam, wenn die nötigen Unterlagen lückenhaft oder ungenau sind. Erleichtern Sie sich die Arbeit mit einer sauberen Rapportierung und einer vollständigen Dokumentation der gelieferten Waren oder Dienstleistungen samt detaillierten Lieferscheinkopien oder Leistungsübersichten. Verlangen Sie von Ihren Angestellten, dass sie die Rapporte konsequent und möglichst rasch ausfüllen und abgeben. Je länger sie damit warten, desto mehr Wissen zu den geleisteten Arbeiten geht verloren.

Die richtige Software vereinfacht diese Aufgaben massiv. Viele Programme ermöglichen die elektronische Erfassung der Arbeitszeiten Ihrer Angestellten und die Zuordnung zu den verschiedenen Projekten, die Sie auf diese Weise einfach verwalten können. So können Sie die verwendete Zeit pro Auftrag nachverfolgen und daraus automatisch die Rechnung erstellen.

Rechnung korrekt erstellen

Achten Sie darauf, dass Ihre Rechnung die gesetzlichen und formalen Anforderungen erfüllt und mindestens die folgenden Elemente enthält:

  • Name und Adresse von Ihnen als Lieferanten (zum Beispiel im Briefkopf oder in der Fussnote)
  • Ihre MWST-Nummer (sofern Sie MWST-pflichtig sind)
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Rechnungsnummer
  • Name und Ort des Empfängers
  • Datum oder Zeitraum der Leistungserbringung respektive der Lieferung, sofern dies vom Rechnungsdatum abweicht
  • Genaue Bezeichnung der Lieferung oder Dienstleistung (Art, Gegenstand, Umfang)
  • Preis der Leistung oder Ware 
  • Angewandter MWST-Satz (und Mehrwertsteuerbetrag, sofern die Steuer nicht in der Preisangabe eingeschlossen ist)
  • Signatur

In der Rechnungsvorlage sind alle diese Elemente enthalten. Fügen Sie nur noch Ihr Firmenlogo und Ihren Briefkopf ein.

Vorlage Icon Rechnung
Achtung Auch die Rechnungen, die Sie erhalten, sollten diese Elemente aufweisen, denn eine nicht korrekt ausgestellte Rechnung kann Ihnen Probleme bereiten, wenn Sie den Vorsteuerabzug geltend machen wollen. Verlangen Sie wenn nötig eine neue Rechnung.

Erstellen Sie detaillierte Rechnungen, aus denen Ihre Kunden genau erkennen, wie sich die Rechnungssumme zusammensetzt. Das wirkt vertrauensfördernd und Sie können damit Rückfragen reduzieren. Ausserdem werden Ihre Kunden die Zahlungsfrist so besser einhalten. Geschätzt wird es auch, wenn Sie sich am Schluss für den Auftrag bedanken. Vergessen Sie die Angaben zu Ihrer Kontoverbindung nicht oder senden Sie einen Einzahlungsschein mit.

Exakte Zahlungstermine setzen

Auf vielen Rechnungen ist nicht einfach ersichtlich, bis wann sie bezahlt werden müssen. Entweder ist gar kein Zahlungstermin notiert oder er ist ungenau bezeichnet, beispielsweise mit «zahlbar innert 30 Tagen». Drücken Sie sich klar aus und nennen Sie besser ein konkretes Datum. Damit setzen Sie einen exakten Termin und Sie als Gläubigerin wie auch Ihr Kunde als Schuldner der Forderung gehen auf jeden Fall vom selben Zahlungstermin aus.

Ein weiterer Vorteil des genauen Zahlungstermins: Ein Schuldner, der noch nicht bezahlt hat, befindet sich automatisch direkt am folgenden Tag in Verzug, und Sie können ab dann Verzugszins verlangen, ohne erst eine Mahnung schreiben zu müssen.

Zahlungseingänge effizient überwachen

Rechnungen stellen ist das eine, überwachen, ob die Zahlungen eingegangen sind, gehört aber auch dazu. Verwenden Sie für den Rapport und die Ausstellung der Rechnung eine Software, können Sie das Debitorenmanagement bequem darüber erledigen. Verwenden Sie für die Rechnungsstellung keine Software, sondern beispielsweise eine Word-Vorlage, können Sie die Rechnungseingänge mit dem Offenposten-System überwachen.

Vorlage Icon Rechnung

So funktioniert die Offenposten-Methode

Für die Offenposten-Methode benötigen Sie zwei Ordner. Im einen Ordner legen Sie Kopien der Rechnungen ab, die Sie an Ihre Kunden versendet haben (Debitoren). Diesen Ordner beschriften Sie mit «Offene Posten», den zweiten mit «Bezahlt». Innerhalb der Ordner können Sie die Rechnungskopien beispielsweise alphabetisch sortieren. Geht nun eine Zahlung auf Ihrem Konto ein, suchen Sie die dazugehörige Rechnungskopie im Ordner «Offene Posten», nehmen sie heraus, versehen sie mit dem Vermerk «Bezahlt» und dem Eingangsdatum der Zahlung und legen die Kopie anschliessend im anderen Ordner ab. Im Ordner «Offene Posten» können Sie somit jederzeit die ausstehenden Rechnungen einsehen.

Mahnungen korrekt formulieren

Sie wollen Ihre Kunden nicht mit vorschnellen Mahnungen verärgern, dennoch lohnt es sich, regelmässig zu mahnen. Auch wenn sich der Glaube, man müsse dreimal mahnen, hartnäckig hält, müssen Sie in Tat und Wahrheit überhaupt keine Mahnung verfassen, sondern können einen Schuldner direkt betreiben, sobald Ihre Forderung fällig ist.

Dennoch lohnt es sich im Geschäftsalltag, mehr als eine Mahnung zu versenden. Denn als Gläubigerin müssen Sie im Betreibungsverfahren jeweils die Kosten vorschiessen. Wenn Ihr Kunde dank der Mahnung die ausstehende Rechnung doch noch begleicht, haben Sie sich die Betreibung gespart.

Verzugszins und Mahngebühr

Haben Sie in der Rechnung keinen eindeutigen Zahlungstermin (zum Beispiel 31. August 2021) genannt, wird die Rechnung nicht mit Ablauf dieses Termins fällig und Sie können erst ab der ersten Mahnung Verzugszins verlangen. Dasselbe gilt für die Mahngebühr, die zudem nur verrechnet werden kann, wenn das vertraglich abgemacht wurde. Sie können die Mahngebühr in den Verträgen festhalten oder in Ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) konkret beziffern. Damit die AGB Vertragsbestandteil werden, muss der Kunde sie bei Vertragsschluss lesen können und ausdrücklich anerkennen.

Oft verzichten Gläubigerinnen in der ersten Mahnung (Zahlungserinnerung) auf die Mahngebühr und die Verzugszinsen.

Dreistufiges Mahnsystem

Es bleibt Ihnen als Gläubigerin überlassen, wie rasch, wie oft und in welcher Form Sie mahnen möchten. In der Praxis ist ein dreistufiges Mahnsystem verbreitet, wobei eine Zahlungserinnerung (erste Mahnung) in der Regel zehn Tage nach Ablauf der vereinbarten Zahlungsfrist versendet wird. Darauf folgen eine zweite Mahnung und eine dritte, letzte Mahnung, die dem säumigen Zahler mit Betreibung droht. Zwischen den Mahnungen sollten nicht mehr als 20 Tage vergehen.

Tipp Aus Beweisgründen empfehlen sich schriftliche Mahnungen, aus Kostengründen sollte erst die letzte Mahnung eingeschrieben erfolgen, aber auch das ist nicht zwingend. Alternativ gibt es bei der Schweizerischen Post die Möglichkeit einer A-Post-Plus-Sendung. Damit können Sie Ihre Sendung elektronisch verfolgen. Diese Zustellungsart ist zwar günstiger. Doch im Zweifel empfiehlt sich trotzdem ein eingeschriebener Brief: Dieser betont bei der Empfängerin, dass Sie die Mahnung ernst meinen, und beweist den Zeitpunkt der Zustellung verlässlicher als A-Post-Plus.

Vorlage für Stundungsvereinbarung

Vorlagen für Mahnungen

Sie versprechen sich nichts von einem Gespräch mit dem Kunden? Natürlich können Sie die erste Mahnung direkt verschicken. Reagiert der Kunde nicht, empfiehlt sich aber, spätestens nach der zweiten Mahnung das Gespräch zu suchen und herauszufinden, was los ist. Allenfalls erhalten Sie so Informationen zur Zahlungsfähigkeit, welche Sie nicht aus dem Betreibungsregisterauszug herauslesen können. Haben Sie bisher weder einen unterzeichneten schriftlichen Vertrag noch eine Schuldanerkennung, empfiehlt es sich, das nachzuholen. Im Betreibungsverfahren ist es für Sie von Vorteil, wenn Sie im Besitz eines Beweismittels für Ihre Forderung sind.

Mit diesen Vorlagen hält sich Ihr Aufwand für das Mahnwesen in Grenzen:

Exkurs: Bauhandwerkerpfandrecht

Sind Sie als Handwerker tätig und bezieht sich Ihre Forderung auf den Bau an einem Grundstück? Prüfen Sie die Anmeldung eines Bauhandwerkerpfandrechts im Grundbuch zur Sicherung Ihrer Forderung. Sie haben dafür nach Beendigung der Arbeiten vier Monate Zeit. Erkundigen Sie sich beim zuständigen Grundbuchamt oder beim Gericht am Ort des Grundstücks, ob ein Formular zur Verfügung gestellt wird.

Achtung Es reicht nicht, wenn Sie das Gesuch um Anmeldung eines Bauhandwerkerpfandrechts innert vier Monaten absenden, denn das Bauhandwerkerpfandrecht muss innerhalb dieser Frist mindestens provisorisch im Grundbuch eingetragen sein.

Bei der Eintragung eines Bauhandwerkerpfandrechts gibt es eine Reihe von Stolpersteinen. Es lohnt sich, frühzeitig rechtlichen Rat einzuholen.