So haben Sie die Mehrwertsteuer im Griff

So haben Sie die Mehrwertsteuer im Griff

Für viele Unternehmer ist die Mehrwertsteuer mit grossem Aufwand verbunden. Nicht weil deswegen ihr Gewinn geschmälert würde oder sie eine direkte finanzielle Zusatzbelastung hätten – die Steuer belastet ja nicht das Unternehmen, sondern die Konsumentinnen und Konsumenten. Doch für Unternehmer bedeutet sie einiges an administrativer Arbeit.

Mit der Mehrwertsteuer (MWST) erzielt der Bund rund einen Drittel seiner Einnahmen. Die Steuer wird von den Endverbrauchern bezahlt, die Unternehmen werden nur als «Inkassobüro des Bundes» eingespannt und müssen die MWST auf den Preis ihrer Produkte und Leistungen dazuschlagen.

Die eingenommenen MWST-Beträge müssen die Betriebe an die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) überweisen, davon abziehen darf man aber die Vorsteuer, also die Mehrwertsteuer, die man im Rahmen der unternehmerischen Tätigkeit beispielsweise an Lieferanten bezahlt hat.

Das unten stehende Beispiel zeigt das System der Mehrwertsteuer anhand des Weges eines Kleidungsstücks vom Stoffhändler über die Kleiderfabrik und die Boutique bis hin zur Kundin.

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Welche Umsätze sind MWST-pflichtig?

Ist Ihr Unternehmen steuerpflichtig, müssen Sie die Mehrwertsteuer grundsätzlich auf folgenden Umsätzen abrechnen:

• Auf dem Entgelt für im Inland erbrachte Leistungen – bewegliche und unbewegliche Sachen, die Sie verkauft, vermietet, verpachtet, verleast, geprüft, reguliert, kontrolliert, gereinigt, gepflegt, repariert oder geändert haben –, sofern diese Leistungen nicht ausdrücklich von der Mehrwertsteuer ausgenommen sind (Inlandsteuer).
• Auf gewissen Dienstleistungen, die Sie als Empfänger im Inland von Unternehmen mit Sitz im Ausland beziehen (Bezugsteuer).

Wer untersteht der Mehrwertsteuerpflicht?

Grundsätzlich sind alle Unternehmen mehrwertsteuerpflichtig – die Rechtsform spielt dabei keine Rolle. Die Steuerpflicht beginnt in der Regel mit der Aufnahme der unternehmerischen Tätigkeit. Liegt Ihr jährlicher Umsatz jedoch unter 100'000 Franken, sind Sie von der MWST-Pflicht befreit.

Die Befreiung von der Steuerpflicht endet nach Ablauf des Geschäftsjahrs, in dem Sie die Umsatzgrenze von 100'000 Franken erreicht haben. Beim Bezug von Leistungen von Unternehmen mit Sitz im Ausland beträgt die Schwelle 10'000 Franken. Für die Berechnung des MWST-Umsatzes werden alle im In- und Ausland erbrachten Leistungen (Lieferungen und/oder Dienstleistungen) berücksichtigt, sofern sie nicht von der Steuer ausgenommen oder davon befreit sind.

Generell von der Mehrwertsteuerpflicht ausgenommen sind:

• Landwirte, Forstwirte und Gärtner für die Lieferung der im eigenen Betrieb gewonnenen Erzeugnisse
• Viehhändler für die Umsätze von Vieh
• Milchsammelstellen für die Umsätze von Milch an Milchverarbeiter

Freiwillig Mehrwertsteuer zahlen – wann ist das sinnvoll?

Unterstehen Sie aufgrund des zu tiefen Umsatzes nicht der Mehrwertsteuerpflicht, müssen Sie Ihre Umsätze nicht versteuern. Dann können Sie Ihren Kunden aber auch keine Mehrwertsteuer verrechnen und können keine Vorsteuer abziehen. Weil Sie aber die Vorsteuern aus betriebswirtschaftlichen Überlegungen unbedingt in den Preis einrechnen sollten, sind Ihre Leistungen entsprechend teurer. Überlegen Sie, ob sich allenfalls eine freiwillige Anmeldung zur MWST lohnen könnte. Dazu ist kein bestimmter Mindestumsatz erforderlich.

Während einer laufenden Steuerperiode können Sie sich nicht freiwillig für die MWST anmelden; das ist jeweils frühestens auf Beginn der nächsten Steuerperiode möglich. Sinnvoll kann die Anmeldung für Unternehmen in folgenden Situationen sein:

• Leistungen vor allem für mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen
  Diese Unternehmen vergeben ihre Aufträge lieber an Firmen, die der Mehrwertsteuerpflicht unterstehen, damit sie ihrerseits die Vorsteuer abziehen können.
• Regelmässiger Einkauf von Waren und Dienstleistungen
  Die dabei entstehenden Vorsteuerabzüge betragen schnell einmal Tausende von Franken, die Sie bei der ESTV geltend machen können – sofern Ihr Unternehmen Mehrwertsteuer abliefert.
• Tätigkeit mehrheitlich im Export
  Lieferungen ins Ausland wie auch gewisse Dienstleistungen an Empfänger mit Sitz im Ausland sind von der Steuer befreit. Haben Sie sich als Exporteur oder Dienstleistungserbringerin freiwillig für die MWST angemeldet, können Sie trotzdem den Vorsteuerabzug auf Ihren Unkosten (beispielsweise Wareneinkauf, Werbeaufwand, Informatikaufwand) geltend machen. Das kann zu Steuergutschriften führen.
• Start-ups
  Sie befinden sich im Aufbau Ihres Unternehmens, erzielen im Moment noch kaum Umsätze, investieren aber in dieser Phase beträchtliche Summen, inklusive der darauf anfallenden Vorsteuern. Gut möglich, dass in den ersten Jahren die Vorsteuer höher ist als die abzuliefernde MWST. Das führt dann zu einer Steuergutschrift respektive einer MWST-Rückzahlung.

Eine freiwillige MWST-Anmeldung ist nicht in jedem Fall sinnvoll. Erzielen Sie Ihren Umsatz vor allem mit Privatpersonen, die die MWST nicht zurückfordern können, lohnt sich eine freiwillige Anmeldung nicht. Registrieren Sie sich in diesem Fall erst bei der MWST, wenn Sie die Umsatzgrenze erreicht haben und dazu verpflichtet sind.

Wie wird die Mehrwertsteuer berechnet?

Der Bund erhebt die Mehrwertsteuer nicht direkt bei den Konsumenten, sondern indirekt bei den Produzenten und Händlern von Waren, bei Fabrikanten, Handwerkern und Dienstleistungserbringern – also bei Ihnen.

Verkaufen Sie Ihre Produkte oder Leistungen direkt an Konsumenten, müssen Sie die Mehrwertsteuer im angeschriebenen Endpreis einrechnen und zusätzlich explizit ausweisen. Im Geschäftsverkehr dagegen werden in der Regel die Nettopreise zuzüglich MWST angegeben.

Ziehen Sie die Vorsteuer ab

Ein Produkt durchläuft vom Rohmaterial bis zum Fertigprodukt mehrere Stationen, bis es zum Endkunden gelangt (siehe Beispiel «So funktioniert die Mehrwertsteuer»), und jede dieser Stationen bezahlt Mehrwertsteuer. Deshalb kommt der Vorsteuerabzug zum Einsatz.

Vom Mehrwertsteuerbetrag, den Sie gegenüber Ihren Kunden draufschlagen und an die ESTV abliefern müssen, können Sie die Vorsteuer abziehen. Das ist die Mehrwertsteuer, die Sie selbst im Rahmen Ihrer unternehmerischen Tätigkeit beispielsweise Ihren Lieferanten bezahlt haben. Darunter fallen:

• Steuern, die Ihnen zuvor Dienstleistungserbringer oder Warenlieferanten in Rechnung gestellt haben für Waren und Dienstleistungen, die für unternehmerische, steuerbare Zwecke bestimmt sind,
• vom Bundesamt für Zoll und Grenzsicherheit (BZAG) erhobene Mehrwertsteuer auf der Einfuhr von Gegenständen,
• von Ihnen als Unternehmer selbst deklarierte Bezugsteuer auf gewissen aus dem Ausland bezogenen Leistungen, die nicht von der Bundesamt für Zoll und Grenzsicherheit (BZAG) besteuert wurden.

Effektive Abrechnung – der Normalfall

Eigentlich sieht die Mehrwertsteuer eine effektive Abrechnung vor: Ihr Unternehmen schuldet der ESTV die reguläre MWST, die Sie Ihren Kundinnen auf die Rechnung geschlagen haben, und darf von dieser Schuld abziehen, was es seinen Leistungserbringern selbst an Mehrwertsteuer bezahlt hat. Das bedeutet für Sie als Unternehmer oder Firmeninhaberin einen hohen administrativen Aufwand: Sie müssen pro Quartal eine Abrechnung einreichen, in der Sie die einzelnen Waren- und Dienstleistungsbezüge mit den dafür geltenden Steuersätzen deklarieren und die Vorsteuern ermitteln. Das erfordert eine Buchhaltung, in der Sie die MWST und die Vorsteuern separat erfassen.

Ergibt sich aufgrund von Vorsteuerüberschüssen ein Guthaben zu Ihren Gunsten, überweist Ihnen die ESTV diesen Betrag innert 30 Tagen nach Eintreffen der Abrechnung. Ab dem 61. Tag erhalten Sie darauf einen Vergütungszins. Haben Sie regelmässig Vorsteuerüberschüsse, können Sie auf Antrag auch monatlich mit der ESTV abrechnen.

Die effektive Abrechnungsmethode nutzen rund zwei Drittel der Unternehmen. Sie empfiehlt sich für Start-ups mit hohen Anfangsinvestitionen und noch unsicheren Prognosen zu den Einnahmen und Ausgaben sowie für Unternehmen, die sehr gut organisiert sind und ihre Administration im Griff haben.

Saldosteuersatz – die vereinfachte Abrechnung

Einfacher als die effektive Abrechnung ist die Saldosteuersatzmethode. Dabei rechnen Sie mit der ESTV nicht nach den regulären MWST-Sätzen ab, sondern mit einem fixen Pauschalsatz (Saldosteuersatz), der je nach Branche unterschiedlich hoch ist und in dem der durchschnittliche Vorsteueraufwand und der Eigenverbrauch schon berücksichtigt sind. Das vereinfacht die Abrechnung wesentlich, da Sie keine Vorsteuern ermitteln müssen und statt quartalsweise nur halbjährlich abrechnen.

Zur Deklaration Ihrer geschuldeten Mehrwertsteuer multiplizieren Sie den steuerbaren Totalumsatz einschliesslich MWST mit dem für Ihr Unternehmen geltenden Saldosteuersatz. In den Kundenrechnungen weisen Sie jedoch den gesetzlichen MWST-Satz aus, nicht den Saldosteuersatz.

Nachteilig wird die Saldosteuersatzmethode dann, wenn ein Unternehmen vom durchschnittlichen Branchenverhalten abweicht – drei Beispiele:

• Ein Malergeschäft investiert laufend und überdurchschnittlich in seinen Fahrzeugpark.
• Ein Gipsergeschäft arbeitet nicht mit eigenem Personal, sondern mietet Personal im Sinn von Fremdleistungen.
• Ein Küchenbauer hat seine Büros und Showräume in einer Gewerbeliegenschaft, deren Vermieter optiert hat, deshalb muss der Mieter die Miete plus MWST bezahlen.

Wie wird die MWST abgerechnet?

Die Steuerperiode bei der MWST entspricht dem Kalenderjahr und wird in mehrere Abrechnungsperioden unterteilt, für die Sie mit der ESTV über die MWST abzurechnen haben. Bei der effektiven Abrechnungsmethode müssen Sie Ihre Selbstdeklaration vierteljährlich einreichen, bei der Saldosteuersatzmethode halbjährlich. Nach Ablauf der Abrechnungsperiode haben Sie dafür 60 Tage Zeit.

Für die Abrechnung der Mehrwertsteuer haben Sie als steuerpflichtiges Unternehmen die Wahl zwischen zwei Abrechnungsarten:

• Aufgrund der eingegangenen Zahlungen (nach vereinnahmtem Entgelt)
• Aufgrund der Rechnungen an die Kunden (nach vereinbartem Entgelt)

Ein Wechsel der Abrechnungsart ist grundsätzlich jederzeit möglich. Die gewählte Abrechnungsart müssen sie dann während mindestens einer Steuerperiode beibehalten.

Mehrwertsteuer bei Privatanteilen

Wird eine Leistung, die nicht nur geschäftlichen, sondern auch privaten Charakter hat, über das Unternehmen bezogen, muss das bei der Mehrwertsteuer berücksichtigt werden. Die Vorsteuer, die für diese Leistung geltend gemacht wurde, muss um den Privatanteil korrigiert werden. Auch entgeltliche Leistungen, die Angestellte privat beziehen, müssen zum MWST-Normalsatz abgerechnet werden.

Ein typisches Beispiel für eine solche Leistung ist ein Geschäftsfahrzeug, das der Angestellte auch privat nutzen darf. Die Ausscheidung des Privatanteils ist oft nicht einfach. Zur Berechnung des Wertes kann deshalb eine Pauschale von monatlich 0,9% des Kaufpreises herangezogen werden (Stand 2024).

Die mehrwertsteuerliche Abrechnung der Privatanteile hängt von der Gesellschaftsform ab, von der Abrechnungsmethode sowie vom Empfänger des geldwerten Vorteils.

Auflagen für Mehrwertsteuerpflichtige

Als steuerpflichtige Person müssen Sie Ihre Geschäftsbücher und Aufzeichnungen nach den handelsrechtlichen Grundsätzen führen. Die ESTV kann ausnahmsweise darüber hinausgehende Aufzeichnungspflichten verfügen, wenn dies für die ordnungsgemässe Erhebung der Mehrwertsteuer unerlässlich ist.

Wichtig ist, dass Sie alle Geschäftsvorgänge lückenlos und wahrheitsgetreu erfassen und die Belege bis zur Verjährung der Steuerforderung (mindestens zehn Jahre) aufbewahren. Sie sind zudem verpflichtet, die Abrechnungen einer Steuerperiode mit Ihrem Jahresabschluss abzugleichen und allfällige Fehler zu korrigieren.