Digitale Transformation

Digitalstrategie erarbeiten

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Teaserbild Praxisratgeber Digitalstrategie erarbeiten

Aktualisiert am 31.10.2023

Was bringt eine Digitalstrategie?

Die Potenzialanalyse hat Ihnen gezeigt, wie Ihr Unternehmen konkreten Mehrwert für sich, die Mitarbeitenden, die Kundinnen und Kunden sowie weitere Anspruchsgruppen schaffen kann. In der Digitalstrategie definieren Sie, für welche dieser Möglichkeiten konkrete Projekte umgesetzt werden sollen. Sie bewerten, priorisieren und budgetieren Ihre digitalen Vorhaben.

Die Ausarbeitung einer Digitalstrategie bringt Ihnen folgende Vorteile:

  • Sie erreichen Ihre Unternehmensziele
    Ihre Digitalstrategie leiten Sie in einem strukturierten Vorgehen aus Ihren übergeordneten Unternehmenszielen ab. Damit verhindern Sie, dass Sie ein bestimmtes Tool vor allem deshalb einführen, weil dies gerade eine Mitarbeiterin laut fordert oder ein Anbieter überzeugend verkauft. 
  • Sie definieren die logische Abfolge der Projekte
    Sie bringen die verschiedenen Projekte gemäss Ihren strategischen Prioritäten, den technischen Abhängigkeiten und finanziellen Möglichkeiten sowie Ihren Überlegungen zum Changemanagement in eine sinnvolle Reihenfolge für die Umsetzung.
  • Sie ermöglichen organisatorisches Lernen
    Indem Sie den benötigten Schulungs- und Weiterbildungsbedarf berücksichtigen, richten Sie Ihre digitale Transformation auf die Bedürfnisse und Digitalisierungsreife der Belegschaft aus.
  • Sie kennen den Finanzbedarf
    Sie erstellen Budgets für die einzelnen Projekte wie auch für die digitale Transformation insgesamt.
  • Sie kennen den Personalbedarf
    Sie ermitteln die benötigten Kapazitäten für die digitale Transformation. Damit können Sie interne und externe Personalressourcen einplanen und reservieren.
  • Sie stellen die erfolgreiche Umsetzung sicher
    Sie definieren klare Verantwortlichkeiten und Zeitpläne für die Umsetzung der Projekte. Die Geschäftsleitung erhält dadurch ein Führungsinstrument, um die Ziele für die Weiterentwicklung des Unternehmens durch die digitale Transformation zu erreichen. 
  • Sie können Ihr Vorgehen intern und extern kommunizieren
    Ihr Vorgehen in der digitalen Transformation des Unternehmens wird gegenüber Mitarbeitenden, Investoren und Kunden kommuniziert. Sie können klar aufzeigen, warum Ihr Unternehmen so vorgeht und was damit erreicht werden soll.
Tipp Leiten Sie Ihre Digitalstrategie aus der Unternehmensstrategie ab. Die Projekte Ihrer digitalen Transformation sollen dem Unternehmen ermöglichen, die Unternehmensstrategie langfristig zu erfüllen.

Elemente Ihrer Digitalstrategie

Wie bei der Definition der Unternehmensstrategie empfiehlt sich auch bei der Erarbeitung einer Digitalstrategie die Entwicklung einer übergeordneten Vision. Was möchten Sie durch die digitale Transformation erreichen? Welche Vorteile möchten Sie für Ihr Unternehmen erzielen? 

Digitalstrategie als Teil der Unternehmensstrategie 

Die Definition Ihrer Vision hängt stark von der individuellen Situation und den Zielen Ihres Unternehmens ab. Unter «Die Chancen der digitalen Transformation für Ihr Unternehmen» finden Sie mögliche Stossrichtungen für Ihre digitale Transformation als Hilfestellung für Ihre Überlegungen. 

Gut zu wissenDurch eine klare Digitalstrategie erhalten Sie einen roten Faden in Ihrem Vorgehen. Die Auswahl und Priorisierung der Projekte werden dadurch erheblich leichter. Zudem unterstützt Sie eine klare Vision in Ihrer internen Kommunikation.

Wichtig ist, dass die Ziele schon bei der Erarbeitung der Digitalstrategie klar definiert, messbar und erreichbar sind. Sind Ihre Ziele klar definiert, können Sie Ihre Digitalstrategie erarbeiten. Diese beinhaltet folgende Elemente:

  • Projekte Ihrer digitalen Transformation
  • Strategische Priorität der Projekte
  • Budget pro Projekt
  • Zeitplan inklusive Verantwortung und Zuständigkeiten für die Umsetzung

Im Folgenden finden Sie ein strukturiertes Vorgehen, um diese Elemente einer Digitalstrategie zu erarbeiten.

Projekte auswählen

Ein systematisches Vorgehen für die Analyse Ihrer Ausgangslage ist in «Die Chancen der digitalen Transformation für Ihr Unternehmen» beschrieben. Allerdings können nicht immer alle Möglichkeiten, die sich dabei herauskristallisieren, in der Digitalstrategie Berücksichtigung finden. Budgets und Personalressourcen sind limitiert.

Für die Bestimmung, welche Optimierungspotenziale in Ihrer Digitalstrategie angegangen werden, dient eine klassische Nutzwertanalyse:

  • Gruppieren Sie alle definierten Optimierungspotenziale thematisch.
  • Definieren Sie die Kriterien, mit denen Sie die Projekte nach ihrem Effekt auf den Erfolg Ihrer digitalen Transformation bewerten. Mögliche Kriterien sind:
    • Auswirkung auf die Prozesseffizienz (Kostenreduktion, Geschwindigkeit)
    • Verbesserung interner Unternehmensabläufe
    • Potenzial für zusätzliche Umsätze
    • Erhöhung des Kundennutzens
    • Unterstützung der Geschäftsleitung in der Unternehmensführung
    • Auswirkung auf Arbeitgeberattraktivität
    • Technische Machbarkeit
  • Gewichten Sie die Kriterien im Sinn Ihrer Vision für die digitale Transformation, zum Beispiel mit 1 bis 3 für tiefe, mittlere, hohe strategische Priorität.
  • Bestimmen Sie ein Bewertungssystem, zum Beispiel 1 bis 3 für tiefen bis hohen Nutzen.
  • Bewerten Sie jedes Kriterium für jedes Projekt.
  • Multiplizieren Sie die Bewertungen mit den Gewichtungen und addieren Sie die Zahlen pro Projekt.

Diese Methode zeigt Ihnen, mit welchen digitalen Vorhaben Sie Ihre Ziele am besten erreichen können. 

TippLassen Sie Ihre Mitarbeitenden mitbestimmen. Denn diese können den Mehrwert einzelner Projekte für ihre tägliche Arbeit oft sehr gut abschätzen. 

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Projekte priorisieren

Im nächsten Schritt priorisieren Sie Ihre Projekte. Diese Priorisierung bestimmt die Reihenfolge bei der Umsetzung der Digitalstrategie. Wägen Sie dafür die folgenden Aspekte sorgfältig ab.

Mehrwert für Ihr Unternehmen

Der erste Faktor für die Priorisierung der Projekte ist der erwartete Mehrwert für Ihr Unternehmen. Diesen können Sie aus zwei Gesichtspunkten beurteilen:

Im Rahmen dieser Beurteilung stimmen Sie die Prioritäten der Projekte auf Ihre kurz- und langfristigen Unternehmensziele ab.

Technische Abhängigkeiten bestimmen

Im zweiten Schritt bestimmen Sie die Abhängigkeiten der digitalen Vorhaben untereinander. Oft muss zuerst Projekt A umgesetzt werden, bevor Projekt B gestartet werden kann. Daraus ergibt sich eine logische Priorisierung dieser beiden Projekte. 

Ebenso berücksichtigen Sie an dieser Stelle die Entwicklungen im Unternehmen ausserhalb der digitalen Transformation. Welche Vorhaben sind beispielsweise in Ihrer IT-Strategie geplant? Und was bedeutet dies für Ihre Digitalprojekte? Allenfalls bringt Ihnen ein Vorhaben grossen strategischen Mehrwert, muss aber aufgrund ausstehender Investitionen in die IT-Infrastruktur zurückgestellt werden.

Bedeutung des organisatorischen Lernens

Der dritte Aspekt der Priorisierung ist die Relevanz des Lernens im Unternehmen. Dies betrifft sowohl den Lernprozess der Mitarbeitenden als auch den des Unternehmens insgesamt.

Für viele Mitarbeitende bedeutet die digitale Transformation eine grosse Veränderung. Es ist wichtig, diesem Aspekt ausreichend Beachtung zu schenken. Ihre Mitarbeitenden brauchen Zeit für Lernprozesse? Stellen Sie sich folgende zwei Fragen:

  • Wie ist die Digitalisierungsreife meiner Belegschaft / meiner Kunden heute?
  • Falls noch nicht ausgeprägt: Mit welchen Projekten kann ich meine Belegschaft / meine Kundinnen an die digitale Transformation meines Unternehmens heranführen, ohne sie gleich zu überfordern?
TippStarten Sie nicht mit der grössten Herausforderung. Lassen Sie Ihren Mitarbeitenden, Kundinnen und Partnern Zeit, sich an veränderte Arbeitsweisen, Abläufe und Prozesse zu gewöhnen. Schaffen Sie Erfolgsgeschichten und bauen Sie darauf auf.

Nicht nur Ihre Mitarbeitenden und Kunden durchleben einen Lernprozess. Auch die Organisation insgesamt muss lernen, mit den Veränderungen der digitalen Transformation umzugehen. Je nach Ausgestaltung der Digitalstrategie gilt es, Prozesse neu zu definieren, Teams umzustrukturieren, neue Fähigkeiten in der Belegschaft aufzubauen und vieles mehr. Diese Veränderungen benötigen Zeit und Erfahrungswerte. Denken Sie bei der Zeitplanung daran.

Erfolgsgeschichten schaffen

Die Umsetzung der Projekte bedeutet für viele Mitarbeitenden erst einmal Mehrarbeit neben der bisherigen Arbeitsbelastung. Gewohnte Abläufe müssen umgestellt, neue Systeme gelernt werden. Arbeit, die viele Jahre geschätzt wurde, wird plötzlich nicht mehr benötigt. Kommt hinzu, dass Ihre Mitarbeitenden den zukünftigen Nutzen der Digitalprojekte unterschiedlich wahrnehmen. Während die einen sich Entlastung erhoffen, rechnen die anderen mit Mehrarbeit.

Ziehen Sie bei der Priorisierung ein paar einfache, rasch realisierte Projekte vor, denn mit Erfolgsgeschichten können Sie Ihre Mitarbeitenden für die digitale Transformation des Unternehmens motivieren. Kommunizieren Sie regelmässig zu den Projekten und zum Mehrwert für das Unternehmen, für die Mitarbeitenden und die Kunden. Dies wirkt nicht nur als Motivation: die digitale Transformation wird dadurch auch über die Kommunikation der Digitalstrategie hinaus für die Mitarbeitenden sichtbarer.

Oft helfen in diesem Kontext bereits kleine und einfache Projekte, die von Mitarbeitenden, Kunden oder Lieferanten wahrgenommen werden. Zum Beispiel:

  • Kommunikation der Geschäftsleitung in digitaler Form, etwa via Intranet, Microsoft, Yammer, Beekeeper
  • Digitaler Versand der Lohnabrechnungen
  • Digitaler Versand von Rechnungen an Kunden
TippIn Ihrer Digitalstrategie können Sie solche «Quick Wins» frühzeitig einplanen. Damit erhält die digitale Transformation bereits in der Anfangsphase der Umsetzung ein positives Momentum. Weitere Tipps, wie Sie Mitarbeitende für die digitale Transformation begeistern können, finden Sie unter «Mitarbeitende begeistern und befähigen».

Projekte budgetieren

Damit Sie die Ausgaben für Ihre digitale Transformation über die kommenden Jahre planen können, erstellen Sie ein übergeordnetes Budget. Vieles wird für Sie zum Zeitpunkt der Erstellung der Digitalstrategie noch offen sein. Dennoch werden Sie mit einfachen Kalkulationen, Annahmen und Gesprächen mit externen Lieferanten ungefähre Richtkosten pro Projekt abschätzen können.

In der Budgetierung sind IT-Kosten, Personalkosten und sonstige Kosten enthalten. Diese Budgetierung erstellen Sie pro Projekt und über 5 Jahre, so können Sie für jedes Jahr Ihr totales Gesamtbudget berechnen. 

Holen Sie Richtofferten ein

Auch wenn noch nicht alle Details geklärt sind, können Ihnen Ihre Lieferanten ungefähre Richtpreise aus vergleichbaren Projekten nennen. Damit gewinnen Sie eine grobe Vorstellung der benötigten Mittel und können ein Budget erstellen. Weitere Informationen zur Budgetierung der einzelnen Projekte finden Sie unter «Digitale Projekte erfolgreich abwickeln».

Zeitplan erstellen

Mit den bisher beschriebenen Schritten verfügen Sie über eine Übersicht, welche Projekte Sie umsetzen möchten, was dies kosten würde und welche Kapazitäten Sie dafür benötigen. Damit lässt sich nun der Zeitplan für Ihre digitale Transformation erstellen.

In vier Schritten zum Zeitplan

  1. Definieren Sie ein Jahresbudget für die Umsetzung der Digitalstrategie gemäss Ihrem Finanzplan. Die Höhe dieses Budgets bestimmt die Geschwindigkeit Ihrer Transformation.
  2. Evaluieren Sie die intern zur Verfügung stehenden Kapazitäten. Insbesondere die Verfügbarkeit der folgenden Rollen sollten Sie dafür analysieren:
    • Geschäftsleitung
    • Projektleiter/-innen
    • Schlüsselpersonen aus betroffenen Abteilungen
    • IT-Abteilung 
      Diese Analyse zeigt Ihnen, welche externe Unterstützung Sie für die Umsetzung Ihrer Projekte benötigen. Beachten Sie dafür: Die Projektleitung und Arbeiten der IT-Abteilung können Sie auch extern beziehen. Die Geschäftsleitung und die involvierten Schlüsselpersonen dagegen müssen im benötigten Umfang verfügbar sein. Es braucht zum Beispiel ihre Meinung zur konkreten Umsetzung der Projekte oder für die Evaluierung von Resultaten (Tests von Software etc.). 
  3. Beachten Sie die Abhängigkeiten zwischen den Projekten sowie von weiteren Projekten, zum Beispiel von der vorab benötigten Schaffung der technischen Grundlagen. Damit können Sie die Termine für Projektstart und -ende definieren.
  4. Berücksichtigen Sie die üblichen Zyklen des Geschäftsverlaufs. Grössere und allenfalls kritische Systemumstellungen sollten Sie nicht in den strengsten Phasen des Geschäfts einplanen. Sonst finden Ihre Mitarbeitenden kaum Zeit für Schulungen, Tests und Ähnliches.
TippErstellen Sie den Zeitplan so, dass Sie davon überzeugt sind, dass er in Ihrem Unternehmen umgesetzt werden kann. So verhindern Sie Projektverzögerungen, Neubudgetierungen und Enttäuschungen der Mitarbeitenden.

Planen Sie nicht zu knapp

IT-Projekte stehen im Ruf, länger zu dauern und mehr zu kosten als vorgesehen. Diese Erfahrungen sind – sofern es sich nicht um Fehlplanungen handelt – auf zwei Faktoren zurückzuführen:

  • Nicht alle Bedürfnisse sind vor Projektstart bekannt
    Es ist eine grosse Herausforderung, alle Bedürfnisse vor Projektstart im benötigten Detail zu definieren (siehe auch «Die Relevanz von Business Requirements»). Es kann also zum Beispiel vorkommen, dass die Anpassung einer Software an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens mehr Zeit und damit mehr Budget in Anspruch nimmt, als ursprünglich angenommen.
  • Neue Bedürfnisse entstehen während Umsetzung
    Oft werden erst im Verlauf eines Projekts alle Möglichkeiten bekannt, die dem Unternehmen durch eine Softwarelösung geboten werden. Dies kann neue Bedürfnisse wecken, was wiederum ein Projekt verlängern und verteuern kann.

Projektleitern und Softwareanbietern sind diese Herausforderungen bekannt. Um ihnen gerecht zu werden, wurde das agile Projektvorgehen entwickelt (siehe «Projektmethodik – immer gleich oder doch nicht?»). Wichtig ist, dass Sie im Zeitplan der Digitalstrategie die nötigen Reserven dafür einplanen. 

TippSprechen Sie mit erfahrenen Projektleitern, Beraterinnen oder Anbietern von Softwarelösungen. Sie können Ihnen sagen, welche Reserven gemäss Erfahrung eingebaut werden sollen.

Gute Voraussetzungen für die Umsetzung schaffen

Damit Sie Ihre digitale Transformation erfolgreich realisieren können, müssen die Voraussetzungen stimmen. Dazu zählen die zuvor aufgeführten Prinzipien, nach denen Sie die Digitalstrategie inhaltlich definiert haben. Ebenso gilt es, die nötigen organisatorischen und technischen Voraussetzungen zu schaffen. Nur so können Ihre Projekte umgesetzt werden und entfalten die gewünschte Wirkung für die Weiterentwicklung Ihres Unternehmens. 
Folgende Fragen helfen Ihnen, die nötigen Voraussetzungen zu schaffen:

  • Welche Ziele möchte ich dank der digitalen Transformation in meinem Unternehmen erreichen und wie muss ich mein Unternehmen dafür organisieren?
  • Wie reservieren sich die relevanten Mitarbeitenden die Kapazitäten für Ihre Projektrollen neben ihren Aufgaben des Tagesgeschäfts?
  • Welche Unterstützung benötige ich von externen Lieferanten?
  • Welche technischen Grundlagen müssen geschaffen werden – durch die interne IT-Abteilung und/oder externe IT-Services-Provider?
  • Wie sind IT-Lieferanten und Softwareanbieter für meine Projekte verfügbar?

Unter «Organisation der digitalen Transformation» finden Sie Praxistipps, wie Sie die Voraussetzungen für eine schlagkräftige Umsetzung Ihrer Digitalstrategie schaffen können.

TippMelden Sie Ihre Projekte und Bedürfnisse frühzeitig bei Ihren IT-Lieferanten oder möglichen Softwareanbietern an. Im aktuellen Marktumfeld sind diese kurzfristig oft nicht verfügbar.

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Digitalstrategie überarbeiten

Die Anforderungen an Unternehmen verändern sich rasch und ständig. Wie bei der Unternehmensstrategie gilt es auch bei der Digitalstrategie, diese jährlich zu überdenken. Bei Bedarf passen Sie geplante Projekte an oder nehmen neue auf. Diese Überarbeitung der Digitalstrategie können Sie mithilfe folgender Fragen vornehmen:

  • Gibt es neue Ziele aus der übergeordneten Unternehmensstrategie?
  • Welche Erfahrungen haben wir bisher mit unserer Digitalstrategie gemacht? Was bedeuten diese für den Zeitplan?
  • Welche neuen Bedürfnisse wurden im Unternehmen durch bereits durchgeführte Digitalprojekte geweckt?
  • Wie verändern sich Kundenbedürfnisse? Sind diese Änderungen in der aktuellen Digitalstrategie abgedeckt?
  • Welche Ansprüche haben Mitarbeitende ans Unternehmen? Und wie verändern sich diese in den nächsten Jahren?
  • Wie treiben Konkurrenten und vergleichbare Unternehmen die digitale Transformation voran?
  • Welche neuen technologischen Entwicklungen gibt es? Wie können wir diese für unser Geschäftsmodell nutzen?

In einem grösseren Rhythmus – zum Beispiel alle drei Jahre – können Sie im Rahmen dieser Strategieüberarbeitung Ihre Potenzialanalyse wiederholen. Beziehen Sie dazu alle betroffenen Mitarbeitenden ein.

Damit stellen Sie sicher, dass sich die Überarbeitung Ihrer Strategie nicht nur innerhalb der Schranken der aktuellen Digitalstrategie bewegt. Stattdessen lassen Sie auch völlig neue Impulse zu. So gelingt die langfristige Weiterentwicklung Ihres Unternehmens.