Digitale Transformation

Die passende Software beschaffen

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Teaserbild Praxisratgeber Die passende Software beschaffen

Aktualisiert am 31.10.2023

Make or buy – Standard- oder Individualsoftware?

Wenn Sie eine digitale Lösung beschaffen möchten, um Ihr Unternehmen weiterzuentwickeln, stellt sich zuerst die Frage, ob es dafür bereits eine passende Software auf dem Markt gibt. Um dies zu evaluieren, erstellen Sie ein sehr grobes Anforderungsprofil. 

  • Welche Softwarelösung benötigen Sie (zum Beispiel für die Kundenakquise)?
  • Welche Funktionalitäten sind zwingend (etwa Funktionen wie Aufgaben- oder Kontaktverwaltung)?
  • Welche sonstigen Eigenschaften muss die Software erfüllen (deutsche Sprache, Cloud-Lösung etc.)?

In den letzten Jahren hat die Verfügbarkeit von Softwarelösungen sehr stark zugenommen. Gehen Sie deshalb in einem ersten Schritt davon aus, dass es bereits eine Software für Ihr Bedürfnis gibt.

Gut zu wissenAuf diversen Internet-Plattformen können Sie sich einen ersten Überblick über mögliche Softwarelösungen verschaffen. Dazu gehören beispielsweise:

Standardsoftware – bereits da

Im Idealfall finden Sie eine bereits bestehende Lösung, die Ihre Anforderungen (grösstenteils) abdeckt. Eine solche Standardsoftware ist eine bereits entwickelte Anwendung, die in der Regel für eine breite Masse von Benutzern konzipiert wurde. Sie hat festgelegte Funktionen, die nicht oder nur geringfügig angepasst werden können. Dafür steht sie allen zur Verfügung. Bekannte Beispiele sind Microsoft Office, SAP oder Adobe Photoshop.

Die Vorteile von Standardsoftware sind:

  • Kosteneffizient
    Da die Software bereits besteht und von vielen anderen auch genutzt wird, ist sie oft günstiger als individuell entwickelte Lösungen. Das gilt insbesondere auch für die Kosten von Weiterentwicklungen. 
  • Schnelle Implementierung
    Da die Lösung bereits entwickelt ist, kann sie sofort eingesetzt werden.
  • Bewährt
    Häufige Updates, ein ausgebauter Support und viele weitere Anwender sorgen dafür, dass die Software stets weiterentwickelt wird.

Individualsoftware – extra für Sie

Im Gegensatz dazu wird eine Individualsoftware speziell für Ihr Unternehmen programmiert. Sie wird auf Ihre individuellen Anforderungen massgeschneidert, damit sie Ihren spezifischen Wünschen gerecht werden kann. Nur Sie werden von dieser Entwicklung profitieren. Ein typisches Beispiel ist das Kundenportal eines Unternehmens, das extra für dieses erstellt wurde.

Die Vorteile von Individualsoftware sind:

  • Massgeschneidert
    Die Software erfüllt genau Ihre Anforderungen und wird gemäss Ihren Vorstellungen konzipiert.
  • Flexibilität
    In der Weiterentwicklung kann die Software Ihren Wünschen angepasst werden.
  • Integration
    Die zusätzliche Softwarelösung lässt sich perfekt an Ihre bestehende Software-Landschaft anpassen und darin integrieren.

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So entscheiden Sie richtig

Die Wahl zwischen standardisierter und individuell entwickelter Software hängt von den spezifischen Bedürfnissen und Ressourcen Ihres Unternehmens ab. Beantworten Sie diese zwei Fragen: Passt auch eine Standardsoftware? Lohnt sich die Individualentwicklung finanziell?

Die richtige Funktionalität
Finden Sie ein bestehendes System, das Ihre Anforderungen voll abdeckt? Dann ist der Entscheid wohl einfach. Wenn dies aber nicht ganz der Fall ist – und so wird es in den meisten Situationen sein – müssen Sie entscheiden, ob Sie mit den Lücken leben können.

TippÜberlegen Sie, inwieweit Sie Ihre Prozesse einer Standardsoftware anpassen könnten, anstatt zwingend all Ihre bestehenden Prozesse in einer Softwarelösung zu erwarten. 

Kosten versus Nutzen
Eine Individualsoftware erfüllt genau Ihre Anforderungen und wird gemäss Ihren Vorstellungen konzipiert. Sie können darin Ihre bewährten Prozesse abbilden. Allerdings wird Sie dies einiges mehr kosten. Lohnt sich diese Investition wirklich? Wägen Sie das Kosten-Nutzen-Verhältnis sorgfältig ab. Was gewinnen Sie tatsächlich gegenüber Ihrer Konkurrenz, die auf eine einigermassen passenden Standardsoftware setzt?
Berücksichtigen Sie insbesondere auch, dass Sie bei einer Individualsoftware in Zukunft für jede Weiterentwicklung die vollen Kosten selbst bezahlen müssen.

TippEine Individualentwicklung lohnt sich vor allem dann, wenn Sie damit einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil erreichen können.

Oft bietet auch Standardsoftware bis zu einem bestimmten Ausmass die Möglichkeit, die Lösung auf die Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen. Zum Beispiel können Sie für bestimmte Aufgaben zusätzliche Module kaufen.

Anforderungsanalyse – die Basis der erfolgreichen Beschaffung

Die Anforderungsanalyse ist ein kritischer Prozess bei der Entwicklung und/oder Beschaffung von Softwarelösungen. In dieser Phase der Beschaffung von Software werden die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen, die Ihre Software erfüllen muss, detailliert ermittelt.

Die Relevanz von Business Requirements

Diese Bedürfnisse und Anforderungen werden in der IT-Welt allgemein als «Business Requirements» bezeichnet. In einem Dokument werden die geschäftlichen Ziele, die mit einer Softwarelösung erreicht werden sollen, und die Erwartungen daran festgehalten. Anschliessend werden diese betriebswirtschaftlichen Bedürfnisse in technische und funktionale Anforderungen an die Softwarelösung übersetzt.

Business Requirements in technischen Lösungen umsetzen
Geschäftliche AnforderungTechnische / funktionale Anforderung
Keine Doppelerfassung von KundenadressenAutomatisierte Übernahme der Kundenadresse aus System X via Schnittstelle
Zuweisung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten in einem ToolAufgabenverwaltung inklusive Möglichkeit, Aufgaben einzelnen Usern zuzuweisen (optional mit Benachrichtigungsfunktion für betroffenen User) 
Einhalten der Datenschutzrichtlinien gemäss internen Vorgaben sowie DatenschutzgesetzDatenhaltung in der Schweiz

Gut definierte Business Requirements stellen sicher, dass die Software Sie in Ihrer Geschäftsstrategie und beim Erreichen Ihrer Geschäftsziele unterstützt. Sie sind entscheidend dafür, dass die endgültige Lösung sowohl funktional als auch benutzerfreundlich ist und Ihren Geschäftsanforderungen entspricht.

Anspruchsgruppen und ihre Bedürfnisse

Werden Business Requirements übersehen, können Lösungen entstehen, die technisch zwar korrekt sind, aber nicht den tatsächlichen Bedürfnissen des Geschäfts entsprechen. Um dies zu verhindern, sollten Sie betroffene Anspruchsgruppen – auch Stakeholder genannt – in die Definition der Anforderungen einbeziehen. Diese Anspruchsgruppen sind etwa:

  • Interne Mitarbeitende (Geschäfts- und Abteilungsleitende sowie im Prozess involvierte Mitarbeitende)
  • Externe Spezialisten (zu Beispiel IT-Experten)
  • Je nach Projekt auch Kunden oder Lieferanten

Jeder dieser Stakeholder hat unterschiedliche Bedürfnisse und Anforderungen. Sammeln Sie diese, wägen Sie sie gegeneinander ab, priorisieren Sie und ergänzen Sie Ihr Dokument der Business Requirements dementsprechend. Damit stellen Sie sicher, dass alle relevanten Aspekte bereits vor der Wahl einer Lösung bekannt sind.

TippUnterscheiden Sie zwingende und optionale Business Requirements. Dies macht Ihnen die Beurteilung und die Auswahl von Softwarelösungen einfacher.

Beschaffungsprozess – sehr formell oder auch pragmatisch

Mit Ihren Business Requirements und allenfalls ergänzenden Anforderungen und Beschrieben in einem separaten Dokument (Pflichtenheft) können Sie auf mögliche Lieferanten zugehen. Rechnen Sie dafür ausreichend Zeit ein und geben Sie den Anbietern die Möglichkeit, vor der Offertstellung Fragen zu Ihrer Anfrage zu stellen. Die Offerte wird umso genauer sein, je besser die Anbietenden über Ihre Ausgangslage und Ihre Bedürfnisse Bescheid wissen.

Bewertung und Vergleich von Softwarelösungen

Der Vergleich von zwei Softwarelösungen für eine bestimmte Anwendung ist gar nicht immer so einfach. Was sind die spezifischen Funktionalitäten? Welche Software passt besser für den eigenen Bedarf?

Es lohnt sich, die Lösungen in einem strukturierten Prozess miteinander zu vergleichen. Wichtige Kriterien dafür sind:

  • Einmalige Kosten 
    Welche Kosten fallen für die Einführung der Lösung an? Typischerweise gehören dazu die einmaligen Kosten für die Beschaffung der Software sowie für die Projektleitung durch den Anbieter.
  • Wiederkehrende Kosten
    Welche Kosten fallen jährlich an für Support, Weiterentwicklung, Lizenzen, Hosting und Ähnliches?
  • Funktionalität
    Wie gut werden Ihre Business Requirements durch die Softwarelösung erfüllt? 
  • Anpassungsfähigkeit
    Inwiefern kann die Software an Ihre speziellen Bedürfnisse angepasst werden?
  • Ausbaufähigkeit
    Kann die Software mit dem Wachstum Ihres Unternehmens mithalten? Kann das Softwarepaket um weitere Module oder Partnerprogramme ergänzt werden?
  • Benutzerfreundlichkeit
    Wie einfach und intuitiv ist die Software für Ihre Mitarbeitenden zu bedienen?
  • Datensicherheit und Datenschutz
    Wie stellt der Softwareanbieter sicher, dass Ihre Daten geschützt sind und dass die Software den Datenschutzbestimmungen entspricht?
  • Integration mit anderen Tools
    Wie einfach lässt sich die Software in Ihre bestehende Technologielandschaft integrieren?
  • Training und Schulung
    Bietet der Softwareanbieter Schulungen für Ihre Mitarbeitenden an?
  • Support
    Wie gut wird Sie der Anbieter der Softwarelösung bei Fragen und Problemen unterstützen?
  • Weiterentwicklung
    Wie stellt der Anbieter sicher, dass die Software an künftige Trends und Bedürfnisse angepasst wird?
  • Referenzen
    Hat der Softwareanbieter bereits Erfahrungen mit Unternehmen ähnlicher Grösse oder aus derselben Branche?

Präsentation der Anbieter

Ein ebenso wichtiger Teil des Beschaffungsprozesses ist die Präsentation des Systems durch den Anbieter. Lassen Sie sich die Funktionalitäten und Vorzüge der Software an konkreten Beispielen zeigen. Dabei können Sie auch alle Fragen zu den oben aufgeführten Kriterien stellen. Zudem räumen Sie dem Anbieter so die Möglichkeit ein, seine Software vorzustellen und Sie davon zu überzeugen, dass gerade diese Lösung die richtige für Sie ist.

Pragmatische Abkürzung

Nicht immer lohnt sich dieser sehr formelle und strukturierte Prozess. Gerade bei kleineren Beschaffungen würde er den Rahmen von Nutzen und Ertrag sprengen. Dann lässt sich das gleiche Verfahren verkürzt und sehr pragmatisch in drei Schritten umsetzen. 

  1. Grober Anforderungskatalog
    Erstellen Sie sehr grob den Anforderungskatalog (Business Requirements in einfacher Form)
  2. Auswahl von drei Lieferanten
    Wählen Sie drei Lieferanten aus, die passen könnten – sei es, weil ihre Lösungen bereits bei der Konkurrenz im Einsatz sind, weil der Beschrieb auf der Website Ihren Bedürfnissen zu entsprechen scheint oder weil Sie die Lieferanten schon von anderen Projekten kennen.
  3. Lieferantenpräsentation
    Laden Sie die drei Lieferanten direkt ein und lassen Sie sich die Software zeigen. Während der Präsentation besprechen Sie die oben aufgeführten Kriterien für einen Softwarevergleich.

Nach den drei Präsentationen werden Sie eine Auswahl treffen können.

TippBestehen Sie darauf, dass Sie nicht eine allgemeine Softwarepräsentation erhalten, sondern dass der Anbieter zeigt, wie Sie die Software ganz konkret für Ihr Business nutzen können.

Cloud-Lösungen

Im Unterschied zu herkömmlichen Softwarelösungen, die auf lokalen Computern oder Servern installiert werden, sind Cloud-Lösungen auf externen Servern angesiedelt, auf die via Internet zugegriffen wird. Dies bietet Ihnen folgende Vorteile

  • Kein Wartungsaufwand
    Sie müssen sich nicht um Wartung und Aktualisierung auf einzelnen Geräten kümmern.
  • Flexibilität
    Cloud-Lösungen ermöglichen einen einfachen Zugriff von überall, wo es eine Internetverbindung gibt, was insbesondere in Zeiten des Homeoffice wertvoll ist.

Ein bekanntes Beispiel für eine Cloud-Lösung ist Amazon Web Services. Diese bietet eine Vielzahl von cloudbasierten Diensten, darunter Rechenkapazität, Speicheroptionen und Netzwerklösungen.

Software-as-a-Service (SaaS)

Das SaaS-Modell hat traditionelle Methoden der Softwarebeschaffung neu definiert. Statt eine Lizenz für eine Software zu kaufen, die auf hauseigenen Servern betrieben wird, setzen Unternehmen heute vermehrt auf ein Abonnementmodell. Dabei wird die Software direkt auf den Servern des Anbieters bereitgestellt. Dies bietet Ihnen folgende Vorteile:

  • Günstige Anschaffung
    Durch die Wahl von SaaS vermeiden Sie hohe Anfangsinvestitionen, da oft keine Einmal-Lizenzgebühren anfallen. Stattdessen zahlen sie regelmässige, überschaubare Abonnementsgebühren, eine Art Miete für die Software.
  • Ausbaufähigkeit
    SaaS-Anwendungen können problemlos aktualisiert werden. Zudem lassen sie sich leicht auf zusätzliche Benutzer erweitern.

Ein bekanntes Beispiel für SaaS ist Microsoft 365. Unternehmen haben Zugang zu umfangreichen Anwendungen, die kontinuierlich weiterentwickelt werden. Dafür bezahlen sie eine monatliche oder jährliche Gebühr, abhängig vom Umfang der Nutzung.

Datenschutz

In einer Zeit, in der Daten immer zentraler werden und Datenschutzverstösse immer häufiger auftreten, hat der Schutz persönlicher Informationen hohe Priorität erlangt. Es ist zentral, dass die von Ihnen genutzte Software die Vorgaben des Datenschutzgesetzes erfüllt. Dies treibt den Bedarf an spezialisierten Sicherheitsfunktionen und relevanten Zertifikaten voran.

«Green Software» und Energieeffizienz

Der Schutz unseres Planeten gewinnt immer stärker an Bedeutung. Dabei geht es längst nicht nur um die Nutzung von Autos und Flugzeugen.

Gut zu wissenChatGPT verbraucht für 50 Fragen einen Liter Wasser. (Quelle: t3n.de)

Auch bei der Softwarebeschaffung rückt das Thema Nachhaltigkeit immer mehr in den Fokus. Man spricht vom Trend zu «Green Software». Gemeint sind Softwarelösungen, die sowohl in der Entwicklung als auch bei der Nutzung darauf ausgerichtet sind, den Energieverbrauch zu minimieren und damit die Umweltbelastung zu reduzieren. Hier sind einige Vorteile von Green Software:

  • Energieeinsparung
    Green Software zielt darauf ab, den Energieverbrauch von Hardware-Komponenten zu reduzieren. Dies führt nicht nur zu Kosteneinsparungen bei der Stromrechnung, sondern reduziert auch den Kohlenstoff-Fussabdruck von Unternehmen.
  • Längere Lebensdauer der Hardware
    Da energieeffiziente Software die Hardware-Komponenten weniger belastet, kann dies die Lebensdauer von Servern und anderen Geräten verlängern, sodass die Hardware weniger oft ersetzt werden muss.

Ein Beispiel für Green Software ist die Einführung von energieeffizienten Algorithmen und Protokollen in Rechenzentren, die dafür sorgen, dass die Server nur dann maximale Leistung erbringen, wenn es unbedingt notwendig ist. Auf diese Weise wird nicht nur Energie gespart, sondern auch die Lebensdauer der Hardware verlängert. 

TippFragen Sie Ihren Softwarelieferanten, wie er um effiziente Ressourcennutzung bemüht ist.


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