Organisation der digitalen Transformation
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Aktualisiert am 31.10.2023
Die Kunst, ein Unternehmen zu führen und weiterzuentwickeln
Als Mitglied der Geschäftsleitung jonglieren Sie ständig zwischen langfristiger Strategieentwicklung und kurzfristiger Betriebsführung. Insbesondere in KMU führt die Tatsache, dass Sie als Inhaber oder Unternehmerin auch im operativen Alltag mitwirken, oft zu einer Zeitknappheit. Es besteht die Gefahr, dass wichtige Bereiche wie Prozessoptimierungen und digitale Transformation in den Hintergrund rücken.
Die rasante Geschwindigkeit, mit der sich Märkte und Technologien verändern, lässt die digitale Transformation und Innovationen nicht nur zu effizienten Wachstumsmotoren, sondern auch zu komplexen Herausforderungen werden. Ihre Umsetzung verlangt neben der nötigen Zeit auch spezifisches Wissen.
Die Frage lautet daher, wie Sie als Unternehmer oder Inhaberin diesen Balanceakt meistern können. Im Folgenden finden Sie organisatorische Überlegungen, die Ihnen bei der Bewältigung der Herausforderung helfen werden.
Leiter IT und CDO – was sind die Rollen und Verantwortlichkeiten?
Als Erstes gilt es die Verantwortung für die digitale Transformation Ihres Unternehmens festzulegen. Wer hat die nötigen Fähigkeiten dafür?
In vielen Unternehmen wird die Verantwortung für die digitale Transformation der IT-Leitung zugewiesen – sei dies eine interne IT-Leiterin oder ein externer IT-Service-Provider. Diese verantworten bereits den reibungslosen Betrieb der IT-Infrastruktur – von der Systemwartung bis zum Endbenutzer-Support – und stellen sicher, dass die Technologie stets auf dem neuesten Stand ist. Sie kennen also die internen Abläufe sowie die Systemlandschaft.
Daher scheint es nur natürlich, dass dieselben Personen auch die digitale Transformation steuern. Aber ist die digitale Transformation tatsächlich primär ein IT-Unterfangen?
Digitale Transformation bedeutet, dass Unternehmen Technologien nutzen, um ihre Geschäftsmodelle und Betriebsabläufe zu verbessern, ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern und einen Mehrwert für die verschiedenen Anspruchsgruppen zu schaffen. Das ist viel stärker eine betriebswirtschaftliche Aufgabe; die technischen Fähigkeiten sind bei der Realisation der Erkenntnisse daraus gefragt.
Aus diesem Grund setzt sich immer mehr eine Trennung der Rollen der IT-Leitung und der Verantwortung für die digitale Transformation durch. Es wurde dafür eine neue Rolle geschaffen: den «Chief Digital Officer» (CDO).
Die Rolle des CDO umfasst insbesondere folgende Bereiche:
- Strategische Führung
Der CDO verantwortet die Potenzialanalyse und erarbeitet die Digitalstrategie zuhanden die Geschäftsleitung. - Projektleitung
Der CDO ist verantwortlich für die Umsetzung der Digitalstrategie. Dafür wählt er, in Absprache mit der IT-Leitung, Lösungen aus und führt die Implementierung. - Kulturelle Transformation
Er oder sie fördert eine digitale Unternehmenskultur, unterstützt den internen Innovationsgeist, schult Mitarbeitende in digitalen Kompetenzen und verbessert die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch. - Changemanagement
Der CDO ist für die Koordination und Kommunikation von organisatorischen Veränderungen verantwortlich, die durch die digitale Transformation anfallen. Seine Aufgabe ist es, Mitarbeitende zu befähigen und zu begeistern.
Fähigkeiten, die ein CDO respektive eine IT-Leiterin mitbringen muss
Die Rolle des CDO erfordert umfassendes Wissen über die digitale Transformation und über Geschäftsstrategien. Es ist wichtig, dass er oder sie ein fundiertes Verständnis für die wirtschaftlichen Auswirkungen digitaler Technologien hat, um Geschäftsmöglichkeiten zu identifizieren und die Organisation erfolgreich in die digitale Ära zu führen. Betriebswirtschaftliche Kenntnisse, insbesondere in den Bereichen Strategieentwicklung, Prozessoptimierung, Innovations- und Changemanagement, sind von entscheidender Bedeutung.
Die Rolle des IT-Leiters hingegen erfordert viel technisches Know-how sowie Verständnis für IT-Infrastruktur, Systeme und Sicherheit. Ein solider Hintergrund in Informationstechnologie, Netzwerkarchitektur, Datenbankmanagement und IT-Sicherheit ist unerlässlich, um eine effiziente und sichere IT-Infrastruktur für das Unternehmen aufzubauen und zu betreiben.
Die Anforderungen an die Rolle des CDO sowie an die IT-Leitung sind also sehr unterschiedlich, die Aufgaben werden idealerweise von zwei verschiedenen Personen übernommen.
Wer übernimmt die Rolle des CDO?
Im nächsten Schritt gilt es, die Rolle des CDO einer Person zuzuweisen. Dafür bestehen grundsätzlich zwei Varianten: Die Aufgabe kann internen Mitarbeitenden zugewiesen werden oder es werden externe Spezialisten damit beauftragt. Was für Ihr Unternehmen passt, ist sehr individuell und hängt ab von der Grösse und der Finanzkraft Ihres Unternehmens, von Ihrer Strategie sowie der Bedeutung von Technologien für Ihr Geschäft.
Interner CDO
Vorteile
- Tiefes Verständnis der Unternehmenskultur und der bestehenden Geschäftspraktiken
- Vertrautheit mit den internen Abläufen und Prozessen des Unternehmens
- Schnellere Akzeptanz und Unterstützung durch Kolleginnen und Kollegen
- Einfacher Zugang zu internem Wissen und Informationen
- Tiefere Kosten als bei der Einstellung externer Ressourcen (sofern ein bestehender Mitarbeitender zusätzlich mit der Aufgabe betraut werden kann)
Fragen, die Sie vor der Nomination eines internen CDO klären sollten
- Verfügt der oder die interne Mitarbeitende über die erforderlichen Fähigkeiten und Erfahrungen für die digitale Transformation?
- Hat er oder sie genügend Kapazitäten, um zusätzliche Projektrollen zu übernehmen?
- Wie lässt sich ein möglicher Interessenkonflikt zwischen bestehenden Rollen und der Rolle des CDOs bewältigen?
Externe Ressourcen
Vorteile
- Spezialisierte Fachkenntnisse und Expertise in der digitalen Transformation
- Unvoreingenommener Blick von aussen, neue Perspektiven
- Objektive Bewertung der aktuellen Situation und Empfehlungen für Verbesserungen
- Erfahrungen aus einer Vielzahl von Branchen und Unternehmen
- Flexibilität bei der Skalierung und Anpassung der Ressourcen an die Anforderungen Ihrer Projekte
Fragen, die Sie vor der Beauftragung eines externen CDO klären sollten:
- Welche spezifischen Fachkenntnisse und Erfahrungen muss der externe Partner für Ihre digitale Transformation mitbringen?
- Versteht der externe Partner Ihre Herausforderungen und Anforderungen?
- Anhand welcher Kriterien wollen Sie externe Partner auswählen und wie bewerten Sie ihren Erfolg?
Die Wahl zwischen internen und externen Ressourcen hängt von mehreren Faktoren ab, etwa von der Verfügbarkeit interner Talente, der Komplexität Ihres Transformationsprojekts, Ihrem Budget und Ihrem Zeitplan. Nehmen Sie mithilfe der folgenden Vorlage für eine Matrix der Rollenzuweisung eine sorgfältige Bewertung vor, um die passende Lösung für die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zu finden.
Vorlage: Rollenverteilung pro Projekt
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Wer gehört ins Projektteam?
Für eine erfolgreiche Umsetzung Ihrer digitalen Transformation benötigen Sie nicht nur einen CDO, sondern auch ein Projektteam. Dieses bringt spezifische Fachkenntnisse, operative Fähigkeiten und eine enge Zusammenarbeit mit den betroffenen Abteilungen mit, um die digitalen Projekte voranzutreiben.
Hier sind einige Fragen, die Sie bei der Besetzung des Projektteams berücksichtigen sollten:
- Welche Fachkenntnisse und Erfahrungen sind im Projektteam erforderlich?
- Welche Schlüsselrollen und Positionen müssen im Team abgedeckt werden?
- Welche Ressourcen und Kapazitäten stehen bei Schlüsselmitarbeitenden zur Verfügung?
- Sind externe Experten oder Beraterinnen erforderlich, um Lücken im Team zu schliessen?
- Wie lässt sich die Vielfalt im Team gewährleisten, damit verschiedene Perspektiven und Ideen eingebracht werden?
- Wie kann eine enge Zusammenarbeit mit den betroffenen Abteilungen sichergestellt werden?
Stimmen Sie diese Fragen eng auf die Inhalte und Ziele Ihrer Digitalstrategie sowie auf Ihre übergeordneten Ziele für die digitale Transformation ab. So stellen Sie sicher, dass das Projektteam die Unternehmensziele bestmöglich erreicht.
Fortschritte messen und kontinuierlich überwachen – so geht’s
Die Messung und Überwachung der Fortschritte des CDO und seines Projektteams bei der Umsetzung der Digitalstrategie ist essenziell, um sicherzustellen, dass die gesteckten Ziele erreicht werden.
Dies sind die wichtigsten Aspekte, die Sie bei der Messung und Überwachung berücksichtigen sollten:
- Fortschritt der Projekte
Verfolgen Sie den Fortschritt der Umsetzung Ihrer Digitalstrategie, indem Sie den Fortschritt der einzelnen Projekte verfolgen. Identifizieren Sie dafür schon bei der Erarbeitung der Digitalstrategie Meilensteine und Etappenziele, anhand derer Sie den Fortschritt kontinuierlich überwachen können und so sicherstellen, dass Ihre Projekte erfolgreich voranschreiten. - Budget: Ist versus Soll
Vergleichen Sie die tatsächlichen Ausgaben mit den Budgetvorgaben und analysieren Sie Abweichungen. So können Sie rechtzeitig Gegensteuer geben, falls die Kosten beginnen, aus dem Ruder zu laufen. - Einhaltung des Zeitplans
Vergleichen Sie den Fortschritt mit dem Zeitplan und stellen Sie sicher, dass die Meilensteine rechtzeitig erreicht werden. Identifizieren Sie Verzögerungen frühzeitig und definieren Sie Gegenmassnahmen. - Erreichung der Ziele
Überprüfen Sie regelmässig die Zielerreichung der Digitalstrategie und der einzelnen Projekte. Stellen Sie sicher, dass die Ziele schon bei der Erarbeitung der Digitalstrategie klar definiert, messbar und erreichbar sind. - Regelmässige Berichterstattung
Stellen Sie sicher, dass regelmässig über den Fortschritt der digitalen Transformation berichtet wird. Diese Berichte sollen Informationen über den Status der Projekte, das Budget, den Zeitplan und die Zielerreichung enthalten.
Die kontinuierliche Messung und Überwachung des Fortschritts ermöglicht eine objektive Bewertung Ihres digitalen Transformationsprozesses. Durch die regelmässige Analyse und Bewertung können der CDO und sein Projektteam sicherstellen, dass die Umsetzung der Digitalstrategie erfolgreich bleibt und die definierten Ziele erreicht werden.
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Autor und Experte: Remo Giger