Die Chancen der digitalen Transformation für Ihr Unternehmen
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Aktualisiert am 31.10.2023
Digitalisierung oder digitale Transformation?
Die Begriffe «Digitalisierung» und «digitale Transformation» sind omnipräsent. Kaum ein Tag vergeht ohne Berichte zur aktuellen Entwicklung. Sämtliche Unternehmen scheinen sich auf die eine oder andere Art mit dem Thema auseinanderzusetzen.
Die Differenzierung der Begriffe «Digitalisierung» und «digitale Transformation» ist nicht unbedeutend. Beide Begriffe stehen für Phasen in der Unternehmensentwicklung, jedoch unterscheiden sie sich in der Tiefe der Veränderung.
- Digitalisierung
Digitalisierung bezeichnet den Prozess, bei dem traditionelle, oft papierbasierte und manuelle Geschäftsprozesse durch digitale Technologien und Verfahren ersetzt oder verbessert werden. Alles wird schneller, einfacher und kann von überall gemacht werden. Einfaches Beispiel: Der Briefverkehr wird durch E-Mail ersetzt. - Digitale Transformation
Digitale Transformation steht dafür, dass ein Unternehmen sein Geschäftsmodell, sein Angebot und/oder seine Arbeitsweise mit digitalen Technologien grundlegend weiterentwickelt. Dies geht weit über «papierlos» hinaus. Einfaches Beispiel: die Ergänzung des lokalen Ladengeschäfts in der Innenstadt mit einem Onlineshop, der Kunden und Kundinnen im ganzen Land erreicht.
Die digitale Transformation ist meist ein langer Prozess, der viele kleine Schritte beinhaltet. Deshalb lohnt sich die Definition einer übergeordneten Digitalstrategie. Damit stellen Sie die Stringenz und den Erfolg der digitalen Transformation in Ihrem Unternehmen sicher.
Führen Sie eine Potenzialanalyse durch
Ein wichtiger erster Schritt auf dem Weg zur erfolgreichen digitalen Transformation ist die Durchführung einer umfassenden Potenzialanalyse. Das ermöglicht Ihnen, die Chancen der digitalen Transformation für Ihr Unternehmen in verschiedenen Bereichen zu identifizieren und die Veränderungen gezielt auf Ihre Unternehmensziele auszurichten.
Für Ihre Potenzialanalyse gibt es zwei Möglichkeiten: Analyse entlang der Bedürfnisse Ihres Unternehmens oder entlang der technischen Möglichkeiten:
- Analyse entlang der Unternehmensbedürfnisse
Bei diesem Ansatz werden die Bedürfnisse von Mitarbeitenden, Kundinnen, Lieferanten und anderen Anspruchsgruppen in strukturierten Interviews ermittelt und nach strategischer Relevanz und zeitlicher Dringlichkeit gewichtet. Dies verschafft Ihnen eine Übersicht über die Handlungsfelder der Transformation. Der Nachteil dabei ist, dass die technischen Möglichkeiten und Budgetbeschränkungen nicht berücksichtigt werden. - Analyse entlang der technischen Möglichkeiten
Alternativ können Sie die technologischen Weiterentwicklungen beobachten und deren Mehrwert für Ihr Unternehmen abklären. Ein pragmatischer Ansatz ist es, auf die Empfehlungen von Software- und IT-Lieferanten zu vertrauen und in neue Lösungen zu investieren, die sich in vergleichbaren Umfeldern bewährt haben. Dies birgt jedoch die Gefahr, dass Sie kaum Wettbewerbsvorteile erreichen und der Marktentwicklung hinterherhinken.
Mit einer Kombination der beiden Ansätze wird ein zielorientiertes Vorgehen möglich.
Analyse der Software-Landschaft
Eine gute Ausgangslage ist entscheidend, um effektiv in solche Gespräche mit Mitarbeitenden und Lieferanten einzusteigen. Verschaffen Sie sich daher zunächst einen umfassenden Überblick über die bestehende Software-Landschaft. Dies wird Ihnen im weiteren Verlauf nicht nur als Gesprächsbasis dienen, sondern auch dazu beitragen, dass Sie fundierte Entscheidungen treffen. Um diesen Überblick zu gewinnen, beantworten Sie folgende Fragen – am besten grafisch:
- Welche Software ist im Unternehmen im Einsatz?
- Wie sind die einzelnen Softwarelösungen mit Schnittstellen verbunden?
- Auf welchen Servern laufen die Softwarelösungen?
Diskutieren Sie diese Software-Landschaft mit Ihren IT-Lieferanten. Lassen Sie sich zeigen, welche zusätzlichen Potenziale bestehen, welche Weiterentwicklungen geplant sind und welche Möglichkeiten darüber hinaus diskutiert werden sollten. Sprechen Sie dafür auch mit ein bis zwei zusätzlichen Beratern oder Lieferanten, um eine unabhängige Einschätzung zu diesen Fragen zu erhalten.
Diesen Nutzen bringt die digitale Transformation Ihrem Unternehmen
Nachdem Sie in der Potenzialanalyse die wichtigsten Informationen gesammelt haben, geht es nun um die Mehrwerte für Ihr Unternehmen, die Sie mit der digitalen Transformation realisieren können. Ihre Mitarbeitende werden ganz unterschiedliche Meinungen zur Relevanz der einzelnen Themen haben. Umso wichtiger ist es, dass Sie ein für Ihr Unternehmen stimmiges Gesamtkonzept definieren.
Die häufigsten Nutzen, die Unternehmen mit der digitalen Transformation anstreben sind:
Ziel 1: Reduktion der Kosten
Es ist das wohl meistgenannte Ziel der digitalen Transformation: Dank der Investition in den technologischen Fortschritt möchte man in der Prozessabwicklung und/oder in der Produktion Kosten einsparen. Dies können Sie auf verschiedene Art erreichen:
- Steigerung der Prozesseffizienz
Durch zusätzliche Software oder Schnittstellen zwischen bestehenden Systemen lassen sich Prozesse vereinfachen und beschleunigen. Manuelle Aufgaben können automatisiert werden, was Zeit spart und mit geringerem Aufwand gleichwertige Ergebnisse ermöglicht – zum Beispiel durch die digitale Verarbeitung von Kreditoren. - Erhöhung der Produktivität
Digitale Tools ermöglichen Ihnen, mit gleich viel Mitteleinsatz mehr Arbeitsresultate zu erzielen. So kann beispielsweise eine Mitarbeiterin dank einer neuen Software pro Tag doppelt so viele Kundenanfragen bearbeiten. Oder: Sie steigern die Produktivität dank besserem Zugang zu den nötigen Informationen (zum Beispiel mit Wissensdatenbanken) sowie mit verbesserter Zusammenarbeit (etwa mit Kollaborationssoftware). - Effizientere Nutzung von Ressourcen
Digitale Tools schaffen Transparenz zum Ressourceneinsatz und unterstützen Sie bei der optimalen Planung und der effizienten Nutzung Ihrer Ressourcen. Ein Beispiel dafür ist die effizientere Personalplanung dank einer Dispositions-Software. - Reduzieren von Fehlern
Die manuelle Übertragung von Daten zwischen Systemen – zum Beispiel vom Papier in den Computer – birgt die Gefahr von Fehlern. Diese Fehlerquelle lässt sich durch automatisierte Übertragungen oder Prozessabwicklungen innerhalb eines Systems eliminieren.
- ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning): Softwarelösungen, die Ihr Unternehmen in der Auftragsabwicklung unterstützen – von der Offert- bis zur Rechnungsstellung.
- Planungssoftware: Zum Beispiel automatisierte Disposition von Ressourcen
- Automatisierungssoftware: Software, die Routineaufgaben automatisiert, zum Beispiel RPA-Tools (Robotic Process Automation) oder Software für automatisierte Buchhaltung
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So erreichen Sie Kostenziele
Sie untersuchen alle Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen. Wo gibt es manuelle, zeitaufwendige, fehleranfällige Prozesse, die digitalisiert werden könnten? Jedes Unternehmen besteht aus Hunderten Prozessen. Hier gilt es, einen klaren Fokus zu setzen.
- Welche Ziele möchte ich erreichen?
- Welche Prozesse sind für diese Ziele relevant?
- Welche Mitarbeitenden sind in die Prozesse involviert?
- Welche Systeme sind von den Prozessen betroffen?
- Welche Bedürfnisse der Mitarbeitenden bestehen zu diesen Prozessen?
- Wie laufen die Prozesse idealerweise ab und was wird dafür benötigt?
Ziel 2: Hohe Arbeitgeberattraktivität
In Zeiten des Fachkräftemangels in fast allen Branchen gewinnt die Attraktivität Ihres Unternehmens für Arbeitnehmende rasant an Bedeutung. Eine «moderne Arbeitswelt» zu schaffen und so das Image als Arbeitgeber zu verbessern (Employer Branding), ist das Ziel von sehr vielen Unternehmen. «New Work» ist in diesem Kontext ein viel diskutiertes Schlagwort.
Schaffen Sie für Ihre Mitarbeitenden ein motivierendes und inspirierendes Arbeitsumfeld. Dank der höheren Zufriedenheit und Motivation wird Ihre Attraktivität als Arbeitgeber oder Arbeitgeberin für neue Mitarbeitende gesteigert. Im gleichen Zug erhöhen sich auch die Effizienz und die Produktivität.
Oft wird im Rahmen von New Work die Gestaltung von Arbeitsräumen diskutiert.
- Wie gestaltet man Büros attraktiv für Arbeitnehmende?
- Wie lässt sich die Zusammenarbeit im Unternehmen durch kreative Arbeitsbereiche verbessern?
Neben der Arbeitsplatzgestaltung geht es bei New Work auch um die Themen Flexibilität der Mitarbeitenden, Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Freizeit sowie selbstbestimmtes, eigenständiges Arbeiten (mehr dazu erfahren Sie in unserem Praxisratgeber unter «Employer Branding – zentral bei der Suche nach Fachkräften»).
Mit folgenden Projekten steigern Sie die Attraktivität Ihres Unternehmens auf dem Arbeitsmarkt:
- Reduktion von repetitiven Tätigkeiten
Geeignete Software unterstützt bei repetitiven Tätigkeiten oder übernimmt sie sogar ganz. Das reduziert die Zeit, die Ihre Mitarbeitenden für solche Arbeiten aufwenden müssen. - Remote Working
Die Möglichkeit, von unterschiedlichen Standorten aus zu arbeiten, hat in den letzten Jahren enorm an Bedeutung gewonnen. Voraussetzungen dafür sind geeignete Softwarelösungen und die richtige IT-Infrastruktur. - Moderner Arbeitsplatz
Der moderne Arbeitsplatz bietet Ihrer Belegschaft raschen Zugriff auf Daten und Informationen sowie eine einfache Kommunikation innerhalb des Unternehmens.
- Microsoft 365 / Google Workspace: Die beiden Tech-Giganten bieten umfangreiche Softwarepakete für den modernen Arbeitsplatz und ermöglichen dank der Integration von Cloud-Lösungen gerade auch Remote Working.
- ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning): Softwarelösungen, die Ihr Unternehmen in der Auftragsabwicklung unterstützen – von der Offert- bis zur Rechnungsstellung.
So erreichen Sie das Ziel Arbeitgeberattraktivität
Die Unterstützung der Arbeitsabläufe mit digitalen Hilfsmitteln ist ein entscheidendes Element von «New Work». Moderne und inspirierende Arbeitswelten werden massgeblich vom cleveren Einsatz digitaler Technologien geprägt. Bei der Analyse, wie Sie das Potenzial in diesem Bereich ausschöpfen können, werden Ihnen folgende Fragen helfen:
- Wie kann ich meine Mitarbeitende von repetitiven Tätigkeiten entlasten?
- Welche digitalen Tools und Plattformen können unsere Mitarbeitenden dabei unterstützen, flexibler und produktiver zu arbeiten?
- Können meine Mitarbeitenden, so weit sinnvoll, von zu Hause oder in einem Café arbeiten? Lassen sich Remote-Arbeit und/oder flexible Arbeitszeiten mit dem Einsatz digitaler Hilfsmittel ermöglichen?
- Wie können die Mitarbeitenden in den Entscheidungsprozess eingebunden werden? Welche Möglichkeiten gibt es, dass sie ihre Bedürfnisse und Ideen im Zusammenhang mit digitalen Hilfsmitteln einbringen?
- Wie können wir innovative und digitale Arbeitsweisen fördern und bewerben, um die Arbeitgeberattraktivität zu steigern?
- Wie lässt sich sicherstellen, dass die Mitarbeitenden ausreichend unterstützt werden, damit sie mit den Veränderungen, die der Einsatz digitaler Hilfsmittel mit sich bringt, gut umgehen können?
Die Antworten auf diese Fragen werden Sie dabei unterstützen, mit digitalen Hilfsmitteln ein modernes Arbeitsumfeld für Ihre Belegschaft zu schaffen. Das senkt nicht nur die Fluktuation, sondern hilft auch bei der Rekrutierung neuer Mitarbeitenden.
Ziel 3: Moderne Kommunikation
In den letzten Jahren wurde eine Vielzahl von Softwarelösungen für die interne und externe Kommunikation lanciert. Ihr Unternehmen kann auf verschiedene Art vom Einsatz moderner Kommunikationsmittel profitieren:
- Einfache Interaktion im Unternehmen
Kommunikationstools fördern die unternehmensweite Zusammenarbeit durch Datenaustausch, sofortige Publizierung von Neuigkeiten und eine einfache Ansprache aller Mitarbeitenden. - Verbesserter Kundenservice
Dank Chatbots, Kundenportalen und Web-Lösungen können die Kundinnen und Kunden jederzeit auf das Angebot Ihres Unternehmens zugreifen, Bestellungen absetzen und ergänzende Informationen beziehen. - Strahlkraft durch Innovationsfähigkeit
Moderne Kommunikationsmittel, zum Beispiel auch Kontaktmöglichkeiten via WhatsApp und Kundenportale, sind entscheidend für das äussere Erscheinungsbild Ihres Unternehmens bei Kunden, Geschäftspartnerinnen und potenziellen Mitarbeitenden (Branding). Sie verleihen Ihrem Unternehmen ein zeitgemässes und zukunftsorientiertes Image, das sowohl bei der Kundengewinnung als auch bei der Rekrutierung von Mitarbeitenden hilfreich ist.
- Intranet und Kollaborations-Software: Unternehmensintern setzen sich vor allem Intranet-Lösungen durch – also eine nur intern zugängliche Website mit Zugriff auf alle relevanten Informationen und Daten. Beliebt sind auch Kollaborations-Tools, beispielsweise Microsoft Teams, oder interne Kommunikationslösungen wie Slack und Beekeeper.
- Kundenservice: Chatbots wie aiaibot verbessern den Kundenservice. Kundinnen und Kunden schätzen zudem einen interaktiven Zugang über ein Kundenportal, um ihre eigenen Daten zu verwalten, Supportanfragen zu stellen, Produkte und Dienstleistungen zu kaufen sowie auf relevante Informationen zuzugreifen.
So erreichen Sie Ihr Kommunikationsziel
Sie analysieren sämtliche Interaktionen unter den Mitarbeitenden sowie mit Kundinnen und Lieferanten. Diese Interaktionen umfassen hauptsächlich zwei Themen: Kommunikation sowie Informations- und Datenaustausch.
Kommunikation
Die Kommunikation verändert sich mit der technologischen Entwicklung fortlaufend. Dies bringt für Ihr Unternehmen neue Chancen, aber auch einige Herausforderungen. Die folgenden Fragen werden Ihnen helfen, die Kommunikation in Ihrem Unternehmen sowie mit Kunden und Lieferanten zu analysieren und anzupassen:
- Welche Kommunikationskanäle nutzen wir derzeit und wie können wir diese verbessern?
- Wie lässt sich die Kommunikation im Hinblick auf Wissensmanagement optimieren?
- Können digitale Lösungen – soziale Medien, Online-Chats, ChatBots, FAQ, Kundensupport-Plattformen – die Kommunikation mit Kunden verbessern?
- Wie können solche Tools dazu beitragen, die Effizienz der Kommunikation mit Lieferanten und Partnern zu steigern?
Informations- und Datenaustausch
Die Zusammenarbeit innerhalb der Teams und gerade auch teamübergreifend lässt sich mit digitalen Hilfsmitteln stark unterstützen. Um zu evaluieren, welches Potenzial Ihr Unternehmen in diesem Bereich hat, können Sie folgende Fragen beantworten:
- Wie funktioniert der aktuelle Informations- und Datenaustausch und welche Bedürfnisse bestehen dazu?
- Wie können Daten und Informationen innerhalb des Unternehmens eingesehen, genutzt und bearbeitet werden?
- Welche Sicherheitsmassnahmen bestehen, um den Zugriff auf sensible Daten zu kontrollieren und zu schützen (zum Beispiel Zugriffsrechte)?
- Welche Richtlinien und Verfahren gibt es für die Freigabe von Daten innerhalb des Unternehmens?
- Wie werden die Daten archiviert und wie lange werden sie aufbewahrt, bevor sie gelöscht werden?
- Welche digitalen Tools oder Plattformen können den Informations- und Datenaustausch mit Externen zusätzlich erleichtern?
Ziel 4: Mehr Umsatz dank digitalen Chancen
Die digitale Transformation ermöglicht Ihnen auch, neue Umsatzkanäle zu erschliessen oder bestehende Absatzkanäle noch besser zu bewirtschaften. Während sich dadurch gewisse Branchen – zum Beispiel der Buchhandel und der Filmverleih – grundlegend verändern, findet die Entwicklung in den meisten Branchen nicht derart radikal statt. Aber sie bietet Ihnen grossartige Chancen, sich Wettbewerbsvorteile im Markt zu verschaffen.
Mögliche Ansatzpunkte dafür sind:
- Digitales Marketing
Nutzen Sie Online-Plattformen und Social Media als günstige Möglichkeit, um Ihre Produkte oder Dienstleistungen gezielt und effizient zu bewerben. - Verfügbarkeit des Angebots
Erweitern Sie Ihre Kundenzielgruppe durch Online-Präsenz Ihres Angebots. Unternehmen haben die Möglichkeit, ihr Angebot auch im Internet zu publizieren, beispielsweise kann ein Restaurant mit einem Webshop auch Lieferdienste anbieten. - Neue Geschäftsmodelle
Durch die digitale Transformation schaffen Unternehmen Innovationen, entwickeln neue Dienstleistungen und Geschäftsmodelle. Eine Anwaltskanzlei etwa kann mithilfe von Online-Generatoren Vertragsvorlagen erstellen und über ihre Website den Kunden zur Verfügung stellen.
- CRM-Systeme (Customer Relationship Management): Diese Software unterstützt Sie dabei, Ihre Kundenbeziehungen und Verkaufsbemühungen systematisch zu verwalten und proaktiv umzusetzen.
- Webshops: Online-Plattformen unterstützen Sie dabei, Ihr Angebot einem breiten Publikum anzubieten
- Branchenspezifische Lösungen: Je nach Branche, in der Sie tätig sind, gibt es sehr spezifische Lösungen. Fragen Sie bei Ihrem Branchenverband nach Ideen.
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So erreichen Sie das Ziel Umsatzsteigerung
Um das Potenzial Ihres Unternehmens in Bezug auf neue Geschäftsmodelle zu analysieren, können Sie sich folgende Fragen stellen:
- Gibt es Produkte oder Dienstleistungen, die wir auf der Basis digitaler Technologien neu gestalten oder zum Sortiment hinzufügen können, um unseren Kunden einen Mehrwert zu bieten?
- Welche speziellen Bedürfnisse unserer Kundinnen können wir besser erfüllen, indem wir digitale Technologien einsetzen? Gibt es Nischen in unserem Markt, die mit digitalen Lösungen besser bedient werden könnten?
- Welche neuen, innovativen digitalen Technologien können in unserer Branche anwendbar sein, und wie können wir diese nutzen, um den Umsatz zu steigern oder unseren Kunden einen besseren Service zu bieten?
Ziel 5: Datenbasierte Unternehmensführung und -entwicklung
Sind Daten das neue Gold, wie man sagt? Nun, zumindest sind sie für die Führung und Weiterentwicklung von Unternehmen von grosser Relevanz. Mit digitalen Tools können Unternehmen – unter Einhaltung der geltenden Datenschutzbestimmungen – grosse Mengen an Daten sammeln und analysieren.
Setzen Sie folgende Punkte um, um sowohl im operativen Unternehmensalltag wie auch auf strategischer Ebene fundierte Entscheide auf der Basis von Fakten zu treffen:
- Transparenz schaffen
Daten im Unternehmen bieten Antworten auf vielfältige Fragen: zu Kaufverhalten, Verknüpfung von Produkten, Top-Verkäufer, Produktionsauslastung nach Optimierung und mehr. - Zusammenhänge analysieren
Datenanalyse-Software zeigt sowohl einfache als auch komplexe Zusammenhänge auf und ermöglicht schnelle und intuitive Auswertungen. So erkennen Sie Muster, Abhängigkeiten in Ihren Daten und analysieren das Kaufverhalten Ihrer Kunden. - Entscheide faktenbasiert treffen
Entscheide zu fällen, bedeutet immer auch Unsicherheit über die Folgen. Softwarelösungen nutzen Daten, um Sie bei Entscheidungen zu unterstützen. Basierend auf künstlicher Intelligenz sowie maschinellem Lernen können sie die Auswirkungen einzelner Entscheide modellieren.
- Business Intelligence (BI) und Analytics-Software: Solche Software (z. B. PowerBI, Tableau, Qlik) kann grosse Mengen an Daten analysieren und hilft so, ineffiziente Prozesse zu identifizieren und fundierte Entscheidungen zu treffen. Letztlich führt dies zu Kosteneinsparungen.
So erreichen Sie das Ziel datenbasierte Unternehmensführung
Die korrekte Erfassung, Speicherung, Analyse und Interpretation der Daten in Ihrem Unternehmen ist bekannt als Datenanalyse. Wobei in diesem Fall der englische Begriff passender erscheint: Business Intelligence. Unternehmen nutzen die Daten Ihrer Prozesse, Kunden, Verkäufe, Ressourcen etc. als «Geschäftsintelligenz».
Um dieses Potenzial für Ihr Unternehmen zu nutzen, können Sie eine Analyse entlang folgender Fragen durchführen:
- Über welche Daten verfügen wir bereits im Unternehmen und wie sind diese zugänglich?
- Welche zusätzlichen Daten können uns helfen, unsere Geschäftsabläufe besser zu verstehen und/oder zu optimieren?
- Wie können wir Daten effektiv nutzen, um das Verhalten und die Bedürfnisse unserer Kunden besser zu verstehen?
- Können wir Daten verwenden, um die Leistung unserer Mitarbeitenden zu beurteilen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren?
- Wie können wir Daten in unseren Entscheidungsprozess integrieren, um fundiertere und faktenbasierte Entscheidungen zu treffen?
Autor und Experte: Remo Giger