Personalaustritte bearbeiten – die Austrittscheckliste

Administratives rund um einen Personalaustritt

Die Kündigung wurde ausgesprochen – von Ihnen oder vom Angestellten – und damit beginnt der administrative Austrittsprozess, bei dem es einige gesetzliche Vorgaben zu berücksichtigen gibt. Die Austrittscheckliste stellt sicher, dass keine Aufgaben vergessen gehen.

Ihre Mitarbeiterin hat per Austritt Anspruch auf:

• Die Schluss-Lohnabrechnung
• Die Auszahlung des 13. Monatslohns pro rata
• Ein Arbeitszeugnis
• Den Bezug von Ferien- und Überstundenguthaben (sowie allfällige Überzeitguthaben)

Beim Beziehen von Ferien und Überstunden muss die Arbeitnehmerin auf die Bedürfnisse Ihrer Firma Rücksicht nehmen. Häufig werden die Guthaben zum Ende der Anstellung bezogen, sodass der letzte Arbeitstag früher ist als das Anstellungsende. Können die Ferien bzw. Überstunden nicht mehr (ganz) bezogen werden und wurde nichts anderes vereinbart, müssen Sie der Mitarbeiterin die restlichen Ferientage oder Überstunden mit dem letzten Lohn auszahlen.

Neben der administrativen Bearbeitung des Austritts stellt sich bei jedem Personalabgang die Frage, wie es mit der unbesetzten Stelle weitergehen soll. Je nachdem möchten Sie die ausscheidende Mitarbeiterin eins zu eins ersetzen, die Stelle streichen oder die Funktion für die Zukunft verändern. Eine saubere Personalbedarfsplanung hilft Ihnen, die richtige Entscheidung für Ihr weiteres Vorgehen zu treffen.

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Austrittsgespräch führen

Ihr Mitarbeiter hat sich entschieden, das Unternehmen zu verlassen. Nutzen Sie die Gelegenheit, bevor er die Firma verlässt, einen guten letzten Eindruck zu hinterlassen und von seinen Erfahrungen zu lernen. Ausscheidende Mitarbeitende sind Botschafter im Arbeitsmarkt. Sie selber können mit einem würdigen Rahmen beim Abschied mitbeeinflussen, ob im Markt und in Ihrer Branche positive oder negative Botschaften über Sie als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber verbreitet werden (Arbeitgeberattraktivität).

In einem Austrittsgespräch erfahren Sie, wo Ihre Firma Verbesserungspotenzial hat und wie Sie die bestehenden Mitarbeitenden halten können. Es gibt Ihnen zudem die Möglichkeit, allfällige schwelende Konflikte zu beseitigen. Und so gehen Sie dabei vor:

• Laden Sie den Mitarbeiter zum freiwilligen Gespräch ein.
• Reservieren Sie für den Austausch einen ansprechenden Raum.
• Halten Sie die Informationen über den Mitarbeiter und seine Anstellung bereit, zum Beispiel das gesamte Personaldossier.
• Eröffnen Sie das Gespräch und nennen Sie das Ziel. Sie möchten wichtige Informationen erhalten, zum Beispiel: Wie hat der Mitarbeiter die Anstellungszeit in Ihrer Firma erlebt? Was hat ihm gut gefallen, wo sieht er Verbesserungspotenzial? Wie hat er seine Entwicklung erlebt? Wie funktionierte die Zusammenarbeit im Team und mit Vorgesetzten? Gibt es noch offene Fragen oder Anliegen? Bei einer Kündigung durch den Angestellten: Was hätte anders sein müssen, damit es nicht zur Kündigung gekommen wäre?
• Informieren Sie den Mitarbeiter darüber, dass er bei einer Referenzauskunft direkt auf die Personen zugehen soll, die er dazu bevollmächtigen möchte.
• Bedanken Sie sich für die Zusammenarbeit und verabschieden Sie sich.
• Protokollieren Sie die Informationen und bewahren Sie sie zu Analysezwecken auf.

Personaldossier abschliessen

Nach dem Austritt müssen Sie das Personaldossier während zehn Jahren archivieren (elektronisch oder in Papierform) und danach vernichten. Notieren Sie das Enddatum der Aufbewahrung auf dem Dossier, um bei einer Triage der alten Dossiers die Übersicht zu behalten. Bei Bedarf müssen Sie während zehn Jahren Auskunft geben können über Lohndaten, Arbeitszeugnisse und Mitarbeiterbeurteilungen sowie sozialversicherungsrelevante Informationen.

Autorin und Expertin: Laetitia Dacorogna