Steueroptimierung für Selbstständige
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Aktualisiert am 13.11.2023
Steueroptimierung – Möglichkeiten für Selbstständigerwerbende
Auch Selbstständigerwerbende sollten verschiedene Aspekte berücksichtigen, wenn sie die Steuerbelastung reduzieren wollen. Halten Sie sich dabei stets an die gesetzlichen Rahmenbedingungen.
Zwar muss die Geschäftsinhaberin in ihrer Steuererklärung das Privat- und das Geschäftseinkommen wie auch das Privat- und das Geschäftsvermögen zusammen deklarieren. Dennoch müssen die beiden Bereiche klar voneinander abgegrenzt werden.
Schöpfen Sie die legalen Steuereinsparmöglichkeiten voll aus. Am besten wenden Sie sich an eine Steuerexpertin oder einen Treuhänder, die sich auch im kantonalen Steuergesetz auskennen. Steuerhinterziehung lohnt sich nicht. Kommt Ihnen die Steuerbehörde auf die Schliche, hat das ein Nachsteuer- und Bussenverfahren zur Folge. Steuerbetrug kann sogar mit Gefängnis bestraft werden.
Standort – vergleichen Sie die Steuersätze
Einzelunternehmer und Personengesellschafterinnen versteuern im Standortkanton respektive in der Standortgemeinde der Firma das Geschäftseinkommen, das übrige Einkommen wird im Wohnsitzkanton respektive der Wohngemeinde besteuert. Für die Bestimmung des Steuersatzes ist in beiden Kantonen beziehungsweise Gemeinden das gesamte Einkommen massgebend. Besteuert wird jedoch nur der Anteil des jeweiligen Kantons respektive der jeweiligen Gemeinde.
| Was ist wo zu versteuern? | ||
|---|---|---|
| Gesellschaftsform | Unternehmensstandort | Wohnort |
| Einzelunternehmen | Geschäftsgewinn (inklusive Lohn) und Geschäftsvermögen | Restliches Einkommen und Privatvermögen |
| Kollektiv- und Kommanditgesellschaft | Geschäftsgewinn (exklusive Lohnteil) und Geschäftsvermögen | Für Gesellschafter: Lohnteil, übriges Einkommen, Privatvermögen |
| AG, GmbH | Unternehmensgewinn und Kapital | Für mitarbeitende Aktionäre und Inhaber: Lohn, Dividenden, Privatvermögen |
Quelle: Norbert Winistörfer, Ich mache mich selbständig, Beobachter Edition, 16. Auflage 2020
Wie bei den juristischen Personen gilt: Vergleichen Sie die Steuersätze und lassen Sie diese als Kriterium bei der Wahl Ihres Wohn- und Unternehmensstandorts miteinfliessen. Berücksichtigen Sie auch das lokale Mietzinsniveau respektive die Preise für Wohneigentum und Geschäftsräumlichkeiten.
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Wahl der Gesellschaftsform
Ob eine selbstständige Unternehmertätigkeit für Sie richtig ist oder ob Sie sich doch besser für eine AG oder GmbH entscheiden, hängt von verschiedenen Faktoren ab, unter anderem davon, wie viel Kapital Sie einbringen, wer haften soll oder wie unabhängig sie agieren wollen.
Führen Sie ein Einzelunternehmen oder eine Personengesellschaft, gestaltet sich die Nachfolgeregelung schwieriger als bei juristischen Personen wie einer AG oder einer GmbH. Was die Sozialversicherungen angeht, bezahlen Selbstständigerwerbende bei den AHV-Beiträgen sowohl den Arbeitgeber- als auch den Arbeitnehmeranteil. Angestellt Erwerbstätige und ihre Arbeitgebenden dagegen teilen sich den AHV-Beitrag je hälftig. Für Selbstständigerwerbende ist es nicht obligatorisch, sich einer 2. Säule anzuschliessen. Tun sie es jedoch freiwillig, haben sie möglicherweise weniger Spielraum als Inhaber von juristischen Personen, die in ihrem eigenen Unternehmen angestellt sind.
Selbstständigerwerbende ohne BVG-Anschluss haben bei der Säule 3a die Möglichkeit, einen höheren Betrag einzuzahlen als Angestellte (dazu gehört auch die Geschäftsleitung einer Kapitalgesellschaft). Sie können jährlich 20 Prozent des Nettoerwerbseinkommens (maximal aber 35'280 Franken, Stand 2023) in diese Form der Altersvorsorge investieren.
Auch auf Ihre Steuersituation hat die Rechtsform einen Einfluss. Bei den Selbstständigerwerbenden, die steuerlich nicht als eigenes Steuersubjekt gelten, wird der Reingewinn über die persönliche Steuererklärung und mit dem Steuersatz für natürliche Personen besteuert. AGs und GmbHs werden demgegenüber separat besteuert.
Sind Sie Inhaberin einer AG oder GmbH, können Sie sich nach der Besteuerung des Unternehmens Teile des Gewinns als Dividende ausschütten. Als Selbstständigerwerbender oder Teilhaberin einer Personengesellschaft können Sie den Gewinn nur über den Lohn aus der Gesellschaft entnehmen. Mehr dazu lesen Sie unter «Lohn- und Dividendenstrategie».
Buchführungspflicht
Wenn Sie ein Einzelunternehmen respektive eine Kollektiv- oder Kommanditgesellschaft führen, sind Sie ab einem Jahresumsatz von 500'000 Franken verpflichtet, eine kaufmännische Buchhaltung zu führen. Damit besitzen Sie für Ihre Steuererklärung dieselben Unterlagen wie eine AG oder GmbH.
Liegt der Jahresumsatz Ihres Unternehmens dagegen unter 500'000 Franken, sind Sie lediglich zu einer vereinfachten Buchhaltung verpflichtet, die nur die Einnahmen, die Ausgaben und die Vermögenslage umfasst. Diese Buchhaltung müssen Sie jeweils der Steuererklärung des entsprechenden Jahres beilegen.
Die Dokumente der Buchführung, egal in welcher Form, müssen Sie zehn Jahre lang aufbewahren.
Vorsorgebeiträge der Selbstständigerwerbenden
Sind Sie als Selbstständigerwerbender tätig, können Sie Beiträge an die 2. Säule und an die Säule 3a bis zu einem Maximalbetrag vom steuerbaren Einkommen abziehen. Das lohnt sich und ist in folgenden Fällen möglich – je nach Einkommen fahren Sie mit der ersten oder der zweiten Variante steuerlich besser:
- Sind Sie von der AHV als Selbstständigerwerbender anerkannt und überweisen Sie auch nicht freiwillig Beiträge an eine Pensionskasse, können Sie pro Jahr 20 Prozent des Nettoerwerbseinkommens, maximal 35'280 Franken (Stand 2023) steuerbefreit in die Säule 3a einzahlen. Beiträge an die Säule 3a sind immer Privataufwand und dürfen nicht der Erfolgsrechnung belastet werden.
- Haben Sie sich als selbstständige Unternehmerin für den freiwilligen Beitritt zu einer Pensionskasse entschlossen, dürfen Sie in die Säule 3a pro Jahr zwar nur maximal 7'056 Franken einbringen (Stand 2023) – dafür können Sie aber die in die Pensionskasse eingezahlten Beiträge vom steuerbaren Einkommen abziehen, maximal 25 Prozent Ihres AHV-Jahreslohns. Beiträge in die freiwillige 2. Säule sind zur Hälfte Privataufwand, zur Hälfte dürfen sie der Erfolgsrechnung belastet werden.
Ob sich ein Anschluss an die Pensionskasse lohnt oder ob die Säule 3a die flexiblere Lösung bietet, muss jeder und jede Selbstständigerwerbende anhand der eigenen finanziellen Situation, der Art der Selbstständigkeit (mit oder ohne Personal) sowie des Versicherungsanbieters individuell beurteilen. Eine Treuhänderin oder ein Steuerexperte kann Sie dabei unterstützen. Je nach Ausgangslage und Bedarf kann auch eine Kombination beider Säulen die optimale Lösung für Sie sein.
Häufig ist der Beitritt bereits bei einem geringen Einkommen sinnvoll, da die AHV und die Säule 3a allein im Alter nicht ausreichen, um den gewohnten Lebensstandard beibehalten zu können. Auch ein Einkauf in die Pensionskasse kann sinnvoll sein, da diese Summe vom steuerbaren Einkommen abgezogen werden kann. Fast noch wichtiger sind aber die Risikoleistungen der beruflichen Vorsorge im Fall von Invalidität und Tod, die unabhängig von der Höhe Ihres Einkommens sehr relevant sind.
- Selbstständigerwerbende mit Personal haben weitergehende Möglichkeiten als Selbstständigerwerbende, die allein tätig sind. Je nach Konstellation und Anbieter kommen die Versicherungsmöglichkeiten für die 2. Säule ziemlich nah an diejenigen der Geschäftsleitung einer Kapitalgesellschaft heran, da sich der Inhaber des Einzelunternehmens oft bei der Pensionskasse anschliessen kann, bei der er auch sein Personal versichert hat.
- Selbstständigerwerbende ohne Personal können sich nur bei der Auffangeinrichtung oder bei einem Berufsverband anschliessen, sind also bei der Wahl der Anbieter eingeschränkt. Falls keine Verbandslösung für ihren Tätigkeitsbereich besteht, kommt nur noch die Auffangeinrichtung infrage, bei der bloss die Mindestleistungen gemäss BVG versichert werden können. Verglichen damit hat die Geschäftsführung einer Kapitalgesellschaft viel mehr Möglichkeiten zur Ausgestaltung ihrer Pensionskassenlösung.
In gewissen Branchen bestehen spannende und umfassende Verbandslösungen für allein tätige Selbstständigerwerbende – insbesondere bei den freien Berufen mit dem höchsten Steueroptimierungspotenzial, etwa für Anwältinnen und Ärzte. Die Möglichkeiten in diesen Berufen sind mit denjenigen der Geschäftsleitung einer Kapitalgesellschaft vergleichbar.
Abgrenzung von Privat- und Geschäftsvermögen
Bei einer AG oder GmbH wird die Abgrenzung von Privat- und Geschäftsvermögen in der Regel keine Probleme verursachen. Anders präsentiert sich die Situation, wenn Sie Inhaberin eines Einzelunternehmens oder Kollektiv- respektive Kommanditgesellschafter sind. Obwohl gesetzlich kein Unterschied zwischen Ihrem Privat- und Ihrem Geschäftsvermögen besteht, müssen Sie die beiden Bereiche für die Ermittlung Ihrer Steuerschuld klar trennen. Die Steuerbehörden unterscheiden nämlich zwischen:
- Eindeutigem (notwendigem) Geschäftsvermögen
- Eindeutigem Privatvermögen
- Gütern, die aufgrund ihrer Beschaffenheit oder Verwendung sowohl Geschäfts- als auch Privatvermögen sein können
Die Unterscheidung ist insbesondere für Abschreibungen und Rückstellungen wichtig, denn diese dürfen Sie nur auf dem Geschäfts-, nicht aber auf dem Privatvermögen vornehmen.
Auch für die Besteuerung von Kapitalgewinnen ist die Trennung relevant: Kapitalgewinne auf dem Geschäftsvermögen sind beim Bund und in allen Kantonen als Einkommen zu versteuern. Kapitalgewinne (beispielsweise Börsengewinne) auf dem Privatvermögen hingegen sind steuerfrei.
Wohnen und Arbeiten in der gleichen Liegenschaft
Besitzen Sie privat eine Liegenschaft, in der Sie wohnen und beabsichtigen Sie, darin Ihr Einzelunternehmen oder Ihre Personengesellschaft zu führen, sollten Sie sich noch vor der Gründung Gedanken zu den Eigentumsverhältnissen und den steuerlichen Folgen machen.
In den meisten Kantonen und beim Bund müssen Sie Ihre Liegenschaft demjenigen Vermögen zuordnen, dem sie überwiegend dient (Präponderanzmethode). Ist eine Liegenschaft mehrheitlich geschäftlich genutzt, gilt sie als Geschäftsvermögen. Ist die Liegenschaft jedoch im Privatbesitz, können Sie darauf keine Abschreibungen mehr vornehmen, die Sie geschäftlich als Aufwand geltend machen könnten.
Ziehen Sie in Betracht, die Immobilie vor der Aufnahme der Geschäftstätigkeit an Ihre Ehepartnerin oder Ihren Ehepartner zu übertragen. Dadurch wird die Liegenschaft als Privatvermögen versteuert. Die Grundstückgewinnsteuer, die bei einem Verkauf an sich anfällt, wird bis zum Verkauf an Dritte aufgeschoben. Dabei stehen Ihnen diese Möglichkeiten offen:
- Die Liegenschaft geht ganz an Ihren Ehepartner und dieser vermietet Ihnen den Teil, den Sie für Ihre Geschäftstätigkeit nutzen. Klären Sie vorgängig mit dem zuständigen kantonalen Steueramt, ob das steuerlich akzeptiert wird.
- Oder Sie begründen Stockwerkeigentum, lassen dies im Grundbuch eintragen und übertragen nur den privat genutzten Teil auf die Ehepartnerin. Der unternehmerisch genutzte Teil wird dann wieder gemäss Präponderanzmethode zu Geschäftsvermögen.
Ziehen Sie zur Unterstützung auf jeden Fall eine Fachperson bei, etwa eine Notarin, einen Treuhänder oder eine Steuerexpertin.
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Halten Sie Privat- und Geschäftsaufwand auseinander
Dass Selbstständige die meisten Ausgaben des täglichen Lebens über ihre Firma abbuchen können und dadurch viel Steuern sparen, ist ein Märchen – oder Steuerhinterziehung. Private Lebenshaltungskosten sind geschäftlich nicht abzugsfähig. Abziehen dürfen Sie nur den geschäftsmässig begründeten Aufwand. Das ist derjenige Aufwand, der mit dem erzielten Einkommen in einem unmittelbaren Zusammenhang steht. Das gilt für Personen- wie für Kapitalgesellschaften.
In der Praxis lassen sich die Aufwendungen nicht immer eindeutig dem Privat- oder dem Geschäftsbereich zuordnen. Die Steuerbehörde wird deshalb unter Umständen einzelne Beträge statt dem Geschäfts- dem Privatbereich zuweisen und keinen Abzug zulassen. Das erhöht den Gewinn respektive das Einkommen und führt zu einer höheren Steuerbelastung. Vor allem die folgenden Bereiche geben immer wieder Anlass zu Diskussionen.
Abgrenzungen beim Raumaufwand
Sie nutzen Wohnräume sowohl privat als auch geschäftlich? Dann berechnen Sie die Miete für den geschäftlich genutzten Teil, inklusive der Kosten für Heizung, Reinigung, Strom. Dies können Sie als Raumaufwand verbuchen.
Sind Sie Eigentümerin der Liegenschaft, können Sie den Anteil der Geschäftsmiete in Ihrer Steuererklärung vom Eigenmietwert abziehen. Andererseits müssen Sie den Betrag aber als Mietzinseinnahme deklarieren.
Ob Eigentümerin oder Mieter, bei der Aufteilung der Raumeinheiten müssen Sie sich an die kantonal unterschiedlichen Berechnungsformeln halten. Mieten, die nicht marktkonform sind, werden immer aufgerechnet.
Autokosten aufschlüsseln
Nutzen Sie – wie viele Firmeninhaber – Ihren Geschäftswagen auch privat? Dann müssen Sie die Autokosten in einen geschäftlichen und einen privaten Anteil aufschlüsseln – zum Beispiel mit einem Fahrtenbuch. Den privaten Anteil rechnen Sie als Naturallohn auf.
In der Praxis wird allerdings oft kein Fahrtenbuch geführt, da dies mit allen verlangten Angaben aufwendig ist und schnell ein Eintrag vergessen geht. Dann wendet die Steuerbehörde für den Privatanteil pauschale Ansätze an: Pro Monat müssen 0,9 Prozent des Kaufpreises (ohne Mehrwertsteuer), mindestens aber 150 Franken berücksichtigt werden (Stand 2023). Bei geleasten Fahrzeugen wird als Basis der Barkaufpreis genommen.
Vor allem bei wenigen Privatfahrten und kurzem Arbeitsweg kann es sich allenfalls trotzdem lohnen, die effektive Privatnutzung in einem Fahrtenbuch zu erfassen und diese zu deklarieren (Multiplikation der privat gefahrenen Kilometer, ohne Arbeitsweg, mit dem entsprechenden Kilometeransatz). Das Fahrtenbuch muss gewissen Anforderungen genügen: Excel-Tabellen oder lose Blätter etwa reichen nicht. Sie finden ein solches Fahrtenbuch beispielsweise beim TCS. Die Kantone können abweichende Lösungen vorsehen.
Ungereimtheiten entdeckt die Steuerbehörde bei Selbstständigerwerbenden anhand der selbst deklarierten Angaben in der Steuererklärung. Werden Vorschriften umgangen, nimmt sie Aufrechnungen vor.
Reise- und Repräsentationsspesen
Welche Spesen Sie bis zu welcher Höhe abziehen können, regeln die Kantone ganz unterschiedlich. Generell gilt: Die Ausgaben müssen Sie belegen. Können Sie Ihre Spesen glaubwürdig nachweisen, besteht allenfalls die Möglichkeit, die jährliche Belegsammlung durch eine Pauschale zu ersetzen oder ein von der Steuerbehörde abgesegnetes Spesenreglement zu verwenden. Grundsätzlich dienen die in der Wegleitung zum Lohnausweis erwähnten Spesenpauschalen als steuerlich anerkannt.
Berufskleidung
Benötigen Sie bei Ihrer Tätigkeit Spezialkleider, beispielsweise als Handwerker, können Sie die Auslagen dafür von den Steuern abziehen. Sind Sie jedoch von Berufs wegen auf Anzug und Krawatte angewiesen, dürfen Sie die Auslagen dafür nicht geltend machen, da Sie die Kleider auch privat tragen können.
Weiterbildung
Absolvieren Sie eine Weiterbildung, die Ihnen bei Ihrer unternehmerischen Tätigkeit nützen kann, betrachtet dies in der Regel jede Steuerbehörde als geschäftsmässig begründet, ebenso die Auslagen für Fachliteratur dazu. Reine Hobbykurse fallen dagegen unter Privataufwand.
Versicherungen
Prämien für Versicherungspolicen mit privatem Hintergrund akzeptiert die Steuerbehörde nicht als Betriebsaufwand. Privathaftpflicht- und Hausratversicherungsprämien können Sie also nicht als Versicherungsaufwand abziehen. Überhöhte Unfall- und Krankentaggeldprämien werden in einen geschäftlichen und einen privaten Anteil aufgegliedert, abziehen können Sie jeweils nur den geschäftlichen Anteil.
Allgemeiner Aufwand
Die Konzession für privat genutzte Radios und Fernseher, Handy- und Internetabonnemente für die Familienmitglieder, Taxen für private Telefongespräche, der Lohn der Haushaltshilfe oder das Honorar des Treuhänders für die Scheidungsberatung – solcher Aufwand gehört nicht in die Geschäftsbuchhaltung.
Autor/-innen und Expert/-innen: Sabrina Frei, Hans Schoch