Kosten für ein Zeiterfassungssystem
Die Preise für ein Zeiterfassungssystem inklusive Software sind abhängig von der Art der Erfassung, der Anzahl Mitarbeitende und den gewünschten Zusatzfunktionen. Hier erfahren Sie, mit welchen Kosten Sie für die Zeiterfassung in Ihrem KMU rechnen müssen.
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Preise für Zeiterfassungssysteme in der Schweiz
Die Preise für die Zeiterfassung hängen im Wesentlichen vom Betriebsmodell und von der Lizenzierung des Zeiterfassungssystems ab. Hier einige beispielhafte Preise für ein Zeiterfassungssystem mit Grundfunktionen:
| Zeiterfassung | Preise Cloud / Jahr | Preise Inhouse einmalig |
|---|---|---|
| für 20 Mitarbeitende | ab CHF 700 bis 2'500 | ab CHF 3'000 bis 5'000 |
| für 100 Mitarbeitende | ab CHF 3'600 bis 10'000 | ab CHF 6'000 bis 12'000 |
Inhouse-Zeiterfassungssysteme, die auf dem eigenen Server installiert sind, werden in der Regel über eine Einmallizenz mit optionalem Wartungsvertrag bezahlt. Auch die Kosten für die zusätzliche Rechnerkapazität und für die Installation müssen eingerechnet werden.
Bei webbasierten, gehosteten Software-as-a-Service-Lösungen erfolgt die Verrechnung mit einer jährlichen Lizenzgebühr.
Die Lizenzgebühr setzt sich zusammen aus einer Basisgebühr für das Softwarepaket sowie einer zusätzlichen Gebühr pro Nutzer. Wählen Sie die Erfassung an Terminals mittels RFID-Badges oder Fingerprint-Sensoren, kommen die Kosten für die Lesegeräte von rund CHF 700 pro Gerät hinzu.
Kostenerwartungen für ein Zeiterfassungssystem
Damit Sie eine Vorstellung haben, mit welchen durchschnittlichen Preisen Sie für Ihr Zeiterfassungssystem rechnen müssen, fragte Gryps Zeiterfassungsanbieter in der Deutschschweiz anhand von zwei Beispielen nach ihren Preisen.
Kosten für die Zeiterfassung in einer Firma mit 10 Mitarbeitenden
Die Kostenerwartungen für eine Cloud-Zeiterfassungslösung für 10 Mitarbeitende liegen bei CHF 390 bis CHF 720 pro Jahr, mit einem Durchschnitt von CHF 460 pro Jahr. Bei einer Inhouse-Lösung liegen die einmaligen Kosten bei ungefähr CHF 1'200 bis CHF 2'300, mit einem Durchschnitt von CHF 1'800. Es können einmalige Setup-Kosten zwischen CHF 500 und CHF 1'500 hinzukommen.
Die Kostenerwartungen basieren auf diesem Szenario:
- Erfassung von Arbeitszeiten, Ferien, Krankheitsausfällen und Überstunden
- Ohne stationäre Terminals
Preise für die Cloud-Zeiterfassung in einer Firma mit 40 Mitarbeitenden
Die Kostenerwartungen für ein cloudbasiertes Zeiterfassungssystem für 40 Mitarbeitende liegen bei CHF 700 bis CHF 2'000 pro Jahr, mit einem Durchschnitt von CHF 1'500 pro Jahr. Für zwei Terminals müssen Sie mit durchschnittlichen Kosten von CHF 2'200 rechnen. Hinzu kommen einmalige Setup-Kosten von durchschnittlich CHF 2'100.
Die Kostenerwartungen basieren auf diesem Szenario:
- Erfassung von Arbeitszeiten, Ferien und Krankheitsausfällen
- Badge-System mit 2 stationären Terminals
- Erfassung via Webbrowser und Smartphone inklusive
Wartungsvertrag bei Inhouse-Zeiterfassungslösungen
Zeiterfassungssysteme werden regelmässig erneuert, zum Teil werden auch neue Erfassungsgeräte gebraucht. Deshalb lohnt es sich, bei einem lokal installierten Zeiterfassungssystem einen Wartungsvertrag abzuschliessen. Ein Wartungsvertrag enthält im Wesentlichen:
- Bereitstellung neuer Software bei Updates
- Beantwortung von Supportanfragen
- Behebung von Programmfehlern
- Je nach Anbieter: Installation von Terminal und Software
Autor: Peter Stöferle
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In aller Kürze – FAQ zu den Kosten von Zeiterfassungssystemen
Bei einer Inhouse-Lösung sind die Anschaffungskosten höher als bei einer web- oder cloudbasierten Lösung. Wählen Sie eine Cloud-Lösung, fällt jedoch das Setup in der Regel teurer aus. Zudem entstehen bei der Online-Zeiterfassung höhere laufende Kosten für die Lizenzgebühren. Bei Inhouse-Lösungen hingegen kann ein Wartungsvertrag laufende Kosten verursachen. Benötigen Sie für die Zeiterfassung Terminals, fallen zusätzliche Anschaffungskosten an.
Ja, in den meisten Fällen: Branchenlösungen sind auf die speziellen Bedürfnisse der Unternehmen in Ihrer Branche angepasst. Dies erspart individuelles Konfigurieren und damit auch Kosten.
Mitunter ja. Die Integration der Zeiterfassung in ein ERP-System (Enterprise Resource Planning System) vereinfacht sowohl Schnittstellen als auch Arbeitsabläufe. Dies wiederum führt zu tieferen Kosten.
Wenn Sie ein Inhouse-Zeiterfassungssystem kaufen, können Sie dafür einen Wartungsvertrag abschliessen. Die darin enthaltenen Leistungen umfassen im Wesentlichen Software-Updates, Support-Hotline, Fehlerbehebung und – je nach Anbieter – auch die Installation von Terminals und Software.
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Joshua Olmesdahl
Teamleiter KMU-Einkaufsexperten