Mobiles Zeiterfassungssystem

Mobile Zeiterfassung per App: Lösungen vergleichen

Mobile Zeiterfassung per Smartphone oder im mobilen Browser ersetzt Stundenzettel direkt auf der Baustelle, beim Kunden oder unterwegs. Da sich die Anbieter bei App, Offline-Fähigkeit, Anbindungen und Kosten unterscheiden, lohnt sich ein Vergleich: Über den Beschaffungsservice von Gryps erhalten Unternehmen mit einer einzigen Anfrage kostenlos und unverbindlich bis zu drei Angebote von passenden Anbietern. Dazu greifen wir auf unser Partner-Netzwerk von über 30 Schweizer Anbietern für Zeiterfassung zurück. Füllen Sie dazu unseren Fragebogen aus.

Hier erfahren Sie zudem mehr über die Funktionsweise der mobilen Arbeitszeiterfassung, typische Einsatzgebiete und den Datenschutz bei App und Standort.

So funktioniert die mobile Arbeitszeiterfassung

Bei der mobilen Arbeitszeiterfassung starten und stoppen Mitarbeitende ihre Zeit mit dem Handy, wahlweise in einer App für iOS und Android, die wie eine mobile Stempeluhr funktioniert, oder im Browser des Smartphones, der ohne Installation auskommt. Die Zeiten lassen sich direkt einem Auftrag, einer Baustelle oder einem Kunden zuordnen und ergeben so den Rapport für Lohn und Rechnung.

Am Einsatzort angebrachte NFC-Tags oder QR-Codes belegen, dass die Buchung vor Ort erfolgt ist, ohne dass die App den Standort verfolgt. Im Büro prüft und korrigiert die Verwaltung die Zeiten am PC und gibt sie frei. Die Daten landen im selben System wie die Buchungen am Terminal. Gute Apps speichern Buchungen auch ohne Empfang und übertragen sie später.

Die Zeiterfassungs-App ist dabei nur die Eingabe. Absenzen, Überstunden, Projektzeiten oder Spesen verwaltet die Software dahinter. Welche Funktionen eines Zeiterfassungssystems zum Standard gehören und nach welchen Zusatzfunktionen Sie gezielt fragen sollten, erfahren Sie auf unserer Übersichtsseite.

Vorteile gegenüber Stundenzetteln

Eine mobile Zeiterfassung spart vor allem Aufwand, wo heute Stundenzettel oder Wochenrapporte im Büro abgetippt werden:

• Keine Doppelerfassung: Die Stunden werden einmal unterwegs gebucht und gehen ohne Abtippen in die Lohnabrechnung.
• Schnellere Rechnungsstellung: Weil die Zeiten pro Auftrag oder Baustelle vorliegen, kann die Rechnung gleich nach dem Einsatz raus statt erst am Monatsende.
• Aktueller Überblick: Die Verwaltung sieht Überstunden, Absenzen und den Stand pro Auftrag laufend, nicht erst nach Abgabe der Zettel.
• Weniger Fehler: Wer direkt bei der Kundin oder auf der Baustelle bucht, muss Zeiten nicht Tage später aus dem Gedächtnis nachtragen.

 Datenschutz bei App, Smartphone und Standort

Die gesetzliche Zeiterfassung verlangt keine Einwilligung, erfordert aber Transparenz über alle erfassten Daten. Permanente GPS-Ortung ist unzulässig, der Standort darf nur beim Stempeln punktuell verifiziert werden. In zonenbeschränkten Sicherheitsbereichen (zum Beispiel Chemie oder Produktion) ergänzen feste Zeiterfassungsterminals  das Smartphone.

Mobile Zeiterfassung: Besonders geeignet für diese Betriebe

Im Bau, Handwerk und in der Montage ersetzt die mobile Rapporterfassung den Wochenrapport auf Papier: Stunden, Material und Fahrzeiten werden pro Baustelle gebucht und fliessen direkt in Lohn und Rechnung, ohne dass jemand im Büro Zettel abtippt. Fragen Sie beim Vergleich, ob die App Rapporte mit Unterschrift des Kunden erstellt und ob die Bauleitung die Stunden pro Baustelle und Arbeitsgattung auswerten kann.

In der ambulanten Pflege, Spitex und im Sozialbereich erfassen Pflegende ihre Einsätze und Wegzeiten pro Klientin oder Klient. Das erleichtert die Abrechnung der Leistungen und hält die Einsatzplanung bei kurzfristigen Änderungen aktuell. Wichtig sind hier Zuschläge für Nacht- und Wochenenddienste und eine Erfassung, die auch in Wohnungen ohne Empfang funktioniert.

In der Gebäudereinigung, im Facility Management und in der Hauswartung buchen Mitarbeitende die Zeit pro Objekt oder Liegenschaft, am einfachsten per NFC-Tag beim Eingang des Gebäudes. So belegt die Buchung gegenüber Auftraggebenden, wann und wie lange vor Ort gearbeitet wurde, und die Stunden lassen sich pro Objekt verrechnen.

Im Aussendienst, Service und Transport erfassen Mitarbeitende ihre Zeiten zwischen Kundenterminen oder Touren. Viele solcher Apps lassen sich mit dem CRM verbinden, sodass Einsätze und Stunden zum Kunden passen.

Für KMU mit mehreren Standorten oder Filialen laufen alle Buchungen zentral zusammen, auch wenn nicht an jedem Standort ein Terminal steht. In der Produktion scannen Mitarbeitende QR-Codes an Maschinen, um Zeiten einzelnen Arbeitsgängen zuzuordnen.

Kosten

Mobile Zeiterfassungs-Apps werden oft pro Mitarbeitenden abgerechnet, typischerweise mit 5 bis 10 Franken pro Monat, wie die Kostenbeispiele für Zeiterfassungssysteme  zeigen. Weil sich die Apps bei Funktionsumfang und Lizenzmodell stark unterscheiden, lohnt sich ein Vergleich: Über Gryps erhalten Unternehmen mit einer Anfrage bis zu drei vergleichbare Angebote von Anbietern für mobile Zeiterfassung. Füllen Sie dazu den Fragebogen aus.

Zuletzt aktualisiert am: 04.11.2026 von Cheyenne Spycher