Mobile Zeiterfassung

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Zeiterfassung

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Mobile Zeiterfassung für Industrie und Bau

Arbeitszeiten erfassen, wo immer Sie sich gerade befinden – Mobile Zeiterfassungssysteme machen es möglich. Gerade Bau- und Industrieunternehmen oder weitere Branchen, in denen öfters ausser Haus gearbeitet wird, können davon profitieren. Mögliche Geräte zur mobilen Arbeitszeiterfassung sind:

  • Mobiltelefon (z.B. Smartphone-App)
  • PDA (personal digital Assistant) mit Windows Betriebssystem
  • Extra angefertigte Spezial-Hardware
  • Mobile Barcodescanner

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Mobile Zeiterfassung für unterwegs

Mobile Zeiterfassungssysteme ermöglichen die ortsunabhängige Zeiterfassung. Stundenzettel werden überflüssig und der administrative Aufwand wird reduziert. Mobile Arbeitszeiterfassung ist vor allem für Unternehmen mit variablen Einsatzorten geeignet, etwa in der Baubranche oder der ambulanten Pflege.

Die mobile Zeiterfassung bedient sich hauptsächlich zwei verschiedener Technologien: 

  • Via Smartphone Applikation: Die Lösung mit dem geringsten Aufwand. Mitarbeiter können mit ihrem (Firmen-)Smartphone auf die Zeiterfassungs-App zugreifen und ihre Arbeitszeit so erfassen und abspeichern. Zudem kann eine Stundenabrechnung per Knopfdruck erstellt und mit der Lohnabrechnung direkt mitversendet werden.
     
  • NFC Zeiterfassung: Die modernste Technologie zur Zeiterfassung ist die NFC-Technologie (Near Field Communication). Das Mitarbeiter-Smartphone muss in die Nähe eines NFC-Tags gehalten werden und die Zeiterfassung startet. Durch den Scan wird der betreffende Mitarbeiter erkannt und seine Arbeitszeit automatisch erfasst. Am Arbeitsende können dann alle Zeiten per Mail an eine ausgewählte Adresse gesendet werden.
     

Zeiterfassung in App – Vorteile

Besseres Controlling

  • Durch die genaue Erfassung der Arbeitszeiten schafft man Transparenz für das eigene Management aber auch gegenüber dem Kunden
  • Auswertungsmöglichkeiten der Arbeitszeiten – Vergleich der Ist- mit den Soll-Werten
  • Standorte und Wege der Mitarbeiter können durch die Erfassung von GPS-Daten nachvollzogen werden

Reduzierter administrativer Aufwand

  • Übersichtliche und schnelle Zusammenfassung der Arbeitszeiten
  • Kein manuelles Übertragen und Doppelerfassung der Arbeitszeiten

Vereinfachte Buchhaltung

  • Einfache Zuordnung der Arbeitsstunden an einzelne Projekte/Baustellen
  • Einfachere und raschere Rechnungsstellung

Bequeme Übersicht

  • Überblick über Fehl- und Überstunden
  • Integrierte Planung von Ferienzeiten

Monitoring weiterer Daten

  • Viele Systeme unterstützen die Erfassung weiterer Daten. So kann beispielsweise der Materialverbrauch erfasst und verfolgt werden, um sicherzustellen, dass es nicht zu Materialengpässen kommt.
     

Mobile Zeiterfassungs-Apps haben auch Nachteile, die man im Entscheidungsprozess berücksichtigen sollte: 

Gefühle der Überwachung
Durch die Einführung mobiler Zeiterfassung können sich Mitarbeiter überwacht fühlen. Das kann die Arbeitsmoral schwächen und/oder für eine schlechtere Stimmung im Unternehmen sorgen. Mitarbeiter sollten daher frühzeitig miteinbezogen werden.

Gesetzliche Vorschriften
Mitarbeiter müssen der Erfassung ihrer personenbezogenen Daten, auch wenn es Arbeitszeiten sind, zustimmen.

Kosten

  • Im Gegensatz zur handschriftlichen Zeiterfassung ist die Einführung der mobilen Zeiterfassung mit Kosten verbunden.
  • Mitarbeiter müssen in der Bedienung geschult werden.
     

Mobile Zeiterfassung in der Baubranche

Gerade auf Baustellen gestaltet sich die Zeiterfassung oftmals schwierig. Es existieren jedoch mobile Zeiterfassungssysteme, welche spezifisch auf Unternehmen der Baubranche zugeschnitten sind. Der Mitarbeiter benötigt lediglich ein Smartphone mit einer Zeiterfassungs App. Daten, die über das mobile Zeiterfassungssystem auf der Baustelle eingegeben wurden, können mittels entsprechenden Schnittstellen direkt in die Lohn- und Gehaltsabrechnungen einfliessen.
 

Einschränkungen der mobilen Zeiterfassung

Die Benutzung eines Smartphones ist an manchen Arbeitsorten nicht zulässig oder technisch nicht möglich, etwa in chemischen Anlagen, Kernkraftwerken oder anderen Sicherheitsanlagen. Können die Arbeitszeiten daher nicht live erfasst werden, existiert für solche Fälle eine mobile Nacherfassung. 
 

Preise für Zeiterfassungs-Apps

Für mobile Zeiterfassungssoftware muss ein Abonnement bezogen werden (Lizenzgebühren). Die Anzahl der Mitarbeiter bzw. der Nutzer entscheidet mehrheitlich über die Kosten des Abonnements:
Pro Mitarbeiter beträgt die Lizenzgebühr zwischen 5 & 10 CHF pro Monat. Weitere Angaben finden Sie auf der Kostenübersichtsseite.


Offertenbeispiele für Mobile Zeiterfassung

Facility Management Unternehmen, 290 Mitarbeiter

Ein Hauswartungsunternehmen in der Region St. Gallen und Agglomeration sucht ein Zeiterfassungssystem. 

Fixe Kriterien: 

  • mobile Zeiterfassung für Mitarbeiter in 290 Anlagen
  • Erfassung von Stunden- und Monatslöhner, Arbeitswegen, Pausen, Überzeit und Ferien muss möglich sein
  • nachträgliche Erfassungen (Aufgaben) sollen möglich sein
  • eine Nachkalkulation soll möglich sein
  • jederzeit erweiterbar (Anzahl Mitarbeiter/ Anlagen) und kontrollierbar durch die Geschäftsleitung

Kriterien, die vorzugsweise erfüllt werden sollen:

  • Direktübertragung in ein Buchhaltungsprogramm
  • Erfassung des Materialverbrauches (Inventar wird momentan ruhend geführt)
  • schnelle und netzunabhängige Speicherung (ohne Internetzugang)

Die Zeiterfassung soll einfach und schnell durchgeführt werden können. Die Mitarbeiter arbeiten an den verschiedenen Anlagen und sind selten im Hauptbüro, deshalb soll die Zeiterfassung nicht ortsgebunden sein.

Bank, 250 Mitarbeiter

Eine Bank sucht ein System für die Erfassung von An- und Abwesenheiten sowie Ferienabsenzen. Es soll für die Anwesenden über ein Terminal per Badge o.ä. zugänglich sein. Ausserdem möchte man den Mitarbeitern im Aussendienst eine Onlineerfassung über PC sowie eine App für Smartphones anbieten.

Für die Zutrittskontrolle hat man bereits ein Badge-basiertes System, es ist aber nicht nötig, die beiden Systeme zu integrieren.

Die Zeiterfassung muss cloud-basiert sein, allerdings muss der Hoster/Server in der Schweiz sein. Man hat sich bereits einige Systeme angeschaut und es kommen nur gehostete Systeme in Frage.


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