Telefonanlagen für Firmen – Anbieter finden

Mehr Infos und Kostenkurven finden Sie auf unserer Preisübersicht für Telefonanlagen.

Tipps von den KMU-Einkaufsexperten für Telefonanlagen

• Die Kosten für ein Telefonsystem mit einem Inhouse- oder einem Cloud-Telefonserver liegen in einem ähnlichen Bereich, wenn man sie auf fünf Jahre hochrechnet.
• Grobrechnung: Rechnen Sie pro Anschluss mit ca. 700 – 1’000 CHF. Auch bei Softphones liegen Sie ungefähr in diesem Preisrahmen.
• Mit einer VoIP-Telefonanlage ist es für die Mitarbeitenden möglich, die Firmennummer während den Arbeitszeiten auch auf dem privaten Smartphone zu benutzen.
• Prüfen Sie vor einem Wechsel Ihrer Telefonanlage fürs Büro immer zuerst, ob Sie den Carrier (= Netz­be­treiber wie Sunrise, Swisscom, UPC etc.) wechseln wollen und können (vertraglich).

Gryps-Einkaufstipp für Inhouse-Telefon­anlagen
Die einmaligen Hardware­kosten schlagen beim Kauf von Telefonanlagen am meisten zu Buche. Vergleichen Sie verschiedene Hersteller­marken. Die jährlich wieder­kehrenden Kosten (Wartungs­vertrag) können je nach Anbieter stark variieren, denn auch wenn Sie die Anlage von Anfang an kaufen, muss diese meist jährlich nach­gerüstet bzw. aktualisiert werden. Ein Offerten­vergleich lohnt sich bei diesem Kostenpunkt besonders.

Gryps-Einkaufstipp für virtuelle-Telefon­anlagen (Cloud-Telefonanlagen)
Bei der Nutzung eines virtuellen Telefonsystems fallen pro Monat immer dieselben Kosten gemäss Mietvertrag an. Die Er­wei­terung einer solchen Telefon­anlage, zum Beispiel ein neues Endgerät oder das Aufschalten einer neuen Funktion, kann aber je nach Anbieter mit unter­schied­lichen Kosten verbunden sein. Wir empfehlen, sich solche möglichen Folgekosten im Voraus aufzeigen zu lassen.

Die wichtigsten Funktionen von Telefon­systemen

Moderne Telefon­anlagen für Firmen werden heute in der Regel mit diesen Funktionen angeboten und nachgefragt:

• Konferenzschaltung für das gleichzeitige Gespräch zwischen mehreren Teil­nehmenden
• Hinzufügen von zusätzlichen Gesprächsteilnehmern zum laufenden Gespräch
• Gespräch von einer anderen Teil­nehmerin (zum Beispiel Tischnachbarin) heranholen (Pick-up)
• Gespräch halten (Hold) mit Warte­ansage oder -musik
• Makeln; Hin- und Herschalten zwischen verschiedenen Gesprächen
• Anruf während definierter Zeit­räume umleiten (zum Beispiel Nacht­schaltung)
• Automatische Ruf­verteilung (definierte Gruppen)
• Gesprächs­aufzeichnung
• Telefonieren mit der Festnetz-Firmennummer vom Smartphone aus
• Telefonzentrale: Anrufe der Haupt­nummer werden von einer Person entgegengenommen und an den gewünschten Gesprächs­partner vermittelt

Professionelle Telefonzentralen bieten durch Web-­Interfaces und Netzwerkfähigkeit noch einiges mehr, insbesondere im Bereich Colla­boration, Konferenz­anlagen, Software-Anbindung etc. Hier offerieren viele Anbieter zusätzlich ein Collabo­ration-Paket mit Unified Communications.

Technologie der Telefon­anlage

Analog, ISDN und VoIP – diese drei Technologien sind auf dem Schweizer Markt bekannt, wobei VoIP (Voice over IP) heute die modernste und ver­breitetste Technik ist.

VoIP bezeichnet die Telefonie über das Internet und hat in den letzten Jahren ver­mehrt die Business-Telefonie über ISDN / analoge Telefonie abgelöst. Sie gehört damit zur verbreitetsten Telefonanlagen-Technologie in Schweizer Firmen. VoIP funktioniert über das Internet Protocol (IP) und arbeitet mit der Übertragung von Daten-Sprachpaketen. Der Vorteil der VoIP-Technik ist, dass die Daten über die Internet­leitung über­tragen werden; dadurch gilt VoIP als sicherer als beispielsweise die ISDN-Technik. Einen Telefon­anschluss benötigen Sie bei der VoIP-Techno­logie nicht mehr, denn das Telefon wird direkt an den Router angeschlossen.

Firmennummer auf dem Smartphone
Mit einer VoIP-App wird das Telefonieren mobiler: Rufen Mitarbeitende über die VoIP-App Kunden an, wird diesen die Firmennummer angezeigt. So lässt sich vermeiden, dass Mitarbeitende von unterwegs (zum Beispiel im Aussendienst) oder im Homeoffice die private Handynummer für geschäftliche Telefonate verwenden müssen. Besonders zu Zeiten von Homeoffice ist eine virtuelle Telefonnummer fast unverzichtbar. Die Telefonie via App funktioniert überall dort, wo der Nutzer via WLAN oder mobile Daten mit dem Internet verbunden ist. Sowohl mit einem Android- als auch einem iOS-Betriebssystem sind solche VoIP-Apps kompatibel. Ausserdem sind Telefonate über die VoIP-Telefonanlage oft günstiger als über Mobilfunkanbieter – insbesondere ins Ausland.

Telefonanlage inhouse oder virtuell – eine Frage der Ressourcen

Sind interne IT-Ressourcen in Ihrem Unter­nehmen vorhanden, die die Installation, Wartungen, Funktions­erweiter­ungen u. v. m. einer Inhouse-Telefon­anlage übernehmen können?

Sind diese Ressourcen nicht vorhanden, ist die virtuelle Telefon­anlage meist die bevorzugte Lösung. Bei dieser Variante schliessen Sie einen fixen Vertrag mit einer monatlichen Gebühr ab, und der Telefon­anlage-Anbieter kann zum Beispiel bei Störungen oder Updates unmittelbar und von jedem Ort aus auf Ihre virtuelle Telefon­anlage zugreifen. Können Sie bei einer Inhouse-Telefonanlage die Störung nicht selber beheben, müssen Sie eine auf Telefon­anlagen spezialisierte IT-Firma engagieren. Dies kann je nach Anbieter teure Anfahrtskosten und Spesen­ mit sich bringen.

Welche Endgeräte wünschen Sie?

Ein wichtiges Kriterium bei der Auswahl Ihrer neuen Telefonanlage ist Ihr Bedarf an Endgeräten. Heute übliche End­geräte sind Tisch­apparate (Tisch­telefon), DECT-Geräte (schnurlos) und / oder PC- Telefone (Softphones).

Tisch­apparate (Tisch­telefone)
Einfache Bedienung der Tastatur, Farb­dis­play sowie ein handlicher Telefon­hörer zeichnen einen Tisch­apparat aus. Viele Schweizer KMU kombinieren die klassisch verkabelten Tisch­apparte mit passenden Headsets, um das Telefo­nieren noch angenehmer zu machen. Bekannte Marken für Tisch­apparate sind zum Beispiel Mitel, Gigaset und Panasonic. Ein VoIP-fähiger Tisch­apparat wird als SIP-Telefon bezeichnet.

DECT-Geräte
DECT ist die Abkürzung für Digital Enhanced Cordless Tele­communications, zu Deutsch: verbesserte digitale Schnurlos-Kommunikation. Sie können sich also während des Telefonierens im Büro frei bewegen. Der grosse Vorteil liegt darin, dass Sie so im ganzen Betrieb erreichbar sind. Diese Endgeräte eignen sich gut für Unter­nehmen, in denen die Mitarbeitenden zwischen verschiedenen Abteilungen wie Verwaltung, Lager, Produktion etc. wechseln müssen.

Softphone
Mit Softphones sind Software-Lösungen für die Telefonie über das Internet gemeint, eine physische Telefon­anlage benötigen Sie dafür nicht. Soft­phones sind die modernste Variante in Bezug auf Telefon-End­geräte und erfreuen sich zunehmender Beliebtheit. So funktioniert’s: Sie verwenden den PC als Endgerät (PC-Telefonie), stecken das Headset oder den Kopfhörer in den PC ein und telefonieren so über den PC. Auch ein Softphone ist als Applikation auf dem Smartphone nutzbar.

Telefonanlagen für Hotels, Callcenter etc. – branchen­spezifische Lösungen

Betriebe wie Hotels, Gemeinden oder Callcenter verlangen nach branchenspezifischen Telefonanlagen, da sie auf besonders leistungs­fähige Telefon­ie an­ge­wiesen sind und eventuell zusätzlich zur Anlage eine Telefon­zentrale mit besonders vielen Rufnummern oder zum Beispiel eine Sonderfunktion wie einen Evakuierungsalarm für Notfall­situationen benötigen. Anbieter von branchenspezifischer Business-Telefonie kennen die Abläufe in Ihrer Branche und stimmen die Anlage auf Ihre spezifischen Bedürfnisse ab. So unterstützt die Telefonanlage Sie optimal im Geschäftsalltag.

Telefonanlagen von Herstellern aus der Schweiz

Viele Telefonanlagen-Hersteller in der Schweiz fokussieren heute auf die VoIP-Technologie, vor allem seit der Netzanbieter Swisscom die ISDN-Technologie eingestellt und durch die IP-Telefonie ersetzt hat. Seit dieser Umstellung gibt es einige neue Anbieter auf dem Markt. Die Telefon­anlagen-Anbieter unterteilen sich in zwei Kategorien:

• Anbieter der traditionellen modularen Anlagen, bei denen der Telefon­server vor Ort bei Ihnen installiert ist
• Anbieter von cloud-basierte virtuelle Telefon­anlagen, bei denen Sie Telefon­server aus der Cloud beziehen

Da die meisten Hersteller nur eine der Techno­logien unterstützen, lohnt es sich, vor der Anbieter­suche zu entscheiden, welche Art von Telefonanlage Sie in Zukunft nutzen möchten.