Aufbewahrungspflicht Schweiz

Archivierung

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Digitale Archivierung & Aufbewahrungspflicht Schweiz

Die digitale Archivierung Ihrer Unterlagen muss unter strenger Beobachtung und Einhaltung verschiedener Regelungen durchgeführt werden. Das Dokumente Scannen und Archivieren muss revisionssicher erfolgen, um der Aufbewahrungspflicht nachzukommen. Diese Kriterien sind für das Dokumente Archivieren von besonderer Wichtigkeit:

  • Aufbewahrungspflicht
  • Aufbewahrungsfristen 
  • Aufbewahrungsform

Haben Sie Fragen zur Aufbewahrungspflicht? Mehr dazu finden Sie in unseren FAQ >

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Aufbewahrungspflicht in der Schweiz

Diverse Unterlagen unterliegen einer gewissen Aufbewahrungspflicht. Bis diese abgelaufen ist, ist es Unternehmen nicht gestattet, die Unterlagen zu vernichten. Die Aufbewahrungspflicht beginnt jeweils nach Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f OR). Dies dient nicht als reiner Selbstzweck, sondern kann Betroffene bei Rechtsstreitigkeiten mit bspw. der Steuerbehörde stärken. 
 

Gesetzliche Verpflichtung zur Aufbewahrung von Dokumenten

Oft fehlt das Wissen darüber, welche Unterlagen aufbewahrt werden sollten, da nicht immer ersichtlich ist, welche Dokumente als Beweismittel gelten könnten. Sollten wichtige Papiere fehlen, kann es neben Beweisproblemen in gerichtlichen Verfahren auch zu der Verletzung der Aufbewahrungspflicht kommen. Gegen die Verletzung der Aufbewahrungspflicht wird von Gesetzes wegen geahndet. Seit dem 01.01.2013 sind alle Einzelfirmen und Personengesellschaften zur Aufbewahrung der Geschäftsbücher verpflichtet. 


Aufbewahrungspflichtige Dokumente – Fristen

Durch eine Aufbewahrungspflicht soll sichergestellt werden, dass Sie als Unternehmer der Beweispflicht für Geschäftsvorfälle Folge leisten können. Je nach Dokument kann die Aufbewahrungsfrist variieren.

Art der Dokumente Aufbewahrungsfrist
Geschäftsbücher / Buchhaltung und Buchhaltungsbelege / Korrespondenz mit Buchungsrelevanz 
(auch E-Mail und sonstige elektronische Kommunikation)
10 Jahre nach Ablauf des Geschäftsjahres
10 Jahre nach Löschung der Gesellschaft
 
Geschäftsbücher, Belege, Geschäftspapiere sowie sonstige Aufzeichnungen die im Zusammenhang mit der Mehrwertsteuer stehen Allgemein 10 Jahre
20 Jahre für Geschäftsunterlagen, die mit unbeweglichen Gegenständen zusammenhängen.
Geschäfts- und Revisionsbericht
zwingend: in Papierform und unterzeichnet
10 Jahre nach Ablauf des Geschäftsjahres
10 Jahre nach Löschung der Gesellschaft
Steuerunterlagen 15 Jahre (für den Kanton Zürich )
Auserlesene Personalakten, Akten die notwendig für Sozialversicherungen und Lohndeklarationen oder für die Erstellung und Begründung eines Arbeitszeugnisses und für Referenzauskünfte sind.  bis zu 10 Jahre nach Austritt eines Mitarbeiters
Mietzins-, Arzt- und Handwerkerrechnungen, Lohnforderungen sowie Versicherungsprämien 5 Jahre
Belege für den Kontostand zur Zeit der Heirat, Unterlagen der Pensionskasse, Belege über ausbezahlte Erbschaften und Schenkungen sowie Quittungen von teuren Anschaffungen für die Hausratversicherung bei einem eventuellen Schadenfall unbegrenzt

Dokumente revisionssicher archivieren

Weiterhin gilt für die jeweiligen Unterlagen eine gewisse Form, in welcher sie aufbewahrt werden sollten. In schriftlicher Form und unterzeichnet sind diese aufzubewahren:

  • die Jahresrechnung
  • der Revisionsbericht

Die elektronische Archivierung ist bei diesen Dokumenten möglich:

  • die Geschäftsbücher
  • die Buchungsbelege
  • die Korrespondenz

Werden Dokumente dieser Art elektronisch aufbewahrt, so müssen Sie dafür sorgen, dass sie jederzeit lesbar gemacht werden können. Die Beweiskraft der archivierten Dokumente gilt als gewährleistet, wenn sie den Anforderungen der Integrität, also der Echtheit und Unverfälschbarkeit genügen. Das heisst, die Unterlagen müssen so aufbewahrt werden, dass sie sich nicht abändern lassen, ohne dass es offensichtlich ist (revisionssicher).
 

Ein Aktenplan als praktischer Helfer

Geschäftsbücher und Buchungsbelege sowie Geschäfts- und Revisionsbericht unterliegen einer Aufbewahrungspflicht. Die Aufbewahrungsfristen variieren je nach Dokument. Am besten wird der Überblick über die unterschiedlichsten Aufbewahrungsfristen Ihrer Geschäftsunterlagen behalten, indem Sie einen Aktenplan erstellen. Dieser sollte diese Angaben beinhalten: 

  • Eine Liste existierender Informationen in Form von Geschäftsunterlagen im Unternehmen
  • Systeme, die über den gesamten Informationslebenszyklus beteiligt sind
  • Verantwortlichkeiten
  • Gesetzliche Grundlagen
  • Frist der Aufbewahrung inkl. der Angabe des Archivierungsstarts
  • Tätigkeiten bei abgelaufener Frist
  • Ort der Aufbewahrung 
     

FAQ: Häufige Fragen zur Aufbewahrungspflicht

Welche Dokumente unterstehen einer Aufbewahrungspflicht?
Es müssen die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege sowie der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht (falls Erstellungspflicht besteht) aufbewahrt werden.

Was ist eine Aufbewahrungspflicht?
Für diverse Dokumente gilt in der Schweiz eine Aufbewahrungspflicht. Solange diese nicht abgelaufen ist, dürfen Dokumente nicht vernichtet werden.

Wann beginnt die Aufbewahrungspflicht?
Die Aufbewahrungsfrist beginnt nach Ablauf des Geschäftsjahres und beträgt i.d.R. zehn Jahre. Einige Unterlagen müssen jedoch 20 Jahre lang aufbewahrt werden. Mehr dazu finden Sie unter “Fristen”.


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