Aufbewahrungspflicht Schweiz

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Archivierung

Die digitale Archivierung der Unternehmensunterlagen muss unter strenger Einhaltung verschiedener Vorschriften durchgeführt werden. Das Scannen und Archivieren muss revisionssicher erfolgen, um der Aufbewahrungspflicht nachzukommen. Diese Kriterien sind für die Dokumentearchivierung besonders wichtig:

  • Aufbewahrungspflicht für bestimmte Dokumente
  • Aufbewahrungsfristen je nach Art des Dokuments
  • Aufbewahrungsform auch physisch oder nur digital

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Aufbewahrungspflicht in der Schweiz

Diverse Unterlagen unterliegen derAufbewahrungs­pflicht. Bis diese abgelaufen ist, ist es Unternehmen nicht gestattet, die Unterlagen zu vernichten. Die Aufbewahrungs­pflicht beginnt jeweils nach Ablauf des Geschäfts­jahres (Art. 958f OR). Dies dient dazu, Rechtsstreitigkeiten z.B. mit der Steuerbehörde zu vermeiden.


Gesetzliche Verpflichtung zur Aufbewahrung von Dokumenten

Oft fehlt das Wissen darüber, welche Unterlagen aufbewahrt werden sollten, da nicht immer ersichtlich ist, welche Dokumente als Beweis­mittel gelten könnten. Sollten wichtige Papiere fehlen, kann es neben Beweismangel in gerichtlichen Verfahren auch zu der Verletzung der Aufbewahrungs­pflicht kommen. Gegen die Verletzung der Aufbewahrungs­pflicht wird von Gesetzes wegen geahndet. Seit dem 01.01.2013 sind alle Einzel­firmen und Personen­gesellschaften zur Aufbewahrung der Geschäfts­bücher verpflichtet.


Fristen für aufbewahrungspflichtige Dokumente

Durch eine Aufbewahrungs­pflicht soll sichergestellt werden, dass Sie als Unternehmer der Beweis­pflicht für Geschäfts­vorfälle Folge leisten können. Je nach Dokument kann die Aufbewahrungs­frist variieren.

Art der Dokumente Aufbewahrungsfrist

Geschäftsbücher / Belege / Korrespondenz mit Buchungsrelevanz (auch E-Mail und sonstige elektronische Kommunikation)

  • 10 Jahre nach Ablauf des Geschäftsjahres
  • 10 Jahre nach Löschung der Gesellschaft
Geschäftsbücher, Belege, Geschäftspapiere & sonstige Aufzeichnungen im Zusammenhang mit Mehrwertsteuer
  • Allgemein 10 Jahre
  • 20 Jahre für Geschäftsunterlagen, die mit unbeweglichen Gegenständen zusammenhängen
Geschäfts- und Revisionsbericht
zwingend: in Papierform und unterzeichnet
  • 10 Jahre nach Ablauf des Geschäftsjahres
  • 10 Jahre nach Löschung der Gesellschaft
Steuerunterlagen

je nach Kanton, Bsp. Zürich: 15 Jahre

 

Auserlesene Personalakten, Akten, die notwendig für Sozial­versicherungen und Lohn­deklarationen oder für die Erstellung und Begründung eines Arbeits­zeugnisses und für Referenz­auskünfte sind bis zu 10 Jahre nach Austritt eines Mitarbeitenden


Dokumente revisionssicher archivieren

Gewisse Unterlagen müssen in schrift­licher Form und unter­zeichnet aufbewahrt werden, darunger vor allem:

  • die Jahresrechnung
  • der Revisionsbericht

Die elektronische Archivierung ist bei diesen Dokumenten möglich:

  • die Geschäftsbücher
  • die Buchungsbelege
  • die Korrespondenz

Werden Dokumente dieser Art elektronisch aufbewahrt, so müssen diese jederzeit lesbar sein. Die Beweis­kraft der archivierten Dokumente gilt als gewähr­leistet, wenn sie den Anforderungen der Integrität, also der Echt­heit und Unverfälsch­barkeit, genügen. Das heisst, die Unter­lagen müssen so aufbewahrt werden, dass sie sich nicht abändern lassen, ohne dass es offen­sichtlich ist (revisionssicher).


Ein Aktenplan als praktischer Helfer

Um die Übersicht über die Aufbewahrungs­fristen verschiedener Dokumente zu behalten, kann ein Aktenplan erstellt werden. Dieser sollte diese Angaben beinhalten:

  • Eine Liste existierender Informationen in Form von Geschäfts­unterlagen im Unternehmen
  • Systeme, die über den gesamten Informations­lebenszyklus beteiligt sind
  • Verantwortlichkeiten
  • Gesetzliche Grundlagen
  • Frist der Aufbewahrung inkl. der Angabe des Archivierungsstarts
  • Tätigkeiten bei abgelaufener Frist
  • Ort der Aufbewahrung

Zur Erstellung eines Aktenplans kann Sie ein Anbieter näher beraten. Fragen Sie bei Bedarf bei der Offertenstellung nach, ob ein Aktenplan im Archivierugssystem oder DMS erstellt werden kann. 


Häufige Fragen zur Aufbewahrungspflicht

Welche Dokumente unterstehen einer Aufbewahrungspflicht?
Es müssen die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege sowie der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht (falls Erstellungspflicht besteht) aufbewahrt werden.

Was ist eine Aufbewahrungspflicht?
Für diverse Dokumente gilt in der Schweiz eine Aufbewahrungspflicht. Solange diese nicht abgelaufen ist, dürfen Dokumente nicht vernichtet werden.

Wann beginnt die Aufbewahrungspflicht?
Die Aufbewahrungsfrist beginnt nach Ablauf des Geschäftsjahres und beträgt i.d.R. zehn Jahre. Einige Unterlagen müssen jedoch 20 Jahre lang aufbewahrt werden. Mehr dazu finden Sie unter “Fristen”.

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