Kosten für Archivierung
Ein digitales Archiv verursacht neben Initialkosten auch laufende Software- und Verwaltungskosten. Trotzdem ist es auf lange Sicht günstiger als ein physisches Archiv. Vor allem diese Faktoren beeinflussen die Kosten für Archivierung und Scanning:
- Datenübernahme
- Datenmanagement
- Systemverwaltung
- Zugriff, Softwarekosten
- Datensicherung und Überwachung
Die KMU Einkaufsexperten von GRYPS arbeiten mit einer Vielzahl an qualifizierten Anbietern für Archivierung in der Schweiz zusammen und finden für Sie einfach und schnell die passenden.
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Wie viel kostet die Archivierung?
Gemäss einer Studie verschwendet jeder Mitarbeitende ca. 22 Minuten täglich mit der Suche nach Dokumenten. Bei Kosten von ca. 60 CHF je Arbeitsstunde (Lohnkosten, Arbeitsplatzkosten) kommen da schnell hohe Summen zusammen.
Kostenbeispiel Archivierung
Geht man von 22 Minuten täglicher Suche pro Mitarbeitendem aus, werden in einem KMU in der Verwaltung mit 10 Mitarbeitenden jährlich um die 50'000 Minuten bzw. 843 Stunden für das Suchen von Dokumenten verwendet. Das sind über 100 Arbeitstage, die dem Unternehmen an Arbeitskraft fehlen. Bei Kosten von 60 CHF pro Arbeitsstunde sind das 50'580 CHF pro Jahr.
Ein Anbieter für Archivierung bereitet Ihre alten Akten und Dokumente auf, um diese anschliessend zu digitalisieren. Pro Aktenordner (ca. 450 Blatt) können Sie mit Kosten von ca. 15 CHF rechnen.
Lohnt sich die Investition in Archivierung und Scanning?
Die Archivierung alter Dokumentenbestände ist je nach Grösse des bestehenden Archivs mit einer dementsprechend hohen Anfangsinvestition verbunden. Hier kommt es darauf an, wie schnell sich diese Investition durch das neu digitale Archiv amortisiert. In der Regel ist dies bereits nach einigen Monaten der Fall. Dafür sorgt die enorme Zeitersparnis für Suche, Druck, Ablage etc. sowie eingesparte Druckkosten. Die Kosten für eine Archivierung liegen damit auf lange Sicht weit unter den Kosten eines analogen Archivs.
Hinzu kommt das Beweisproblem; sollten Sie im Rahmen einer Steuerprüfung die alten Akten bereitstellen müssen, besteht die Gefahr, dass Sie diese Dokumente nicht wiederfinden und dem Finanzamt gegenüber Nachweise schuldig bleiben. Es ist nur konsequent, alte Papierakten- und Dokumente zu digitalisieren und anschliessend abzuschaffen.
Kostenfaktoren für die elektronische Archivierung
Je nachdem für welche Leistungen Sie sich entscheiden, können für die elektronische Archivierung Kosten in diesen Bereichen anfallen:
- Datenübernahme
- Datenaufbewahrung
- Datenmanagement
- Systemverwaltung
- Planung der Langzeitarchivierung
- Softwarekosten
- Speicherplatz
- Datensicherung und Backup
- Schulungen
Weiter zur detaillierten Auswahlhilfe für Archivierung.
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Fakten und Zahlen zum Gryps-Offertenvergleich
- 50'000 KMU-Kunden
- 4'800 geprüfte Anbieter aus der Schweiz
- 110 Produkte und Dienstleistungen
- 13 Jahre Markterfahrung
Häufige Fragen zu den Kosten für Archivierung
Für die reine, einmalige Archivierung rechnet man pro Aktenordner mit ca. 15 CHF. Die Kosten für die Archivierung berechnen sich allerdings anhand verschiedener Faktoren und können nicht pauschal genannt werden. Es kommt darauf an, welche Dienstleistungen erbracht werden sollen: Scanning, Archivierung, Softwareimplementation, Schulung, Backup etc.
Ein elektronisches Archiv kann bis zu 70% der Kosten eines analogen Archivs einsparen. Die Kosteneinsparungen ergeben sich zum einen durch die immense Platzersparnis (99%) und zum anderen durch den stark sinkenden Personalaufwand bei Recherche und Ablage. Die Kosten für eine Archivierung liegen weit unter den Kosten eines analogen Archivs.
Einige Anbieter geben Ihnen nach einer kostenlos durchgeführten Probearchivierung ein Angebot ab. Eine solche Probearchivierung beinhaltet einen detaillierten Bericht über die durchgeführten Arbeiten und den daraus resultierenden Kosten.
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Joshua Olmesdahl
Teamleiter KMU-Einkaufsexperten