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Archivierung und Scanning Kosten

Ein digitales Archiv ist kostengünstiger und praktischer in der Nutzung als ein analoges Archiv. Vor allem diese Faktoren beeinflussen die Kosten für Archiverung und Scanning
  • Datenübernahme
  • Datenmanagement
  • Systemverwaltung
  • Zugriff, Softwarekosten
  • Datensicherung und Überwachung

Haben Sie Fragen zu den Archivierungskosten? Mehr dazu finden Sie in unseren FAQ >

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Dokumente archivieren: Kosten Beispiel

Ein “Papierloses Büro” bietet neben dem Schutz vor Manipulationen und dem schnellen und ortsunabhängigen Zugriff auf Ihre Dokumente viele weitere Vorzüge. Gemäss einer Studie verschwendet jeder Mitarbeiter ca. 20 Minuten täglich mit der Suche nach Dokumenten. Bei Kosten von ca. 60 CHF je Arbeitsstunde (Lohnkosten, Arbeitsplatzkosten) kommen da schnell hohe Summen zusammen. In einem KMU mit 10 Mitarbeitern in der Verwaltung lässt sich dieses Rechenbeispiel erstellen:

10 Mitarbeiter x 220 Arbeitstage = 2200 Arbeitstage x 20 Minuten verschwendete Arbeitszeit = 44.000 Minuten

Umgerechnet ergibt dies 733 Stunden oder 91 Arbeitstage, die dem Unternehmen an Arbeitskraft durch die Suche von Dokumenten fehlen. Bei Kosten von 60 CHF pro Arbeitsstunde sind das 43.980 CHF pro Jahr. Ein Anbieter für Archivierung bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre alten Akten und Dokumente abzuholen, aufzubereiten und zu digitalisieren. Pro Aktenordner (ca. 450 Blatt) können Sie mit Kosten von ca. 15 CHF rechnen. 
 

Archivierung und Scanning: Lohnende Investition?

Der Preis kann in Abhängigkeit vom Zustand der Akten und der notwendigen Aufbereitung variieren. Auch wenn eine gewisse Investition nötig ist, alte Akten und Dokumente scannen zu lassen, muss die eigentliche Frage tatsächliche lauten: Was spart der Einsatz dieser Dienstleistung an Kosten? Je nach Grösse und altem Aktenbestand des Unternehmens zahlt sich die Investition bereits nach wenigen Monaten aus. Vor Allem der Faktor “Zeitverschwendung aufgrund der Suche nach Dokumenten” macht ein analoges Archiv extrem teuer. Dokumente archivieren zu lassen, ist im Vergleich zu einem analogen Archiv nicht nur praktischer, sondern auf lange Sicht günstiger. Hinzu kommt das Beweisproblem; sollten Sie im Rahmen einer Steuerprüfung die alten Akten bereitstellen müssen, besteht die Gefahr, dass Sie alte Dokumente nicht wiederfinden und dem Finanzamt gegenüber Nachweise schuldig bleiben. Es ist nur logisch, alte Papierakten- und Dokumente zu digitalisieren und anschliessend abzuschaffen. 
 

Elektronische Archivierung Kostenfaktoren

Ein digitales Archiv ist im Gegensatz zu einem analogen Archiv nicht nur kosten-, sondern auch zeitsparend. Die Kosten für das Archivieren Ihrer Unterlagen werden durch verschiedene Faktoren beeinflusst. Je nachdem für welche Leistungen Sie sich entscheiden, können für die elektronische Archivierung Kosten in diesen Bereichen anfallen:

  • Datenübernahme
  • Datenaufbewahrung
  • Datenmanagement
  • Systemverwaltung
  • Planung der Langzeitarchivierung
  • Zugriff, Softwarekosten
  • Personalkosten
  • Speicherplatz
  • Datensicherung und Überwachung
  • Schulungen

 

FAQ: Häufige Fragen zu Archivierung Kosten

Was kostet eine Archivierung?
Viele Studien belegen, dass ein elektronisches Archiv bis zu 70% der Kosten eines analogen Archivs einsparen kann. Die Kosteneinsparungen ergeben sich zum einen durch die immense Platzersparnis (99%) und zum anderen durch den stark sinkenden Personalaufwand bei Recherche und Ablage. Wie und wo Sie sparen, kalkulieren unsere Anbieter gerne einmal für Sie durch. Die Kosten für eine Archivierung liegen weit unter den Kosten eines analogen Archivs.

Auf welcher Basis werden Angebote für die Dokumentenarchivierung erstellt?
Einige Anbieter geben Ihnen nach einer kostenlos durchgeführten Probenarchivierung ein Angebot ab. Eine solche Probenarchivierung beinhaltet einen detaillierten Bericht über die durchgeführten Arbeiten und den daraus resultierenden Kosten.

Wie sieht das Preismodell bei der Archivierungsdienstleistung aus?
Der Preis hängt von den von Ihnen beanspruchten Leistungen und dem damit verbundenem Aufwand ab. Es kommt ganz auf Ihr individuelles Bedürfnis und die Nutzungsintensität an.


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