Archivierungssystem

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Archivierung

Ein Archivierungssystem unterstützt Sie dabei, der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von Dokumenten nachzukommen, ohne ein physisches Archiv führen zu müssen. In physischer Form sind nur die Jahresrechnung, Wertpapiere und Verträge zu archivieren. Für andere Dokumente ist die digitale Archivierung optimal. Ein digitales Archivierungssystem bietet gegenüber einer physischen Datenverwaltung diese Vorteile:

  • Zurgriffssicherung und Manipulationsresistenz
  • Platzersparnis
  • Automatische Löschung
  • Suchfunktion

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Archivierungssoftware für sichere Datenaufbewahrung

Mit einer Archivierungssoftware haben Sie die Möglichkeit, Ihre physischen Dokumente vor Gefahren wie Hochwasser, Feuer, Diebstahl und Vergilben zu bewahren. Eine Archivierungssoftware macht die archivierten Daten darüber hinaus schnell auffindbar. Wenn ein Datenträger beschädigt wird, existiert ein Backup, um diese wiederherzustellen. Eine Archivierungssoftware schützt so auf zweifacher Ebene vor Datenverlust. 

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Archivierungssoftware einführen

Bei der Beschaffung einer Archivierungssoftware im KMU gibt es mehrere Möglichkeiten:

  • Die Archivierung wird an einen Anbieter outgesourct: Er stellt die Software als digitales Archiv zur Verfügung und übernimmt die Dienstleistung des Archivierens , d.h. er archiviert die bestehenden physischen Dokumente digital.
  • Sie kaufen bzw. mieten das Archivierungssystem und...
    • archivieren Ihre Dokumente selber. 
    • lagern die Archivierungsdienstleistung an einen Anbieter aus, der Ihr physisches Archiv digital archivierung und in regelmässigen Abständen (z.B. einmal pro Monat) neue physische Dokumente in die Software einliest. 


Archivierungssystem mit Zugriffssicherung

Sensible Archivdokumente müssen vor unbefugtem Zugriff geschützt werden und alle Zugriffe müssen auf­gezeichnet werden. Beide Aufgaben sind mit einem Archivierungssystem kein Problem. Eine weitere Herausforderung liegt darin, zu verhindern, dass die archivierten Daten im Nachhinein manipuliert werden. Das kann über sogenannte WORM-Speicher (Write once read many/multiple) gewährleistet werden. Die WORM-Eigenschaft kann durch die physikalische Eigenschaft des Speicher­mediums oder aber durch eine ent­sprechende Software zustande kommen.


Platz sparen durch Archivierung

Es ist nicht immer einfach, einen geeigneten Platz für ein Papierarchiv zu finden. Neben dem reinen Platzbedarf muss auch die maximale Boden­belastung beachtet werden. Mit einem Archivierungssystem kann das physische Archiv auf ein Minimum reduziert und der Platz anderweitig genutzt werden.


Archivierungssystem mit automatischer Löschung

Ein Archivierungssystem kann so programmiert werden, dass bestimmte Dokumente automatisch nach einer gewissen Zeit gelöscht werden. Physische Dokumente müssen durch verschiedene Aufbewahrungsfristen und Auflagen mühsam aussortiert und entsorgt werden. Gewisse Dokumente müssen vor der Entsorgung auch unschädlich gemacht werden. Mit einem Archivierungssystem wird dieser Prozess automatisiert. 


Suchfunktion für schnelleres Auffinden der Dokumente

In vielen Fällen werden archivierte Dokumente nicht mehr angeschaut. Wenn Dokumente trotzdem einmal aus dem Archiv entnommen werden müssen, ist eine Suchfunktion ein grosser Vorteil. Mit einem Archivierungssystem können Sie die gesuchten Dokumente durch Text- oder Schlagwortsuche schnell auffinden.

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