Effizienzsteigerung durch mobile Zeiterfassung

Die mobile Zeiterfassung macht Stundenzettel überflüssig und reduziert den administrativen Aufwand. Sie erleichtert vor allem Unternehmen, deren Mitarbeiter oft an verschiedenen Orten im Einsatz sind, den Arbeitsalltag. Zudem bietet sie weitere Vorteile, die sich positiv auf die Effizienz des Unternehmens auswirken.

Zeiterfassung Baustelle
Gerade Firmen aus der Baubranche können davon profitieren

Mit wenigen Ausnahmen ist in der Schweiz jeder Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter systematisch zu erfassen und zu archivieren. Die Art der Erfassung ist dabei den Unternehmen selbst überlassen. So können die Zeiten beispielsweise mit Badges, mithilfe einer Excel-Tabelle oder auf Papier erfasst werden.

Während sich diese Lösungen gut für fixe Arbeitsplätze eignen, gestaltet sich die Zeiterfassung bei Unternehmen mit variablen Einsatzorten schwieriger. Davon ist auch die Baubranche betroffen, deren Mitarbeitende ständig auf verschiedenen Baustellen unterwegs sind. Dies erschwert die Zeiterfassung und erhöht den administrativen Aufwand. In solchen Situationen bieten sich mobile Zeiterfassungssysteme an.

Mobile Zeiterfassungssysteme – Diese Varianten gibt es

Mobile Zeiterfassungssysteme ermöglichen, im Unterschied zu stationären Systemen, eine ortsunabhängige Zeiterfassung. Es existieren Lösungen, die spezifisch auf Unternehmen der Baubranche zugeschnitten sind. Die mobile Zeiterfassung bedient sich dabei hauptsächlich dieser Technologien:

  • Zeiterfassung via Smartphone Applikation
    Die einfachste Möglichkeit besteht darin, allen Mitarbeitern Zugriff zu einer Zeiterfassungs-App auf ihrem persönlichen Firmen-Smartphone zu gewähren. Damit kann jeder Angestellte seine Arbeitszeit unkompliziert erfassen und abspeichern.
     
  • Zeiterfassung via NFC-Tags
    Bei dieser Methode werden alle Mitarbeiter mit einer Art Badge (sogenannten NFC-Tags) und die Vorarbeiter mit einem NFC-Lesegerät (bspw. einem Smartphone mit NFC-Unterstützung) ausgestattet. Wird ein NFC-Badge an das Gerät gehalten, wird die Identität des Mitarbeiters erkannt und die Arbeitszeit automatisch gespeichert. Auf diesem Weg können mehrere Personen ihre Arbeitszeit über dasselbe Gerät erfassen, wodurch nicht jeder Mitarbeiter mit einem Smartphone ausgestattet werden muss.

Nach der Zeiterfassung durch das mobile Gerät werden die Daten über das Internet, bzw. über das Mobilfunknetz, an die zentrale Verwaltungsstelle (Buchhaltungssystem, ERP etc.) übertragen. Dadurch sind die Zeiten stets einsehbar und können direkt ausgewertet werden.

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Vorteile mobiler Zeiterfassungssysteme

Mobile Zeiterfassungssysteme dienen nicht nur der Erfüllung gesetzlicher Pflichten, sondern bieten darüber hinaus weitere Vorteile:

Reduzierter administrativer Aufwand
  • Übersichtliche und schnelle Zusammenfassung der Arbeitszeiten
  • Kein manuelles Übertragen und Doppelerfassung der Arbeitszeiten
Vereinfachte Buchhaltung
  • Einfache Zuordnung der Arbeitsstunden an einzelne Projekte/Baustellen
  • Einfachere und raschere Rechnungsstellung
Besseres Controlling
  • Durch die genaue Erfassung der Arbeitszeiten schafft man Transparenz für das eigene Management aber auch gegenüber dem Kunden
  • Auswertungsmöglichkeiten der Arbeitszeiten – Vergleich der Ist- mit den Soll-Werten
  • Standorte und Wege der Mitarbeiter können durch die Erfassung von GPS-Daten nachvollzogen werden
Bequeme Übersicht
  • Überblick über Fehl- und Überstunden
  • Integrierte Planung von Ferienzeiten
Monitoring weiterer Daten Viele Systeme unterstützen die Erfassung weiterer Daten. So kann beispielsweise der Materialverbrauch erfasst und verfolgt werden um sicherzustellen, dass es nicht zu Materialengpässen und dadurch zu Verzögerungen kommt.
Was es bei der Beschaffung zu beachten gilt

Um sicherzustellen, dass die Beschaffung einer mobilen Zeiterfassung zum Erfolg wird, gilt es einige Punkte zu berücksichtigen:

Einbeziehung der Mitarbeiter
Bei der Einführung eines mobilen Zeiterfassungssystems können Widerstände durch die Angestellten auftauchen: Gefühle der Überwachung und Bevormundung können entstehen, so dass die Einführung des Systems vor allem zu Beginn mit mangelnder Akzeptanz zu kämpfen hat. Deshalb ist es wichtig, die Mitarbeiter schon in der Planungsphase einzubeziehen. So wird die Akzeptanz gefördert und die Umstellungszeit reduziert.

Anforderungen genau definieren
Ausserdem sollten im Vorfeld die an das System gestellten Anforderungen genau definiert werden – je nach Unternehmen machen andere Funktionen Sinn. Ein schlankeres System mag weniger Erfassungsmöglichkeiten bieten, dafür ist es einfacher zu bedienen und die Einarbeitungszeit ist kürzer. Ein umfassendes System kann hingegen grösseres Potenzial für Prozessoptimierungen bieten, ist aber mit höheren zeitlichen und monetären Kosten verbunden. Insgesamt muss deshalb das Aufwand-Nutzen-Verhältnis der verschiedenen Zeiterfassungssysteme abgeschätzt werden um die beste Lösung für das Unternehmen zu finden und den grösstmöglichen Profit aus der Investition zu ziehen.
 

Nick Swerissen

GRYPS Offertenportal AG
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Nico Pfiffner arbeitet bei der GRYPS Offertenportal AG in den Bereichen Content Creation, SEO und Leadmanagement.

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