CRM System – Checkliste für Startups und Neugründer

Dass die Auswahl einer passenden CRM System-Lösung zeitintensiv und umfangreich ausfällt, ist bekannt. Mit unserer CRM Checkliste erhalten Sie als neugegründete Firma eine Schritt-für-Schritt Anleitung mit den jeweils wichtigsten Kriterien.

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CRM System – Anforderungen

Mit einem Pflichtenheft können Sie die wichtigsten Anforderungen an die erfassen. Nachfolgend eine Übersicht der wichtigsten Kriterien im CRM Auswahlprozess:

CRM Software Kriterium Beschreibung Beispiel Aufgepasst
Ziele Was sind die wichtigsten Ziele, die Sie mit der Einführung des CRM erreichen wollen?
  • Schneller und persönlicher Kundensupport
  
Nutzer Wer wird das CRM System nutzen?
  • Vertrieb 
  • Manager 
  • Marketingspezialist
  • Supportmitarbeiter etc.
 Die Anforderungen sind pro Nutzergruppe unterschiedlich. Je besser diese  Gruppen berücksichtigt werden, umso intensiver wird das System genutzt.
Funktionen Welche Funktionen sind für diese Mitarbeiter wichtig?
  • Kundenhistorie
  • Besuchs- und Gesprächstermine verwalten 
  • Aufzeigen von Hierarchien 
  • E-Mail Einbindung 
  • Ablage von Dokumenten oder Plänen im Kundenprofil 
  • Newsletter-Versand etc.
 Definieren Sie zuerst eine Maximalversion und bestimmen Sie dann die Key-Funktionen zum Starten. Damit stellen Sie sicher, dass das System später ausgebaut werden kann.
Systeme Von welchen Systemen aus soll das CRM bedient werden können?
  • PC
  • Smartphone 
  • Tablet
 Testen Sie das System nicht nur auf dem PC, sondern auch auf dem Smartphone!
Mobiler Zugriff Soll der Zugriff auch von extern möglich sein?
  • Work at Home
  • Zugriff bei Kundenterminen
 Vertriebsmitarbeiter sind oft unterwegs und möchten die Daten sofort eingeben. 
Reports/Berichte Erstellen von Reports/Berichte muss möglich sein.
  • Übersicht aller Opportunities mit Status pro Vertriebsmitarbeiter
 Welche Daten sind für Sie wichtig? Testen Sie diese!
Können diese einfach mit einem .csv exportiert werden?
Arbeitsabläufe/Prozesse Die Arbeitsabläufe sollten mit denjenigen Ihres Betriebes übereinstimmen.
  • Ist das Statusupdate in einer Opportunity für den Vertrieb schnell ersichtlich?
 Nur wenn die Bedienung schnell und logisch erfolgen kann, erleichtert das CRM den Mitarbeitern auch die Arbeit. Definieren Sie zusammen mit den Mitarbeitern die Abläufe.
Zeitraum Bis wann soll das CRM System erfolgreich eingeführt sein?
  • Erster Test in drei Monaten, Einführung in sechs Monaten
 Nehmen Sie sich auch für die Evaluation genügend Zeit. Sie werden ein CRM System nicht so schnell wieder wechseln.
Rückwärtskompatibiliät Eine neue Version wird ausgerollt. Müssen dann alle bestehenden Änderungen angepasst werden?
  • Individuelle Anpassungen wurden gemacht, die mit der neuen Version nicht mehr funktionieren.
 Einige Hersteller garantieren, dass Anpassungen auch bei neuen Versionen funktionieren.
Schnittstellen Analysieren Sie, welche Schnittstellen in die CRM Software integriert werden müssen.
  • Integration des bestehenden ERP Systems SAP in die neue CRM Software.
 Testen Sie auch die Exportmöglichkeiten z.B. mit einem .csv Dokument.
IT Ressourcen Wie viel internes IT Know-how steht Ihnen zur Verfügung? 
  • Installationen und Upgrades sollen an eine IT Firma ausgelagert werden.
 Je nachdem empfiehlt sich aus Kostengründen ein .

Die IT Marktkompetenz von GRYPS

Trotz des vielfältigen Produktangebots von GRYPS zeichnet sich das Offertenportal durch eine besondere Affinität zur IT Branche und zu IT-bezogenen Offertenanfragen aus. Das Gründerteam von GRYPS kombiniert langjährige IT Erfahrung mit einer guten Kenntnis des Marktes. Mit einem bestens ausgebauten Partnernetz stellen sie sicher, dass auch für komplexe IT Projekte passende Anbieter gefunden werden.

CRM Software – Kosten

Die sind in erster Linie abhängig von den unterschiedlichen Lizenzierungsarten der Hersteller. Weitere Kriterien, die die Kostenfaktoren beeinflussen:

CRM Software Kriterium Beschreibung Beispiel Aufgepasst
Lizenzkosten Wie viel kostet die Lizenz und die Wartung pro Jahr?
  • Linzen-,  Setup-, Installations- und Ausbildungskosten im ersten Jahr
  • Wartungskosten in den Folgejahre
 Wartungskosten betragen im Durchschnitt 12% von den Lizenzkosten. Vergleichen Sie die Kosten auf einer 5 Jahres Basis.
Cloud-Version Wie hoch sind die monatlichen Kosten, wenn Sie die SW aus der Cloud beziehen?
  • Kosten pro Monat
  • Setup-, Ausbildungskosten im ersten Jahr
 Bei der Evaluation eines Cloud-Anbieters sollte nicht nur der Preis verglichen werden, sondern auch die Cloud-Infrastruktur, das Datacenter und nach welchen Prozessen der Anbieter arbeitet.
Anzahl Nutzer/Lizenzen Definieren Sie die Mitarbeiter, die einen Zugriff benötigen und wie oft. 
  • 6 Mitarbeiter benötigen den Zugriff aber nur 2 jeweils gleichzeitig
 Sie müssen nicht für alle 6 Mitarbeiter eine Lizenz lösen. Besprechen Sie diesen Punkt mit den Anbietern.
Zusätzliche Nutzer Kostensteigerung bei zusätzlichen Nutzern
  • Kosten bis 10, 20, 30 Nutzern?
 Gewisse CRM bieten ein günstiges Einstiegspaket mit einem Kostensprung ab z.B. 10 Nutzern.
Support Zu welchen Zeiten und welchen Kosten wird der Support angeboten?
  • 7 x 24 Stunden Support wird benötigt.
 Kleinere Unternehmen bieten nur Support während Bürozeiten an, sie sind dafür kostengünstiger
Anpassungen Die meisten CRM Systeme müssen auf Ihre Firma angepasst werden, wie hoch sind die Kosten dazu?
  • Zusätzliche Abfragen und Schnittstellen müssen entwickelt werden. 
  
Zusätzliche Funktionen Falls Sie später noch weitere Funktionen benötigen, was für Kosten hat dies zur Folge?
  • Das Marketingmodul möchte man nun doch auch verwenden. 
 Kostenfolgen bei zusätzlichen Modulen checken.


CRM Systemwahl – Die Entscheidung 

Eine kostengünstige Lösung ist attraktiv, jedoch führen niedrige Paktepreise meist nicht zum geeigneten CRM System. Hohe Upgrade- oder Update-Kosten sowie Kosten für zusätzliche Funktionen summieren sich schnell. Deshalb empfiehlt sich, Upgrade-, Funktionserweiterung- und Personalisierungsszenarien durchzuspielen. Viele professionelle können dabei einen Teil Ihrer Echtdaten in einem CRM-Testsystem laufen lassen. Die Softfaktoren wie z.B. Benutzerfreundlichkeit oder Design-Vorstellungen lassen sich bei einem solchen ausgiebigen Testlauf ebenfalls sehr gut überprüfen. Bei der finalen Entscheidung kann die abschliessende Meinung der Mitarbeiter nochmals wertvoll sein, die in Zukunft verstärkt mit der CRM Software arbeiten.

Entscheiden Sie sich für das System, das Ihre definierten Prozesse im Pflichtenheft am besten abdeckt. Eine professionelle IT Firma nimmt sich gerne die Zeit, Ihnen alle Unterschiede der Software im Detail zu erklären. 

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