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Externer Büroservice – prüfenswert für junge Unternehmen

Externer Büroservice

Büroservice auslagern – das sind die Vorteile

Beim Start Ihrer Firma lohnt es sich oft nicht, Arbeitskräfte für Büro­arbeiten zu rekrutieren. Häufig fällt gar nicht genügend Sekre­tariats­arbeit an, zudem würden die Lohn­kosten das Budget sprengen. Da kann ein externer Büro­service eine gute Lösung sein.

Das sind die Vorteile, wenn Sie die Büro­arbeiten auslagern:

  • Sie sparen Personal und den damit anfallenden Recruiting- und Ein­arbei­tungs­prozess.
  • Sie können Geld sparen, denn die Kosten des externen Services fallen bloss nach Aufwand an. Das ist oft günstiger als fixe Lohn­kosten.
  • Die Anbieter arbeiten genau nach Ihren Vor­gaben und erledigen die Arbeiten zu­ver­lässig, teilweise auch mehr­sprachig.
  • Ihnen bleibt mehr Zeit für die operativen Auf­gaben.

Büroservice – die Aufgabenbereiche

Ein Büroservice umfasst alle Aufgaben, die dem klassischen Leistungsprofil einer kaufmännischen Ange­stellten entsprechen:

  • Telefonservice
  • Allgemeine Korrespondenz
  • Adressdatenpflege, Agendaführung
  • Rechnungsstellung, Mahnwesen
  • Auf Wunsch und je nach Anbieter: Erstellen von Offerten und Präsen­tationen, Organi­sation von Events, Archi­vierung
Gut zu wissen Verschiedene Bürodienstleister bieten auch eine Domiziladresse an. Unabhängig davon, wo Sie tätig sind, verfügen Sie so über eine offizielle juristische An­schrift in der Schweiz – auf Wunsch an einem renommierten Ort –, die Sie für Ihre Geschäfts­papiere, Visiten­karten und auf der Website ver­wenden können.

Das bringt ein Telefonservice

Ein externer Telefonservice bringt nicht nur eine Entlastung für Sie und für Ihr Budget, sondern auch einen Wett­be­werbs­vorteil. Das sind die typischen Auf­gaben eines Telefon­services:

  • Entgegennahme eingehender Anrufe
  • Kompetente Beratung der Kunden über Produkte und Dienst­leistungen des Unter­nehmens
  • Terminvereinbarungen

Die Angestellten eines guten Telefonservices verfügen über kauf­männisches Know-how und sind geübt im Kunden­dialog. Je nach An­bieter ist der Service auch mehr­sprachig möglich. Das sind Ihre Vorteile:

  • Zufriedene Kundinnen und Kunden dank professioneller Ab­wick­lung
  • Kompetente Beratung gemäss Ihren Vor­gaben
  • Bei Bedarf Erreichbarkeit rund um die Uhr

Wahl des richtigen Büroservices

Für Start-ups eignet sich ein Büroservice, der sich auf kleinere Unternehmen spezialisiert hat, meist am besten. Viele KMU schätzen es zudem, wenn der Büro­service in ihrer Region angesiedelt ist. Ein lokaler Büro­service hat diese Vorteile für Sie:

  • Gute Integration des externen Büroservices in Ihre Unternehmen­skultur
  • Vertrautheit mit örtlichen Besonderheiten, lokalen Regelungen und Vor­schriften
  • Persönliche Treffen zur Abstimmung problemlos möglich
  • Auf Wunsch Arbeit vor Ort in Ihren Räumen

Statt mit einem lokalen Anbieter zusammenzuarbeiten, können Sie auch einen Online-Büro­service wählen. Dieser über­nimmt sämtliche Aufgaben eines Büro­dienst­leisters. Dank un­kompli­zierten digitalen Systemen funktioniert die Kommunikation trotz Distanz problemlos. Die elektronische Übermittlung von Dokumenten spart Zeit, zudem können Sie die Arbeits­schritte direkt mit­ver­folgen.

Tipp Nehmen Sie sich bei der Wahl des passenden Anbieters genug Zeit. Fordern Sie Offerten an und vergleichen Sie diese miteinander. Die KMU-Einkaufs­experten von Gryps arbeiten mit über 70 Anbietern für Büro- und Telefon­service zusammen und finden für Sie diejenigen, die genau zu Ihren Anforderungen passen. Nutzen Sie unseren Offertenvergleich.