Personal

Personalstrategie – welche Mitarbeitenden brauchen Sie?

Personalstrategie

Was gehört in eine Personalstrategie?

Wie erreichen Sie Ihre Unternehmensziele zusammen mit Ihrer Belegschaft am besten? Wie setzen Sie die richtigen Mitarbeitenden zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort ein? Solche Fragen beantworten Sie in Ihrer Personalstrategie.

Halten Sie Ihre Personalstrategie flexibel, sodass Sie sie jederzeit an die Bedingungen im Arbeitsmarkt anpassen können. Folgende Eckpunkte bestimmen Sie darin:

  • Wie viele Mitarbeitende brauche ich und wo müssen diese tätig sein?
  • Welche Qualifikationen müssen meine Mitarbeitenden mitbringen?
  • Wie präsentiere ich mich als attraktiver Arbeitgeber?

Ebenfalls zur Personalstrategie gehören folgende Fragen, mit denen Sie im Geschäftsalltag regelmässig zu tun haben: 

Mit einer systematischen Personalstrategie verringern Sie das Risiko, dass Sie Ihre Firma verschulden, in Personalengpässe geraten, eine ungewollt hohe Fluktuation oder ein schlechtes Arbeitsklima bekommen. Gehen Sie strukturiert vor. Überprüfen Sie Ihre Strategie etwa alle zwei Jahre auf ihren Erfolg und passen Sie sie bei Bedarf an.

So entwickeln Sie Ihre Personalstrategie

Entwicklung Personalstrategie

Erster Schritt – Situationsanalyse

Bevor Sie Ihren Personalbedarf definieren, analysieren Sie die Marktsituation Ihres Unternehmens. Fragen Sie sich, was folgende Anspruchsgruppen von Ihnen als Arbeitgeber erwarten:

AnspruchsgruppeBeispiele Interessen und Ansprüche
KonkurrenzEinhalten der gesetzlichen und reglementarischen Bestimmungen (etwa von Mindestlöhnen oder Konkurrenzklauseln)
KapitalgeberStraffe Personalplanung
EigentümerRealistische, nachhaltige Personalplanung
LieferantenQualifizierte Mitarbeitende, Einhaltung der gesetzlichen und reglementarischen Bestimmungen durch das Personal
StaatEinhaltung der gesetzlichen Bestimmungen (zum Beispiel Arbeitsgesetz, Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz)
ÖffentlichkeitFaire Anstellungsbedingungen, Förderung eines guten Arbeitsklimas
MitarbeitendeGerechte und marktkonforme Entlöhnung, spannender Arbeitsinhalt
KundschaftQualifizierte und motivierte Mitarbeitende

Auf der Basis einer einfachen SWOT-Analyse – der Analyse Ihrer Stärken (Strengths), Schwächen (Weaknesses), Chancen (Opportunities), Risiken (Threats) – können Sie die nötigen Handlungsfelder definieren und Massnahmen ableiten. Listen Sie folgende Informationen auf:

SWOT-Analyse Personalstrategie

Stärken
Woran müssen Sie als Arbeitgeber noch arbeiten? Was machen andere besser als Sie?

Schwächen
Woran müssen Sie als Arbeitgeber noch arbeiten? Was machen andere besser als Sie?

Chancen
Welche Chancen sehen Sie aufgrund Ihrer Umwelt und der Gesellschaft für sich als Arbeitgeber? Welche externen Faktoren könnten aktuell Ihre Arbeitgeberattraktivität begünstigen?

Risiken
Welche externen Einflüsse könnten sich negativ auf Ihr Arbeitgeberimage auswirken? Wo liegen die Gefahren für Ihre Firma?

BeispielDie Angestellten der IT-Beratung GmbH sind ständig überlastet, der Geschäftsführer steht vor der Frage, ob er neues Personal anstellen soll und kann. Er erstellt eine SWOT-Analyse:
SWOT-Analyse Personalstrategie IT-Beratung GmbH

Stärken

  • Gut ausgebildetes Personal
  • Partizipativer Führungsstil
  • Vergünstigungen für Mitarbeitende
  • Grosszügige finanzielle Unterstützung der Mitarbeitenden bei Weiterbildungen
Schwächen
  • Viele Krankheitsabsenzen
  • Wenig Budget für Lohnerhöhungen
  • Zu wenig Personal für aktuelle Aufträge aufgrund Expansion
  • Angespanntes Arbeitsklima
Chancen
  • Es wird in die Nachwuchsförderung investiert: Fachpersonal wird aktuell genügend ausgebildet.
  • Wachstumsbranche 
  • Urbanisierung: Arbeitsort in der Stadt an attraktiver Lage kann gutes Personal anziehen.
Risiken
  • Nicht konkurrenzfähig mit Anstellungsbedingungen von Grossfirmen mit ähnlichem Angebot 
  • Neue Konkurrenzfirmen in der Umgebung, die dasselbe Personal benötigen 

Je nachdem, wo Ihr Unternehmen steht, entscheiden Sie, ob Sie die Anzahl Mitarbeitenden gleich halten, erhöhen oder reduzieren. Die IT-Beratung GmbH etwa wird aufgrund ihrer SWOT-Analyse den Personalbestand erhöhen.

Tipp Eine solche Situationsanalyse empfiehlt sich immer dann, wenn Sie grössere Systemveränderungen in Ihrer Belegschaft planen (zum Beispiel die Erweiterung eines Geschäftsfelds) oder von externen Einflüssen betroffen sind (zum Beispiel von einer Pandemie).

Personalbedarfsplanung

Wie viele und welche Mitarbeitenden Sie benötigen, definieren Sie in Ihrer Personalbedarfsplanung. Diese Frage stellt sich insbesondere bei Neuanstellungen, Ersatzanstellungen und vor Personalabbaumassnahmen. Mit einer einfachen Nettobedarfsformel berechnen Sie, wie viele Mitarbeitende Sie einstellen müssen, um Ihre nächsten Unternehmensziele zu erreichen:

Nettobedarf Personal

Sollbedarf
– Ist-Bestand
Bruttobedarf
+ Personalabgänge
– Personalzugänge
Nettobedarf

Bedarf an Personal zum Zeitpunkt X
Aktuelle Anzahl Mitarbeitende
Differenz von Soll- und Ist-Bedarf
Abgänge bis zum Zeitpunkt X, von denen Sie wissen
Zugänge bis zum Zeitpunkt X, von denen Sie wissen
Personal, das Sie aktuell anstellen sollten

BeispielDie Buchladen GmbH plant für den bevorstehenden Black Friday und das Weihnachtsgeschäft. Aus der Vergangenheit ist – auch von der Konkurrenz in der Region – bekannt, dass im November und Dezember doppelt so viele Besucher wie üblich die Läden besuchen.
Nettobedarf Personal Buchladen GmbH
Sollbedarf
– Ist-Bestand
Bruttobedarf
+ Personalabgänge
– Personalzugänge
Nettobedarf
Bedarf von 1.11. bis 31.12.
Aktuelle Anzahl Mitarbeitende
Differenz von Soll- und Ist-Bedarf
Eine Pensionierung bis 31.12.
Schon vereinbart: befristete Angestellte ab 1.11.
Für die Zeit von 1.11. bis 31.12. zusätzliche 250 Stellenprozent nötig
4 FTE
– 2 FTE
2 FTE
+ 1 FTE
– 0,5 FTE
2,5 FTE

FTE = Full Time Equivalent = Vollzeitäquivalent

Stellenbeschreibung und Anforderungsprofil

Welche Mitarbeitenden mit welchen Qualifikationen wollen Sie einstellen, um Ihr Unternehmen zum Erfolg zu bringen? Die Antwort finden Sie mit zwei Hilfsmitteln: Stellenbeschreibungen und Anforderungsprofilen.

Was gehört in eine Stellenbeschreibung?

In einer Stellenbeschreibung (siehe unten stehende Vorlage) definieren Sie die Hauptaufgaben einer Funktion und klären die Verantwortlichkeiten der Person, die sie innehat. Solche Stellenbeschreibungen können Sie zum Beispiel im Vorstellungsgespräch an Kandidatinnen abgeben; spätestens beim Eintritt sollte ein neuer Mitarbeiter sie erhalten. Damit verschaffen Sie Ihren Angestellten ein klares Bild der Ziele, Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortunggsbereiche ihrer Funktion. So ist die Chance grösser, dass Ihre Leute die Arbeitszeit mit relevanten Tätigkeiten verbringen, die zum Unternehmenserfolg beitragen.

Eine Stellenbeschreibung enthält folgende Informationen: 

  • Name des Stelleninhabers, der Stelleninhaberin
  • Stellenbezeichnung
  • Ziel der Stelle
  • Hierarchische Stellung: Wo im Organigramm ist die Stelle angesiedelt? Wer ist Vorgesetzte oder Vorgesetzter? Wer übernimmt die Stellvertretung? Gibt es Unterstellte und wenn ja, wie viele? 
  • Verantwortung: Was muss der Mitarbeiter, die Mitarbeiterin in seiner/ihrer Funktion sicherstellen? Wofür trägt er/sie die Verantwortung?
  • Beschreibung der Hauptaufgaben 
  • Kompetenzen: Zuständigkeit und Befugnis des Stelleninhabers, der Stelleninhaberin
  • Informationen zur Zusammenarbeit mit Schnittstellen
  • Anforderungen an die Stelle – oft mit Verweis auf das Anforderungsprofil
Gut zu wissen Eine Stellenbeschreibung muss nicht abschliessend sein. Sie können jederzeit Zusatzaufgaben an Ihre Angestellten verteilen, auch wenn diese nicht in der Stellenbeschreibung erfasst wurden. Berücksichtigen Sie bei der Übergabe neuer Tätigkeiten an ihre Angestellten deren Kompetenzen und Verantwortungsbereiche Zusatzaufgaben müssen mit den Hauptaufgaben aus der Stellenbeschreibung verwandt sein. Möchten Sie grundlegend andere Hauptaufgaben für eine Mitarbeiterin definieren, ist dies in der Regel nur über eine Änderungskündigung möglich.
Vorlage und BeispielIcon Stellenbeschreibung

Was gehört in ein Anforderungsprofil?

Bei jeder Stelle haben Sie Erwartungen an die Stelleninhaber. Welche Qualifikationen und Kompetenzen jemand mitbringen muss, definieren Sie im Anforderungsprofil einer Funktion (siehe unten stehende Vorlage). Dieses hilft Ihnen, bei der Personalselektion die passendsten Kandidatinnen zu finden. Ein Anforderungsprofil wird jeweils pro Funktion erstellt und kann daher für mehrere Mitarbeitende gelten. Die Anforderungen leiten Sie aus den Stellenbeschreibungen ab.

Ein Anforderungsprofil enthält folgende Informationen: 

  • Anforderungen: zum Beispiel mehrjährige Berufserfahrung, ein bestimmter Ausbildungsabschluss, Reisebereitschaft
  • Kompetenzen: unterteilt in die vier Grundkompetenzen Fach-, Methoden-, Sozial-, Selbstkompetenz; bei Führungspositionen zusätzlich Führungskompetenz

Welche Anforderungen und Kompetenzen in welcher Ausprägung gefordert sind, hängt von der einzelnen Stelle ab.

Tipp Gewichten Sie die Anforderungen und Kompetenzen und definieren Sie Kann- und Musskriterien. Welche Kriterien sind für die konkrete Stelle zwingend («must»), welche weniger notwendig («nice to have»)? Diese Differenzierung hilft Ihnen, die optimale Person für eine Stelle zu finden, indem Sie die Qualifikationen der Bewerbenden mit dem Anforderungsprofil vergleichen.
Vorlage und BeispielIcon Anforderungsprofil

Personalcontrolling und Personalkennzahlen

Personalkennzahlen unterstützen Sie bei der Evaluation, ob Sie Ihre Unternehmensziele erreichen werden oder erreicht haben. Sie sind auch die Grundlage Ihres Personalcontrollings, mit dem Sie die Personalkosten überwachen und das Ihnen als Entscheidungsgrundlage für das Personalbudget und für Investitionen dient, etwa wenn Personalentwicklungsmassnahmen oder eine Nachfolgeplanung anstehen.

Die wichtigsten Personalkennzahlen finden Sie hier aufgeführt; der Nutzen der Kennzahlen und die Instrumente, die zur Erhebung notwendig sind, werden in der Übersicht «Instrumente zur Erhebung von Personalkennzahlen» erläutert:

  • Personalstruktur und -kosten
    • Anzahl Mitarbeitende
    • Anzahl Vollzeitäquivalente (FTE)
    • Personalkosten
    • Umsatz pro Mitarbeitende
    • Männer-/Frauenanteil
    • Altersstruktur der Mitarbeitenden (inkl. Anzahl Mitarbeitende über 60)
    • Durchschnittliches Dienstalter der Mitarbeitenden
    • Fluktuationsrate
    • Kündigungen durch Arbeitnehmende 
    • Kündigungen durch Arbeitgeber
  • Arbeitszeiten
    • Überstunden
    • Absenzquote (Betriebsunfall und Nichtbetriebsunfall sowie Krankheit separat)
  • Personalselektion und Personalentwicklung
    • Dauer bis zur Besetzung einer offenen Stelle («time to hire»)
    • Rekrutierungskosten
    • Weiterbildungskosten
    • Mitarbeiterzufriedenheit
    • Mitarbeiterbeurteilung

Personalinformationssysteme

Personalinformationssysteme – meist elektronische – sind eine grosse Hilfe für die effiziente Personaladministration. Es gibt verschiedene Softwarelösungen (sogenannte ERP-Systeme), die in der Regel auch für die Buchhaltung und Kundendatenbanken gebraucht werden. Die bekannteste ist SAP, für KMU besonders gut geeignet ist auch die Lösung von Abacus.

Führen Sie eine kleine Firma mit nur wenigen Angestellten, können Sie für die Aufbereitung Ihrer Personalinformationen auch eine eigene Lösung bauen. Das ist kostengünstiger, weist aber weniger unterstützende Funktionalitäten auf und die Erhebung von Kennzahlen ist aufwendiger.

Einfache Lösungen für Aufgaben der Personaladministration
AufgabeLösung/System
BewerbungsmanagementBewerbungskorrespondenz per E-Mail (E-Mail-Account notwendig)
Excel-Tabelle für Bewerberdaten
Erfassen der AnstellungenPersonalstammdatenblatt pro Mitarbeiter/-in 
PersonaldossierPapierdossiers an einem abschliessbaren Ort oder elektronische Dossiers; diese müssen aus Datenschutzgründen besonders gesichert sein
ZeiterfassungManuelle Eintragung in einer Excel-Tabelle, einem Kalender oder einem Rapportbericht pro Mitarbeitenden
Erfassen der AustrittePersonaldossiers anhand des Austrittsdatums und nach Alphabet archivieren (zehn Jahre Aufbewahrungspflicht), physisch oder elektronisch