Homeoffice gut organisieren

Ermöglichen Sie die Arbeit im Homeoffice

Homeoffice liegt im Trend – nicht erst seit der Coronapandemie. Studien belegen: Die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten, fördert die Zufriedenheit im Job.

Gestatten Sie Ihren Angestellten, auch von zu Hause oder unterwegs zu arbeiten, positionieren Sie sich als fortschrittlicher Arbeitgeber. Sie unterstützen damit die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben Ihrer Mitarbeitenden. Zudem bringt Homeoffice auch handfeste Vorteile für Sie: Sie sparen Bürofläche, wenn nicht immer alle anwesend sind. Ist eine Mitarbeiterin gesundheitlich angeschlagen, ist Arbeiten im Betrieb vielleicht nicht möglich, im Homeoffice teilweise aber schon – und es wird niemand angesteckt. Auch bei schlechten Strassenverhältnissen oder Zugsausfällen lassen sich dank Homeoffice Absenzen und Verspätungen vermeiden.

Das gehört in die Vereinbarung zum Homeoffice

Treffen Sie mit den Mitarbeitenden, die zu Hause arbeiten sollen, eine Vereinbarung über die wichtigsten Details. Sind mehrere Leute betroffen, empfiehlt es sich, ein Reglement zu erstellen, das für alle gilt. Regeln Sie darin folgende Punkte:

• Dauer und Umfang des Homeoffice, Arbeitszeiten, Erreichbarkeit
• Einrichtung des Arbeitsplatzes, Geräte, Kostenaufteilung und Gesundheitsschutz
• Datenschutz und Geheimhaltungspflichten, Überprüfung der Arbeitsleistung
• Kommunikationsfluss und allenfalls Möglichkeiten für informellen Austausch

Arbeitszeit erfassen, Erreichbarkeit sicherstellen

Auch im Homeoffice müssen – wie bei der Arbeit im Betrieb – die Arbeits- und Ruhezeitvorschriften des Arbeitsgesetzes eingehalten werden. Ebenso gilt das Nacht- und Sonntagsarbeitsverbot sowie die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Als Arbeitszeit gilt die Zeit, in der sich der Arbeitnehmer im Homeoffice zur Verfügung der Arbeitgeberin hält. Regeln Sie dazu vor allem folgende Punkte:

• Wie flexibel dürfen Angestellte die Arbeitszeit gestalten? Angestellte mit Familienpflichten sind vielleicht froh, wenn sie ihre Zeit frei einteilen und ausgefallene Stunden abends oder am Samstag nachholen können. In welchem Umfang dies möglich ist, sollten Sie jedoch im Voraus klären.
• Wann müssen die Mitarbeitenden sicher erreichbar sein? Definieren Sie Zeitfenster.
• Wie steht es mit Überstunden? Muss Mehrarbeit mit den Vorgesetzten abgesprochen werden?
• Dürfen die Mitarbeitenden an unterschiedlichen Orten arbeiten – im Ferienhaus, im Zug, im Park?
• Auch daheim muss eine klare Trennung zwischen Arbeit und Freizeit gewährleistet sein. Halten Sie im Reglement fest, dass Pausen und Ruhezeiten einzuhalten sind.
• Wie funktioniert die Zeiterfassung? Sinnvoll sind elektronische Arbeitszeiterfassungssysteme. Prüfen Sie mehrere Angebote.

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Wer trägt die Kosten fürs Homeoffice?

Grundsätzlich stellt der Arbeitgeber die Arbeitsgeräte (Laptop, Handy etc.) zur Verfügung (Art. 327 OR). Es ist jedoch erlaubt, dass die Mitarbeiterin in Absprache mit dem Arbeitgeber ihre eigenen Geräte benutzt. Sie sind aber gut beraten, wenn Sie Ihren Angestellten Firmengeräte zur Verfügung stellen. Sinnvoll ist auch, dass für die Arbeit zu Hause und im Büro die gleichen mobilen Geräte benutzt werden.

Gesundheitsschutz auch im Homeoffice sicherstellen

Die Bestimmungen des Arbeitsgesetzes zum Gesundheitsschutz gelten auch im Homeoffice. Da die Kontrolle naturgemäss schwierig ist, sind Sie auf die Mitwirkung Ihrer Angestellten angewiesen:

• Erkundigen Sie sich nach der Arbeitsplatzsituation im Homeoffice –Arbeitsfläche, Bürostuhl, Raum- und Lichtverhältnisse –, bevor Sie Homeoffice bewilligen.
• Lassen Sie sich im Zweifel den Arbeitsplatz in einem Videocall zeigen.
• Halten Sie im Homeoffice-Reglement fest, dass die arbeitsgesetzlichen Gesundheitsschutzvorschriften einzuhalten sind.
• Sprechen Sie das Thema in den Mitarbeitergesprächen regelmässig an.

Weitere Informationen zur Einrichtung des Homeoffice finden Sie in einem Merkblatt des Seco: Arbeiten zu Hause. Wie Büroarbeitsplätze – nicht nur im Homeoffice – eingerichtet sein sollten, sehen Sie in der unten stehenden Checkliste.

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Datensicherheit und Geheimhaltung gewährleisten

Im Homeoffice sind Ihre Mitarbeitenden per Internet mit Ihrer Firma verbunden. Daraus ergeben sich einige Herausforderungen bezüglich Datensicherheit. Daraus ergeben sich einige Herausforderungen bezüglich Datensicherheit.

Arbeitsleistung im Homeoffice überprüfen – was ist erlaubt?

Natürlich haben Sie als Arbeitgeber oder Arbeitgeberin das Recht, auch im Homeoffice die Leistung Ihrer Mitarbeitenden zu überprüfen. Wichtig ist, ein gegenseitiges Vertrauensverhältnis zu pflegen. Sprechen Sie mit Ihrem Team darüber, wie Sie die Leistung messen, machen Sie die Kriterien transparent (siehe auch Mitarbeiterbeurteilung). Dabei sollte es keinen Unterschied machen, ob die Leistung zu Hause oder im Büro erbracht wird.

Es gibt zudem gesetzliche Schranken zu beachten. Ob im Homeoffice oder am Büroarbeitsplatz – es ist verboten, verdeckte Überwachungsprogramme zu benutzen. Ihre Angestellten müssen wissen, ob, wann, wo und wie das Unternehmen die Arbeit am Computer erfasst und auswertet. In einem konkreten Fall war laut Bundesgericht die fristlose Entlassung eines Mitarbeiters nicht gerechtfertigt, obwohl dieser nachweisbar einen grossen Teil seiner Arbeitszeit für private Zwecke verwendet hatte. Denn der Arbeitgeber hatte den Angestellten unerlaubterweise mit einer Spionagesoftware überführt.

Selbstverständlich dürfen Sie aber von Ihren Angestellten erwarten, dass sie auch im Homeoffice ihre vertraglichen Pflichten erfüllen, den Geschäftslaptop nicht – oder nur ausnahmsweise in vertretbarem Rahmen – für private Zwecke nutzen oder schon gar nicht auf illegalen Websites surfen. Dabei geht es nicht nur um das Einhalten der Arbeitszeit, sondern auch um den Schutz des Computers vor Schadsoftware oder das Verschwenden von Speicherkapazität. Eine gewisse Überwachung der E-Mail-Nutzung und des Surfverhaltens der Angestellten ist daher zulässig und auch sinnvoll. Wie Sie dies korrekt tun und dabei auch den Datenschutz einhalten, sehen Sie in der unten stehenden Checkliste.

Kommunikationsfluss und informellen Austausch fördern

Homeoffice hat viele Vorteile. Doch durch die räumliche Distanz darf der persönliche Kontakt nicht zu kurz kommen. Gute Kommunikation und regelmässiger informeller Austausch sind wichtig für den Zusammenhalt im Team, für das gemeinsame Entwickeln von Ideen und Lösungen, aber auch für das Wohlbefinden der Mitarbeitenden.

• Planen Sie Sitzungen so, dass möglichst alle daran teilnehmen können.
• Achten Sie darauf, dass wichtige Informationen zeitnah alle erreichen – auch die Leute im Homeoffice.
• Regeln Sie die Kommunikation mit den Homeworkern: Wann ist eine Besprechung per Videocall sinnvoll, wann genügt ein Anruf aufs Handy und wann eine simple E-Mail? Fragen Sie nach, welche Abläufe und welches Vorgehen Ihre Angestellten als sinnvoll erachten.
• Führen Sie einen für alle zugänglichen Kalender, aus dem hervorgeht, wer wann wo arbeitet und zu welchen Zeiten er oder sie wegen wichtiger Arbeiten nicht gestört werden will.
• Je mehr und je häufiger im Homeoffice gearbeitet wird, umso wichtiger sind Begegnungsmöglichkeiten – auch ausserhalb der Arbeitszeit: der Apéro am Freitagabend, ein regelmässiges gemeinsames Mittagessen oder auch die virtuelle Kaffeepause.