Personal

Homeoffice gut organisieren

Homeoffice

Homeoffice fördert die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben

Homeoffice liegt im Trend – nicht erst seit der Coronapandemie. Studien belegen: Die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten, fördert die Zufriedenheit im Job.

Gestatten Sie Ihren Angestellten, auch von zu Hause oder unterwegs zu arbeiten, positionieren Sie sich als fortschrittlicher Arbeitgeber. Sie unterstützen damit die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben Ihrer Mitarbeitenden. Zudem bringt Homeoffice auch handfeste Vorteile für Sie: Sie sparen Bürofläche, wenn nicht immer alle anwesend sind. Ist eine Mitarbeiterin gesundheitlich angeschlagen, ist Arbeiten im Betrieb vielleicht nicht möglich, im Homeoffice teilweise aber schon – und es wird niemand angesteckt. Auch bei schlechten Strassenverhältnissen oder Zugsausfällen lassen sich dank Homeoffice Absenzen und Verspätungen vermeiden.

Gut zu wissen Arbeiten von zu Hause aus ist nichts Neues. Früher weit verbreitet war gewerbliche und industrielle Arbeit am heimischen Küchentisch. Für diese klassische Heimarbeit gibt es ein eigenes Heimarbeitsgesetz samt Verordnung. Für das teilweise oder gelegentliche Arbeiten im Homeoffice – auch Telearbeit genannt – gelten dessen Bestimmungen allerdings nicht, und spezielle gesetzliche Regeln für diese moderne Arbeitsform gibt es (noch) nicht. Umso wichtiger, dass Sie mit Ihren Angestellten klare Abmachungen treffen.

Regeln fürs Homeoffice aufstellen

Treffen Sie mit den Mitarbeitenden, die zu Hause arbeiten sollen, eine Vereinbarung über die wichtigsten Details. Sind mehrere Leute betroffen, empfiehlt es sich, ein Reglement zu erstellen, das für alle gilt. Regeln Sie darin folgende Punkte:

  • Dauer und Umfang des Homeoffice, Arbeitszeiten, Erreichbarkeit
  • Einrichtung des Arbeitsplatzes, Geräte, Kostenaufteilung und Gesundheitsschutz
  • Datenschutz und Geheimhaltungspflichten, Überprüfung der Arbeitsleistung
  • Kommunikationsfluss und allenfalls Möglichkeiten für informellen Austausch
Gut zu wissen Arbeitnehmende haben keinen Anspruch auf Homeoffice. Aus der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers lässt sich jedoch ableiten, dass dieser die Möglichkeit von Homeoffice prüfen sollte, wenn dies aus gesundheitlichen Gründen angezeigt ist und sich dadurch zum Beispiel der Arbeitsplatz erhalten lässt. So stufte das Bundesgericht das Ermöglichen von Homeoffice für einen Arbeitnehmer mit Burnout als sinnvolle Massnahme zur Stressreduktion ein.

Dauer und Umfang der Arbeit im Homeoffice

Ist die Arbeit im Homeoffice befristet oder unbefristet geplant? Soll Ihr Mitarbeiter an fixen Tagen zu Hause arbeiten oder nur von Fall zu Fall für gewisse Aufgaben? Halten Sie solche Punkte in einer Vereinbarung fest.

Aber Achtung: Wurde fest vereinbart, dass der Mitarbeiter an bestimmten Tagen im Homeoffice arbeiten darf – oder haben Sie es über längere Zeit so gehandhabt –, können Sie dies nicht kurzfristig widerrufen. Dazu braucht es eine korrekte Vertragsänderung (Änderungskündigung). Sie können jedoch vereinbaren, dass Homeoffice nur bis auf Weiteres gilt und Sie den Mitarbeiter jederzeit wieder in den Betrieb zurückbeordern können – zum Beispiel auch für dringende Sitzungen.

Tipp Wollen Sie Homeoffice erst mal ausprobieren? Dann befristen Sie die Vereinbarungen mit Ihren Angestellten auf ein Jahr. Danach ziehen Sie gemeinsam Bilanz und regeln die Sache notfalls neu.

Arbeitszeit und Erreichbarkeit

Auch im Homeoffice müssen – wie bei der Arbeit im Betrieb – die Arbeits- und Ruhezeitvorschriften des Arbeitsgesetzes eingehalten werden. Ebenso gilt das Nacht- und Sonntagsarbeitsverbot sowie die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Als Arbeitszeit gilt die Zeit, in der sich der Arbeitnehmer im Homeoffice zur Verfügung der Arbeitgeberin hält. Regeln Sie dazu vor allem folgende Punkte:

  • Wie flexibel dürfen Angestellte die Arbeitszeit gestalten? Angestellte mit Familienpflichten sind vielleicht froh, wenn sie ihre Zeit frei einteilen und ausgefallene Stunden abends oder am Samstag nachholen können. In welchem Umfang dies möglich ist, sollten Sie jedoch im Voraus klären.
  • Wann müssen die Mitarbeitenden sicher erreichbar sein? Definieren Sie Zeitfenster.
  • Wie steht es mit Überstunden? Muss Mehrarbeit mit den Vorgesetzten abgesprochen werden?
  • Dürfen die Mitarbeitenden an unterschiedlichen Orten arbeiten – im Ferienhaus, im Zug, im Park?
  • Auch daheim muss eine klare Trennung zwischen Arbeit und Freizeit gewährleistet sein. Halten Sie im Reglement fest, dass Pausen und Ruhezeiten einzuhalten sind.
  • Wie funktioniert die Zeiterfassung? Sinnvoll sind elektronische Arbeitszeiterfassungssysteme. Prüfen Sie mehrere Angebote.
Tipp Mehr zur Zeiterfassung – ob im Homeoffice oder im Betrieb – lesen Sie unter «Arbeitszeiterfassung».

Technische Infrastruktur und Einrichtung

Grundsätzlich stellt der Arbeitgeber die Arbeitsgeräte (Laptop, Handy etc.) zur Verfügung (Art. 327 OR). Es ist jedoch erlaubt, dass die Mitarbeiterin in Absprache mit dem Arbeitgeber ihre eigenen Geräte benutzt. Sie sind aber gut beraten, wenn Sie Ihren Angestellten Firmengeräte zur Verfügung stellen. Sinnvoll ist auch, dass für die Arbeit zu Hause und im Büro die gleichen mobilen Geräte benutzt werden.

Wer trägt die Kosten?

Stellen Sie die Geräte zur Verfügung, tun Sie dies auf Ihre Kosten. Nutzt die Mitarbeiterin ihre privaten Geräte, schulden Sie ihr eine Entschädigung – ausser Sie hätten bei freiwilligem Homeoffice etwas anderes vereinbart.

Entschädigen müssen Sie auf jeden Fall diejenigen Auslagen, die Ihren Angestellten durch die Arbeit im Homeoffice notwendigerweise entstehen (Art. 327a OR): also Papierverbrauch, Druckerpatronen, Porto- und Telefonspesen, Abo für schnelleres Internet etc. Statt monatlich abzurechnen, können Sie schriftlich auch eine (genügend hohe) Pauschale vereinbaren.

Und wie ist es mit der Miete für das Arbeitszimmer zu Hause? Steht dem Angestellten an den Homeoffice-Tagen im Betrieb gar kein Arbeitsplatz zur Verfügung – etwa weil zwei Personen einen Platz teilen –, schulden Sie ihm einen Mietanteil. In einem konkreten Fall hat das Bundesgericht die Kosten auf 150 Franken pro Monat geschätzt. Grundsätzlich gilt: Arbeitet eine Mitarbeiterin auf eigenen Wunsch daheim, obwohl sie genauso gut den Arbeitsplatz im Betrieb nutzen könnte, sind zusätzliche Mietkosten keine «notwendigen Auslagen». Dann schulden Sie auch keine Entschädigung.

Gut zu wissen Keine Entschädigung war gemäss der Covid-Verordnung zur besonderen Lage während der Coronapandemie geschuldet, als Angestellte auf behördliche Anordnung vorübergehend im Homeoffice arbeiten mussten.

Gesundheitsschutz

Die Bestimmungen des Arbeitsgesetzes zum Gesundheitsschutz gelten auch im Homeoffice. Da die Kontrolle naturgemäss schwierig ist, sind Sie auf die Mitwirkung Ihrer Angestellten angewiesen:

  • Erkundigen Sie sich nach der Arbeitsplatzsituation im Homeoffice –Arbeitsfläche, Bürostuhl, Raum- und Lichtverhältnisse –, bevor Sie Homeoffice bewilligen.
  • Lassen Sie sich im Zweifel den Arbeitsplatz in einem Videocall zeigen.
  • Halten Sie im Homeoffice-Reglement fest, dass die arbeitsgesetzlichen Gesundheitsschutzvorschriften einzuhalten sind.
  • Sprechen Sie das Thema in den Mitarbeitergesprächen regelmässig an.

Weitere Informationen zur Einrichtung des Homeoffice finden Sie in einem Merkblatt des Seco: Arbeiten zu Hause. Wie Büroarbeitsplätze – nicht nur im Homeoffice – eingerichtet sein sollten, sehen Sie in der unten stehenden Checkliste.

Gut zu wissen Die obligatorische Unfallversicherung deckt alle Arbeit für die Arbeitgeberin – auch wenn diese Arbeit im Homeoffice, im Chalet in den Bergen oder unterwegs geleistet wird.

Datenschutz, Geheimhaltungspflichten, Leistungskontrolle

Im Homeoffice sind Ihre Mitarbeitenden per Internet mit Ihrer Firma verbunden. Daraus ergeben sich einige Herausforderungen bezüglich Datensicherheit. Dafür sind Sie als Arbeitgeber verantwortlich:

  • Jedes Gerät muss mit einer Sicherheitssoftware ausgestattet und mit einem komplexen Passwort geschützt sein.
  • Nicht nur bei geschäftlichen, sondern auch bei privaten Computern sind regelmässige Betriebssystem- und Sicherheitsupdates wichtig.
  • Schützen Sie auch die Festplatten für den Fall, dass ein Gerät gestohlen wird.
  • Richten Sie für den Zugriff auf die betriebsinternen Systeme ein Virtual Private Network (VPN) ein. Dadurch ist eine verschlüsselte Datenübertragung sichergestellt.
  • Unterbinden Sie auf den Geschäftscomputern den Besuch kritischer Websites und den Download heikler Programme.
  • Weisen Sie Ihre Mitarbeitenden darauf hin, dass sämtliche technischen Störungen unverzüglich zu melden sind, und definieren Sie, wer in welchen Fällen für den Support zuständig ist.
Tipp Mehr zur Sicherheit von Homeoffice-Arbeitsplätzen lesen Sie unter «Homeoffice sicherer machen» und im Merkblatt für Mitarbeitende.

Die Pflichten Ihrer Angestellten

Sensibilisieren Sie Ihre Angestellten für die Sicherheitsproblematik. Und erinnern Sie sie daran, dass sie die Pflicht haben, Geschäftsgeheimnisse zu schützen (Treuepflicht). Dazu gehören auch ganz banale Dinge: Geschäftliche Telefonate über vertrauliche Themen sollten weder auf der Terrasse noch im Zug geführt werden; der Bildschirm sollte nicht für jeden, der zufällig vorbeikommt, einsehbar sein; virtuelle Sitzungen gehören nicht an den Familientisch; Akten sind vor dem Zugriff Dritter zu schützen.

Tipp Ein Merkblatt, worauf Ihre Angestellten achten sollten, finden Sie auf der Website der zürcherischen Datenschutzbeauftragten: Daten im Homeoffice schützen.

Überprüfung der Arbeitsleistung

Natürlich haben Sie als Arbeitgeber das Recht, auch im Homeoffice die Leistung Ihrer Mitarbeitenden zu überprüfen. Wichtig ist, ein gegenseitiges Vertrauensverhältnis zu pflegen. Sprechen Sie mit Ihrem Team darüber, wie Sie die Leistung messen, machen Sie die Kriterien transparent (siehe auch Mitarbeiterbeurteilung). Dabei sollte es keinen Unterschied machen, ob die Leistung zu Hause oder im Büro erbracht wird.

Es gibt zudem gesetzliche Schranken zu beachten. Ob im Homeoffice oder am Büroarbeitsplatz – es ist verboten, verdeckte Überwachungsprogramme zu benutzen. Ihre Angestellten müssen wissen, ob, wann, wo und wie das Unternehmen die Arbeit am Computer erfasst und auswertet. In einem konkreten Fall war laut Bundesgericht die fristlose Entlassung eines Mitarbeiters nicht gerechtfertigt, obwohl dieser nachweisbar einen grossen Teil seiner Arbeitszeit für private Zwecke verwendet hatte. Denn der Arbeitgeber hatte den Angestellten unerlaubterweise mit einer Spionagesoftware überführt.

Selbstverständlich dürfen Sie aber von Ihren Angestellten erwarten, dass sie auch im Homeoffice ihre vertraglichen Pflichten erfüllen, den Geschäftslaptop nicht – oder nur ausnahmsweise in vertretbarem Rahmen – für private Zwecke nutzen oder schon gar nicht auf illegalen Websites surfen. Dabei geht es nicht nur um das Einhalten der Arbeitszeit, sondern auch um den Schutz des Computers vor Schadsoftware oder das Verschwenden von Speicherkapazität. Eine gewisse Überwachung der E-Mail-Nutzung und des Surfverhaltens der Angestellten ist daher zulässig und auch sinnvoll. Wie Sie dies korrekt tun und dabei auch den Datenschutz einhalten, sehen Sie in der unten stehenden Checkliste.

Kommunikationsfluss und informeller Austausch

Homeoffice hat viele Vorteile. Doch durch die räumliche Distanz darf der persönliche Kontakt nicht zu kurz kommen. Gute Kommunikation und regelmässiger informeller Austausch sind wichtig für den Zusammenhalt im Team, für das gemeinsame Entwickeln von Ideen und Lösungen, aber auch für das Wohlbefinden der Mitarbeitenden.

  • Planen Sie Sitzungen so, dass möglichst alle daran teilnehmen können.
  • Achten Sie darauf, dass wichtige Informationen zeitnah alle erreichen – auch die Leute im Homeoffice.
  • Regeln Sie die Kommunikation mit den Homeworkern: Wann ist eine Besprechung per Videocall sinnvoll, wann genügt ein Anruf aufs Handy und wann eine simple E-Mail? Fragen Sie nach, welche Abläufe und welches Vorgehen Ihre Angestellten als sinnvoll erachten.
  • Führen Sie einen für alle zugänglichen Kalender, aus dem hervorgeht, wer wann wo arbeitet und zu welchen Zeiten er oder sie wegen wichtiger Arbeiten nicht gestört werden will.
  • Je mehr und je häufiger im Homeoffice gearbeitet wird, umso wichtiger sind Begegnungsmöglichkeiten – auch ausserhalb der Arbeitszeit: der Apéro am Freitagabend, ein regelmässiges gemeinsames Mittagessen oder auch die virtuelle Kaffeepause.

So gelingt die Videokonferenz

Die bisherigen Erfahrungen haben gezeigt: Sitzungen lassen sich zum Beispiel mit Zoom, Microsoft Teams oder Google Hangout problemlos online abhalten. Im Unterschied zu «analogen» Besprechungen, bei denen alle Beteiligten an einem Tisch sitzen, müssen Sitzungen im Netz allerdings sehr straff geführt werden. Den «Blick in die Runde», bei dem man sieht, ob die Beteiligten mit einem Entscheid einverstanden sind oder das Gesagte verstanden haben, gibt es bei der virtuellen Besprechung nicht.

Tipp Bereiten Sie die Sitzung im Netz sehr gut vor. Eine gemütliche Plauderrunde, bei der man gemeinsam laut über Themen nachdenkt, hält online niemand lange aus. Wenn Sie die Teilnehmenden nicht permanent bei der Stange halten, klinken sie sich aus.

Wie Sie eine effiziente Videokonferenz organisieren, sehen Sie in der unten stehenden Checkliste. Geben Sie die Tipps zum Verhalten während einer Konferenz auch an Ihr Team weiter.