Arbeitszeiten verbindlich regeln

Vollzeit, Gleitzeit, Schichtarbeit – Bestimmungen zur Arbeitszeit

Im Personalreglement, einem separaten Arbeitszeitreglement oder in den einzelnen Arbeitsverträgen können Sie Ihr Arbeitszeitmodell festlegen, das auch je nach Hierarchiestufe unterschiedlich vereinbart werden kann. Hier eine Auswahl von Arbeitszeitmodellen:

• Wochen-, Monats- oder Jahresarbeitszeit: Sie können eine wöchentliche, monatliche oder jährliche Arbeitszeit festlegen; die Mitarbeitenden dürfen innerhalb dieses Zeitraums ihre Arbeitszeit frei aufteilen. Je länger der Zeitraum, desto flexibler sind die Mitarbeitenden in ihrer Arbeitszeiteinteilung, was eine attraktive Arbeitsbedingung ist.
• Lebensarbeitszeit: Durch ein Lebensarbeitszeitkonto sparen Mitarbeitende während ihrer ganzen Anstellungsdauer ein Guthaben an Ferien (auch über dem gesetzlichen jährlichen Anspruch), Lohn oder Überstunden an. Dies ermöglicht es ihnen, dadurch zum Beispiel eine Frühpensionierung zu finanzieren. Ein solches Modell steigert Ihre Arbeitgeberattraktivität.
• Gleitzeit: Bei diesem Modell können Mitarbeitende den Beginn und das Ende ihres Arbeitstags flexibel wählen. Sie als Arbeitgeber oder Arbeitgeberin können auch Zeitfenster definieren, wann gestartet bzw. ab wann die Arbeit frühestens niedergelegt werden darf. Mit einem Gleitzeitmodell erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeitende dann arbeiten, wenn sie genügend Arbeit haben, und Sie fördern die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben Ihrer Mitarbeitenden.
• Voll- oder Teilzeitarbeit: Flexible Teilzeitmodelle sind attraktiv für Ihre Angestellten und bieten auch Vorteile für den Betrieb. Ihre Mitarbeitenden haben die Möglichkeit, bei verschiedenen Arbeitgebern tätig zu sein oder mehr Zeit für das Privatleben zu haben. Ihnen helfen Teilzeitmodelle, die Arbeit auf mehrere Personen zu verteilen, Stellvertretungen sicherzustellen und auch Personalkosten einzusparen. Eine interessante Variante – gerade auch für höhere Positionen – ist Jobsharing: Zwei Personen teilen sich eine Vollzeitstelle und sind gemeinsam verantwortlich dafür. Dies wird auch im Arbeitsvertrag so festgehalten.
• Schichtarbeit: Bei der Schichtarbeit können die täglichen Arbeitszeiten regelmässig wechseln – Sie teilen Ihre Mitarbeitenden beispielsweise in eine Früh-, Spät- oder Nachtschicht ein. Dementsprechend verändert sich der Beginn und das Ende des Arbeitstags, auch die Dauer der Arbeitszeit kann je nach Schicht variieren. Dieses Arbeitszeitmodell dient vor allem dem Betrieb, da Sie dadurch eine längere Auslastung pro Tag erzielen.

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Was gilt bei Kurzabsenzen?

Ihren Angestellten müssen Sie laut Gesetz «die üblichen freien Stunden und Tage» gewähren (Art. 329 OR). Was für solche Kurzabsenzen «üblich» ist, sagt das Gesetz allerdings nicht, und auch die Bezahlung ist nicht gesetzlich geregelt.
Die meisten Firmen regeln diese Frage im Personalreglement. Als üblich gelten folgende freie Zeiten:

• Eigene Heirat: 2 bis 3 Tage
• Hochzeit eines nahen Verwandten: 1 Tag
• Tod eines Familienangehörigen (je nach Verwandtschaftsgrad): 1 bis 3 Tage
• Tod im Freundeskreis: Teilnahme an der Beerdigung
• Umzug des eigenen Haushalts: 1 Tag
• Militärische Inspektion und Rekrutierung: ½ bis 1 Tag

Für Angestellte im Monatslohn sind solche Kurzabsenzen in der Regel bezahlt, bei Stundenlohn hingegen nicht.

Bei Arztbesuchen gilt: Ihre Angestellten sollen diese wenn möglich in die Freizeit oder doch wenigstens in die Randstunden verlegen. Müssen Angestellte einen Arztbesuch oder eine ärztlich verschriebene Therapie während der Arbeitszeit wahrnehmen, müssen Sie Ihnen die dafür nötige Zeit freigeben.

Angestellte im gekündigten Arbeitsverhältnis haben Anspruch auf freie Zeit zur Stellensuche. Faustregel: Für Vorstellungsgespräche dürfen sie rund einen halben Tag pro Woche freinehmen.

Müssen Eltern ihr krankes Kind betreuen, kann der Vater oder die Mutter der Arbeit bis zu drei Tage pro Krankheitsfall fernbleiben. Auch für die Betreuung von anderen Angehörigen dürfen seit Juli 2021 maximal drei Tage eingesetzt werden – in diesem Fall liegt die Obergrenze bei zehn Tagen pro Jahr.

Halten Sie spezielle Ferienregelungen fest

Alle Ihre Angestellten haben das Recht auf vier Wochen Ferien pro Jahr, junge Mitarbeitende bis 20 auf fünf Wochen. Das gilt auch für Teilzeitangestellte. Diesen gesetzlichen Anspruch dürfen Sie in Ihrem Reglement nicht unterschreiten.

Wann die Ferien bezogen werden können, bestimmen Sie als Arbeitgeber oder Arbeitgeberin, wobei Sie auf die Bedürfnisse Ihrer Angestellten Rücksicht nehmen müssen (beispielsweise auf Schulferien). Mindestens zwei Wochen pro Jahr müssen die Angestellten am Stück beziehen können. Am besten halten Sie im Personalreglement fest, bis wann Ferienwünsche jeweils angemeldet werden sollten.

Auch Betriebsferien – zum Beispiel im Sommer, wenn nichts los ist – oder Feriensperren – etwa in der umsatzstärksten Jahreszeit – dürfen Sie als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber anordnen. Das sollten Sie allerdings mindestens zwei bis drei Monate im Voraus tun. Oder Sie formulieren eine passende Bestimmung im Reglement.

Weitere Punkte, die Sie im Reglement festhalten können, sind etwa Regelungen für den Fall, dass eine Mitarbeiterin in den Ferien erkrankt. Oder was gilt, wenn am Ende des Arbeitsverhältnisses noch ein Ferienguthaben besteht respektive umgekehrt, wenn dann zu viele Ferien bezogen wurden.

Autorin und Expertin: Laetitia Dacorogna