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IT-Infrastruktur für den Firmenstart

IT-Infrastruktur für den Firmenstart

Laptops, Software, Server – was alles gehört zur Firmen-IT?

Eine professionelle IT-Infrastruktur ist ein zentraler Erfolgsfaktor für jedes KMU. Welche Komponenten dürfen in Ihrem neu gegründeten Unter­nehmen auf keinen Fall fehlen? Und worauf ist bei der Wahl der IT-Ausstattung zu achten?

Drei entscheidende IT-Tipps für KMU in der Anfangsphase:

  • Ihre IT-Infrastruktur muss flexibel sein. Ihr Unternehmen soll wachsen, der Markt für Ihr Produkt oder Ihre Dienst­leistung ist volatil. Umso wichtiger, dass Sie Ihre IT-Infra­struktur einfach anpassen und aus­bauen können.
  • IT-Sicherheit steht an erster Stelle! KMU sind beliebte Angriffsziele von Hackern. Achten Sie auf eine gute Back-up-Lösung, stellen Sie sicher, dass bei Problemen oder System­ausfällen inner­halb kürzester Zeit eine interne IT-Spe­zialis­tin oder externer Support zur Ver­fügung steht, und arbeiten Sie einen Notfall­plan aus für den Fall, dass Ihrem Unter­nehmen durch einen System­ausfall oder Hacker­angriff massive Ein­bussen drohen.
  • Server in der Cloud: Die meisten KMU lagern ihre Server zu einem professionellen Anbieter in die Cloud aus. Bei einem guten Spe­zialis­ten er­halten Sie so IT-Wissen auf aktuellem Stand, pro­fessio­nelle War­tung und sichere Back-ups.

Hardware-Basics für KMU

Jedes Unternehmen braucht eine IT-Infrastruktur – und sei es nur das Notebook, mit dem Sie von zu Hause aus Ihr Business starten. Zur Hardware gehören üblicher­weise die PCs und/oder Lap­tops, Server, die Kopierer und eine Telefon­anlage. Alle Kompo­nenten sind in einem Netz­werk ver­bunden. Sowohl der Desktop (PCs) als auch die Server und die Telefon­anlage können in die Cloud ausgelagert werden.

Endgeräte

Bei den Computern für Ihre Angestellten kommt es darauf an, wie mobil diese arbeiten. Immer am gleichen Arbeits­platz – dann empfiehlt sich ein Desktop-Gerät, je nach Anfor­derungen mit dem Firmen­server verbunden. Wird an wechselnden Arbeits­plätzen und auch von zu Hause gearbeitet, setzen Sie besser auf Laptops, mit denen die Ange­stellten per WLAN und VPN aufs Firmen­netzwerk zu­greifen.

Mit zu Ihrer IT-Infrastruktur gehören auch Drucker respektive Kopierer (die heute verfügbaren Geräte sind multi­funktional). Die Geräte gibt es in ganz unter­schied­lichen Preis­klassen. Die wichtigsten Fragen für Ihre Wahl: Reicht Ihnen A4 oder benötigen Sie A3? Soll nur schwarz­weiss gedruckt werden oder auch farbig? Und wie viele Kopien pro Monat werden unge­fähr gedruckt? Dies bestimmt die Grösse des Geräts, das sie anschaffen müssen.

Und schliesslich ist die Telefonanlage mit dem aktuellen Standard VoIP immer auch in die Firmen-IT einge­bunden. Dabei können Sie wählen, ob Sie den Telefon­server vor Ort selber be­treiben oder – wie heute üblich –  mit einer Cloud-Lösung arbeiten wollen (mehr dazu er­fahren Sie auf in unseremEinkaufsratgeber für Telefonanlagen).

Zentral: der Server

Einen Server können Sie kaufen und inhouse betreiben. Das verlangt einen geeigneten Raum und genügend IT-Know-how in der Firma, um einen reibungs­losen Betrieb zu sichern. Eine weitere Möglich­keit ist, den eigenen Server in einem externen Rechen­zentrum einzu­stellen (Server Housing). Dort sind die Server in optimaler Umge­bung unter­gebracht und werden gewartet. Die dritte und heute häufig gewählte Möglich­keit ist eine Cloud-Lösung von einem pro­fes­sio­nellen Anbieter. Der Vorteil dabei: Die Leistungsfähigkeit ist beliebig skalierbar, der Server kann mit Ihrem Unternehmen wachsen. Wartung, Sicherheit und Updates sind inbegriffen, Back-ups werden auto­matisch ausge­führt. Zudem müssen Sie nicht eine grosse Investi­tion aufs Mal stemmen, sondern die Kosten fallen monatlich an, was Ihre Liqui­dität schont.

Die Server sind das Herzstück der Firmen-IT. Hier liegen die Firmendaten und das Betriebs­system (Windows, Mac, Linux). Server haben unter­schiedliche Funktionen:

  • Fileserver
    Der File- oder Dateiserver stellt die Dateien innerhalb des Firmennetzwerks zur Verfügung, sodass sie von mehreren Mit­arbei­tenden ver­wendet werden können. Meist sind auf dem Fileserver grosse Daten­mengen abgespeichert, ent­sprechend viel Fest­platten­kapazi­tät muss vorhanden sein.
  • Mailserver
    Der Mailserver dient dazu, E-Mails zu empfangen, weiterzuleiten und zu versenden. Dazu werden ver­schiedene Protokolle wie SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), POP (Post Office Protocol) und IMAP (Internet Message Access Protocol) eingesetzt. Die E-Mail-Adressen erhalten den Domain­namen des Mail­servers.
  • Webserver
    Webserver übertragen ver­schiedene Dateien an Clients, etwa an Webbrowser oder FTP-Clients (Datei­manager und andere). Zur Dar­stellung einer komplexen Web­seite sind dabei manchmal Hunderte Anfragen und Server­antworten nötig. Webserver können lokal innerhalb eines ge­schlossenen Netz­werks ein­ge­setzt werden, aber auch global für Dienste im World Wide Web. 
  • Datenbankserver
    Datenbankserver unterstützen die Webserver bei der Datenspeicherung und Datenauslieferung. Auf diesen Servern sind ein oder auch mehrere Datenbanksysteme gespeichert. Der Zugriff erfolgt von einem externen Applikationsserver aus.
  • Applikationsserver
    Der Applikationsserver ist eine Software im Netzwerk, die Anwendungs­programme ausführt und Dienste, etwa Trans­aktionen, Authenti­fizierung oder den Zugriff auf Ver­zeich­nisse, Web­services und Daten­banken, zur Verfügung stellt. Häufig werden auf dem Applikationsserver Anwendungen wie CRM- oder ERP-Software installiert.
Tipp Welche Server Sie für Ihr Unternehmen benötigen, hängt von ver­schie­denen Faktoren ab. In unserem Einkaufs­rat­geber zum Thema Server erfahren Sie mehr über die verschiedenen Möglichkeiten und die Kosten dafür.

Netzwerk installieren

Das Firmennetzwerk verbindet die Endgeräte Ihrer Mitarbeitenden mit den Druckern, dem Server, der Back-up-Station, dem Internet. Sie haben die Wahl zwischen kabel­gebundenen, draht­losen und hybriden Netz­werken. Bei der Auswahl sollten Sie drei Punkte berück­sichtigen:

  • Standort Ihrer Geräte
  • Kabelkanäle etc., die in den Geschäftsräumen bereits bestehen
  • Geschwindigkeit, die Ihr Netzwerk haben soll

Kabel- oder Ethernet-Netzwerke sind sehr schnell und sicherer als drahtlose Netz­werke. Zudem kommt es nicht zu Störungen bei der Über­tragung, etwa durch Wände. Der Nach­teil dabei: Sie müssen die Ethernet-Kabel zwischen den Geräten und einem Hub, oft auch einem Router verlegen lassen. Wenn in Ihren Geschäfts­räumen nicht bereits Vor­in­stal­lati­onen bestehen, kostet das einiges an Zeit und Geld.

Drahtlose Netzwerke verbinden die IT-Elemente ohne Kabel über WLAN. Ein grosser Vorteil von draht­losen Netz­werken: Die Arbeits­geräte hängen nicht an Kabeln, Ihre Mit­arbei­tenden können also irgendwo im Bereich des Netz­werks damit arbeiten (per VPN auch von auswärts). Auch sind draht­lose Netz­werke günstiger als Kabel­netz­werke. Der Nachteil dabei: Die Über­tragungs­ge­schwindig­keit ist tiefer, zudem kann die Über­tragung durch Wände, Rohre, grosse metallische Objekte gestört werden.

Hybridnetzwerke verwenden eine Kombination aus drahtlosen und kabel­gebundenen Netz­werken. So lassen sich schnellere kabel­gebundene Desk­tops und drahtlose mobile Laptops, Tablets und Smart­phones im selben Netz ver­wenden. Für ein Hybridnetzwerk benötigen Sie spezielle Hybrid­router, die ein Draht­los­signal senden und Ports für den kabel­gebundenen Zugriff bieten, so­ge­nannte WLAN-Router mit Ethernet-Ports.

Gut zu wissen Es lohnt sich, die Netzwerkfrage mit IT-Fachleuten zu besprechen. Wenn Sie selber nicht sehr ver­siert sind, sollten Sie die In­stal­lation ebenfalls den Spezi­alisten über­lassen. Fach­leute finden Sie über unseren Einkaufs­ratgeber zum Thema Netz­werke.

Software für Ihr Start-up

Die gängigen Office-Programme (oder Open-Source-Lösungen dafür) brauchen alle Start-ups. Überlegen Sie sich auch, ob Sie ein ERP-System (Enter­prise Ressource Planing) benötigen, mit dem Sie unter anderem Offerten und Aufträge verwalten, die Personal­admini­stration abwickeln und Projekte steuern können. Entscheiden Sie sich dazu, die Buchhaltung selber zu erledigen, sollten Sie gleich das passende Modul dafür mit anschaffen. Für die Kundenverwaltung wird schon früh nach dem Start eine CRM-Lösung sinnvoll, um den Überblick zu behalten.

Welche Software, welche Applikationen Sie ansonsten benötigen, hängt von der Branche ab, in der Sie tätig sind. Ein Gastro­betrieb etwa braucht eine gute Kassen­lösung, eine Physio­therapeutin benutzt ein Buchungs­tool, um Termine zu vereinbaren, ein Architekturbüro arbeitet mit CAD und BIM und benötigt ein gutes Projekt­management-Tool.

Tipp Was in Ihrer Branche Standard ist, wissen Sie vermutlich selber oder können es beim Branchen­verband in Er­fahrung bringen. Tipps zu den Tools, die alle benötigen, erhalten Sie unter «Office-Programm, Grafik, interne Kommuni­kation – kostenlose Tools».

Open Source – die günstige Alternative

Statt Ihre Anwendungen bei Microsoft, Adobe etc. für (teures) Geld zu beschaffen, können Sie auf Open-Source-Programme setzen. Für solche Programme müssen Sie keine Lizenzen bezahlen und Sie sind unab­hängig vom Hersteller. Und dank der globalen Gemeinschaft von Nutzern und Ent­wicklern werden Sicher­heits­lücken meist schnell entdeckt:

Auch bei Open-Source-Programmen können aber Kosten entstehen – etwa für den Anbieter, der die In­stal­lation und den Support über­nimmt. Zudem reicht möglicherweise die Funk­ti­onali­tät mit dem Wachs­tum der Firma irgend­wann einmal nicht mehr aus.

Beliebte Open-Source-Programme
  • E-Mail: Thunderbird
  • Grafikprogramm: GIMP
  • Office: LibreOffice und OfficeSuite
  • Bearbeitung von Audiodateien: Audacity

Sparen Sie nicht bei der IT-Sicherheit

Open-Source-Anwendungen sind oft eine gute Alternative. Wenn es aber um Antivirusprogramme geht, lohnt es sich nicht, zu sparen. Investieren Sie in eine Soft­ware, die regel­mässig weiter­ent­wickelt wird und auch neuste Ran­som­ware erfasst. Dasselbe gilt für die weiteren Sicher­heits­komponenten wie die Firewall oder die Firmware auf Ihrem WLAN-Router. Mehr zur IT-Sicher­heit erfahren Sie in unserem Praxisratgeber.

Zusammenarbeit mit IT-Fachleuten

Sind Sie IT-affin und kennen sich in den wichtigsten Themen gut aus? Haben Sie einen Mitarbeiter der ersten Stunde, der Ihre IT-Infrastruktur implementieren kann? Wenn Sie auf diese Fragen mit Nein antworten, werden Sie die Hilfe von Fachleuten brauchen. Doch welchen Spezialisten, welche IT-Expertin brauchen Sie?

Dies sind die häufigsten Dienstleistungen, die bei unseren Einkaufsexperten für IT-Lösungen nachgefragt werden:

  • Planung und Umsetzung
    Planung und Implementierung von IT-Projekten, Beispiele:
    • Einrichten der IT-Infrastruktur in den neuen Geschäftsräumen
    • Beschaffung und Installation der Endgeräte
    • Auslagerung des Datenservers oder des Applikationsservers zu einem Cloud-Anbieter
  • Support und Betrieb
    Support und Betrieb der IT-Infrastruktur, Beispiele:
    • PC-Support – Software- und Hardwaresupport, Konfigurieren der Geräte und des Netzwerks, Datenrettung
    • Server-Support – Installation, Set-up und Wartungsarbeiten
    • Back-up-Services – Definition, Implementation und Betreuung des Back-ups
    • Einrichten des Serverbetriebs in einem Rechenzentrum (Colocation)
    • Outsourcing von Netzwerkbetrieb und Serverbetreuung an externen Dienstleister
  • IT-Beratung und IT-Consulting
    Beratung rund um Technologie, IT-Strategie und Evaluation von Produkten, zum Beispiel:
    • Definition einer IT-Security-Strategie
    • Evaluation von Lösungen wie ERP, CRM, CMS
    • Begleiten eines Outsourcing-Projekts

Die richtigen IT-Spezialisten finden

Egal in welchem Gebiet Sie IT-Unterstützung suchen, diese Punkte gelten für alle externen Fachkräfte:

  • Ihre IT-Service-Firma sollte etwa in der gleichen Liga spielen wie Ihr Unternehmen auch – natürlich mit dem von Ihnen benötigten Know-how. Wenn Sie von einer zu grossen IT-Firma unterstützt werden, bezahlen Sie zu viel und laufen Gefahr, dass grössere Kunden prioritär bedient werden und Sie hinten anstehen müssen. Lassen Sie sich Referenzen geben und prüfen Sie diese.
  • Überlegen Sie sich gut, ob Ihnen der Support während der üblichen Büro­zeiten genügt oder ob Sie wirk­lich einen 24/7-Service benötigen. Die Kostenunterschiede sind enorm.
  • Ein guter IT-Berater hört zu, ermittelt zusammen mit Ihnen Ihre Bedürfnisse und erarbeitet flexible Lösungen, die mit Ihrem Unter­nehmen wachsen können.
  • Eine gute IT-Beraterin spricht Ihre Sprache. Wenn sie Fach­begriffe benutzt, erklärt sie diese und macht alles mit Beispielen nach­voll­zieh­bar.

Stellen Sie ein Anforderungsprofil zusammen mit den Punkten, die Sie von Ihrem IT-Spezia­listen gelöst haben möchten. Unter Umständen lohnt sich schon dafür eine Beratung, damit nicht wichtige Punkte vergessen gehen. Lassen Sie sich dann von mehreren Anbietern eine Offerte erstellen.

TippAdressen von geeigneten Fachleuten erhalten Sie bei Ihrem Branchen­verband. Fragen Sie auch Unter­nehmer­kollegen, das sind ohnehin die besten Referenzen. Oder füllen Sie unseren Bedarfs-Check aus und erhalten Sie kostenlos Offerten von drei passenden Anbietern.