Finanzen und Steuern

Buchführung und Rechnungslegung

Grundsätze der Buchführung und der Rechnungslegung

Grundsätze der Buchführung und der Rechnungslegung

Ihr Unternehmen wird langfristig keinen Erfolg haben, wenn Sie die Buchführung vernachlässigen. Denn das Rechnungswesen liefert Ihnen wichtige Informationen zur finanziellen Situation Ihres Unternehmens.

Nur mit einer professionellen Buchhaltung können Sie Ihr Unternehmen erfolgreich führen. Diese ist die Grundlage für alle unternehmerischen Entscheide.

Was ist der Zweck der Buchhaltung?

Die Buchhaltung hat zum Zweck, Ihnen über die Guthaben- und die Schuldverhältnisse Ihres Unternehmens sowie über die Herkunft und die Verwendung der Mittel in den einzelnen Geschäftsjahren Auskunft zu geben.

Finanzbuchhaltung versus Betriebsbuchhaltung

Gegen aussen dient die Finanzbuchhaltung dazu, gegenüber den an Ihrem Unternehmen interessierten Personen und Institutionen Rechenschaft abzulegen. Zu diesen Personen gehören zum Beispiel Inhaber und Teilhaberinnen – vor allem aber auch Kreditgeber. Nicht zu vergessen die Steuerbehörden, die von Ihnen eine korrekt geführte Buchhaltung erwarten, denn diese dient als Grundlage für die Besteuerung Ihres Unternehmens. In Streitfällen kann die ordnungsmässig geführte Buchhaltung zudem als Beweismittel herangezogen werden, beispielsweise in einem Scheidungsverfahren, wenn es um die Aufteilung des gemeinsamen Vermögens geht, oder bei einer Klage im Zusammenhang mit Provisionszahlungen. Sie kann helfen, Streit zu schlichten oder aber Behauptungen zu erhärten.

Eine aussagekräftig geführte Buchhaltung dient Ihnen jedoch vor allem als Führungsinstrument. Die Betriebsbuchhaltung richtet sich nur an interne Adressaten und zeigt Ihnen die tatsächlichen Vermögensverhältnisse (ohne allfällige stille Reserven). Sie können daraus die ertragsstarken und die ertragsschwachen Betriebszweige, Dienstleistungen oder Produkte in Ihrem Unternehmen erkennen und Ihre Strategie danach ausrichten. Zudem dient die Betriebsbuchhaltung der Kostenkontrolle und stellt eine wichtige Basis für die Kalkulation dar.

Buchführungspflicht – gilt sie für Ihr Unternehmen?

Das schweizerische Obligationenrecht (OR) regelt in Art. 957 bis 963, welche Unternehmen auf welche Art und mit welchen Pflichten eine Buchhaltung führen müssen. Die Pflicht zur kaufmännischen Buchführung und Rechnungslegung ist nicht nur an die Rechtsform des Unternehmens geknüpft, sondern auch an dessen wirtschaftliche Bedeutung.

Untersteht Ihr Unternehmen der Pflicht zur ordnungsmässigen Rechnungslegung, müssen Sie eine Buchführung nach kaufmännischer Art – auch «doppelte Buchhaltung» genannt – erstellen. Das bedeutet, dass Sie jeden Geschäftsfall doppelt verbuchen müssen, einmal auf der Sollseite eines Kontos und einmal auf der Habenseite eines Gegenkontos. Die doppelte Buchhaltung erfasst alle Geschäftsvorfälle und Sachverhalte, die für die Darstellung der Vermögens-, Finanzierungs- und Ertragslage Ihres Unternehmens notwendig sind.

Der Buchführungspflicht unterliegen:

  • Juristische Personen (beispielsweise AG oder GmbH)
  • Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit mehr als 500'000 Franken Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr

Lediglich eine sogenannte «Milchbüechlirechnung» führen müssen:

  • Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit weniger als 500'000 Franken Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr
  • Vereine und Stiftungen, die nicht verpflichtet sind, sich ins Handelsregister eintragen zu lassen

Gehört Ihr Unternehmen in die zweite Kategorie, genügt es, wenn Sie über die Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage Buch führen.

AchtungErwirtschaftet Ihr Einzelunternehmen MWST-pflichtigen Umsatz, sind Sie bereits ab einem Umsatz von 100'000 Franken zur kaufmännischen Buchführung verpflichtet.

Ordnungsmässige Buchführung – das müssen Sie beachten

Die Buchführung bildet die Grundlage der Rechnungslegung und erfasst die Geschäftsvorfälle und Sachverhalte, die für die Darstellung der Vermögens-, Finanzierungs- und Ertragslage Ihres Unternehmens (wirtschaftliche Lage) notwendig sind. Für eine ordnungsmässige Buchführung müssen Sie folgende Aspekte beachten:

  • Erfassen Sie Ihre Geschäftsfälle vollständig, wahrheitsgetreu und systematisch.
  • Weisen Sie alle Buchungsvorgänge mit Belegen nach.
  • Führen Sie Ihre Buchhaltung klar, verständlich und mit Blick auf die Art und Grösse des Unternehmens zweckmässig. (Verwenden Sie für Ihren Kontenplan nur diejenigen Konten aus dem Kontenrahmen KMU, die Sie benötigen und fassen Sie die Konten sinnvoll zusammen.)
  • Ihre Buchführung muss für Dritte nachprüfbar sein.

Sie können die Buchführung in der Landeswährung oder in der für die Geschäftstätigkeit wesentlichen Währung führen. Wählen Sie eine der Landessprachen oder Englisch, je nachdem was in Ihrem Unternehmen am geläufigsten ist.

Die Grundsätze der ordnungsmässigen Rechnungslegung

Die Rechnungslegung soll die wirtschaftliche Lage Ihres Unternehmens so darstellen, dass sich Dritte ein zuverlässiges Urteil bilden können. Dazu dient der Geschäftsbericht, der von Unternehmen erstellt werden muss, die der Buchführungspflicht unterliegen. Massgebend sind insbesondere die folgenden Grundsätze: Die Rechnungslegung muss

  • klar und verständlich sein,
  • vollständig sein,
  • verlässlich sein,
  • das Wesentliche enthalten,
  • vorsichtig sein.
  • Für die Darstellung und Bewertung muss stets der gleiche Massstab angewendet werden.
  • Aktiven und Passiven sowie Aufwand und Ertrag dürfen nicht miteinander verrechnet werden.
Gut zu wissenAufwand und Ertrag müssen Sie in Ihrer Finanzbuchhaltung via aktive und passive Rechnungsabgrenzung periodengerecht abgrenzen. Darauf verzichten kann Ihr Unternehmen nur, wenn Sie aus Lieferungen und Leistungen oder Finanzerträgen pro Jahr weniger als 100'000 Franken Nettoerlös erwirtschaften.

Aufbewahrung

Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege sowie den unterzeichneten Geschäfts- und Revisionsbericht müssen Sie schriftlich – auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise (beispielsweise auf Magnetbändern) – während zehn Jahren aufbewahren. Sie müssen die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsfällen gewährleisten, und die Dokumente müssen jederzeit wieder lesbar gemacht werden können. Zudem muss das Dokument oder der Datenträger, auf dem Sie Ihre Daten aufbewahren, unveränderbar sein. Falls Sie die Daten elektronisch aufbewahren, müssen Sie allfällige Veränderungen daran protokollieren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahrs.

Jetzt Treuhandexperten für Ihre Buchführung finden

Nutzen Sie ganz einfach den Bedarfs-Check, und unsere Einkaufsexperten finden für Sie bis zu drei passende Anbieter.

Zum Bedarfs-Check

Die Bestandteile des Geschäftsberichts

Einen Geschäftsbericht müssen Sie erstellen, wenn Ihr Unternehmen zur ordnungsmässigen Buchführung verpflichtet ist. Er muss innerhalb von sechs Monaten nach Ablauf des Geschäftsjahrs erstellt werden; bei einer AG oder einer GmbH muss er zudem der General- respektive Gesellschafterversammlung zur Genehmigung vorgelegt werden. Unterzeichnet wird der Geschäftsbericht vom Verwaltungsrat der AG, von der Geschäftsführung der GmbH respektive von der Inhaberin des Einzelunternehmens. Er enthält:

  • Jahresrechnung
    • Bilanz
      Die Bilanz besteht aus der Gegenüberstellung von Vermögen und Schulden (Aktiven und Passiven).
    • Erfolgsrechnung
      In der Erfolgsrechnung werden Aufwand und Ertrag einander gegenübergestellt. Ist der gesamte Aufwand kleiner als der Ertrag, resultiert ein Reingewinn – im anderen Fall ein Verlust.
    • Anhang
      Der Anhang liefert zusätzliche Informationen zu den anderen Bestandteilen der Jahresrechnung, beispielsweise zur Bewertung von Wertschriften, zu den Vorräten oder zu eigenen Geschäftsanteilen, die das Unternehmen selbst während des Geschäftsjahrs erworben oder verkauft hat. Einen Anhang als Teil der Jahresrechnung müssen Sie erstellen, wenn Ihr Unternehmen buchführungspflichtig ist.

Unternehmen, die der ordentlichen Revision unterstehen, sind verpflichtet, zusätzlich zur Jahresrechnung eine Geldflussrechnung und einen Jahresbericht zu erstellen.

  • Geldflussrechnung
    Die Geldflussrechnung stellt die Einnahmen den Ausgaben gegenüber und zeigt damit die Veränderung der flüssigen Mittel auf. In der Regel müssen KMU keine Geldflussrechnung erstellen, da nur Unternehmen mit einer ordentlichen Revision dazu verpflichtet sind.
  • Jahresbericht (für AG und GmbH)
    Der Jahresbericht fasst das abgelaufene Jahr zusammen. Er wird an der General- oder Gesellschafterversammlung den Unternehmenseigentümern zur Genehmigung unterbreitet. Für Unternehmen, die der ordentlichen Revision unterstehen, ist die Erstellung des Jahresberichts (im OR Lagebericht genannt) Pflicht.