Telefondienst Schweiz – Offerten vergleichen

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Telefonservice

Haben Sie sich entschlossen, einen persönlichen Telefondienst einzusetzen, so gibt es in der Schweiz eine grosse Anzahl an Anbieter, auf die Sie zurückgreifen können.

Diese Kriterien helfen Ihnen bei der Auswahl der Anbieter:

  • Referenzauskünfte
  • Erreichbarkeit (Zeitmodell)
  • Grösse der Unternehmung
  • Angebotene Sprachen
  • Art der Kommunikation mit Ihnen als Kunde

Zur Checkliste

Unsere KMU-Einkaufsexperten für Telefonservices arbeiten mit über 80 geprüften Schweizer Anbietern für Telefondienste zusammen und finden für Sie das passende Telefonsekretariat. 

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Telefondienst – Checkliste

Damit Sie gut ausgestattet sind und die richtige Wahl treffen, haben wir für Sie eine Checkliste mit den wichtigsten Fragen und Antworten vorbereitet:

Wann benötige ich einen Telefondienst für mein KMU?
Firmen, deren Kunden rundum beraten werden müssen, profitieren sehr von einem externen Telefonservice. Dieser garantiert trotz all­fälliger Abwesen­heit, dass eine persönliche Kunden­bindung stets gewährleistet wird. Zu den Unternehmen, die häufig auf Telefon­dienst­leister zurückgreifen, gehören unter anderem:

Auch frei­schaffende Unternehmer vertrauen sich häufig einem Telefondienst an.

Worauf muss ich bei der Auswahl meines Anbieters achten?
Diese Punkte entscheiden über die Auswahl für ein Telefon­service Anbieter:
  • Kosten: Das Budget ist ein entscheidender Punkt, den Sie bei der Auswahl Ihres Telefon­service Anbieters beachten sollten. Je nach Anbieter enthalten die Paket­tarife ein unter­schiedliches Volumen an Leistungen. Meist hängt der Preis davon ab, wie viele Anrufe pro Monat eingehen.
  • Servicezeiten: Hier ist es wichtig, zu welchen Bürozeiten der Telefonservice Agent Anrufe entgegennimmt. Eine gewöhnliche Servicezeit erfolgt zwischen Montag und Freitag von 8 bis 17 Uhr. Einige Telefonservice Anbieter bieten auch eine Erreich­barkeit an, die über die normalen Büro­zeiten hinaus geht.
  • Testmöglichkeiten: Damit Sie den passenden Telefon­service Anbieter finden, sollten Sie die Möglich­keit bekommen, die verschiedenen Angebote zu testen. Viele Telefondienstfirmen bieten eine Test­woche oder auch einen Live­test auf der eigenen Webseite an.
  • Teamgrösse: Fragen Sie sich, wie gross Ihr Kunden­stamm ist und welcher betreut werden soll. Gibt es Kunden, welche Sie explizit persön­lich betreuen wollen, oder welche sich nur von Ihnen betreuen lassen? Handelt es sich um einen grossen Anbieter, ist es sehr wahr­scheinlich, dass ein Call-Center Gefühl bei den Kunden entsteht, da immer wieder unterschiedliche Agenten das Telefon abnehmen. Am angenehmsten ist es, wenn der Anbieter mit kleinen Teams arbeitet, da die Agenten einen Wiedererkennungswert besitzen und Kunden sich somit wohler fühlen.
  • Referenzen: Referenzen eignen sich hervor­ragend als Indikator für die Qualität des Unter­nehmens. Es lohnt sich, diese zu studieren und zu vergleichen.
Zu welchen Zeiten sollen Telefonate abgenommen werden?
Unter den Telefondiensten gibt es diverse Anbieter mit unterschiedlichen Zeit­modellen. Gewisse Unter­nehmen werben mit 24-Stunden-Präsenz, während andere zu regulären Büro­zeiten (08:00-18:00 Uhr) arbeiten.

Der Vorteil der 24-Stunden-Erreichbarkeit ist offen­sichtlich. Der Nachteil hingegen besteht darin, dass die Angestellten in Schichten arbeiten, was bedeutet, dass nicht immer dieselben Ansprech­partner vor Ort sind.

Unternehmen, welche zu Bürozeiten arbeiten, sind meist kleiner und familiärer. Dies bedeutet, dass Kunden gut von einer Ansprech­person betreut werden können. Stimmen Sie die Auswahl Ihres Anbieters also auf Ihre Ziel­gruppe ab.

Wie geht ein Telefondienst mit meinen Kundendaten um?
Die Geheimhaltung Ihrer Kundendaten sollte immer höchste Priorität haben. Ein seriöser Telefon­dienst verpflichtet sich deshalb dazu, mit Ihren Daten sensibel umzugehen. Im Ideal­fall arbeitet der Telefonservice mit modernster Software, die Ihre Daten vor Cyberattacken schützt. Die Telefonisten verpflichten sich gleichzeitig zur Diskretion. Daten dürfen somit nicht an Dritte weitergegeben werden.

Welche Sprachen spricht der Telefondienst?
Telefonisten verfügen nebst kauf­männischen Kenntnissen auch über gute Aus­drucks­formen und Sprachkenntnisse. In der Regel kann in allen Landes­sprachen kommuniziert werden, d.h. Deutsch, Französisch und Italienisch gehören meist zum Angebot. Gute Englisch­kenntnisse dürfen ebenfalls erwartet werden.

Sollten Sie allerdings eine spezifische Sprache wünschen, wie z. B. Russisch, dann muss diese Sprache in der Offerte explizit aufgeführt sein. Teilen Sie uns Ihre Anforderungen mit, sodass wir Telefon­dienst­leister nach Ihren Vor­stellungen suchen können.

Welche Optionen bieten sich als Weiterleitung der Informationen an?
  • Sofortiges Verbinden
  • Verpasste Anrufe und Informationen der Anfrage zeitnah mitteilen (z. B. per E-Mail oder SMS)
  • Bei Ferienabwesenheit temporäre Umschaltung
  • Unterstützung des internen Telefondienstes bei Überlastungen
  • Führen einer Agenda, Kalenderführung (z. B. für Arztpraxen oder Immobilienmakler)

Hier finden Sie weitere Informationen und Tipps für Telefonservices.
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