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HR-Services-Kosten

Sie planen, – einzelne oder alle – HR-Funktionen an einen HR-Services-Anbieter in der Schweiz auszulagern, und möchten wissen, welche Kosten auf Sie zukommen? Alles, was Sie über HR-Services-Kosten wissen müssen, erfahren Sie hier.

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Was kosten HR-Services?

In erster Linie hängen die Kosten eines HR-Services davon ab, ob Sie einzelne Aufgaben oder das komplette HR (Human Resources) auslagern. Während einige KMU Unterstützung im gesamten Rekrutierungsprozess und in der Lohnadministration (Payroll) benötigen, möchten andere Unternehmen lediglich die Jobausschreibung und das Entgegennehmen der Bewerbungen auslagern. Weiter sind die Anzahl der Mitarbeitenden und die Fluktuationsrate entscheidend für die Preiszusammensetzung. 

Die HR-Service-Preise setzen sich aus diesen Faktoren zusammen: 

  • Anzahl Bereiche, die ausgelagert werden
  • Anzahl Neueintritte ins Unternehmen
  • Anzahl Mitarbeitende im Unternehmen
  • Laufzeit, Kündigungsmodalitäten etc.
Kostentipps der KMU-Einkaufsexperten
  • Soll die HR-Anbieterin mit der Software aus Ihrem Unternehmen weiterarbeiten, müssen Sie sicherstellen, dass sie diese Software kennt und möglichst selbst im Einsatz hat. Denn wenn sich die Anbieterin erst in Ihre Software einarbeiten muss, zahlen normalerweise Sie diese Stunden.
  • Achten Sie auch auf die Laufzeit der Vereinbarung mit dem HR-Anbieter – je nach Länge profitieren Sie allenfalls von Rabatten oder kostenlosen Zusatzleistungen.
  • Auch wenn Sie mit einem HR-Service zusammenarbeiten – arbeitsrechtliche Streitigkeiten mit Angestellten sind Ihre Sache, Sie bleiben die «Gegenpartei». Sie können sich vom HR-Services-Anbieter zwar beraten lassen, aber das kostet zusätzlich.

Die Preise für ein Assessment-Center setzen sich aus diesen Faktoren zusammen:

  • Anzahl Kandidatinnen und Kandidaten sowie Erfahrung der Assessorinnen und Assessoren
  • Zeitlicher Aufwand (Assessment und Auswertung)
  • Angebot an Assessment-Aufgaben sowie Sprachenvielfalt
  • Räumlichkeiten und Verpflegung


KMU-Kostenplaner für HR-Services

Damit Sie eine Vorstellung haben, mit welchen durchschnittlichen Kosten Sie für HR-Services rechnen müssen, befragte Gryps HR-Dienstleister in der Deutschschweiz anhand von vier Beispielen nach ihren Preisen.

Gut zu wissenKostenbeispiele für die Lohnadministration bzw. Payroll finden Sie im Payroll-Kostenplaner.


Kosten der HR-Services für eine Firma mit 15 Mitarbeitenden

Die Kostenerwartungen für die HR-Services für eine Firma mit 15 Mitarbeitenden liegen bei CHF 12'000 bis CHF 35'000, mit einem Durchschnitt von CHF 22'900. Dazu können einmalige Setup- und Initialisierungskosten kommen, die üblicherweise zwischen CHF 1'000 und CHF 2'000 liegen

Die Kostenerwartungen basieren auf diesem Szenario:

  • Personaladministration / Payroll für 15 Mitarbeitende, davon 4 in Teilzeit und 3 quellenbesteuert
  • Recruiting von 1 bis 2 Mitarbeitenden pro Jahr
  • Zeugnisse und Mitarbeiterbeurteilungen
  • Kontakt zu Ämtern
  • Handling von Sozialversicherungen und Gesundheitsmanagement


Kosten des HR-Outsourcings für eine Firma mit 50 Mitarbeitenden

Die Kostenerwartungen für das HR-Outsourcing einer Firma mit 50 Mitarbeitenden liegen bei CHF 21'100 bis CHF 60'000, mit einem Durchschnitt von CHF 40'100. Hinzu können einmalige Setup- und Initialisierungskosten kommen, die üblicherweise zwischen CHF 3'000 und CHF 4'000 liegen.

Die Kostenerwartungen basieren auf diesem Szenario:

  • Personaladministration / Lohnadministration für 50 Mitarbeitende, davon 5 quellenbesteuert
  • Recruiting (ca. 5 Mitarbeiterwechsel im Jahr)
  • Zeugnisse und Mitarbeiterbeurteilungen
  • Kontakt zu Ämtern


Kosten für ein Gruppenassessment für einen Verkaufsleiter einer grossen AG

Die Kostenerwartungen für ein Gruppenassessment für einen neuen Verkaufsleiter einer grossen AG liegen bei CHF 12’000 bis CHF 16’000, mit einem Durchschnitt von CHF 14’000.

Die Kostenerwartungen basieren auf diesem Szenario:

  • Neuer Verkaufsleiter für eine AG mit 120 Mitarbeitenden in der Pharmabranche
  • Gruppenassessment mit 3 bis 4 Teilnehmenden
  • Dauer: 1/2 Tag in den Räumlichkeiten des Assessment-Center-Anbieters
  • Inklusive Voranalyse, Planung, Feedback und Räumlichkeiten


Kosten für ein Einzelassessment für einen CEO / Geschäftsleiter

Die Kostenerwartungen für zwei halbtägige Einzelassessments, um einen neuen CEO zu finden, liegen bei CHF 7’500 bis CHF 10’000, mit einem Durchschnitt von CHF 8’700.

Die Kostenerwartungen basieren auf diesem Szenario:

  • Neuer Geschäftsleiter für eine AG im Fertigungsbereich mit 45 Mitarbeitenden
  • 2 Bewerbende bereits intern rekrutiert
  • Pro Bewerbende/-r ein halbtägiges Einzelassessment
  • Assessments vor Ort in der Firma
  • Inklusive Voranalyse, Planung und Feedback


Recruiting-Kosten

Die Recruiting-Dienstleistung kann je nach HR-Services-Anbieter unterschiedlich ausfallen. Einige übernehmen lediglich die Jobausschreibung und das Handling der Bewerbungsschreiben. Andere bieten Unterstützung im gesamten Bewerbungs- und Einstellungsprozess, zum Teil mit mehrtägigen Assessments oder mit Mithilfe bei Arbeitsbeginn. Entsprechend unterschiedlich kann dieser Kostenpunkt in den Offerten ausfallen.


Kosten für Lohnadministration

Die laufenden Kosten der Lohnadministration hängen von der Anzahl Mitarbeitenden und den ausgelagerten Aufgaben ab. In der Regel wird zusätzlich eine einmalige Gebühr für die Anmeldung und die Erfassung aller Mitarbeiterdaten erhoben. Alle Kosten für das Auslagern der Lohnadministration finden Sie auf der Payroll-Kostenseite.


Kosten für Assessments und Outplacements

Benötigen Sie für eine Kaderposition ein professionelles Assessment oder wollen Sie eine Mitarbeiterin mit einem Assessment unterstützen? Hier eine Übersicht über die Assessment- und Outplacement-Kosten:

  • Einzelassessment, 1/2 Tag: ab CHF 6'000 (1 Kandidat, 3 Assessoren) oder CHF 12’000 (2 Kandidaten, 3 Assessoren)
  • Gruppenassessment, 1/2 Tag: ab CHF 14’000 (3 Kandidaten, 3 Assessoren) oder CHF 16’000 (4 Kandidaten, 4 Assessoren)
  • Einzelassessment, 1 Tag: ab CHF 9’000 (1 Kandidat, 3 Assessoren) oder CHF 18’000 (2 Kandidaten, 3 Assessoren)
  • Gruppenassessment, 1 Tag: ab CHF 20'000 (3 Kandidaten, 3 Assessoren) oder CHF 25’000 (4 Kandidaten, 4 Assessoren)
  • Outplacement einzeln, 2–3 Monate: ab CHF 4'000 (ca. CHF 150 bis 300 pro Stunde)
  • Outplacement in Gruppe, 1–4 Tage: ab CHF 500 pro Tag (ca. CHF 80 bis 200 pro Stunde)


HR intern oder HR-Services – Kosten vergleichen

Wer HR-Aufgaben auslagert, will die Aufwände für die Personaladministration senken. Um abschätzen zu können, wie gross der Effizienzgewinn für Ihr Unternehmen ist, sollten Sie zuerst eine Kostenanalyse durchführen, bevor Sie die Funktionen auslagern. So gehen Sie vor:

1.    Interne Kosten
Berechnen Sie die internen HR-Aufwände.

  • Mitarbeitende für die Personaladministration (inkl. Personalnebenkosten)
  • Kosten für HR-Software
  • Hardwarekosten
  • Fortbildungskosten
  • Interne Massnahmen: Schulung, Einarbeitung, allenfalls Neuanstellung einer Person mit dem nötigen Fachwissen


2.    Kosten des HR-Outsourcings

  • Kosten des Outsourcings gemäss Offerte
  • Kosten für die Übergangszeit: Koordination zwischen Ihrem Unternehmen und dem Outsourcing-Partner, allenfalls Einarbeitung in Ihre Software
  • Zusätzliche Kosten für die Beratung bei arbeitsrechtlichen Fragen und Streitigkeiten
  • Weitere zusätzliche Kosten

3.    Gegenüberstellung der Kosten für die internen HR-Massnahmen und das externe Personalmanagement

Berechnen Sie die Kosten für mehrere Jahre und vergleichen Sie das Total. Im ersten Jahr sparen Sie nämlich oft wenig, weil die HR-Auslagerung anfangs einen gewissen Aufwand mit sich bringt. HR-Services steigern aber die Effizienz und so wird in den Folgejahren eine deutliche Kostenersparnis erreicht.


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Sandro Weber

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Leiter Kundenberatung