Dokumentenmanagementsysteme für KMU

Welche Faktoren beeinflussen die Preise von DMS-Systemen?

DMS-Kosten berechnen sich nur zu einem Teil aus den Lizenzen für die Software. Ein nicht unerheblicher Teil entsteht indirekt bei der Planung und Implementierung sowie beim Support. Diese Faktoren bestimmen den DMS-Preis:

Lizenzkosten
Design und Planung
Setup und Anpassung des DMS-Systems
Training der Mitarbeitenden
Digitalisierung eines bestehenden Archivs
Support und Betrieb

Was kosten DMS-Lösungen in der Schweiz?

Die Preise für eine Dokumentenverwaltung (DMS) variieren je nach Produkt und Software. In der Tabelle finden Sie eine Zusammenstellung von ungefähren DMS-Preisen:

Leistung	DMS-Kosten / User
On-Premise-DMS	Ab ca. CHF 4'000 einmalig plus 15% bis 25% jährliche Wartungskosten
Cloud-DMS	Ca. CHF 50 bis CHF 500 pro Monat je nach Berechtigungen und Funktionen
DMS-Beratung und -Konfiguration	CHF 180 bis CHF 220 pro Stunde

Wird ein DMS auf dem hauseigenen Server installiert, kommen unter Umständen noch Kosten für Hardware, Updates und Support hinzu.

Kosten für Enterprise-Content-Management (ECM) oder ein Informationsmanagementsystem (IMS)

Für kleinere Betriebe können unter Umständen ein ECM auf der Basis einer Open-Source-Software einsetzen, was meist günstiger kommt als eine urheberrechtlich geschützte Software. IMS-Systeme mit kleinem Funktionsumfang ohne Individualisierung lassen sich bereits ab CHF 8'000 einrichten. Nach oben ist bei ECM und IMS keine Grenze gesetzt, da sich diese Systeme bis ins letzte Detail den Unternehmensprozessen anpassen lassen.

KMU-Kostenplaner für DMS

Damit Sie eine Vorstellung erhalten, mit welchen durchschnittlichen Kosten Sie für ein DMS rechnen müssen, hat Gryps DMS-Anbieter in der Deutschschweiz anhand von zwei Beispielen nach ihren Preisen befragt.

Preise für ein Dokumentenmanagementsystem für eine GmbH mit 4 Usern

Die Kostenerwartungen für ein cloudbasiertes DMS-System für eine kleine GmbH liegen bei CHF 700 bis CHF 2'300 pro Jahr, mit einem Durchschnitt von CHF 1'500 pro Jahr.

Die einmaligen Lizenzkosten für ein On-Site-DMS liegen bei CHF 2'200 bis CHF 5'700, mit einem Durchschnitt von CHF 4'400. Hinzu kommen häufig Wartungskosten von etwa CHF 600 pro Jahr.

Die Kostenerwartungen basieren auf diesem Szenario:

DMS für die Ablage von ca. 1’000 Textdokumenten und Plänen pro Monat
Zwei User, die Dokumente einstellen und lesen können
Zusätzlich zwei User mit reinem Lese-Zugriff
Archivierung, Volltextsuche und Workflow

Preise für ein cloudbasiertes Dokumentenmanagementsystem für eine AG mit 25 Usern

Die Kostenerwartungen für ein cloudbasiertes DMS-System für eine AG mit 25 Usern liegen bei CHF 8'300 bis CHF 12'500 pro Jahr, mit einem Durchschnitt von CHF 9'900 pro Jahr.

Der Setup- und Konfigurationsaufwand dauert durchschnittlich neun Tage; die Kosten dafür können sich rasch auf CHF 14’000 belaufen. Für individuelle Beratung oder Anpassungen berechnen die Anbieter zwischen CHF 180 und CHF 220 pro Stunde.

Die Kostenerwartungen basieren auf diesem Szenario:

Dokumente bisher auf Fileserver
Zwei Administrator-Lizenzen mit allen Berechtigungen
23 User-Lizenzen für das Einstellen und Lesen von Dokumente
Dokumentenarchivierung, Volltextsuche, Workflow für Dokumente, Baupläne, Textdokumente, Handnotizen und Fotos

Kosten von DMS-Lizenzen

Die Preise für Lizenzen von Dokumentenmanagementsystemen können stark variieren. Die DMS-Lizenzkosten kalkulieren sich anhand:

des Leistungsumfangs der DMS-Software
der Schnittstellen zu weiterer Software wie ERP, CRM, CAD Programm
der Anzahl Nutzer mit Leserechten
der Anzahl Nutzer mit Schreibrechten

Die Anzahl an Nutzern mit Schreibberechtigung ist entscheidend, diese Lizenzen sind nämlich teurer als reine Leseberechtigungen. Überlegen Sie sich deshalb, wie viele Mitarbeiter tatsächlich Dokumente bearbeiten können müssen.

Verschiedene Lizenzarten von DMS-Systemen

DMS können als On-Premise-Systeme (inhouse auf dem Server) oder als Cloud-Lösung bezogen werden:

On-Premise-DMS

Einmalige Kosten für Installation
Plus jährlich wiederkehrende Kosten für Updates und Support
Installation auf eigenem Server

Cloud-DMS

Monatliche Kosten, keine hohe Anfangsinvestition
Installation in der Cloud
Automatische Updates
Oft modular aufbaubar
Mobil nutzbar

Kosten-Tipps der KMU-Einkaufsexperten

Wie viel Zeit und Geld in die Einführung eines DMS-Systems gesteckt werden muss, hängt primär von der Grösse Ihres Unternehmens und der Komplexität des Systems ab.
Für kleine Unternehmen und Start-ups bieten einige Anbieter schnellere Lösungen an, die wenige Konfigurationen erfordern.
Je komplexer die Geschäftsabläufe sind, die vom DMS abgedeckt werden sollen, desto mehr Zeit sollten Sie für die Einführung einplanen.

Gut zu wissenAuch Ihre Mitarbeitenden respektive deren IT-Kenntnisse spielen eine wichtige Rolle. Es braucht Zeit, bis sich die Mitarbeitenden an die neuen Prozesse und Programme gewöhnt haben.
Besteht Ihr Unternehmen schon ein paar Jahre, wird auch die Digitalisierung des Archivs einige Zeit und Aufwand in Anspruch nehmen. Trotzdem ist der Return on Investment bei vielen DMS-Systemen bereits nach kurzer Zeit positiv. Die erfolgreiche Einführung ermöglicht es Ihren Mitarbeitenden, effizienter und besser zu arbeiten. Ausserdem sparen Sie Zeit, die Sie für die Verwaltung des physischen Archivs hätten aufwenden müssen.

Autor: Peter Stöferle