Preise für Dokumentenmanagement-Lösungen

Alles, was Sie über die DMS-Preise wissen müssen

Möchten Sie ein Dokumentenmanagementsystem einführen? Mit Gryps erhalten Sie kostenlos und unverbindlich Offerten. Füllen Sie dazu einfach unseren Fragebogen aus.

Hier erfahren Sie zudem mehr über die DMS-Preise und die Lizenzarten, und Sie finden Kostentipps.

Welche Faktoren beeinflussen die Preise von DMS-Systemen?

DMS-Kosten berechnen sich nur zu einem Teil aus den Lizenzen für die Software. Ein nicht unerheblicher Teil entsteht indirekt bei der Planung und Implementierung sowie beim Support. Diese Faktoren bestimmen den DMS-Preis:

• Lizenzkosten
• Design und Planung
• Setup und Anpassung des DMS-Systems
• Training der Mitarbeitenden
• Digitalisierung eines bestehenden Archivs
• Support und Betrieb

Was kosten DMS-Lösungen in der Schweiz?

Die Preise für eine Dokumentenverwaltung (DMS) variieren je nach Produkt und Software. In der  Tabelle finden Sie eine Zusammenstellung von ungefähren DMS-Preisen:

Wird ein DMS auf dem hauseigenen Server installiert, kommen unter Umständen noch Kosten für Hardware, Updates und Support hinzu. 

Kosten für Enterprise-Content-Management (ECM) oder ein Informationsmanagementsystem (IMS)

Für kleinere Betriebe können unter Umständen ein ECM auf der Basis einer Open-Source-Software einsetzen, was meist günstiger kommt als eine urheberrechtlich geschützte Software. IMS-Systeme mit kleinem Funktionsumfang ohne Individualisierung lassen sich bereits ab CHF 8'000 einrichten. Nach oben ist bei ECM und IMS keine Grenze gesetzt, da sich diese Systeme bis ins letzte Detail den Unternehmensprozessen anpassen lassen.

KMU-Kostenplaner für DMS

Damit Sie eine Vorstellung erhalten, mit welchen durchschnittlichen Kosten Sie für ein DMS rechnen müssen, hat Gryps DMS-Anbieter in der Deutschschweiz anhand von zwei Beispielen nach ihren Preisen befragt.

Preise für ein Dokumentenmanagementsystem für eine GmbH mit 4 Usern

Die Kostenerwartungen für ein cloudbasiertes DMS-System für eine kleine GmbH liegen bei CHF 700 bis CHF 2'300 pro Jahr, mit einem Durchschnitt von CHF 1'500 pro Jahr.

Die einmaligen Lizenzkosten für ein On-Site-DMS liegen bei CHF 2'200 bis CHF 5'700, mit einem Durchschnitt von CHF 4'400. Hinzu kommen häufig Wartungskosten von etwa CHF 600 pro Jahr.

Die Kostenerwartungen basieren auf diesem Szenario:

• DMS für die Ablage von ca. 1’000 Textdokumenten und Plänen pro Monat
• Zwei User, die Dokumente einstellen und lesen können
• Zusätzlich zwei User mit reinem Lese-Zugriff
• Archivierung, Volltextsuche und Workflow

Preise für ein cloudbasiertes Dokumentenmanagementsystem für eine AG mit 25 Usern

Die Kostenerwartungen für ein cloudbasiertes DMS-System für eine AG mit 25 Usern liegen bei CHF 8'300 bis CHF 12'500 pro Jahr, mit einem Durchschnitt von CHF 9'900 pro Jahr.

Der Setup- und Konfigurationsaufwand dauert durchschnittlich neun Tage; die Kosten dafür können sich rasch auf CHF 14’000 belaufen. Für individuelle Beratung oder Anpassungen berechnen die Anbieter zwischen CHF 180 und CHF 220 pro Stunde.

Die Kostenerwartungen basieren auf diesem Szenario:

• Dokumente bisher auf Fileserver
• Zwei Administrator-Lizenzen mit allen Berechtigungen
• 23 User-Lizenzen für das Einstellen und Lesen von Dokumente
• Dokumentenarchivierung, Volltextsuche, Workflow für Dokumente, Baupläne, Textdokumente, Handnotizen und Fotos

Kosten von DMS-Lizenzen

Die Preise für Lizenzen von Dokumentenmanagementsystemen können stark variieren. Die DMS-Lizenzkosten kalkulieren sich anhand:

• des Leistungsumfangs der DMS-Software
• der Schnittstellen zu weiterer Software wie ERP , CRM , CAD Programm
• der Anzahl Nutzer mit Leserechten
• der Anzahl Nutzer mit Schreibrechten

Die Anzahl an Nutzern mit Schreibberechtigung ist entscheidend, diese Lizenzen sind nämlich teurer als reine Leseberechtigungen. Überlegen Sie sich deshalb, wie viele Mitarbeiter tatsächlich Dokumente bearbeiten können müssen.

Verschiedene Lizenzarten von DMS-Systemen

DMS können als On-Premise-Systeme (inhouse auf dem Server) oder als Cloud-Lösung bezogen werden:

On-Premise-DMS

• Einmalige Kosten für Installation
• Plus jährlich wiederkehrende Kosten für Updates und Support
• Installation auf eigenem Server

Cloud-DMS

• Monatliche Kosten, keine hohe Anfangsinvestition
• Installation in der Cloud
• Automatische Updates
• Oft modular aufbaubar
• Mobil nutzbar

Kostentipps der KMU-Einkaufsexperten

• Wie viel Zeit und Geld in die Einführung eines DMS-Systems gesteckt werden muss, hängt primär von der Grösse Ihres Unternehmens und der Komplexität des Systems ab.
• Für kleine Unternehmen und Start-ups bieten einige Anbieter schnellere Lösungen an, die wenige Konfigurationen erfordern.
• Je komplexer die Geschäftsabläufe sind, die vom DMS abgedeckt werden sollen, desto mehr Zeit sollten Sie für die Einführung einplanen.